Bài giảng ERP: Bộ phận chức năng, qui trình và yêu cầu dữ liệu - Chương 1 (Concepts in Enterprise Resource Planning 2nd Edition)

Concepts in Enterprise Resource Planning 2nd Edition

Chương 1 Bộ phận chức năng, Qui trình, và Yêu cầu dữ liệu

Mục tiêu chương

• Định danh những hoạt động của các bộ phận chính

trong doanh nghiệp.

• Phân biệt qui trình xử lý từ một chức năng trong doanh

nghiệp.

• Xác định các loại dữ liệu chính cho từng bộ phận chức

năng.

• Xác định các loại dữ liệu cần cho từng bộ phận chức

năng.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Định nghĩa về một hệ thống thông tin tương tác và giải thích tại sao chúng quan trọng trong doanh nghiệp

Tổng quan ERP • Enterprise Resource Planning (ERP) là một hệ thống

phần mềm được triển khai cho các doanh nghiệp để có thể quản lý các loại thông tin khác nhau trong từng bộ phận chức năng.

• ERP hỗ trợ việc quản lý hoạt động các qui trình trong

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

doanh nghiệp bằng cách sử dụng một CSDL chung và đồng thời chia sẽ các công cụ báo cáo trong quản lý. • Phần mềm ERP hỗ trợ sự tương tác giữa các hoạt động xuyên suốt trong một doanh nghiệp làm cho các qui trình hoạt động hiệu quả hơn.

Hoạt động của các Bộ Phận Chức Năng • Hầu hết các công ty đều có 4 bộ phận chức năng chính:

• Marketing and Sales (M/S) • Supply Chain Management (SCM) • Accounting and Finance (A/F) • Human Resources (HR)

• Mỗi BPCN đều bao gồm một số chức năng đặc thù

riêng.

• Ở phương diện lịch sử, doanh nghiệp thường tổ chức

theo từng chức năng có trong doanh nghiệp.

• Các trường học cũng đang cơ cấu tổ chức theo cách

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

này.

Hoạt động của các Bộ Phận Chức Năng

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Hệ thống Thông tin

• Một hệ thống Thông tin (HTTT) bao gồm:

• Máy tính • Con người • Thủ tục/qui định • Phần mềm

• Dùng để:

• Lưu trữ • Tổ chức • Truy xuất

• HTTT là công cụ rất quan trọng trong việc tạo môi

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

trường tương tác cho các chức năng/qui trình hoạt động trong doanh nghiệp.

Qui trình • Qui trình là một tập hợp các hoạt động, có thể cần có

một hoặc nhiều dữ kiện đầu vào để tạo ra kết quả có giá trị cho người dùng.

• Người dùng có thể là Khách hàng hoặc đồng nghiệp

trong công ty.

• Việc có thể quan sát một qui trình hoạt động là sự mong

đợi của người dùng.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Người dùng thường không quan tâm đến độ phức tạp của qui trình, cũng như không bao giờ chấp nhận việc xảy ra sự cố, hay kéo dài thời gian xử lý mà nguyên nhân là do sự yếu kém/hạn chế trong việc hợp tác giữa các Bộ phận.

Hai qui trình ví dụ

Customer Order Process

i

s c

s e

l

i

a S

n o i t c n u F

i t s g o L

n o i t c u d o r P

g n s a h c r u P

g n i t n u o c c A

Material Order Process

Figure 1-3 A process view of business

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Tương tác các chức năng • Chia sẽ dữ liệu kịp thời và hiệu quả bên trong cũng như giữa các Bộ phận dẫn đến hoạt động của các qui trình càng hiệu quả hơn.

• Các HTTT cho phép chia sẽ dữ liệu giữa các Bộ phận

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

được gọi là HTTT tương tác (Intergrated Information System).

Another Look—Nova Chemicals • Theo John Wheeler, CIO của Nova Chemicals, sự thay

đổi cách nhìn từ “Hướng chức năng” (functional oriented) sang “Hướng qui trình” (process oriented) là một quá trình rất phức tạp. • Một qui trình thường bao gồm:

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Con người (năng lực) • Thông tin • Công cụ • Văn hóa công ty

Another Look—Nova Chemicals

• Nova xác định có 3 qui trình chủ yếu: • Demand Chain Management • Supply Chain Management • Manufacturing Management

communications))

• Và 3 yếu tố hỗ trợ cho hoạt động các qui trình là: • Nguồn nhân lực (Human Resources (includes corporate

• Ngân sách (Treasury) • CNTT (Information Technology)

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Process Boards bao gồm các nhà quản lý của các bộ phận khác nhau định nghĩa về “best practices” và process metrics --- tức là các phương pháp đánh giá tính rõ ràng để quản lý các qui trình.

Lemonade Stand Functional Areas • Marketing and Sales • Develop products • Determine pricing • Promote products • Take customer orders • Make sales forecast • Track repeat customers to send flyers or thank-you(s) • Manage credit

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Lemonade Stand Functional Areas • Supply Chain Management

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Buying raw materials (purchasing) • Making lemonade • Manage recipe • Maintain manufacturing (cost) records

Lemonade Stand Functional Areas • Accounting and Finance

• Recording raw transaction data

• Sales, raw material purchases, payroll, cash

receipts

• Provide data for sales forecasting, credit

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

management, cash management

Lemonade Stand Functional Areas • Human Resources

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Recruit, train, evaluate and compensate employees • Develop personnel plans (staffing) based on sales • Determine compensation—depends on labor market

Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Marketing and Sales

•

Inputs • Customer data • Order data • Sales trend data • Per-unit cost

• Outputs

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Sales strategies • Product pricing

Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Supply Chain Management

•

Inputs • Product sales data • Production plans • Inventory levels

• Outputs

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Raw material orders • Packaging orders • Resource expenditure data • Production and inventory reports

Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Accounting and Finance

•

Inputs • Payments from customers • Accounts receivables data • Accounts payables data • Sales data • Production and inventory data • Payroll and expense data

• Outputs

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Payments to suppliers • Financial reports • Customer credit data

Functional Area Information Systems

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Human Resources

•

Inputs • Personnel forecasts • Skills data

• Outputs

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• Regulation compliance • Employee training and certification • Skills database

Tóm tắt chương • Tất cả các công ty sản xuất đều tồn tại 4 bộ phận chính: • Marketing and Sales: Sets product prices, promotes products, takes customer orders, and creates sales forecasts.

• Supply Chain Management: Develops production

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

plans, orders raw materials from suppliers, receives the raw material into the facility, manufactures products, and ships products to customers.

Summary • Tất cả các công ty sản xuất đều tồn tại 4 bộ phận chính: • Accounting and Finance: Records sales transactions,

records customers’ payments, records suppliers’ invoices and payments to suppliers, and summarizes operational data in managerial reports.

• Human Resources: Recruits, trains, compensates,

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

and oversees the evaluation of employees.

Summary

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

• HTTT với các chức năng xử lý, lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ quá trình ra quyết định tại các cấp trong các Bộ phận của doanh nghiệp.

Summary

• Nhân viên trong bộ phận này cần dữ liệu từ bộ phận

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

khác trong quá trình làm việc. Các HTTT tại các bộ phận cần phải tương tác với nhau, và kết quả là dữ liệu chia sẽ chính xác và thực.

Summary

• Các nhà quản lý sẽ có điều kiện thuận lợi để hoàn thiện các qui trình hoạt động dựa trên sự tương tác của các HTTT. • Hoạt động của qui trình cho thấy tính hiệu quả và tính

cạnh tranh của doanh nghiệp.

• Hoạt động của qui trình yêu cầu thông tin cần được

chia sẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

• Phần mềm ERP cung cấp các khả năng này thông

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

qua việc sử dụng CSDL chung.