Bài giảng Excel 2010: Chương 1

TIN H C PH N 2 (6 TRÌNH) Ầ

Ọ

CH

NG 1

ƯƠ

• LÀM QUEN V I Ớ

MICROSOFT EXCEL 2010

1.1 GI

I THI U MICROSOFT EXCEL 2010

Ớ

Ệ

• Microsoft Excel là m t ph n m m hay là m t ch

ứ ụ ề

ộ ng trình ng d ng này s t o ra m t b ng tính và b ng tính này ng trình ng d ng, mà khi ả ươ ộ ả ầ ụ

• Tính toán đ i s , phân tích d li u

ộ ch y ch ứ ạ giúp ta d dàng h n trong vi c th c hi n: ẽ ạ ệ ươ ễ ự ệ ơ

• L p b ng bi u báo cáo, t

ạ ố ữ ệ

• Truy c p các ngu n d li u khác nhau ồ

ch c danh sách ể ậ ả ổ ứ

• V đ th và các s đ

ữ ệ ậ

• T đ ng hóa các công vi c b ng các macro

ẽ ồ ị ơ ồ

• Và nhi u ng d ng khác đ giúp chúng ta có th phân tích nhi u lo i ạ

ự ộ ệ ằ

ề ứ ụ ề ể ể

hình bài toán khác nhau.

1.2 KH I Đ NG VÀ THOÁT CH

NG TRÌNH

Ở Ộ

ƯƠ

Ø Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel

1.2.1. Kh i đ ng Excel 2010 ở ộ

Ø Cách 2: Click đúp vào bi u t

2010

Ø Cách 3: Start  Run  Excel.exe

ng Excel trên Desktop ể ượ

(Bi u t

ng Excel)

ể ượ

Ø Cách 1: File  Exit.

Ø Cách 2: Click vào nút Close ().

Ø Cách 3: Alt+F4.

1.2.2. Thoát kh i Excel ỏ

1.3. GIAO DI N EXCEL 2010 Ệ

Thanh tiêu đề (Title bar)

Thanh Menu (Menu bar)

Thanh công thức (Formula)

Ribbon

Ô (Cell) hiện hành

Tên bảng tính (Sheet Tab)

1.3. GIAO DI N EXCEL 2010 Ệ

vi c s d ng các thanh th c đ n ừ ệ ệ ổ ự

ơ c trình bày ngay trên i dùng t ườ ễ ề ệ ậ ố ử ụ ượ

Excel 2010 thay đ i giao di n ng truy n th ng thành các c m l nh d dàng truy c p đ ụ màn hình g i là Ribbon. ọ

View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … lập bảo vệ bảng tính. liệu,… khiển việc tính toán của Excel. cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột,

sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu …

1.3. GIAO DI N EXCEL 2010 Ệ

• Workbook: là m t t p tin c a Excel 2010, có ph n tên m r ng là .xlsx.

C u trúc c a m t workbook ủ ộ ấ

ở ộ ủ

• Hàng (Row): Có t

ầ Worksheet : m t b ng tính g m các c t và hàng. ộ ậ ộ ả ồ ộ

i đa là 1.048.576 (220) hàng, đ c đánh s th t t 1, ố ượ ố ứ ự ừ

• C t (Column)

2,3,…, 1048575, 1048576

: Có t i đa là 16.384(214) c t, đ c đánh s t A, B,…, Z, AA, ộ ố ộ ượ ố ừ

• Ô (Cell): Là giao c a c t và hàng. Ví d : A1

AB … ZZ, AAA, AAB, …, XFD.

• Vùng (Range): G m nhi u ô liên ti p nhau. Đ a ch vùng đ

ủ ụ ộ

ề ế ồ ỉ ị

• Gridline: là các l

đ a ch c a ô góc trên bên trái và ô góc d ỉ ủ ị ướ c xác đ nh b i ở ị ượ ụ A5:F10 i bên ph i. Ví d : ả

i (Gridline) dùng đ phân cách gi a các ô. ướ ữ ể

1.4. DI CHUY N CON TR TRONG B NG TÍNH

Ỏ

Ả

Ể

S d ng phím ho c t

h p phím

Di chuy n t

i

ử ụ

ặ ổ ợ

ể ớ

Sang ô bên c nh theo h

ng đã ch n

, , , 

ạ

ướ

ọ

Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl + 

T i ô có ch a d li u g n nh t theo mũi tên.

ữ ệ

ứ

ầ

ấ

ớ

Enter

V ô li n k phía d

ề

i ướ

Tab

V ô li n k bên ph i ả ề

ề

Shift + Enter

V ô li n k phía trên ề

ề

Home

V c t A trong cùng hàng

ề ộ

PageUp

Lên m t màn hình

ộ

PageDown

Xu ng m t màn hình ộ

ố

Alt + PageDown

Sang ph i m t màn hình ộ

ả

Alt + Page Up

Sang trái m t màn hình ộ

Ctrl + Home

T i ô A1

ớ

Ctrl + End

hàng cu i và c t cu i có ch a d li u

T i ô ớ

ở

ữ ệ

ứ

ố

ộ

ố

1.4. DI CHUY N CON TR TRONG B NG TÍNH

Ỏ

Ả

Ể

Home  (Editing) Find & Select  Go ể ế ấ ằ ộ

Gõ địa chỉ ô cần đến

Ô chứa giá trị đặc biệt

Di chuy n đ n m t ô b t kỳ b ng Menu: To (F5)

1.5. NH P D LI U VÀO Ô Ậ Ữ Ệ

1.5.1. Các ki u d li u và cách nh p ữ ệ ể ậ

• Bao g m:ồ

a. Ki u d li u s ữ ệ ể ố

giá tr s : 0..9 ị ố

giá tr %ị

giá tr ti n t $ ị ề ệ

• Ki u d li u s khi nh p đúng quy cách s m c đ nh canh l

giá tr th i gian: ngày, gi ị ờ ờ

ph i trong ô ẽ ặ ữ ệ ể ậ ố ị ề ả

i quy đ nh v cách nh p và hi n th ki u d li u s trong Windows: ữ ệ ị ể ề ể ậ ố ị

Start  Control Panel Regional and Language  Formats 

• Đ đ t l ể ặ ạ ch n l nh ọ ệ Additional Settings Number

1.5. NH P D LI U VÀO Ô Ậ Ữ Ệ

• B t đ u b ng ký t

b. D li u ki u chu i (Text) ữ ệ ỗ ể

ch (A  Z) ho c d u nháy trên (‘) ắ ầ ằ ự ữ ặ ấ

• Bao g m: ký t ồ

ch , s và các ký hi u khác ự ữ ố ệ

• Khi nh p thì m c đ nh là canh l ặ

trái trong ô ậ ị ề

trái trong ô thì cũng đ c ậ ặ ị ề ượ

(Khi nh p d li u s sai quy cách  m c đ nh canh l ữ ệ hi u đó là d li u ki u chu i) ữ ệ ố ể ể ỗ

1.5. NH P D LI U VÀO Ô Ậ Ữ Ệ

• Công th c b t đ u b i d u = ho c d u +

c. Công th c (Formula) ứ

• Giá tr hi n th trong ô là k t qu c a công th c còn công th c đ

ắ ầ ở ấ ứ ặ ấ

ả ủ ị ể ứ ứ ế ị ượ c hi n th ị ể

trên thanh công th c ứ

• Công th c là s k t h p gi a các toán t ự ế ợ

• Các toán t

và toán h ng. ứ ữ ử ạ

• C ng (+), Tr (-), Nhân (*), Chia (/), Lu th a (^), Ph n trăm (%)

g m: ử ồ

ỹ ừ ừ ầ ộ

• N i chu i (&). Ví d : ụ ỗ

• So sánh: =, >, <, <=, >=, <>

• Các toán h ng g m:

=“Hà N i” & " - " & “Vi t Nam”  Hà N i – Vi t Nam ố ộ ệ ộ ệ

• H ng s ằ

ạ ồ

• Hàm và các tham số

• Đ a ch ô, đ a ch vùng…

ố

ỉ ị ị ỉ

1.5. NH P D LI U VÀO Ô Ậ Ữ Ệ

• Ch n ô c n ghi chú thích

1.5.2. Nh p chú thích ậ

• Review  (Comment) New Comment (Ho c click ph i chu t 

ầ ọ

ộ Insert ặ ả

• Nh p n i dung, k t thúc b ng cách click tr chu t ra ngoài.

Comment)

ế ậ ằ ộ ỏ ộ

1.5. NH P D LI U VÀO Ô Ậ Ữ Ệ

1.5.2. Nh p chú thích ậ

Review  (Comment) Edit Comment (ho c click ph i chu t ử ộ  ặ ả

• S a chú thích: Edit Comment)

• Xem t

• T t chú thích:

t c các chú thích: Review  (Comment ) Show All Comments ấ ả

• Xóa chú thích: Review  (Comment) Delete ( ho c click ph i chu t

Review  Comment  h y l nh Show All Comments ắ ủ ệ

ộ  Delete ả ặ

Comment

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ạ

Ả

Ị

1.6.2. Canh l cho d li u trong ô ề ữ ệ

• Ch n vùng d li u c n đ nh d ng. ữ ệ

a. S d ng menu l nh ử ụ ệ

Ø Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Number

Ø Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (ho cặ Ctrl+1), ch n th ẻ

ầ ạ ọ ị

ọ

Number

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ạ

Ả

Ị

Các kiểu dữ liệu

Ví dụ mẫu

Số chữ số thập phân (<=30)

Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, … Định dạng số âm

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ạ

Ả

Ị

Decrease Decimal

b. S d ng thanh công c ử ụ ụ

Currenc y

Increase Decimal

Comma Style

Percent Style

• Currency: Đ nh d ng ki u ti n t

Home  nhóm Number

• Percent Style : Đ nh d ng ki u ph n trăm.

. ề ệ ể ạ ị

• Comma Style: Đ nh d ng có d u phân cách ngàn.

ể ạ ầ ị

•

ạ ấ ị

• Decrease Decimal: Gi m b t m t s

Increase Decimal: Tăng thêm m t s ộ ố ở ph n th p phân. ậ ầ

ph n th p phân. ộ ố ở ả ớ ậ ầ

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ả

Ạ

Ị

1.6.2. Canh l cho d li u trong ô ề ữ ệ

• Ch n vùng d li u c n đ nh d ng. ữ ệ

a. S d ng menu l nh ử ụ ệ

Ø Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Alignment

Ø Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (ho cặ Ctrl+1), ch n th ẻ

ạ ầ ọ ị

ọ

Alignment

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ả

Ạ

Ị

Canh chỉnh dữ liệu theo chiều ngang

Chọn hướng của dữ liệu

Canh chỉnh dữ liệu theo chiều dọc

Độ xoay dữ liệu trong ô (từ 90 (cid:224) 90)

Dữ liệu tự động xuống dòng nếu quá kích thước

Lùi vào đầu dòng dữ liệu trong ô

Dữ liệu tự động vừa với kích thước của ô

Trình tự đọc và canh lề nội dung

Trộn các ô thành một ô

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ạ

Ả

Ị

Orientation

b. S d ng thanh công c ử ụ ụ

Vertical

Increase Indent

Horizontal

Decrease Indent

• Horizontal: Canh ch nh theo chi u ngang. ỉ

Home  nhóm Alignment

• Vertical : Canh ch nh theo chi u d c. ỉ

ề

• Orientation: Ch n h

ề ọ

•

ng xoay cho d li u ọ ướ ữ ệ

• Decrease Indent: Gi m b t kho ng cách lùi vào đ u dòng

Increase Indent: Tăng thêm kho ng cách lùi vào đ u dòng ầ ả

• Wrap Text: D li u trong ô t

ả ả ầ ớ

• Merge & Center: Tr n các ô thành m t ô và canh gi a

đ ng xu ng dòng ữ ệ ự ộ ố

ữ ộ ộ

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ả

Ạ

Ị

1.6.3. Đ nh d ng ký t ạ ị ự

• Ch n vùng d li u c n đ nh d ng. ữ ệ

a. S d ng menu l nh ử ụ ệ

Ø Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Font

Ø Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (ho cặ Ctrl+1), ch n th ẻ

ầ ạ ọ ị

ọ

Font

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ạ

Ả

Ị

Chọn kiểu font chữ

Chọn kiểu chữ đậm, nghiêng

Chọn gạch chân

Kích cỡ chữ

Có đường kẻ ngang

Về dạng bình thường

Chỉ số trên

Màu chữ

Mẫu xem thử

Chỉ số dưới

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ả

Ạ

Ị

Font Size

b. S d ng thanh công c ử ụ ụ

Increase Fontsize

Font

Decrease Fontsize

Fill Color Font Color

Font Style Border

• Font: Ch n ki u font ch

Home  nhóm Font

• Font Style: Ch n ki u đ m (

ể ọ ữ

• Font Size: Ch n c ch

B), nghiêng (I), g ch chân ( U) ể ậ ọ ạ

•

ọ ỡ ữ

• Decrease Font size: Gi m m t c ch

Increase Font size: Tăng thêm m t c ch ộ ỡ ữ

• Font Color: Màu ch ; ữ Fill Color: màu n nề

• Border: Ch n đ

ộ ỡ ả ữ

ng vi n ọ ườ ề

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ạ

Ả

Ị

1.6.4. K khung cho b ng tính ẻ ả

Ø Home  (Cells) Format  Format Cells (ho cặ Ctrl+1), ch n th

Ch n vùng d li u k khung ữ ệ ẻ ọ

Chọn kiểu đường viền

Không kẻ viền khung

Chọn màu đường viền

Kẻ các đường ngoài

Kẻ các đường trong

Kẻ đường trực quan theo yêu cầu

ẻ Border ọ

1.6. Đ NH Đ NG D LI U TRONG B NG TÍNH

Ữ Ệ

Ạ

Ả

Ị

1.6.5. Tô n n cho b ng tính ề ả

Ø Home  (Cells) Format  Format Cells (ho cặ Ctrl+1), ch n th

Ch n vùng d li u c n tô màu n n ữ ệ ề ầ ọ

Không tô màu nền

Mẫu màu nền

Chọn màu nền

Mẫu kiểu nền

Hiệu ứng cho màu nền

Ví dụ mẫu

Bổ sung thêm màu nền

ẻ Fill ọ

1.7. Đ NH D NG B NG CONDITIONAL FORMATTING

Ạ

Ằ

Ị

ị ạ ứ

ị ạ ệ ề

ứ

ụ ộ ị

ổ ị ạ

ị ủ ị ủ

• Đ nh d ng b ng ch c năng ằ Conditional Formatting là đ nh d ng theo đi u ki n. Ch c năng này cho phép áp d ng đ nh d ng cho m t ô ạ (cell) hay nhi u ô (range of ề cells) trong b ng tính và s ẽ ả thay đ i đ nh d ng tùy theo giá tr c a ô hay giá tr c a công th c.ứ

1.7. Đ NH D NG B NG CONDITIONAL FORMATTING

Ằ

Ạ

Ị

• VÍ dụ

ể ọ

Đánh d u Top 5 ấ h c sinh có đi m trung bình cao nh tấ

1.7. Đ NH D NG B NG CONDITIONAL FORMATTING

Ạ

Ằ

Ị

• Ví dụ

ng Đánh giá s l ố ượ nh p hàng và đ n ơ ậ giá

1.7. Đ NH D NG B NG CONDITIONAL FORMATTING

Ạ

Ằ

Ị

ọ ậ

Ø Ch n các ô

L a ch n qui lu t Conditional Formatting ự (CF)

 Home  (Style) Conditional ọ

• Highlight Cells Rules: làm n i b t các ô

Formatting  ch n lu t CF ậ ọ

ổ ậ

• Top/Bottom Rules: các quy lu t v nhóm ấ

theo m t trong các đi u ki n ệ ề ộ

• Data Bars: đánh giá d li u theo bi u đ ồ

ậ ề l n nh t và nh nh t, trung bình … ớ ấ ỏ

ữ ệ ể

• Color Scales: đánh giá d li u theo m c

ngang

ữ ệ ứ

•

đ màu s c ắ ộ

ộ ể ữ ệ

ng. Icon Sets: đánh giá d li u theo b bi u t ượ

1.7. Đ NH D NG B NG CONDITIONAL FORMATTING

Ạ

Ằ

Ị

• Ch n các ô

T o quy lu t m i ớ ạ ậ

Chọn kiểu luật

Thiết lập luật theo yêu cầu

 Home  (Style) Conditional Formatting  New Rules ọ

Format only unique or duplicate values: Qui Format only top or bottom ranked values: Qui Format all cells based on their values: Định Format only cells that contain: Định dạng theo Use a formula to determine which cells to luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy luật này chỉ áp dụng định dạng nhóm các ô chứa điều kiện căn cứ vào nội dung chứa trong các ô dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị dạng số format: Qui luật này áp dụng định dạng dựa trên giá trị số lớn nhất và nhỏ nhất (tính theo phần nhất hoặc trùng lặp. công thức chứa trong các ô bảng tính. Hiển thị các kiểu định trăm). dạng như là data bars, color scales, hoặc icon sets.

1.8. Đ A CH VÀ CÁCH S D NG Đ A CH

Ử Ụ

Ỉ

Ị

Ỉ

• Các đ a ch c t và hàng s thay đ i khi ô ch a công th c đ

a. Đ a ch t ỉ ươ ị ng đ i ố

c sao chép đ n ỉ ộ ứ ứ ẽ ổ ượ ế

• C u trúc: ộ

ị v trí ô khác. ị

• Ví d : (D2) =B2*C2 khi sao chép xu ng (D3) =B3*C3

ỉ ố ấ

ụ ố

1.8. Đ A CH VÀ CÁCH S D NG Đ A CH

Ử Ụ

Ỉ

Ị

Ỉ

• Các đ a ch c t và dòng c đ nh (không thay đ i) khi ô ch a công th c đ

b. Đ a ch tuy t đ i ệ ố ỉ ị

c ố ị ứ ứ ổ ị ượ

• C u trúc: $$ ộ

ỉ ộ sao chép đ n v trí ô khác. ế ị

• Ví d : (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xu ng (D3) =$B$2*$C$2

ỉ ố ấ

ụ ố

1.8. Đ A CH VÀ CÁCH S D NG Đ A CH

Ử Ụ

Ị

Ỉ

• T

c. Đ a ch h n h p ỉ ỗ ợ ị

: Ch có c t thay đ i, còn hàng không thay ệ ố ỉ ộ ổ

• C u trúc: $ ộ

đ i khi ô ch a đ c sao chép công th c. ng đ i c t, tuy t đ i hàng ượ ố ộ ứ ươ ổ ứ

• Ví d : đ a ch A$1.

ỉ ố ấ

• Tuy t đ i c t, t

ụ ị ỉ

: Ch có hàng thay đ i, còn đ a ch c t ệ ố ộ ươ ng đ i hàng ố ỉ ộ ổ ị ỉ

• C u trúc: $

c sao chép công th c. không thay đ i khi ô ch a đ ổ ứ ượ ứ

• Ví d : đ a ch $A1.

ỉ ố ấ ộ

ụ ị ỉ

• Chuy n đ i gi a các lo i đ a ch ữ

ạ ị ổ ể ỉ:

F4 s d ng phím ử ụ

1.9 CÁC THAO TÁC QU N LÝ T P

Ả

Ệ

•

Ø C1: File New  Blank workbook

Ø C2: Ctrl+N

• M m t t p đã có

M t p m i ớ ở ệ

Ø C1: File Open  ch n t p  Open.

ở ộ ệ

Ø C2: Ctrl+O

ọ ệ

• Ghi t p vào đĩa ệ

Ø C1: File  Save  gõ tên t p  Save.

Ø C2: Ctrl+S

• Ghi t p vào đĩa v i tên m i:

ệ

• Đóng t p hi n th i:

ớ File Save As  gõ tên m i  Save. ớ ệ ớ

ờ File  Close ệ ệ

1.10. CÀI Đ T M T KH U

Ặ

Ẩ

Ậ

• B c 1: ướ

Cách 1:

• B c 2: Xu t hi n h p tho i click vào

File  Save (ho c ặ Save As (F12) )

Tool  General Options... ướ ệ ấ ạ ộ

1.10. CÀI Đ T M T KH U

Ặ

Ẩ

Ậ

• B c 3: Nh p m t kh u ậ

• B c 4: Nh p l

ướ ẩ ậ

Mật khẩu cho phép mở tệp

Mật khẩu cho phép chỉnh sửa nội dung

Cho phép chỉ đọc (không thay đổi nội dung)

ậ ạ ướ i m t kh u  OK ẩ ậ

1.10. CÀI Đ T M T KH U

Ặ

Ẩ

Ậ

Cách 2:

• B c 1: ướ

File  Info  ProtectWorkbook  Encrypt with Password

1.10. CÀI Đ T M T KH U

Ặ

Ậ

Ẩ

• B c 2: Nh p m t kh u ậ

• B c 3: Nh p l

ướ ậ ẩ

ậ ạ ướ i m t kh u  OK ẩ ậ