Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 2: Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel

Chương 2

Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel

GV: Nguyễn Thị Thùy Liên

Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn

Các toán tử trong Excel

Toán tử

Tên

Ví dụ

Kết quả

Cộng

= 2+2

+

Trừ

= 4-2

-

Nhân

=4*2

*

Chia

=4/2

/

Mũ

=4^2

^

=8>7

TRUE

So sánh

>,>=,<,<=,=,<>

Nối

= “Việt” & “Nam”

Việt Nam

&

Tham chiếu

= Sum(B2:B5)

:

Ngăn cách

=Sum(B5:B9,D4:D9)

, hoặc ;

Số thập phân hay ngăn cách vùng

Phần trăm

7*2%

0.14

%

Tin học ứng dụng

Sử dụng hàm trong Excel

❖ Hàm (function) trong Excel là một tổ hợp các công thức đã được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các tính toán hay xử lý chuyên biệt nào đó.

❖ Hàm được đặc trưng bởi tên hàm, dấu đóng ngoặc và danh

sách tham số.

❖ Tên hàm là các tên chuẩn do Excel quy định

❖ Dấu mở, đóng ngoặc bắt buộc phải có. Đối số là các dữ

liệu đầu vào để tính toán hay xử lý có thể có hoặc không. Nếu có nhiều đối số thì ngăn cách bởi dấu “,”, nếu dấu “,” sử dụng làm dấu thập phân thì dấu ngăn cách là dấu “;”

Tin học ứng dụng

Sử dụng hàm trong Excel

❖ Nhập hàm vào bảng tính:

▪ C1: Nhập hàm trực tiếp vào ô kết quả:

= tenham(danh sách các tham số)

▪ C2: Nhập hàm từ giao diện Insert function

Tin học ứng dụng

Một số hàm logic

❖ AND (đối 1, đối 2,…đối n): phép VÀ, là hàm logic chỉ đúng khi

tất cả các đối số có giá trị đúng.

Các đối số là các hằng, biểu thức logic

VD: AND(B3>=23, B3<25)

❖ OR (đối 1, đối 2,…đối n): phép HoẶC, là hàm logic, chỉ sai khi

tất cả các đối có giá trị sai. VD: =OR(D3>=25, D3<23)

❖ NOT(logic): Trả về TRUE nếu logic là FALSE và ngược lại

Tin học ứng dụng

Hàm số học

❖ABS(N): Hàm lấy giá trị tuyệt đối: N là số/ biểu thức số

▪ VD: = ABS(-25) kết quả 25

ABS(5-149) kết quả 144

❖SQRT(N): Hàm lấy căn: N là số/ biểu thức số (N>0)

▪ VD: =SQRT(25) kết quả 5

❖INT(N): Hàm lấy phần nguyên: N là số/ biểu thức số

▪ VD: =INT(236.35) kết quả 236

Tin học ứng dụng

Hàm số học

❖MOD(N,M): Hàm lấy phần dư phép chia N cho M

▪ VD: =MOD(10,3) kết quả 1

❖PI(): Hàm lấy giá trị PI (3.141593)

❖POWER(X,Y): Hàm mũ, trả về x mũ y

▪ VD: =POWER(4,2) kết quả 16

Tin học ứng dụng

Hàm số học

❖ROUND(biểu thức số, N): Hàm làm tròn lên

▪ N>0: làm tròn bên phải cột thập phân

▪ N<0: làm tròn bên trái cột thập phân

▪ N=0: làm tròn, không lấy số lẻ

• VD:

=ROUND( 35123.376 ,2)

kết quả 35123.38

=ROUND( 35123.376 ,-3)

kết quả 35000

=ROUND( 35123.376 ,0)

kết quả 35123

Tin học ứng dụng

Hàm thống kê

❖ SUM(đối 1, đối 2,…đối n):

trả về tổng của các đối số,

Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền

❖ AVERAGE(đối 1, đối 2,…đối n):

Trả về giá trị trung bình cộng của

các đối số

Tin học ứng dụng

Hàm thống kê

❖MAX(đối 1, đối 2,…đối n)

Trả về giá trị lớn nhất

❖MIN(đối 1, đối 2,…đối n)

Trả về giá trị nhỏ nhất

Tin học ứng dụng

Hàm thống kê

❖COUNT(đối 1, đối 2,…) đếm số lượng các ô chứa số

và các đối số trong các đối số.

▪ Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ

miền

Tin học ứng dụng

Hàm thống kê

❖COUNTA(value1; value 2;…)

Đếm số lượng các ô chứa dữ liệu trong danh sách

❖COUNTBLANK(value1; value 2;…)

Đếm số lượng các ô không chứa dữ liệu trong danh sách

Tin học ứng dụng

Hàm thống kê

❖ RANK (number, ref, order)

Trả về thứ hạng của số number trong một danh sách các

đối số ref

▪ Number: là số muốn tìm hạng của nó

▪ Ref: là một dãy hay một tham chiếu đến một danh

sách các đối số

▪ Order: là số chỉ định cách đánh hạng:

• Nếu order =0 hoặc không ghi thì số lớn được xếp

hạng trước

• Nếu order khác 0 thì số nhỏ được xếp hạng trước

Tin học ứng dụng

Hàm thống kê

Tin học ứng dụng

Hàm thống kê

❖SUMPRODUCT (array 1; array 2;..)

Hàm tính tổng của các tích

= 3*2 + 4*7+ 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3

Tin học ứng dụng

Các hàm điều kiện

❖IF(bt logic, giá trị đúng, giá trị sai)

▪ Trả về giá trị đúng nếu BT logic TRUE

VD: = IF(A3>5, “Đỗ”, “Trượt”)

▪ Trả về giá trị sai nếu BT logic FALSE

VD: =IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))

▪ Hàm IF có thể viết lồng nhau

Tin học ứng dụng

Các hàm điều kiện

❖SUMIF( miền dk, dk, miền tính tổng)

❖Hàm tính tổng có điều kiện

Giả sử miền B2:B5 chứa các gt tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tương ứng 7, 14, 21,28 thì hàm tiền lãi SUMIF(B2:B5,”>160”,C2:C5) cho kết quả : 63

= 14+21+28

Tin học ứng dụng

Các hàm điều kiện

❖COUNTIF(miền đếm, điều kiện)

❖Đếm số lượng các ô trong miền đếm thỏa mãn điều

kiện

Tin học ứng dụng

Hàm chuỗi

❖ LEFT(“chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi

▪ VD: = LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)

Cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”

❖ RIGHT(“chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải chuỗi

▪ VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

Cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”

❖ MID(“chuỗi ký tự”, m , n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ

m của chuỗi.

▪ VD: = MID(“Gia Lâm – Hà Nội”,11,2)

Cho kết quả là chuỗi “Hà”

Tin học ứng dụng

Hàm chuỗi

❖LEN(“chuỗi”): Hàm tính chiều dài chuỗi

Kết quả : 16

▪ VD: = LEN(“Hà Nội, Việt Nam”)

❖LOWER(“chuỗi”): Hàm đổi chuỗi thường

Kết quả: “hà nội mùa thu”

▪ VD: =LOWER(“HÀ NỘI MÙA THU”)

Tin học ứng dụng

Hàm chuỗi

❖UPPER(“chuỗi”): Hàm đổi chuỗi hoa

VD: =UPPER(“hà nội mùa thu”)

kết quả: “HÀ NỘI MÙA THU”

❖PROPER(“chuỗi”): Hàm đổi các ký tự đầu của word

thành chữ hoa

VD: =PROPER(“hà nội mùa thu”)

kết quả: “Hà Nội Mùa Thu”

Tin học ứng dụng

Hàm chuỗi

❖TRIM(“chuỗi”): Hàm xóa khoảng trống thừa trong

chuỗi.

VD: =TRIM(“ Xin chào”)

kêt quả: “Xin chào”

❖VALUE(“chuỗi số”): Hàm đổi chuỗi số thành trị số

VD: =VALUE(“123”)

kết quả: 123

Tin học ứng dụng

Hàm kiểu ngày (date)

❖WEEKDAY(“chuỗi ngày”): Trả về giá trị Thứ trong

tuần (từ 1 đến 7: chủ nhật đến thứ hai)

VD: =WEEKDAY(“2/9/2012”)

kết quả : 7

❖TODAY(): Trả về ngày hiện tại của hê thống máy

tính

VD: = TODAY()

Kết quả : 10/05/2012

Tin học ứng dụng

Hàm kiểu ngày

❖YEAR (“chuỗi ngày”): Trả về số năm tương ứng

(1900 đến 2078)

VD: = YEAR(“24/12/2012”) kq: 2012

❖DAYS360(“ngày bắt đầu” ; “ngày kết thúc”)

Trả về tổng số ngày từ “ngày bắt đầu” đến “ngày kết

thúc”

Tin học ứng dụng

Hàm dò tìm

❖ VLOOKUP( trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu gt với các gt trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số thứ 3. VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True) Nếu gt tra cứu nhỏ hơn gt nhỏ nhất trong cột đầu tiên của

bảng thì trả về lỗi #N/A

Nếu đối sô thứ 4 bằng TRUE hoặc 1: + Các gt trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng

dần

+ Nếu gt tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì

hàm sẽ tra cứu gt trong bảng <= gt tra cứu

Tin học ứng dụng

Hàm dò tìm

Tin học ứng dụng

Hàm dò tìm

❖HLOOKUP(gt, bảng_gt, hàng_lấy d.liệu, [1/0]):

hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP

❖ISNA(value): Trả về giá trị TRUE nếu gặp lỗi #N/A,

ngược lại trả về FALSE.

Tin học ứng dụng

Hàm dò tìm

❖ MATCH(lookup_value, lookup_ref, type)

▪ Lookup_value: giá trị cần tìm, giá trị này có thể là : chuỗi, số của

một ô chứa dữ liệu là số hay chuỗi.

▪ Lookup_ref: phạm vi vùng dữ liệu (chỉ một dòng hay cột) ▪ Type: các kiểu so sánh ▪ 1: +Tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value +Lookup_ref: phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần +Nếu tất cả trong lookup_ref đều lớn hơn lookup_value thì hàm trả về #NA

•

-1:+ Tìm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng lookup_value + Lookup_ref: phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần + Nếu tất cả trong lookup_ref đều nhỏ hơn lookup_value thì hàm trả về #NA

• 0 : dò tìm chính xác đúng, nếu không trả về #N/A

Tin học ứng dụng

Hàm dò tìm

Tin học ứng dụng

Hàm dò tìm

❖INDEX( array, row_num, column_num):

Trả về giá trị tại dòng và cột trong một dãy ô

Tin học ứng dụng

Một số lỗi thường gặp trong Excel

❖#####: Lỗi độ rộng.

▪ Dùng chuột kéo cột ra cho có độ rộng phù hợp. ▪ Khi giá trị ngày tháng hoặc thời gian nhập vào là

số âm cũng phát sinh lỗi này.

❖#VALUE! : Lỗi giá trị.

▪ Công thức được nhập vào một chuỗi trong khi hàm

yêu cầu là một số hoặc một giá trị logic.

▪ Do đang nhập hoặc chỉnh sửa các thành phần của

công thức mà vô tình nhấn Enter.

▪ Do nhập quá nhiều tham số cho toán tử hoặc một

hàm

Tin học ứng dụng

Một số lỗi thường gặp trong Excel

❖#DIV/0!: Lỗi chia cho 0.

▪ Do nhập vào công thức số chia là 0 hoặc số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống.

❖#NAME! : Lỗi sai tên

▪ Do dùng những hàm không thường trực trong

Excel như EDATE,EMONTH…Khi cần dùng phải vào menu Tools | Add-ins đánh dấu chọn vào tiện ích Analysis ToolPak ▪ Do nhập sai tên một hàm ▪ Dùng ký tự không được phép trong công thức

Tin học ứng dụng

Một số lỗi thường gặp trong Excel

❖#N/A: Lỗi dữ liệu

▪ Giá trị trả về không tương thích với các hàm dò tìm

như VLOOKUP, HLOOKUP..

▪ Không đồng nhất dữ liệu khi sử dụng địa chỉ mảng

❖#FEF!: Sai vùng tham chiếu

▪ Khi xóa những ô đang được tham chiếu công thức.

❖#NUM !: Lỗi dữ liệu kiểu số

▪ Dùng một đối số không phù hợp trong công thưc,

sử dụng đối số là dữ liệu kiểu số

❖#NULL!: Lỗi dữ liệu rỗng

Tin học ứng dụng

Công thức mảng

❖Khái niệm:

▪ Một mảng là một tập hợp các phần tử có quan hệ

hoặc độc lập với nhau

▪ Trong Excel, một mảng có thể là một mảng một

chiều hoặc một mảng hai chiều. Chiều của mảng ở đây chính là chỉ các dòng và cột của mảng

Tin học ứng dụng

Công thức mảng

❖Công thức mảng là một công thức được bao bọc bởi

cặp dấu {} sau khi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter

❖Kết quả của công thức mảng có thể trả về một hoặc

nhiều ô

❖Nếu trường hợp nhập vào công thức mà quên nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter công thức sẽ trả về giá trị không đúng hay thông báo lỗi #VALUE!

Tin học ứng dụng

Công thức mảng trả kết quả về một vùng

❖Cách thực hiện

▪ Chọn một vùng để trả về kết quả

▪ Nhập công thức cần tính

▪ Nhấn tổ hợp phím Ctrl +Shift +Enter

▪ Ví dụ:

Tin học ứng dụng

Công thức mảng trả kết quả về một ô

❖Được sử dụng khi cần tính kết quả trả về một ô nhưng

dựa vào nhiều mảng số liệu

❖Cách thực hiện

▪ Nhập công thức cần tính vào ô trả về kết quả

▪ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter

Tin học ứng dụng

Mảng 1 chiều

❖Mảng một chiều là một hàng (mảng ngang) hay cột

(mảng dọc)

❖Các phần từ trong mảng một chiều (mảng ngang) được cách biệt nhau bởi dấu “,” và trong mảng dọc được cách biệt nhau bởi dấu “;”

❖Ví dụ {1,2,3,4} : mảng ngang

{10;20;30;40}: mảng dọc

Tin học ứng dụng

Mảng 2 chiều

❖Mảng 2 chiều là một hình chữ nhật bao gồm nhiều

hàng và nhiều cột

❖Tương tự như mảng một chiều, ta sử dung các dấu “,” để ngăn cách các phần tử trong cùng một hàng và dấu “;” để ngăn cách các hàng.

❖Ví dụ:

Tin học ứng dụng

Hằng mảng

❖Mảng các hằng số được xem là một hằng mảng và có

thể đặt tên cho nó

❖Một hằng mảng sẽ không chứa các công thức, các

hàm và các giá rị có chứa dấu $, dấu phảy, dấu chấm phảy

❖Ví dụ:

Tin học ứng dụng

Đặt tên cho 1 mảng

❖Vào Formular > Nhóm Define Names > Define Name

hoặc nhấn Ctrl + F3

❖Xuất hiện hộp thoại

▪ Đặt tên

▪ Nhấn OK

Tin học ứng dụng

Đặt tên cho 1 mảng

Tin học ứng dụng

Đặt tên cho 1 mảng

Tin học ứng dụng

Các thao tác với công thức mảng

❖Tạo một mảng từ các giá trị trong một dãy

❖Tạo một hằng mảng từ các giá trị trong một dãy

❖Chọn một dãy công thức mảng

❖Hiệu chỉnh một công thức

❖Mở rộng hoặc thu hẹp công thức mảng nhiều ô

Tin học ứng dụng

Tạo một mảng từ các giá trị trong một dãy

Tin học ứng dụng

Tạo một hằng mảng từ các giá trị trong một dãy

❖B1: Tạo một mảng từ các giá trị trong một dãy

Tin học ứng dụng

Tạo một hằng mảng từ các giá trị trong một dãy

Nhấn F2, rồi nhấn F9

❖B2: Ngắt sự liên kết với dữ liệu nguồn

Tin học ứng dụng

Hiệu chỉnh một công thức

❖Không thay đổi nội dung của bất kỳ phần tử nào được

tạo nên từ công thức mảng

❖Không thể xóa các phần tử được hình thành từ công

thức mảng

❖Không thể chèn hàng/cột trong vùng có sử dụng công

thức mảng

Tin học ứng dụng

Hiệu chỉnh một công thức

❖Muốn hiệu chỉnh công thức mảng:

▪ Chọn tất cả các ô trong dãy mảng

▪ Nhấn F2

▪ Hiệu chỉnh xong

▪ Nhấn Ctrl +Shift +Enter

Tin học ứng dụng

Công thức mảng trả kết quả về một ô

•{=SUM(ISTEXT(A1:D5)*1)} •{=SUM(ISTEXT(A1:D5)+0)} •{=SUM(--ISTEXT(A1:D5))} •True*1=1 •False*1=0 •X*1=X •X+0=X •--X=X

❖1 Đếm các ô chứa dữ liệu Text trong một dãy