Bài giảng Excel 2010: Chương 2

CH

NG 2

ƯƠ

• M T S THAO TÁC

Ộ Ố

C B N Ơ Ả

2.1 CH N CÁC DÃY Ô, C T VÀ HÀNG

Ọ

Ộ

• Ch n ôọ

: click chu t ho c di chuy n con tr đ n ô mu n ch n ể ỏ ế ặ ộ ố ọ

• Cách 1: click chu t vào ô đ u tiên nh n gi

ế : • Ch n dãy các ô liên ti p ọ

• Cách 2: click chu t vào ô đ u tiên gi ộ

và di chu t đ n ô cu i cùng ầ ấ ộ ữ ộ ế ố

ữ ầ

• Ch n dãy các ô không liên ti p

ộ cùng (ho c dùng các phím mũi tên di chuy n đ n ô cu i cùng). Shift click chu t vào ô cu i ố ế phím ể ặ ố

phím Ctrl  ch n ế : ch n vùng đ u tiên  gi ọ ầ ọ ữ ọ

Dãy các ô liên tiếp

Dãy các ô không liên tiếp

các vùng ti p theo. ế

2.1 CH N CÁC DÃY Ô, C T VÀ HÀNG

Ọ

Ộ

• Ch n c t ho c hàng

: click chu t vào tên c t ho c tên hàng ọ ộ ặ ặ ộ ộ

• Ch n các c t ho c các hàng liên ti p ặ

ế : ọ ộ

• Cách 1: click chu t vào tên c t ho c hàng đ u tiên  nh n gi ộ

và di chu t ặ ầ ấ ữ ộ

• Cách 2: click chu t vào tên c t ho c hàng đ u tiên  gi

ộ đ n tên c t ho c hàng cu i cùng. ế ặ ộ ố

phím Shift  click ặ ầ ộ ộ ữ

Tên cột

Tên hàng

chu t vào tên c t ho c hàng cu i cùng. ặ ộ ộ ố

2.1 CH N CÁC DÃY Ô, C T VÀ HÀNG

Ộ

Ọ

ọ ặ ộ ộ

phím Ctrl  click chu t vào tên c t ho c hàng ti p ộ ấ ế : click chu t vào tên c t ho c ặ ộ ế ầ ộ

• Ch n dãy các c t ho c hàng không liên ti p ặ hàng đ u tiên nh n gi ữ theo.

• Ch n c b ng tính

: click chu t vào ô giao nhau c a tên c t và tên hàng ủ ộ

• H y ch n

ộ h p phím Ctrl+A ả ả ho c nh n t ấ ổ ợ ọ ặ

Chọn cả bảng tính

ọ : click chu t vào ô b t kỳ ộ ủ ấ

2.2. XÓA N I DUNG Ô B NG DELETE VÀ CLEAR Ằ

Ộ

• Xóa b ng Delete ằ

• Ch n các ô ch a d li u c n xóa ứ

• nh n phím Delete (Del)  ch có n i dung d li u trong các ô đ

ữ ệ ầ ọ

c xóa. ữ ệ ấ ộ ỉ ượ

• Xóa b ng Clear ằ

• Ch n các ô ch a d li u c n xóa ứ

• Home Editing Clear  ch n l nh xóa phù h p:

ữ ệ ầ ọ

• Clear All: xóa t

ọ ệ ợ

• Clear Formats: xóa đ nh d ng

t c (n i dung, đ nh d ng, chú thích, Hyperlink) ấ ả ộ ạ ị

• Clear Contents: xóa n i dung

ạ ị

• Clear Comments: xóa chú thích

• Clear Hyperlinks: xóa siêu liên k t c a ô

ộ

• Remove Hyperlinks: h y b siêu liên k t c a d li u trong ô

ế ủ

ế ủ ữ ệ ủ ỏ

2.3. L NH UNDO, REDO VÀ L P L I THAO TÁC

Ặ Ạ

Ệ

• L nh Undo

• L nh Redo

c khi s a đ i ho c hành đ ng. ệ (Ctrl + Z): tr v k t qu đã có tr ở ề ế ả ướ ử ặ ổ ộ

• L nh Repeat

(Ctrl + Y): quay l i hành đ ng đã b h y b b i l nh Undo. ệ ạ ỏ ở ệ ị ủ ộ

Lệnh Undo

Lệnh Redo

Lệnh Repeat

(Ctrl + Y ho c F4 ): th c hi n l p l i l nh (thao tác) sau cùng. ệ ặ ệ ặ ạ ệ ự

2.4. CHÈN M T Đ I T

Ộ Ố ƯỢ

NG VÀO B NG TÍNH Ả

• Nhóm Illustrations:

• Pictute: chèn nh t n t

Trên Ribbon ch n th ẻ Insert ọ

• ClipArt: chèn nh có s n c a office

i trong máy ồ ạ ả

• Shapes: chèn m t đ i t

ủ ả ẵ

• SmartArt: chèn đ i t

ng đ h a ộ ố ượ ồ ọ

• Screenshot: chèn nh ch p màn hình ả

ng đ h a nâng cao ố ượ ồ ọ

ụ

2.4. CHÈN M T Đ I T

Ộ Ố ƯỢ

NG VÀO B NG TÍNH Ả

• Nhóm Text:

• TextBox: chèn h p văn b n

Trên Ribbon ch n th ẻ Insert ọ

ả ộ

• Header & Footer: chèn tiêu đ trên và i cho trang in

ề

• WordArt: chèn ch ngh thu t ậ

tiêu đ d ề ướ

• Signature Line: chèn dòng ch ký đi n t

ữ ệ

• Object: chèn các đ i t

ệ ử ữ

• Nhóm Symbols:

• Equation: chèn công th c toán h c ọ

ng nâng cao ố ượ

• Symbol: chèn ký t

ứ

đ c bi ự ặ t ệ

2.5. T O NH N N CHO B NG TÍNH

Ạ Ả

Ả

Ề

• T i nhóm

Trên Ribbon ch n th ẻ Page Layout ọ

Page Setup ch n l nh ạ ọ ệ Background  xu t hi n h p tho i ạ ệ ấ ộ

Sheet Background: ch n nh n n  ề Open ọ ả

2.6. Đ T TÊN VÙNG

Ặ

Ø B c 1: Ch n vùng c n đ t tên

Ø B c 2: Th c hi n l nh đ t tên vùng

ướ ặ ầ ọ

• Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name

• Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New

• Cách 3: Click ph i chu t  Define Name

ệ ệ ướ ự ặ

Ø B c 3: Nh p thông tin trong h p tho i New Name

ộ ả

• Name: nh p tên vùng vào h p

ướ ậ ạ ộ

• Scope: ph m vi s d ng ạ

ậ ộ

• Comment: nh p chú thích cho vùng n u c n  OK.

ử ụ

ế ậ ầ

2.7. CH C NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

Ứ

Ø B c 1: Ch n vùng d li u c n sao chép ho c

a. S d ng nút l nh ho c phím t ệ ử ụ ặ t ắ

ữ ệ ướ ặ ầ ọ

Ø B c 2: Th c hi n l nh Copy (sao chép) ho c

di chuy nể

ệ ệ ướ ự ặ

• Cách 1: Home  Clipboard  Copy ho c ặ

Cut (di chuy n)ể

• Cách 2: Click ph i chu t 

Cut.

• Cách 3: Nh n t

ộ Copy ho c ặ Cut ả

h p phím Ctrl+C (copy) ấ ổ ợ

ho c ặ Ctrl+X (cut)

2.7. CH C NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

Ứ

Ø B c 3: Đ t con tr t

a. S d ng nút l nh ho c phím t ệ ử ụ ặ t ắ

ỏ ạ ị i v trí mu n di chuy n ho c sao chép vùng d li u ặ ữ ệ ể ặ ố

Ø Th c hi n dán vùng d li u:

ướ đ n.ế

• Cách 1: Home  Clipboard  Paste

• Cách 2: Click ph i chu t 

ữ ệ ự ệ

• Cách 3: Nh n t

ộ Paste ả

h p phím Ctrl+V ấ ổ ợ

b. S d ng chu t ộ ử ụ

ữ ệ ữ ữ

• Ch n vùng d li u  gi ữ

i n i đích c n thêm phím Ctrl n u là sao chép ầ ẽ ể

ọ (không gi sao chép hay di chuy n đ n và th chu t. trái chu t và gi ế ộ thêm phím Ctrl s là l nh di chuy n) kéo chu t t ộ ớ ơ ệ ả ế ể ộ

2.7. CH C NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

Ứ

Ø Th c hi n l nh Copy ho c Cut

c. Dán đ c bi t (Paste Special) ặ ệ

Ø Ch n v trí đích  click ph i chu t  Paste Special…. (Ho c Home  click vào

ệ ệ ự ặ

ả ặ ọ ộ ị

mũi tên l nh Paste Paste Special) ệ

2.7. CH C NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

Ứ

• M c ụ Paste: th c hi n dán

c. Dán đ c bi t (Paste Special) ặ ệ

• All: t

ự ệ

• Formulas: công th cứ

• Values: giá trị

• Formats: đ nh d ng

t c ấ ả

• Comments: chú thích

• Validation: qui đ nh xác th c d li u ị

ạ ị

• All using source theme: t

ữ ệ ự

• All except borders: t

t c m u đ nh d ng ngu n ấ ả ẫ ạ ồ ị

• Column widths: chi u r ng c t

t c tr khung vi n ấ ả ừ ề

• Formulas and number formats: công th c và các đ nh d ng d li u s

ề ộ ộ

• Values and number formats: giá tr và các đ nh d ng d li u s

ữ ệ ứ ạ ị ố

ữ ệ ạ ị ị ố

2.7. CH C NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

Ứ

• M c ụ Operation: dán thêm các phép toán

• None: không tính toán

• Add: c ng ộ

divice

• Subtract: trừ

• Multiply: nhân

• Divide: chia

add

subtract

multiply

c. Dán đ c bi t (Paste Special) ặ ệ

2.7. CH C NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

Ứ

• Skip blanks: tr các ô r ng

c. Dán đ c bi t (Paste Special) ặ ệ

• Transpose: đ o dòng thành c t ho c ng

ừ ỗ

• Paste Link: dán liên k tế

i ặ ả ộ c l ượ ạ

2.8. S D NG OFFICE CLIPBOARD

Ử Ụ

• Sau khi th c hi n l nh Cut ho c Copy, d ữ

ặ ự

c l u t m th i t i vùng nh trung ờ ạ ớ ệ ệ ẽ ượ ư ạ

li u s đ ệ gian Clipboard.

• Clipboard l u t ư ố không phân bi ệ

c 24 m c d li u ượ ữ ệ ụ

i đa đ t ki u. ể

c đ t trên, m c l u ắ ụ ư ặ

• Clipboard l u d li u theo nguyên t c hàng ữ ệ ư đ i, m c l u sau đ ượ ụ ư tr ố

• Đ hi n th Clipboard: Ribbon click vào mũi

c đó b đ y xu ng. ợ ướ ị ẩ

ị

tên cu i nhóm Clipboard ể ể ố

2.8. S D NG OFFICE CLIPBOARD

Ử Ụ

• Paste All: dán t

Các thao tác trên Clipboard

• Clear All: xóa t

ấ ả t c các m c ụ

• Options: thi

t c các m c đã l u ấ ả ư ụ

ế ậ t l p m t s tùy ch n hi n th ị ộ ố ể ọ

• Thao tác v i d li u trong clipboard:

cho Clipboard

• click ch n d li u  ọ

ớ ữ ệ

ữ ệ Paste: sao chép d ữ

li u trong clipboard ra b ng tính ệ ả

• click ch n d li u  ọ trong clipboard

Delete: xóa d li u l u ữ ệ ữ ệ ư

2.9. CHÈN THÊM HÀNG, C T VÀ Ô

Ộ

Ø B c 1: Ch n v trí mu n chèn thêm hàng phía trên.

a. Chèn hàng

Ø B c 2: Th c hi n l nh chèn hàng

ướ ọ ố ị

• Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Rows

• Cách 2: Click ph i chu t 

ệ ệ ướ ự

ộ Insert ả

2.9. CHÈN THÊM HÀNG, C T VÀ Ô

Ộ

Ø B c 1: Ch n v trí mu n chèn thêm

b. Chèn c tộ

ố ọ

Ø B c 2: Th c hi n l nh chèn c t ộ

ướ ị c t phía bên trái ộ

• Cách 1: Home Cells Insert 

ệ ệ ướ ự

• Cách 2: Click ph i chu t 

Insert Sheet Columns

ộ Insert ả

2.9. CHÈN THÊM HÀNG, C T VÀ Ô

Ộ

Ø B c 1: Ch n v trí mu n chèn thêm ô tr ng

c. Chèn ô

Ø B c 2: Th c hi n l nh chèn ô

ướ ố ố ọ ị

• Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells

• Cách 2: Click ph i chu t 

ệ ệ ướ ự

Ø B c 3: L a ch n l nh phù h p

ộ Insert ả

• Shift cells right: chèn và đ y các ô sang bên

ọ ệ ướ ự ợ

Shift cells right

Shift cells down

ẩ

• Shift cells down: chèn và đ y các ô xu ng

ph iả

ẩ ố

• Entire row: chèn c dòng

d iướ

• Entire column: chèn c c t ả ộ

Ø B c 4: K t thúc

ả

• OK: th c hi n chèn ô

ướ ế

• Cancel: h y vi c chèn ô

ự ệ

ủ ệ

2.10. XÓA HÀNG, C T VÀ Ô

Ộ

Ø B c 1: Ch n m t ho c nhi u hàng c n xóa. ặ

a. Xóa hàng

Ø B c 2: Th c hi n l nh xóa hàng

ướ ề ầ ọ ộ

• Cách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet Rows

• Cách 2: Click ph i chu t 

ệ ệ ướ ự

ộ Delete ả

Ø B c 1: Ch n m t ho c nhi u c t c n xóa.

b. Xóa c tộ

Ø B c 2: Th c hi n l nh xóa c t ộ

ộ ầ ướ ề ặ ọ ộ

• Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns

• Cách 2: Click ph i chu t 

ệ ệ ướ ự

ộ Delete ả

2.10. XÓA HÀNG, C T VÀ Ô

Ộ

Ø B c 1: Ch n ô c n xóa. ọ

c. Xóa ô

Ø B c 2: Th c hi n l nh xóa ô

ướ ầ

• Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Cells

• Cách 2: Click ph i chu t 

ệ ệ ướ ự

Ø B c 3: L a ch n l nh phù h p

ộ Delete ả

ọ ệ ướ ự ợ

• Shift cells left: xóa và đ y các ô sang bên trái Shift cells left

Shift cells up

• Shift cells up: xóa và đ y các ô lên trên

ẩ

• Entire row: xóa c dòng

ẩ

• Entire column: xóa c c t ả ộ

Ø B c 4: K t thúc

ả

• OK: th c hi n xóa ô

ướ ế

• Cancel: h y vi c xóa ô

ự ệ

ủ ệ

2.11. THAY Đ I Đ R NG C T, CHI U CAO HÀNG

Ổ Ộ Ộ

Ộ

Ề

• Giá tr đ r ng c t t ị ộ ộ

• Giá tr chi u cao c a dòng t

ộ ừ 0  255 (ký t ), m c đ nh là 8.43 ký t ặ ự ị . ự

0  409 (point), m c đ nh là 12.75 point. ủ ề ị ừ ặ ị

• Đ a tr chu t đ n bên d

a. Đi u ch nh kích th ỉ ề ướ c hàng, c t b ng chu t ộ ộ ằ

• Xu t hi n ký hi u đi u ch nh  nh n gi

i tên hàng ho c bên ph i tên c t ộ ế ư ỏ ướ ặ ả ộ

Ký hiệu điều chỉnh chiều cao hàng

Ký hiệu điều chỉnh độ rộng cột

ệ ệ ề ấ ấ ỉ ữ và di chu t đ n kích th ộ ế ướ c c n ầ

2.11. THAY Đ I Đ R NG C T, CHI U CAO HÀNG

Ổ Ộ Ộ

Ộ

Ề

b. Đi u ch nh kích th ỉ ề ướ c hàng, c t b ng l nh ộ ằ ệ

Ø B c 1: Ch n các hàng ho c c t c n đi u ch nh kích th ặ

c ộ ầ ướ ề ọ ỉ ướ

Ø B c 2: ướ

Ø B c 3: Ch n l nh phù h p: ọ ệ

Home  Cells  Format

• Row Height… nh p giá tr quy đ nh chi u cao c a hàng

ướ ợ

• AutoFit Row Height: chi u cao dòng t

ủ ề ậ ị ị

• Column Width… nh p giá tr quy đ nh đ r ng c a c t

đ ng theo d li u. ề ự ộ ữ ệ

• AutoFit Column Width: đ r ng c t t

ộ ộ ủ ậ ộ ị ị

• Default Width… quy đ nh l

đ ng theo d li u. ộ ộ ộ ự ộ ữ ệ

i kích th c m c đ nh ị ạ ướ ặ ị

2.12. TĂNG T C VI C NH P D LI U CÓ D NG Đ C BI T

Ậ Ữ Ệ

Ố

Ạ

Ặ

Ệ

Ø B c 1: nh p giá tr kh i đ u

a. Đi n d li u t đ ng theo các m u có s n ữ ệ ự ộ ề ẵ ẫ

Ø B c 2: đ a con tr vào góc d

ở ầ ướ ậ ị

ướ ư ỏ ả ủ

và kéo chu t theo hàng d c ho c hàng ấ ”. Nh n gi ướ ấ i bên ph i c a ô (Fill handle), con tr ỏ ặ ữ ộ ọ

chuy n thành hình d u “ ể ngang.

2.12. TĂNG T C VI C NH P D LI U CÓ D NG Đ C BI T

Ậ Ữ Ệ

Ố

Ạ

Ặ

Ệ

• Danh sách m t s AutoFill có s n: ộ ố

a. Đi n d li u t đ ng theo các m u có s n ữ ệ ự ộ ề ẵ ẫ

Chu i sau khi m r ng

Các giá tr kh i đ u ị

ở ầ

ở ộ

ỗ

9:00

10:00, 11:00, 12:00

Mon

Tue, Wed, Thu

Monday

Tuesday, Wednesday, Thursday

Jan

Feb, Mar, Apr, …

January

February, March, April, …

Text1

text2, text3, text4, ...

1st Period

2nd Period, 3rd Period, 4th Period, ...

ẵ

2.12. TĂNG T C VI C NH P D LI U CÓ D NG Đ C BI T

Ậ Ữ Ệ

Ố

Ạ

Ặ

Ệ

Ø B c 1: Hi n th h p tho i CustomList ị ộ

b. T t o thêm m u AutoFill ự ạ ẫ

• Trên Ribbon ch n th

ướ ể ạ

• T i m c

ẻ File  Options  Advance ọ

ụ Create lists for use in sorts and fill sequences  Edit Custom ạ

Ø B c 2: T o danh sách ạ

Lists…  xu t hi n h p tho i: ạ ệ ấ ộ

• Ch n ọ NEW LIST

• Nh p danh sách trong h p

ướ

• Add: nh p danh sách;

ộ List entries ậ

• OK: đóng h p tho i, ch p nh n danh sách m i ớ

Delete: xóa danh sách ậ

ạ ấ ậ ộ

2.12. TĂNG T C VI C NH P D LI U CÓ D NG Đ C BI T

Ậ Ữ Ệ

Ố

Ặ

Ạ

Ệ

Ø B c 1: Nh p giá tr kh i đ u vào ô th nh t ấ

c. Đi n d li u theo quy lu t ậ ữ ệ ề

Ø B c 2: Nh p giá tr theo quy lu t vào ô th hai

ở ầ ướ ứ ậ ị

ướ ứ ậ ậ ị

Ø B c 3: Ch n hai ô, nh n gi ọ

và kéo chu t theo hàng d c ho c hàng ngang. ướ ấ ữ ặ ọ ộ

2.12. TĂNG T C VI C NH P D LI U CÓ D NG Đ C BI T

Ậ Ữ Ệ

Ố

Ặ

Ạ

Ệ

Ø File  Options Proofing  AutoCorrect Options  xu t hi n h p tho i ạ

d. S d ng ch c năng AutoCorrect ử ụ ứ

(1) Tích chọn để bật chức năng

(2) Gõ cụm từ viết tắt

(3) Gõ đoạn văn bản đúng

(4) Nhập vào danh sách

ệ ấ ộ

2.13. S D NG L NH FILL

Ử Ụ

Ệ

Ø B c 1: Ch n ô ch a d li u (hay công th c) sao chép và t

t c các ô c n ữ ệ ứ ấ ả ầ ướ

ứ sao chép d li u đ n ế ọ ữ ệ

Ø B c 2: ướ

• Down: sao chép d li u t

Home Editing  Fill ch n h ng phù h p: ọ ướ ợ

• Right: sao chép d li u t

trên xu ng ữ ệ ừ ố

• Up: sao chép d li u t

ph i sang ữ ệ ừ ả

• Left: sao chép d li u t

d i lên ữ ệ ừ ướ

trái sang ữ ệ ừ

2.13. S D NG L NH FILL

Ử Ụ

Ệ

• Home Editing  Fill  Series: sao chép d li u theo quy lu t ậ

• Series in: đi n d li u trong ề

ữ ệ

• Rows: theo hàng

• Columns: theo c tộ

• Type: ki uể

• Linear: c p s c ng ấ

ữ ệ

• Growth: c p s nhân ấ

ố ộ

• Date: ki u th i gian ể

ố

• Date unit: b th i gian

ờ

Giá trị bước nhảy

Giá trị kết thúc

• Day: ngày

• Weekday: tu nầ

• Month: tháng

• Year: năm

ộ ờ

2.13. S D NG L NH FILL

Ử Ụ

Ệ

2.14. L U T P D

I D NG PDF

Ư Ệ ƯỚ Ạ

• File  Save As

Cách 1:

Cách 2:

• File  Save & Send  Create PDF/ XPS Document  Create PDF/XPS

Chọn kiểu PDF

Chọn chế độ chuẩn

Mở sau khi lưu