Bài giảng Hành vi tổ chức: Bài 5 - ThS. Nguyễn Thanh Hương

Bài 5 Cơ sở hành vi của nhóm

ThS. Nguyễn Thanh Hương Huong.nguyenthanh4@hust.edu.vn

2

Mục tiêu

Sau khi học bài này, học viên cần: • Hiểu được định nghĩa về nhóm và vì sao phải

hình thành nhóm trong tổ chức

• Nhận dạng và hiểu được các yếu tố ảnh hưởng

đến hành vi của nhóm

• Hiểu được phương pháp ra quyết định nhóm:

nguyên tắc, đặc điểm, và áp dụng được các kỹ thuật ra quyết định nhóm

3

Nội dung

• Nhóm và lý do hình thành nhóm • Mô hình làm việc nhóm • Các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi cá nhân trong

nhóm

• Ra quyết định nhóm

Làm việc theo nhóm là gì?

Là một nhóm người cùng tập trung, gắn bó và làm việc cùng nhau để cùng đạt được một mục đích chung.

Câu hỏi thảo luận • Vì sao phải làm việc theo nhóm? • Ưu điểm và nhược điểm của làm việc

theo nhóm?

5.1. Tầm quan trọng của làm việc theo nhóm

Nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng, kiến thức khác nhau, một người không thể tự giải quyết được và cần phải có sự góp sức, trí tuệ của một tập thể.

5

Lý do hình thành nhóm

Đối với tổ chức:

Đối với cá nhân:

5

Lý do hình thành nhóm

Đối với tổ chức:

• Đưa ra quyết định chính xác hơn • Phát triển các SP DV tốt hơn • Tạo ra lực lượng lao động khí thế hơn so với làm việc đơn lẻ

Đối với cá nhân:

• Cảm thấy mối quan hệ với những ng khác (nhu cầu hội nhập) được động viện để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm (thể hiện sức mạnh của tập thể)

• Có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau trong nhóm( giảm

bớt sự nhàm chán)

• Thỏa mã đc các nhu cầu về an toàn; quyền lực liên minh và

địa vị (Maslow)

5.1.1. Làm việc theo nhóm sẽ có lợi gì?

• Nâng cao năng suất lao động (chuyên môn hóa) • Nhìn nhận vấn đề 1 cách toàn diện (nhiều khía cạnh khác nhau) Leader có khả năng phân tích tổng hợp

• Phát huy sở trường , điểm mạnh, bù đắp điểm yếu • Tạo sự liên kết, gắn kết giữa các thành viên; kỹ

năng giao tiếp+ phối hợp công việc

• Thời gian ra quyết định nhanh • Học hỏi lẫn nhau • Chọn ra được phương án tối ưu

5.1.2. Làm việc theo nhóm có điểm gì bất lợi?

• Bất đồng quan điểm thời gian ra quyết định • Đùn đẩy trách nhiệm, ỷ lại • Bất đồng về lợi ích • Khó khăn trong việc tìm ra trưởng nhóm có thể bao quát

5.2. Khái niệm và phân loại

4 • Định nghĩa NHÓM

– Hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau để

đạt được các mục tiêu cụ thể

– Các nhóm tồn tại để cùng hoàn thành những mục tiêu do tổ chức đặt

ra

Phân loại nhóm

6

5.3. Mô hình hành vi nhóm

của

Công việc của nhóm

Các nguồn lực thành viên nhóm

Các yếu tố ngoài bên ảnh hưởng đến nhóm

Quá trình của nhóm

Kết quả làm việc và sự hài lòng

Cấu trúc nhóm

Nguồn: Robbins P.S.(1999), Organizational Behavior, p. 247

7

5.3.1.Các điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến nhóm

• Chiến lược tổ chức • Bộ máy tổ chức • Các quy định do tc đề ra một cách chính thức • Nguồn lực của tc • Quá trình tuyển chọn nhân sự của tc • Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và khen thưởng • Văn hóa tổ chức • Bố trí nơi làm việc

5.3.2.Các yếu tố nguồn lực của nhóm

• Khả năng

– Khả năng giao tiếp cá nhân. – Quản lý mâu thuẫn và giải quyết mâu thuẫn. – Hợp tác giải quyết vấn đề. – Thông tin liên lạc

9

Các yếu tố nguồn lực của nhóm

Đặc tính cá nhân: - Người có tính xã hội, cởi mở, linh động và sáng tạo sẽ có mối quan hệ tích cực đến năng suất, tinh thần làm việc và độ vững chắc của nhóm

- Người có tính độc đoán, thích thống trị và không thích tuân theo những quy định sẽ làm giảm năng suất, tinh thần và độ vững chắc này.

5.3.3. Cấu trúc của nhóm

- Người lãnh đạo chính thức - Vai trò của cá nhân - Chuẩn mực nhóm - Địa vị cá nhân trong nhóm - Quy mô nhóm - Thành phần nhóm - Tính liên kết

Các vai trò chính trong nhóm

• Người lãnh đạo - Leader • Người tư duy - Thinker • Người hành động - Doer • Người quan tâm - Carer

5.3.4 . Các giai đoạn phát triển của nhóm

• FORMING (Hình thành) • STORMING (Bão tố) • NORMING (Vào quy củ) • PERFORMING (Thực hiện)

4 Giai đoạn phát triển của nhóm

Storming

Norming Performing

Forming

Hình thành • Nhóm được tập trung và hình thành • Trao đổi

thông tin trong nhóm, những nguyên tắc và phương pháp làm việc chưa được thành lập và thống nhất

Bão tố • Sau khi hình thành các quan hệ hình triển thức, các thành viên sẽ phát một cách tự phát, không tổ chức, muốn chứng tỏ cái “Tôi” và thường xuyên tranh giành và tạo ảnh hưởng của mình lên người khác, thậm chí mất đoàn kết, “chiến tranh” “nóng và lạnh”

Vào quy củ • Bắt đầu hình thành những đường dẫn cơ bản về hệ thống, quy trình và tổ chức công việc, cơ sở cho những quyết định căn bản và người chịu trách nhiệm.

Thực hiện

• Cuối cùng nhóm trở nên rất thống nhất và tạo ra được sự liên thông, hiểu được sự liên thuộc và giá trị của cá nhân với đội, của đội với cá nhân. Tích hợp được sức mạnh của cả nhóm!

FORMING

• Không rõ mục tiêu • Hình thức, xã giao • Chờ đợi leader • Ai cũng chỉ bảo vệ điều mình nói, mình làm, chỉ hướng

nội, không ai muốn thể hiện sự chia sẻ hay đóng góp cho người khác.

• Một số nói rất nhiều, những người này lại thường có sự sợ hãi nhất định, không hiểu hết đội và công việc cũng như mọi việc xảy ra xung quanh.

• Một số rất ít nói • Luôn tìm cách “thử” người khác xung quanh mình.

STORMING

• Theo dõi người khác • Mâu thuẫn/ Bất đồng giữa các thành viên và trưởng nhóm • Chỉ đưa ra quan điểm cá nhân và các phương thức một

chiều

Chống lại các luật lệ đặt ra.

• Thử nghiệm với rất nhiều nguyên tắc không có hệ thống.

Làm việc tùy tiện, cá nhân

• Tranh giành và đùa giỡn trên các vị trí và chức danh • • Quan sát bên ngoài với sự dò xét • Chỉ đưa ra những thông tin tiêu cực nhằm hạ thấp người

khác.

NORMING

viên

• Trưởng thành hơn, hiểu rõ sự quan hệ giữa các thành

• Những quan hệ bắt đầu được bình thường hoá, những

vấn đế lớn và khẩn cấp của nhóm tạo ra ở giai đoạn trước bắt đầu được xem xét và giải quyết bằng việc xây dựng và thống nhất những tiêu chuẩn và nguyên tắc cơ bản. • Hướng dẫn và định hướng các suy nghĩ, hướng đến sự chấp nhận nhau cùng xác định những điều không thể. Bắt đầu hình thành tiếng nói chung và hé lộ những bí mật riêng tư của từng thành viên.

PERFORMING

• Thống nhất mục tiêu chung. • Sự tin cậy hình thành. Không còn sự mâu thuẫn. Các vấn

đề được giải quyết và công việc hoàn tất.

• Các thành viên trong đội rất tích cực hỗ trợ giúp đỡ nhau.

• Các nguyên tắc được xây dựng một cách linh động nhằm

Thông tin và ý tưởng được chia sẻ.

hỗ trợ tốt nhất cho từng thành viên và cả đội. • Tính nhân văn, năng động và cởi mở phát triển. • Không có gì là khó khăn, không thách thức nào là không

thể chinh phục.

Lưu ý

• BẤT KỲ GIAI ĐOẠN NÀO CỦA QUÁ TRÌNH CŨNG CÓ THỂ VỀ GIAI ĐOẠN FORMING

• GIAI ĐOẠN FORMING HÌNH THÀNH NGAY KHI CÓ 1 THÀNH VIÊN MỚI THAM GIA HAY CÓ SỰ XÁO TRỘN NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC.

• TUỲ NĂNG LỰC TỪNG THÀNH VIÊN VÀ CỦA CẢ NHÓM MÀ NHÓM SỚM PHÁT TRIỂN, VƯỢT CÁC GIAI ĐOẠN NHANH HAY CHẬM

5.4.Các yếu tố tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả

Ra quyết định cá nhân vs. Nhóm

Ra quyết định cá nhân

Ra quyết định nhóm

Đặc điểm

Ưu điểm

Nhược điểm

Ra quyết định cá nhân vs. Nhóm

Đặc điểm

Ra quyết định cá nhân

Ra quyết định nhóm

Ưu điểm

Thông tin đầy đủ hơn Đa dạng quan điểm Quyết định chất lượng cao

Nhược điểm

Tốn nhiều thời gian Gây áp lực tuân thủ trong nhóm Trách nhiệm mơ hồ

12

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

5.5.1.Động não (brainstorming):

Kỹ thuật này liên quan đến quy trình tập hợp ý kiến. Các thành viên trong nhóm ngồi quanh một bàn tròn, người lãnh đạo trình bày vấn đề một cách rõ ràng và dễ hiểu. Sau đó, các thành viên tự do đưa ra các giải pháp. Chúng được ghi nhận và thảo luận phân tích mà không ai được chỉ trích.

12

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

5.5.1.Động não (brainstorming):

– Khắc phục áp lực tuân thủ trong nhóm – Liên quan đến quy trình tập hợp ý kiến của

thành viên trong nhóm

Nguyên tắc: lãnh đạo trình bày vấn đề một cách rõ ràng, đảm bảo các thành viên đều hiểu; với một khoảng thời gian cho trước, các thành viên nêu ra càng nhiều ý kiến càng tốt, không ai được phê phán và tất cả các ý kiến nêu ra đều được ghi lại để sau đó bàn luận và phân tích

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

• 5.5.1.Động não (brainstorming):

Quy trình: - Tập hợp một nhóm - Thông báo rõ vấn đề và mục đích cần đạt được - Các thành viên trong nhóm đưa ra ý kiến một cách tự do - Các ý tưởng đều được tôn trọng và ghi chép lại - Xem xét để lựa chọn ý tưởng khả thi và thực hiện Đặc điểm: - Số lượng các ý tưởng quan trọng hơn chất lượng các ý tưởng - Không được phép phê phán khi người khác đưa ra ý kiến - Những ý tưởng mới lạ phải được khuyến khích - Ý kiến mới có thể được phát triển trên cơ sở ý kiến trước - Khuyến khích mọi người tham gia chứ không bắt buộc

14

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

5.5.2. Nhóm định danh:

Các thành viên trong nhóm vẫn gặp mặt nhau như các cuộc họp truyền thống nhưng lại làm việc một cách độc lập. Do đó mới có tên là Định danh. Khi tiến hành ra quyết định, kỹ thuật nhóm danh nghĩa sẽ tiến hành như sau: (1). Trước khi thảo luận, mỗi thành viên viết ra giấy những ý tưởng của mình liên quan đến vấn đề đó. (2). Từng thành viên trình bày ý tưởng của mình. Không thảo luận ngay mà đợi cho đến khi mọi ý kiến được ghi nhận. (3). Nhóm tiến hành thảo luận để làm rõ và đánh giá các ý kiến. (4). Từng người sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng ý kiến. Ý kiến nào có thứ hạng cao nhất sẽ là quyết định sau cùng

14

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

5.5.2. Nhóm định danh:

– Hạn chế sự thảo luận trong quá trình ra quyết định – Các thành viên trong nhóm vẫn gặp mặt như các cuộc họp

truyền thống nhưng lại làm việc một cách độc lập

Nguyên tắc: - Trước khi thảo luận, mỗi thành viên viết ra giấy những ý tưởng

của mình liên quan đến vấn đề cần giải quyết

- Từng thành viên trình bày ý tưởng của mình, các ý kiến được ghi

chép lại

- Nhóm tiến hành thảo luận và đánh giá các ý tưởng được nêu - Mỗi thành viên trong nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên trong nhóm. Ý

kiến nào có thứ hạng cao nhất sẽ là quyết định cuối cùng

15

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

5.5.3.Họp điện tử:

Đây là một dạng cuộc họp mà các thành viên lại thảo luận với nhau trên mạng máy tính. Kỹ thuật này có những ưu điểm như trung thực, nhanh và giấu được tên người có ý kiến

15

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

5.5.3.Họp điện tử:

– Phương pháp mới nhất trong việc ra quyết định – Kết hợp giữa phương pháp sử dụng nhóm định danh và công

nghệ tin học

– Các thành viên thảo luận với nhau trên mạng máy tính Nguyên tắc: - Vấn đề được nêu ra cho tất cả mọi người - Các thành viên đánh câu trả lời của mình lên màn hình máy tính - Những bình luận cá nhân, tổng số phiếu bầu,.. được phóng lên

một màn hình to trong phòng

Đặc điểm: trung thực, nhanh, người tham gia phát biểu ý kiến có thể được giấu tên, tránh tình trạng lạc đề, tán gẫu, cho phép những người tham gia đồng thời nêu ra ý kiến của mình.

5.5. Kỹ thuật ra quyết định nhóm

16

Các tiêu chí hiệu quả

Kỹ thuật ra quyết định nhóm

Động não

Họp điện tử

Nhóm danh nghĩa

Số lượng ý tưởng

Trung bình

Cao

Cao

Chất lượng của ý tưởng

Trung bình

Cao

cao

Tốc độ ra quyết định

Trung bình

Trung bình

cao

-

Trung bình

Trung bình

Cam kết với giải pháp đưa ra

Thấp

Trung bình

Thấp

Nguy cơ xung đột cá nhân

Cao

Trung bình

thấp

Tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Lộc tốt nghiệp ĐHBKHN được 5 năm và hiện đang làm việc trong một công ty sản xuất linh kiện điện tử lớn tại Hà Nội. Lộc được phân công quản lý một nhóm nhân viên trong bộ phận kỹ thuật của công ty.Trong quá trình quản lý nhóm nhân viên này,Lộc nhận thấy rằng các nhân viên trong nhóm thường bao che và bảo vệ lẫn nhau trong quá trình làm việc. Nhiều lúc Lộc thấy kết quả thực hiện công việc của nhóm không như ý muốn nhưng Lộc thấy rất khó quy trách nhiệm cho riêng cá nhân nào trong nhóm. Có những lúc Lộc muốn nhóm thực hiện công việc nhanh hơn nhưng các thành viên trong nhóm vẫn bảo nhau duy trì tốc độ làm việc ở mức độ bình thường. Một điều làm Lộc cảm thấy vai trò quản lý của mình đối với nhóm rất mờ nhạt là khi gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc, những nhân viên của nhóm thường hỏi ý kiến của thành viên nhiều tuổi nhất trong nhóm và họ tìm cách tự giải quyết chứ không hỏi ý kiến của anh

Câu hỏi

1- Bạn có thể trình bày các nguyên nhân Huy gặp khó khăn trong việc quản lý nhóm? 2- Bạn có thể đưa ra giải pháp giúp Huy giải quyết khó khăn trong quản lý nhóm làm việc?

17

Tóm lược bài 5

• Hành vi của nhóm thể hiện qua kết quả thực hiện công việc và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố

của nhóm

• Cấu trúc nhóm sẽ góp phần định hình và dự báo hành vi

• Quy trình làm việc của nhóm sẽ ảnh hưởng đến kết quả

công việc và sự hài lòng của các thành viên

đảm nhận cũng tác động đến hành vi của nhóm

• Mức độ phức tạp hay đơn giản của nhiệm vụ mà nhóm

• Việc ra quyết định nhóm có những điểm mạnh và những hạn chế so với ra quyết định cá nhân. Có thể áp dụng một số kỹ thuật ra quyết định nhóm để giảm bớt những nhược điểm này

18

Câu hỏi ôn tập bài 5

• Nhóm được phân loại như thế nào? Cho ví dụ minh họa • Tại sao các cá nhân tham gia vào nhóm • Trình bày ưu điểm và hạn chế của tính liên kết nhóm.

• Hành vi của cá nhân thay đổi như thế nào khi họ là thành

Cho ví dụ minh họa

viên của nhóm

• Phân tích ưu nhược điểm của quyết định nhóm so với

• Kỹ thuật động não là gì và nó ảnh hưởng như thế nào

quyết định cá nhân

đến việc ra quyết định nhóm

• Để tăng hiệu quả của quá trình ra quyết định nhóm, các

nhà quản lý cần phải làm gì?

Câu hỏi trắc nghiệm

1. Câu phát biểu nào sau đây không đúng?

a. Quyết định đưa ra bởi một nhóm có hiệu quả hơn quyết định cá nhân. b. Quyết định đưa ra bởi một nhóm có hiệu suất hơn quyết định cá nhân. c. Quyết định nhóm thường mất nhiều thời gian để thu thập thông tin và thảo luận. d. Quyết định nhóm thể hiện tính đa dạng về quan điểm

• Yếu tố nào trong cấu trúc nhóm xác định vị

trí hoặc thứ hạng do những người khác đặt ra cho nhóm hoặc các thành viên trong nhóm. a. Vị trí. b. Thăng tiến. c. Địa vị. d. Vai trò.

• Phương pháp mới nhất để giúp nhóm

họp chính thức ra quyết định dựa trên công nghệ máy tính là: a. Kỹ thuật họp điện tử. b. Gửi thư điện tử. c. Quyết định bằng máy tính. d. Tất cả đều đúng.

4. Điểm yếu của ra quyết định nhóm đó

là: a. Tốn nhiều thời gian. b. Tăng áp lực tuân thủ trong nhóm. c. Trách nhiệm mơ hồ. d. Tất cả đều đúng.

• 5. Ba nhân viên từ các phòng ban

khác nhau trong tổ chức cùng đi ăn trưa thì có được coi là nhóm chính thức không? a. Đúng. b. Sai

6.Nhân viên không chỉ trích sếp của mình ở

nơi công cộng hay không nói chuyện bằng điện thoại quá lâu trong giờ làm việc là những ví dụ liên quan đến: a. Chuẩn mực. b. Địa vị. c. Đoàn kết. d. Vai trò.

• 7. Tiêu phí thời gian xã hội là một

hiện tượng thường xảy ra trong các tổ chức có nền văn hóa đề cao lợi ích cá nhân. a. Đúng. b. Sai.

• 8. Một nhóm khi làm việc phải tuân theo các

quy định và chính sách do ban giám đốc đề ra được coi là một ví dụ về…………………………..ảnh hưởng đến kết quả công việc và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm. a. Cấu trúc nhóm. b. Quy trình làm việc nhóm. c. Các điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến nhóm. d. Nguồn lực của các thành viên trong nhóm.

Đáp án: 1b, 2c, 3a, 4d, 5b, 6a, 7a, 8c

Thank You