Bài giảng Kiểm soát nội bộ Chương 4: Trần Thị Giang Tân

Chương IV

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TiỀN

Nội dung

 Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và

Mục tiêu kiểm soát

 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu

trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.

- Những thủ tục kiểm soát chung

- Những thủ tục kiểm soát cụ thể

 Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu

trình và biện pháp kiểm soát

ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH

Đặt hàng

Nhận hàng

Mua hàng

Tồn trữ

Nợ phải trả

Đặc điểm của chu trình

 Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến những tài sản nhạy cảm)  dễ bị tham ô, chiếm dụng

 Hàng tồn kho thường là khoản mục trọng yếu

(chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản)

Giai đoạn Đề nghị mua hàng

Gian lận và sai sót Gian lận, sai sót -Hàng mua không cần thiết ( không phù hợp nhu cầu..) -Hàng mua không đảm bảo chất lượng, giá mua cao -Đề nghị mua hàng trùng lắp

Xét duyệt mua hàng

-Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng

Chọn nhà cung cấp

-Thông đồng

Nhận hàng

-Không đúng (chủng loại, số lượng, chất lượng) -Biển thủ hàng (không nhập kho)

Bảo quản

-Hàng mua bị mất cắp hay suy giảm chất lượng

Theo dõi NPTrả

-Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền) -Không theo dõi hàng được giảm giá/ trả lại cho nhà cung cấp

Trả tiền

-Ghi nhận sai (niên độ, nhà cung cấp, số tiền) -Trả tiền khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ hạn

Mục tiêu kiểm soát

Mục tiêu kiểm soát chung  Sự hữu hiệu và hiệu quả  BCTC đáng tin cậy  Tuân thủ pháp luật và các quy định

Mục tiêu kiểm soát cụ thể  Quá trình mua hàng  Quá trình nhận hàng  Quá trình tồn trữ  Quá trình theo dõi nợ phải trả và thanh toán

Mục tiêu kiểm soát chung

 Hữu hiệu (mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy

cách)

 Hiệu quả (so sánh kết quả và các chi phí liên quan)  BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực tiền,

GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPTrả)

 Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, môi

trường, chi trả ngoại tệ, Thuế ..v.v….)

Hoạt động

kiểm soát ???

Khâu đặt hàng

Rủi ro

Mục tiêu kiểm soát - Mua hàng đúng chủng

- Hàng không đúng chủng

loại, quy cách

- Số lượng mua tối ưu - Chất lượng đạt yêu cầu - Giá hợp lý - Giá tối ưu - Thực sự có mua - Tuân thủ quy định

- Hàng mua không cần thiết - Mua hàng không đủ - Mua hàng thừa - Đề nghị mua hàng trùng lắp - Hàng kém chất lượng - Giá không hợp lý - Mất chiết khấu - Mua khống

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG

Phân chia trách nhiệm

Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận sử dụng? Tại sao?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG

Ủy quyền và xét duyệt

Cách thức xét duyệt

Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG

Kiểm soát chứng từ

Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này?

Mục đích đơn đặt hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG

Các thủ tục đặc biệt

Làm sao để mua hàng đúng giá?

Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG

Phân tích rà soát

Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG

 Soát xét nhà quản lý cấp cao?  Nhà quản lý có thể soát xát bằng cách gì?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG

Tất cả các giải pháp trên đã được các mục tiêu chưa? Có thể đề xuất các thủ tục bổ sung nào?

KSNB KHÂU NHẬN HÀNG

Rủi ro: - Nhận hàng không

đúng chủng loại

- Nhận hàng không

Mục tiêu kiểm soát: đúng hàng - Nhận chủng loại, quy cách - Nhận hàng đúng số

lượng

đúng số lượng - Hàng bị thất thoát - Hàng nhập

không

được ghi chép

- Nhập khống

- Hàng nhận an toàn - Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ nhập kho - Không nhập khống

TTKS KHÂU NHẬN HÀNG

= ???

Key controls

 Phân chia trách nhiệm  Ủy quyền và xét duyệt  Kiểm soát chứng từ  Bảo vệ tài sản  Phân tích rà soát  Các thủ tục khác

KS TỒN TRỮ

- Hàng tồn kho không bị thất thoát, tham ô hay sử dụng sai mục đích

- Hàng tồn kho bị thất thoát, tham ô, sử dụng sai mục đích

- Kiểm soát được tình trạng

- Hàng tồn kho bị hư hỏng,

MỤC TIÊU KS RỦI RO

- Hàng tồn kho được ghi chép chính xác trên sổ sách liên quan

- Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

- Hàng tồn kho được kiểm kê

- Không tuân thủ các quy

và phẩm chất HTK lỗi thời

- Tuân thủ các quy định liên

quan đến HTK

chính xác định

KiỂM SOÁT KHÂU TỒN TRỮ

- Bổ nhiệm thủ kho - Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp - Hạn chế tiếp cận kho - Mọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt - Giám sát nhập xuất kho - Ghi chép thẻ kho - Kiểm kê kho định kỳ và bất thường - Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên

KS KHÂU TỒN TRỮ

- Nguyên tắc FIFO - Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng - Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp - Kiểm kê kho định kỳ và bất thường - Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng

chậm luân chuyển

- Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp

KS GHI CHÉP

- Sử dụng các chứng từ cần thiết như Phiếu nhập, Phiếu xuất, Lệnh bán hàng và Phiếu giao hàng với biểu mẫu đầy đủ.

- Ghi chép kịp thời - Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận - Kiểm kê định kỳ và bất thường - Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên - Sử dụng máy tính

KS KHÂU TỔN TRỮ

 Soát xét của nhà quản lý cấp cao??

KS THANH TOÁN

- Quy định về luân chuyển chứng từ - Theo dõi chi tiết nợ phải trả - Lập phiếu đề nghị thanh toán - Đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ khác - Xét duyệt thanh toán và đánh dấu chứng từ gốc - Sử dụng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi

Rủi ro:

•Chi trả sai (thời điểm, nhà cung cấp, số tiền) •Trả tiền cho hàng không mua •Quay vòng chứng từ

Những thủ tục kiểm soát cụ thể