CHƢƠNG 5
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN
HÀNG – THU TIỀN
Mục tiêu
Sinh viên sẽ hiểu được: Những đặc điểm cơ bản của chu trình bán hàng
–thu tiền.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu áp dụng trong
chu trình.
1
Nội dung
Đặc điểm của chu trình,gian lận, sai sót và
Mục tiêu kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu
trình bán hàng – thu tiền.
- Những thủ tục kiểm soát cụ thể
Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu
trình và biện pháp kiểm soát
- Những thủ tục kiểm soát chung
Chấp nhận bán hàng
ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TiỀN
Giao hàng
Bán hàng
Nợ phải thu
Xóa sổ nợ phải thu
Thu tiền
2
Gian lận và sai sót
Giai đoạn Xử lý ĐĐH
Xét duyệt bán chịu
-Không xét duyệt -Xét duyệt không đúng
Giao hàng
-Không đúng (chủng loại, số lượng, địa chỉ) -Phát sinh thêm chi phí -Giao hàng khi chưa được duyệt
Lập HĐ
-Lập HĐ sai -Bán hàng nhưng không lập HĐ hay ngược lại
Theo dõi NPT
-Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền) -Đánh giá, trình bày, khai báo sai
Gian lận, sai sót -KH không được phê duyệt -Không có khả năng cung ứng -Sai trên hợp đồng, ĐĐH
Phƣơng pháp tiếp cận
Hàng bán đúng đối tƣợng
Mục tiêu
Rủi ro
Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán
Thủ tục
Xét duyệt bán hàng
3
MỤC TIÊU KiỂM SOÁT CHUNG
Sự hữu hiệu và hiệu quả
BCTC đáng tin cậy
Tuân thủ pháp luật và các quy định
Mục tiêu kiểm soát chung
Hữu hiệu (mục tiêu về doanh số, thị phần, tăng
Hiệu quả (kết quả nói trên và các chi phí liên quan) BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực doanh thu,
GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPThu)
Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, quản lý
trưởng)
4
HĐ, Giao hàng, Thuế có liên quan)
Mục tiêu KS cụ thể
Bán hàng : bán đúng khách hàng, bán đúng giá Thu tiền :
Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn) Ghi nhận và báo cáo Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu (đối với cả BPkế toán & BP bán hàng)
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Xử lý ĐĐH
Giao hàng
Đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm..
Lập HĐ và thu tiền
Xét duyệt đúng Bán đúng (giá, số lượng, khách hàng)
Quản lý NPThu
Tuân thủ pháp luật và quy định Thu đúng, thu đủ
5
Theo dõi chi tiết từng KH Thu nợ đúng hạn Lập dự phòng kịp thời và phù hợp
Rủi ro của quy trình
Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp
thời
Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp
thời
Ghi nhận & báo cáo : không….
Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền
Những thủ tục kiểm soát chung
-Phân chia trách nhiệm -Kiểm soát quá trình xử lý thông tin -Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Những thủ tục kiểm soát cụ thể
6
-Tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu đúng -Giao hàng và lập hóa đơn đúng -Thu tiền và quản lý nợ phải thu - Báo cáo trung thực
Những thủ tục kiểm soát chung
Bộ phận bán hàng # Bộ phận xét duyệt bán chịu Bộ phận thu tiền # Kế toán nợ phải thu Bộ phận bán hàng # Bộ phận thu tiền
Những thủ tục kiểm soát chung
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Kiểm soát người dùng, dữ liệu Kiểm soát chứng từ, sổ sách Ủy quyền và xét duyệt
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
7
Phân chia trách nhiệm
THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ
= ???
Key controls
TTKS TiẾP NHẬN ĐƠN ĐĂT HÀNG VÀ XÉT DUYỆT BÁN CHỊU
Mục tiêu:
TTKS
Chỉ bán cho các khách hàng
có thật và đủ tư cách
Bảo đảm tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng
- Xác minh người mua Đánh giá uy tín - Duyệt hạn mức tín dụng Phân tích tuổi nợ Đưa ra quy định nếu bán
hàng lần đầu
Có đủ hàng để giao theo yêu
cầu
Chỉ bán chịu cho các khách hàng có đủ khả năng thanh toán
- Đối chiếu ĐĐH với bảng giá - Xác nhận khả năng cung ứng - Xét duyệt bán chịu - Lập lệnh bán hàng
8
TTKS BÁN HÀNG
Mục tiêu: Bán đúng giá Giá bán đúng vói bảng giá
bán
của công ty
Cập nhật giá
TTKS Phê duyệt giá
Tính toán chính xác số tiền
KS độc lập
khách hàng phải tra
mới
TTKS
TTKS GIAO HÀNG
Mục tiêu
Lập hóa đơn đầy đủ cho các
Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng
Giao hàng đúng chủng loại, quy cách và số lượng, đúng thời gian
9
trường hợp đã giao hàng
TTKS giao hàng và lập hóa đơn
- Lập chứng từ giao hàng (PXK, PGH)
chứng từ giao hàng, ký bao bì giao nhận hàng
- Khách hàng ký duyệt mẫu hàng, ký tên lên
- Lập HĐ trên cơ sở CTGH, ĐĐH - Kiểm tra độc lập HĐ trước khi gửi
H T CHỨNG TỪ
Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Hoá đơn Phiếu thu/Báo có ngân hàng
10
TTKS NỢ PHẢI THU
TTKS
Mục tiêu:
??? Theo dõi đầy đủ, chính xác
nợ phải thu
Các khoản phải thu không bị
chiếm dụng
TTKS NỢ PHẢI THU
TTKS
Mục tiêu
????
Lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý
11
Chỉ xóa sổ những khoản nợ thật sự khó đòi
KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG
= ???
Key controls
TTKS HÀNG BỊ TRẢ LẠI Thủ tục kiểm soát
-Sử dụng chứng từ
MUC TIÊU - Hàng bị trả lại là
đúng
-Quy định người xét
riêng
- Ghi nhận đúng dể không làm sai lệch công nợ
duyệt và thủ tục thực
12
hiện
KSNB CHU TRÌNH DOANH THU THU TIỀN
Rủi ro - Tiền thu bị chiếm đoạt - Tiền thu bị chiếm dụng - Sổ sách ghi chép không chính xác và đầy đủ Mục tiêu kiểm soát - Tiền được thu đủ - Tiền được thu kịp thời - Sổ sách ghi chép chính xác, đầy đủ và kịp thời
TTKS THU TIỀN
= ???
Key controls
Phân chia trách nhiệm Ủy quyền và xét duyệt Kiểm soát chứng từ Kiểm tra độc lập Bảo vệ tài sản Phân tích rà soát Các thủ tục khác
13
TTKS THU TiỀN VÀ NỢ PHẢI THU
- Khuyến khích KH nhận biên lai - Tách biệt thủ quỹ và kế toán - Đối chiếu cuối ngày thủ quỹ - kế toán - Khuyến khách KH chuyển khoản - Theo dõi chi tiết nợ phải thu KH - Nhắc nợ và đối chiếu công nợ thường xuyên - Phân tích NPThu, Hàng bán bị trả lại/Nhân viên - Lập bảng phân tích tuổi nợ
TTKS GHI NHÂN VÀ BÁO CÁO
- Ban hành chính sách lập dự phòng NPT khó đòi - Ban hành chính sách xóa sổ NPT - Phân tích DP NPT, Nợ xóa sổ/Nhân viên - Trình bày và khai báo NPT - Lập bảng chỉnh hợp NPT
14
TTKS thu tiền bán hàng
TTKS Tiền thu bán hàng tránh bị lạm dụng :
Định kỳ đối chiếu công nợ Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền
TTKS để giảm sai sót trong ghi chép nghiệp vụ Các chứng từ bán hàng đều chuyển về KT ghi chép Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng
Một số gian lận thƣờng gặp và Biện pháp kiểm soát tƣơng ứng
Gian lận
Biện pháp kiểm soát
- Xây dựng chính sách bán hàng và chính sách bán chịu - Tách biệt người BH và người xét duyệt/thay đổi giá, CK
Xét duyệt bán hàng (bán giá thấp, cho hưởng CK thương mại không đúng, bán cho KH không có khả năng thanh toán)
Biển thủ tiền bán hàng thu được
-Nhân viên giám sát/camera -Đăng nhập/Thoát trên máy bán hàng -Đường dây nóng
Thủ thuật gối đầu (lapping)
-Đối chiếu công nợ thường xuyên -Kế toán nợ phải thu không được quyền xóa sổ NPT
15
Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền
Kết thúc!!!
16
