TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM
Khuôn mẫu lý thuyết
Kiểm soát nội bộ
GV: Ngô Ngọc Linh
Mục tiêu
• Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học có
thể: – Giải thích tầm quan trọng và các nhân tố thuộc môi trường
kiểm soát.
– Nêu vai trò và các nội dung cơ bản của việc đánh giá rủi
ro, bao gồm việc nhận dạng, phân tích rủi ro và quản trị sự thay đổi.
– Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động
kiểm soát cơ bản trong tổ chức.
– Giải thích vai trò và các nội dung của thông tin và truyền
thông.
– Trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức. – Nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong
việc tổ chức và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ.
2
Nội dung
• Môi trường kiểm soát • Đánh giá rủi ro • Các hoạt động kiểm soát • Thông tin và truyền thông • Giám sát
3
Phần 1 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Khái niệm
• Môi trường kiểm soát
phản ảnh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
5
Quy định
Ý thức
Môi trường kiểm soát Các hoạt động kiểm soát
6
Các nhân tố
7
• Tính trung thực và các giá trị đạo đức • Cam kết về năng lực • Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán • Triết lý quản lý và phong cách điều hành • Cơ cấu tổ chức • Phân định quyền hạn và trách nhiệm • Chính sách nhân sự
Tính trung thực và các giá trị đạo đức
• Trung thực và các giá trị đạo đức giúp:
– Mang lại uy tín cho doanh nghiệp. – Giúp doanh nghiệp phát triển bền vững khi giải quyết hài
hòa lợi ích với xã hội và các bên khác.
– Tác động đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát trong
tổ chức.
• Trung thực và các giá trị đạo đức cần:
– Loại trừ các áp lực (động cơ) và cơ hội dẫn đến gian lận – Xây dựng và hướng dẫn về đạo đức
8
Tại sao anh ta gian lận?
Áp lực Cơ hội Thiếu hiểu biết
Mục tiêu phi thực tế Tiền thưởng theo công việc… Kiểm soát yếu kém Kỷ luật không nghiêm minh…
Điều chỉnh mục tiêu Khen thưởng hợp lý
Tăng cường kiểm soát Kỷ luật nghiêm minh
Ban hành hướng dẫn Làm gương cho NV
Nghĩ như vậy là tốt Không biết cách xử lý sự mâu thuẫn lợi ích..
9
Điều lệ về đạo đức kinh doanh CÔNG TY XYZ
• Sự xác thực và đầy đủ của sổ sách và báo cáo kế toán
• Mâu thuẫn quyền lợi
• Ưng xử với viên chức Nhà nước, khách hàng và nhà
cung cấp
• Đóng góp chính trị
• Quy định về thực hiện
10
Cam kết về năng lực
• Cam kết về năng lực là người quản lý đặt yêu cầu các nhân viên đủ năng lực cho công việc được giao.
• Cam kết về năng lực giúp: – Đáp ứng mục tiêu KSNB – Đảm bảo thực hiện các yêu cầu của thủ tục kiểm soát
• Cam kết về năng lực cần:
– Phải cụ thể hóa năng lực thành các yêu cầu về kiến
thức và kỹ năng cho mỗi công việc cụ thể
– Cần cân bằng giữa chi phí và lợi ích
11
12
Các thủ tục kiểm soát chỉ thực hiện được khi nhân viên đủ năng lực
Triết lý quản lý & phong cách điều hành
Cách thức nhà quản lý: 1/ Tổ chức kênh thông tin 2/ Thay đổi nhân sự quản lý…
Quan điểm của nhà quản lý về: 1/ Mức độ chấp nhận rủi ro 2/ Báo cáo tài chính 3/ Lựa chọn chính sách kế toán…
Tác động khác nhau đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát
Triết lý quản lý Phong cách điều hành
13
Bài tập
• Hùng nhận tư vấn tổ chức hệ thống KSNB cho công ty ABC. Dựa trên hệ thống này tại công ty X đã áp dụng rất thành công, Hùng đưa vào công ty ABC và hoàn toàn thất bại. Công ty X và công ty ABC cùng ngành nghề kinh doanh và quy mô tương đương. • Tại sao?
14
Hội đồng quản trị & UB kiểm toán
• HĐQT và UBKT giúp:
– Tạo lập môi trường kiểm soát tốt – Giám sát ban quản lý • HĐQT và UBKT cần: – Năng lực và tận tâm – Có một số hợp lý các thành viên bên ngoài
(không phải là nhà quản lý)
15
Cơ cấu tổ chức
• Cơ cấu tổ chức giúp:
– Cung cấp khuôn khổ trong đó hoạt động của tổ chức được lập
• Cơ cấu tổ chức cần:
kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát.
động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp.
• Cơ cấu tổ chức khác nhau tùy theo quy mô và đặc điểm
của tổ chức
• Cơ cấu tổ chức thúc đẩy hoặc hạn chế việc thực hiện
các hoạt động kiểm soát.
– Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt
16
Sơ đồ tổ chức
17
Bài tập
• Bạn nghĩ sao nếu sơ đồ tổ chức ở slide
trước được thay đổi như sau: – Bộ phận Kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội
đồng quản trị.
– Kế toán trưởng có trách nhiệm báo cáo cho
Giám đốc kinh doanh
18
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
• Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.
• Có hai khuynh hướng là tập quyền và phân quyền, mỗi phương hướng đều có ưu nhược điểm, ảnh hưởng đến KSNB.
19
Ưu điểm Nhược điểm
Ưu điểm Nhược điểm
Tập quyền Phân quyền
Giải pháp?
Giải pháp?
20
Chính sách nhân sự
• Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh
nghiệp về: tính trung thực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên
• Biểu hiện qua: tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật.
21
Bài tập
Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Cam kết về năng lực Chính sách nhân sự
Triết lý quản lý và phong cách điều hành
22
Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ
Tự suy nghĩ 1. Việc duy trì môi trường kiểm soát có cần thiết cho tổ chức có quy mô vừa hoặc nhỏ? 2. Các nhân tố của môi trường kiểm soát có gì thay đổi khi áp dụng cho tổ chức có quy mô vừa hoặc nhỏ?
23
Phần 2 ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Đánh giá rủi ro
• Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro.
25
Xác định mục tiêu
Kiểm soát nội bộ
Phân tích rủi ro
Quản trị rủi ro
Nhận dạng rủi ro
26
Xác định mục tiêu
Mục tiêu
Mục tiêu
Mục tiêu
Mục tiêu
Rõ ràng Hoạt động Toàn tổ chức Tài chính
BCTC
Ngầm hiểu Tuân thủ Phi tài chính Từng bộ phận
27
• Hiệu lực và hiệu quả các
Mục tiêu
hoạt động
• Thay đổi theo sự lựa chọn của nhà quản lý
• Gắn với nhiệm vụ cơ bản
của đơn vị
• Ảnh hưởng đến phân bổ
nguồn lực
• Tuân thủ quy định và
pháp luật
Hoạt động
• Phụ thuộc vào tiêu chuẩn bên ngoài
• Tránh các nghĩa vụ
pháp lý
• Báo cáo tài chính đáng
Tuân thủ
tin cậy
• Phụ thuộc vào tiêu chuẩn bên ngoài
• Tăng khả năng huy động nguồn lực
BCTC
28
Giao thoa giữa các mục tiêu
Mục tiêu hoạt động Tính hiệu quả của hoạt động
BCTC phản ảnh đúng tình hình tài sản và kết quả hoạt động
Bảo vệ tài sản Mục tiêu BCTC
29
Mục tiêu bộ phận • Xuất phát từ mục tiêu chung
Mục tiêu toàn đơn vị • Cần thiết lập một cách rõ ràng thông qua chính sách hay hướng dẫn chung.
nhưng mang những đặc điểm riêng biệt ở mức độ bộ phận • Cần có sự nhất quán giữa mục
tiêu chung và mục tiêu bộ phận • Phải truyền đạt đến từng nhân viên, người quản lý và ban giám đốc
• Để đảm bảo tính đầy đủ của mục tiêu : cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối
• Cần có sự kết hợp giữa nhà
• Cần có sự tương quan và nhất quán với chiến lược chung • Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với mục tiêu chung toàn đơn vị
quản lý các cấp trong việc xây dựng mục tiêu
Chiến lược
Mục tiêu toàn đơn vị Ngân sách KH Kinh doanh
Mục tiêu các bộ phận
31
Bài tập
• Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty A được giao nhiệm vụ đánh giá rủi ro. Công tác … dựa trên các … đã được xác định bởi các cấp quản lý. Các mục tiêu… liên quan đến … phát triển, các … dài hạn và ngắn hạn cũng như … của công ty. Năm nay, công ty dự kiến sẽ tăng doanh thu lên 30% chủ yếu nhờ thâm nhập vào thị trường Nga, một thị trường mới đầy hứa hẹn. Ngoài ra, công ty cũng đề ra các mục tiêu về … và …, khắc phục những trường hợp vi phạm quy định xuất khẩu thủy sản cũng như các lỗi về khấu hao trên báo cáo tài chính năm trước.
• Từ … nói trên, các bộ phận trong công ty thiết lập … của mình.
Phòng kinh doanh xác định năm nay phải tuyển thêm một nhân viên đã từng kinh doanh với đối tác Nga, trong khi bộ phận sản xuất đặt nhiệm vụ phải hoàn thành sớm phân xưởng 4. Điều này phải được phản ảnh trong … của công ty để có tiền thực hiện các kế hoạch trên.
32
Nhận dạng rủi ro
• Rủi ro là những sự kiện làm suy giảm mục tiêu
33
Nhận dạng rủi ro
Rủi ro
Rủi ro
Rủi ro
Sự thay đổi
Bên trong Hoạt động Toàn đơn vị
BCTC
Bên ngoài Tuân thủ Từng bộ phận
34
Rủi ro về hoạt động
• Không đạt được mục tiêu hoạt động cũng như
cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài
• Tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng: mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại…
35
Rủi ro về tuân thủ
• Vi phạm pháp luật VN • Vi phạm pháp luật quốc tế • Vi phạm các quy định
36
Rủi ro về BCTC
• Tài sản không có trên thực tế. • Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. • Đánh giá không đúng giá trị tài sản và các
khoản công nợ.
• Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ. • Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn
mực kế toán…
37
Rủi ro toàn đơn vị
Nhân tố tác động đến rủi ro
Nhân tố bên ngoài Nhân tố bên trong
Thay đổi trong nhu cầu KH
Năng lực nhân viên
Sự phát triển của kỹ thuật Hệ thống thông tin
Thay đổi người quản lý
Chiến lược hoặc hoạt động của đối thủ cạnh tranh
Quy định của luật pháp
Bản chất hoạt động doanh nghiệp và khả năng nhân viên tiếp cận tài sản Thảm họa thiên nhiên
Thay đổi trong nền kinh tế… Năng lực Hội đồng quản trị/Uỷ ban kiểm toán…
38
Rủi ro ở các bộ phận
• Rủi ro ở các bộ phận/hoạt động liên quan đến
việc thực hiện mục tiêu của bộ phận/hoạt động đó: – Bộ phận bán hàng – Bộ phận sản xuất – Bộ phận cung ứng – Bộ phận kế toán…
39
Bài tập
Tình huống
Loại RR Cấp độ RR Nguồn gốc
RR
Hoạt động Toàn ĐV
Bên ngoài
Tỷ giá biến động bất lợi cho mục tiêu tăng doanh thu
Chuẩn mực kế toán mới về báo cáo hợp nhất có hiệu lực năm nay
Kho hàng chật nên không đáp ứng được kế hoạch tăng sản lượng
Thanh tra môi trường lên kế hoạch kiểm tra các doanh nghiệp
Hai nhân viên có kinh nghiệm ở phòng kinh doanh sẽ nghỉ năm nay
Thêm nhiều doanh nghiệp mới trong ngành được thành lập
40
Phương pháp nhận dạng rủi ro
• Các phương pháp nhận dạng rủi ro:
– Các kỹ thuật phân tích như PEST, 5 F, 7 S… – Thông qua việc nghiên cứu định kỳ sự thay đổi của nền kinh tế, ngành nghề có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức
– Thông qua công tác lập kế hoạch chiến lược, dự toán
ngân sách…
• Cần tách biệt quá trình nhận dạng với quá trình
phân tích rủi ro
41
Mô hình PEST
• Mô hình PEST
– Yếu tố chính trị - Political influences – Yếu tố kinh tế - Economic influences – Yếu tố xã hội – Social influences – Yếu tố kỹ thuật – Technological influences
42
Mô hình 5 F
Các đối thủ tiềm năng
Các đối thủ mới
Khả năng ảnh hưởng về giá
Nhà cung cấp
Khách hàng
Cạnh tranh của đối thủ trong ngành
Khả năng ảnh hưởng về giá
Sản phâm mới
Sản phẩm thay thế
43
Mô hình 7 S
• Mô hình 7S đánh giá các yếu tố bên trong:
– Chiến lược kinh doanh – Strategy – Hệ thống – System – Cơ cấu– Structure – Nhân viên– Staff – Các giá trị chia sẻ - Shared values – Các kỹ năng – Skills – Cung cách kinh doanh - Styles
44
Bài tập
Rủi ro
PEST
5 F
7 S
Khách hàng không trung thành với công ty
Nhà nước sẽ đưa ra các chính sách hạn chế đầu tư vào ngành
Khách hàng của công ty là những nguời trẻ tuổi, hiện đang chiếm đa số trong dân số Việt Nam
Công nghệ mới thay đổi rất nhanh
Công ty là doanh nghiệp nhà nước phải tuân thủ các quy định về chính sách lao động
Các hình thức điện thoại internet miễn phí ngày càng phát triển
Ngành di động đòi hỏi đầu tư hạ tầng cao
45
Phân tích rủi ro
Phân tích rủi ro
Mức độ thiệt hại
Khả năng xảy ra
46
Quản trị rủi ro
• Dựa trên kết quả của việc phân tích rủi ro, tuy nhiên đây là một phần của quy trình quản lý không thuộc về KSB • Quản trị rủi ro bao gồm:
– Lựa chọn chiến lược đối phó – Xem xét quan hệ lợi ích chi phí – Xem xét quan hệ với mức rủi ro chấp nhận được
• Lưu ý khả năng biến rủi ro thành cơ hội
47
Lựa chọn chiến lược đối phó rủi ro
Tránh né/Kiểm soát
Chuyển giao
Mức độ thiệt hại
Khả năng xảy ra
Kiểm soát
Chấp nhận
48
Quản trị sự thay đổi
• Sự thay đổi là nguồn gốc rủi ro. Quản trị sự thay
đổi là một phần của đánh giá rủi ro. • Cần có cơ chế nhận dạng sự thay đổi: – Thu thập, xử lý và báo cáo thông tin – Phân tích các nguyên nhân tiềm ẩn sự thành công
hay thất bại của các mục tiêu
• Quá trình phân tích và đưa ra cách đối phó
tương tự như đánh giá và quản trị rủi ro đã trình bày
49
Quản trị sự thay đổi
• Các trường hợp đặc biệt cần quan tâm:
– Sự thay đổi môi trường hoạt động – Nhân sự mới – Hệ thống thông tin mới/ nâng cấp hệ thống thông tin – Tăng trưởng nhanh chóng – Kỹ thuật mới – Dòng sản phẩm mới, hoạt động mới – Tái cấu trúc công ty – Những hoạt động ở nước ngoài
50
Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ
Tự suy nghĩ 1. Việc đánh giá rủi ro có cần
thiết cho tổ chức vừa và nhỏ không khi hoạt động của tổ chức này khá đơn giản? 2. Liệu có một cơ chế thích cho tổ chức có quy mô vừa và nhỏ để đánh giá rủi ro?
