Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối công việc

KHÓA HỌC

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC

Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

MỤC TIÊU

Giúp học viên có thể:

 Truyền đạt được các mục tiêu công việc đến các

 Lập kế hoạch một cách hiệu quả

 Hiệu quả trong giám sát thực hiện công việc

thành viên nhóm

 Biết cách báo cáo tiến độ công việc và kết quả cho

người quản lý

 Giải quyết các vấn đề xảy ra trong nhóm và hỗ trợ các

thành viên nhóm trong quá trình thực hiện công việc

NỘI DUNG

① Lập kế hoạch công việc

② Điều phối thực hiện công việc

③ Quản lý nhóm hiệu quả

CHIA NHÓM – GIỚI THIỆU – CHẤM ĐIỂM

CHIA NHÓM

GIỚI THIỆU

• Đặt tên Nhóm.

• Tên & Logo của Nhóm.

• Thiết kế Logo của Nhóm.

• Ý nghĩa tên Nhóm.

• Bầu Trưởng nhóm.

• Mong đợi của nhóm.

1.

LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

CÁN BỘ GIÁM SÁT CHUYÊN NGHIỆP HỌ LÀ AI?

• Là một trưởng nhóm

• Là một người quản lý

• Là một người kết nối

• Là một giáo viên

• Là một chuyên gia huấn luyện

• Là một y tá

• Là một thanh tra

HỌ CẦN NHỮNG KỸ NĂNG GÌ?

• Hoạch định công việc

• Giao tiếp

• Ủy quyền

• Động viên nhân viên

• Giải quyết vấn đề

• Kiểm tra đánh giá

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ

Lập kế hoạch là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó

VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

• Chủ động với thay đổi và bất định

• Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi

• Cải thiện hiệu quả các công việc

• Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ

• Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát

• Để quản lý thời gian hiệu quả hơn

• Tạo lập cân bằng trong cuộc sống

Được

Thấy

Làm

THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG

Quá trình sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế)

Quá trình Sáng tạo về mặt vật chất (xây)

ĐÂU LÀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ?

Lãnh đạo và Quản lý

NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH

• Thiết lập mục tiêu

• Xác lập thứ tự ưu tiên

• Lập kế hoạch triển khai

• Sử dụng thời gian

THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

• Mục đích là những gì bạn hướng tới nó bao gồm tầm nhìn và lý do bạn định làm một việc gì đó. Mục đích chính là đích đến.

• Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà bạn cần phải

đạt được trên con đường hướng tới đích của bạn.

• Mục đích quan trọng hơn mục tiêu bởi vì nếu đạt được mục tiêu đúng nhưng sai hướng thì cũng vô nghĩa. Bạn phải xác định câu hỏi “Tôi đi về đâu trước khi tôi đi như thế nào?”

TẠI SAO PHẢI THIẾT LẬP MỤC TIÊU?

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Mục Đích

Mục Tiêu

bệnh tật gì nghiêm trọng

• Có sức khỏe tốt • Thân hình cân đối, không có

• Tài chính tốt

• Thu nhập năm 2014 đạt mức

10tr/tháng

• Được phát triển

• Năm 2014 có một căn nhà riêng

• Tài sản • Năm 2014 được học lớp nguồn

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU CỦA BẠN

Mục Đích Của Bạn

Mục Tiêu Của Bạn

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU THEO TIÊU CHUẨN SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Đo lường được

Attainable: Mục tiêu phải có khả năng đạt được

Realistic: Mục tiêu phải thực tế

Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian

SPECIFIC: CỤ THỂ

Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một mục tiêu phải thật cụ thể, chi tiết. Bạn phải nói rõ bạn thực sự muốn gì? • Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có • Nó có ý nghĩa thế nào với bạn • Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phận

của bạn

• Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận được

hay không?

MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

giá được bằng định lượng.

• Mục tiêu của bạn phải đánh

• Ta phải

đánh dấu hoặc đo đếm được kết quả theo một cách nào đó

ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC

• Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng

• Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức

• Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng,

• Phù hợp với nguồn lực hiện có

tài năng của bạn.

• Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc

REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ

• Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnh

điểm yếu của bạn.

• Mục tiêu phải phù hợp với những cơ

• Mục tiêu phải có tính thiết thực.

hội và thách thức mà bạn đang có.

khách quan

• Bạn phải định nghĩa được thực tế

TIME – BASED: MỤC TIÊU PHẢI CÓ THỜI GIAN

• Quá trình thực hiện của bạn phải

• Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạch

có khung thời gian.

• Nếu không đặt ra thời hạn thì mục tiêu của ta chỉ là ý định chứ không phải cam kết

• Chúng ta có thể điều chỉnh kỳ

hoàn thành

hạn nếu như không đạt được.

ỨNG DỤNG SMART

Xây dựng tiêu chuẩn SMART vào công việc và bộ phận của bạn

XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN

XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN LÀ GÌ?

GIÁ TRỊ LÀ GÌ?

Hành động Thái độ Kỳ vọng Niềm tin Giá trị

VÌ SAO PHẢI XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN?

80/20

20%

80%

QUẢN TRỊ THỜI GIAN

THỜI GIAN BẠN DÙNG ĐỂ LÀM GÌ?

Nhật ký thời gian

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Không khẩn cấp

Khẩn cấp

I

II

Quan trọng

III

IV

Không quan trọng

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Không khẩn cấp II

Khẩn cấp I  Khủng hoảng  Các vấn đề cấp bách  Các dự án đến hạn  Công việc tồn đọng

Quan trọng

 Làm việc trong chiến lược  Tìm kiếm cơ hội  Lập kế hoạch  Xây dựng mối quan hệ  Trao quyền  Nghỉ ngơi thực sự

IV

III

 Các việc đột xuất  Thư từ, email  Họp hành  Các vấn đề cấp bách  Các hoạt động ưu thích

 Các công việc vô bổ  Điện thoại  Tán gẫu  Hoạt động giải trí  Những việc lãng phí thời gian  Thư từ không liên quan

Không quan trọng

KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

II

I

Quan trọng

Kết quả:  Căng thẳng.  Kiệt sức mệt mỏi.  Bận rộn công việc.  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.  Quản trị khủng hoảng.  Luôn phải chữa cháy.

IV

III

Không Quan trọng

KHÔNG KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

I

II

Quan trọng

Kết quả:  Tầm nhìn, viễn cảnh.  Cân bằng.  Sống có kỉ luật.  Chủ động.  Quan hệ tốt.  Ít khủng hoảng.

III

IV

Không quan trọng

KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG

Khẩn cấp

Không khẩn cấp II

I

Quan trọng

IV

III

Không quan trọng

Kết quả:  Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.  Xử lý khủng hoảng.  Tìm cách háo danh.  Công việc vụn vặt.  Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.  Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.  Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

KHÔNG KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

I

II

Quan trọng

III

IV

Không quan trọng

Kết quả: Vô trách nhiệm. Bị đuổi việc. Tách rời công việc. Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về tổ chức về những điều cơ bản.

LÀM VÀ ĐƯỢC

Được ít

Được nhiều

Làm nhiều

Làm nhiều Được ít

Làm nhiều Được nhiều

Làm ít

Làm ít Được ít

Làm ít Được nhiều

THÍ NGHIỆM QUẢN TRỊ THỜI GIAN

BÀI TẬP CHO BẠN

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W+H

WHAT

WHO

WHY

HOW

WHERE

WHEN

KHÁI NIỆM

• Là sử dụng phương pháp đặt câu hỏi để hoạch định

công việc

• Có được cái nhìn tổng thể khi lập kế hoạch

• Phát huy và sử dụng năng lực tư duy của con người.

• Ứng dụng được trong mọi hoạt động, mọi cấp độ từ

tổ chức – bộ phận – cá nhân

WHAT? - CÁI GÌ?

• Nội dung công việc đó là gì?

• Tôi cần phải làm gì?

• Các bước công việc là gì?

• Tôi có các nguồn lực gì?

• Sự mong đợi là gì?

• Tôi cần những thông tin gì?

• Tôi cần các kỹ năng gì?

WHY? - TẠI SAO?

• Tại sao tôi phải làm công việc này?

công ty của tôi?

• Nó có ý nghĩa thế nào đối với tôi, bộ phận của tôi và

của tôi và công ty của tôi?

• Nó có tầm quan trọng như thế nào đối với tôi, bộ phận

• Nếu tôi không làm thì hậu quả sẽ như thế nào?

WHEN? - KHI NÀO?

• Công việc này có khẩn cấp và quan trọng không? • Công việc này có phải rất quan trọng nhưng không

• Công việc này khẩn cấp nhưng không quan trọng? • Công việc này vừa không khẩn cấp vừa không

khẩn cấp?

quan trọng?

thế nào?

• Tôi cần bao nhiêu thời gian để làm việc này? • Các hoạt động được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên như

WHO? – AI?

• Ai làm việc đó?

• Ai là người kiểm tra?

• Ai sẽ là người hỗ trợ?

• Ai là người chịu trách nhiệm?

• Ai là người cần biết các thông tin?

WHERE? - Ở ĐÂU?

• Công việc đó thực hiện tại đâu?

• Giao hàng tại địa điểm nào?

• Nguồn cung ứng được lấy từ đâu?

• Kiểm tra tại bộ phận nào?

HOW? - NHƯ THẾ NÀO?

• Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì?

• Tiêu chuẩn là gì?

• Có bao nhiêu bước thực hiện?

• Phương pháp là gì?

• Báo cáo, liên lạc trao đổi thông tin như thế nào?

• Kỹ năng vận hành thiết bị là gì?

THỰC HÀNH 5W+H

Các nhóm thực hành xây dựng bản kế hoạch công việc 5W+H

NHỮNG MÔ HÌNH LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

TẦM NHÌN

SỨ MỆNH

MỤC TIÊU

CÁC CHIẾN LƯỢC

KẾ HOẠCH

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

1 Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

Nhận diện các vai trò

3 Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò

Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

Đánh giá

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

2.

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU

• Gặp gỡ riêng từng người

• Tổ chức một cuộc họp

TỔ CHỨC CUỘC HỌP

• Xác định mục đích cuộc họp

• Xác định những nguyên tắc họp

• Mời thành phần tham gia

• Trình bày nội dung cuộc họp

• Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến

• Các thành viên cam kết

• Thống nhất mục tiêu

THÀNH PHẦN THAM GIA

• Người giao nhiệm vụ

• Người thực hiện

• Những người cần biết

• Người hỗ trợ

GẶP GỠ RIÊNG

• Nhà quản lý lập kế hoạch gặp riêng từng người

• Đề nghị nhân viên trình bày ý kiến của mình

• Xác định “Đúng” kết quả

• Giao việc cụ thể

• Chỉ tập trung vào kết quả chứ không phải

phương pháp

• Cam kết

• Hỏi lại nhân viên xem họ đã hiểu chưa

PHẦN BỔ NGUỒN LỰC

• Thiết bị

• Tài chính

• Thông tin

• Công nghệ

• Thời gian

• Con người

GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

• Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho một người với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao.

• Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí • Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể

• Những hình thức giao việc:

• Quyền tự quyết • Khả năng kiểm soát

• Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản:

QUY TRÌNH GIAO VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

1. Rà soát lại các công việc. 2. Chọn việc để giao. 3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc. 4. Lựa chọn người thích hợp. 5. Giao việc. 6. Hướng dẫn. 7. Theo dõi thực hiện. 8. Đánh giá kết quả.

LỢI ÍCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

• Tiết kiệm được thời gian

• Giảm được căng thẳng

• Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên

LỰA CHỌN CÔNG VIỆC

• Phân tích thời gian

• Phân chia công việc

• Cân nhắc những nhân tố quan trọng

• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

• Dự kiến thời gian thực hiện

• Quyết định cuối cùng

• Phân nhóm công việc

HIỂU RÕ TRÁCH NHIỆM

• Bạn phải xác định rõ công việc cần thực hiện, người

được phân công hiểu rõ công việc được giao.

• Công việc cần được giao thật cụ thể với từng người để

tránh chồng chéo.

• Tất cả mọi thành viên của một nhóm cần phải chịu

trách nhiệm về kết quả của công việc.

LỰA CHỌN ĐÚNG NGƯỜI

• Bạn cần phải chọn người phù hợp

• Hãy thật khách quan đừng để định kiến hay những lệch việc chọn

• Cần phải đánh giá dựa trên kinh nghiệm và năng lực

ấn tượng không tốt của bạn làm sai người thực hiện.

• Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên của bạn.

chuyên môn của người được chọn.

BÁO CÁO – LIÊN LẠC – BÀN BẠC

CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI BÁO CÁO

• Báo cáo lúc nào?

• Báo cáo cho ai?

• Báo cáo cái gì?

• Nguyên tắc báo cáo?

• Hình thức báo cáo?

NGUYÊN TẮC KHI THỰC HIỆN BÁO CÁO

• Hiểu mục đích và vai trò của mình trong việc báo cáo

• Báo cáo chính xác và nhanh chóng

• Báo cáo một cách súc tích, thông tin không thừa,

• Đối với những thông tin xấu, những than phiền, kết quả xấu, để giảm thiệt hại => Không che dấu – báo cáo ngay!

• Báo cáo cho người đã ra chỉ thị

không thiếu

• Báo cáo bắt đầu bằng kết quả: Quy trình, giải thích,

biện mình ..v..v.. Nếu cần thiết để sau.

CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI LIÊN LẠC

• Liên lạc với ai?

• Liên lạc như thế nào?

• Liên lạc khi nào?

• Cần chú ý gì khi liên lạc

NGUYÊN TẮC KHI LIÊN LẠC

• Đối với những liên lạc hoặc lời nhắn khẩn thì phải truyền

• Ý thức về sự khác nhau giữa “truyền tin” và “liên lạc”: Người nhận có hiểu thông tin một các chính xác không là điều quan trọng nhất, không phải là vấn đề bạn dự định nói gì.

đạt lại ngay lập tức: “Có liên lạc gấp về vấn đề…”

người cần được liên lạc đã được chuyển tải đầy đủ

• Chú ý không để liên lạc bị thiếu sót: Tất cả các thông tin và