Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc

KHÓA HỌC

GIẢNG VIÊN NGUYỄN TUẤN ANH Chuyên gia Tư vấn và Đào tạo Tổ chức & Doanh nghiệp

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

CHÚC CÁC BẠN MỘT NGÀY VUI VẺ VÀ HỌC TẬP HIỆU QUẢ!

CHIA SẺ

1. KHÓ KHĂN LỚN NHẤT MÀ BẠN ĐANG GẶP PHẢI LÀ GÌ?

2. TẠI SAO BẠN THAM DỰ KHÓA

HỌC NÀY?

3. BẠN MONG ĐỢI ĐIỀU GÌ?

CHIA SẺ TỪ TRÁI TIM

MỤC TIÊU

Sau khóa học, học viên sẽ:

 Giúp cho học viên nắm vững được một số kiến thức cơ bản về Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc hiệu quả.

 Giúp cho học viên luôn luôn tự tin với khả năng lập kế hoạch của mình.

 Giúp cho học viên học hỏi được một số kỹ năng quan trọng.

NỘI DUNG

PHẦN I: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

PHẦN II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

• Phương pháp lập kế hoạch khoa học và chuyên nghiệp hơn

để tổ chức công việc, quản lý nhân sự tốt hơn

• Lập kế hoạch dài hạn và có chiến lược hơn • Trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp • Làm cách nào để đạt được mục tiêu trong bản kế hoạch một

cách nhanh chóng và hiệu quả?

KHÓ KHĂN VÀ MONG MUỐN

THÓI QUEN LÀ GÌ?

TINH THẦN THIẾT KẾ

VẬT CHẤT THI CÔNG

SÁNG TẠO HAI LẦN

BỨC TRANH TOÀN CẢNH VỀ TỔ CHỨC

Sản phẩm

Luật

Hệ thống

Truyền thông

Dòng tiền

ĐỊNH HƯỚNG

QUẢN TRỊ LÀ GÌ?

là khoa học và nghệ thuật Quản trị hoàn thành công việc thông qua người khác, bằng cách tổ chức và điều khiển công việc của họ.

ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ

1. Lên kế hoạch

2. Tổ chức các nguồn lực

Lãnh đạo

4. Đánh giá công việc

4 CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

4 CÔNG VIỆC QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

• Tuyển dụng

• Sắp xếp

• Động viên

• Phát triển

KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

“Là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó”.

Theo bạn vì sao chúng ta cần phải làm tốt công tác lập kế hoạch?

SUY NGẪM

• Chủ động với thay đổi và bất định • Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi • Cải thiện hiệu quả các công việc • Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ • Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát • Để quản lý thời gian hiệu quả hơn • Tạo lập cân bằng trong cuộc sống

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH?

Được

Thấy

Làm

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

XÁC LẬP MỤC TIÊU

THU THẬP THÔNG TIN

LẬP PHƯƠNG ÁN

ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN

LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN

Mục đích là gì?

Mục tiêu là gì?

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU: PHƯƠNG PHÁP SMART

Specific: Mục tiêu có cụ thể không?

Measuable: Mục tiêu có đo lường được không?

Attainable: Mục tiêu có đạt được không?

Realistic: Mục tiêu có thực tế không?

Time – Based: Mục tiêu có thời hạn cụ thể không?

CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W1H

What

HoW

Why

Mục tiêu

Where

When

Who

Strengths Điểm mạnh

Weaknesses Điểm yếu

Opportunites Cơ hội

Threats Thách thức

PHƯƠNG PHÁP SWOT

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

Kế hoạch

Tầm nhìn

Sứ mệnh

Mục tiêu Chiến lược

Kế hoạch

TẦM NHÌN

1

• Tương lai

• Đạt được gì?

• Phải làm gì?

SỨ MỆNH

2

• Lý do, động cơ

• Vai trò?

• Quan trọng?

• Ý nghĩa?

NHỮNG KẾT QUẢ CỤ THỂ MÀ CHÚNG TA CẦN ĐẠT ĐƯỢC TRONG TƯƠNG LAI LÀ GÌ?

3

CHIẾN LƯỢC

4

• Cách thức

• Làm thế nào?

• Biện pháp?

KẾ HOẠCH

5

• Hoạt động

• Mốc thời gian

2

KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1. Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

2. Nhận diện các vai trò

3. Lựa chọn mục tiêu cho từng vai trò

4. Tạo quy chuẩn cho quyết định hàng tuần

5. Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

6. Đánh giá

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

80/20

NHẬT KÝ THỜI GIAN

• Tạo ra cảm giác dễ chịu, đoán trước được • Trở thành mối quan tâm chủ yếu và thu hút mọi sự chú ý • Tạm thời cắt cơn đau các cảm giác tiêu cực khác • Tạo cảm giác giả tạo về giá trị bản thân, sức mạnh, khả năng kiểm soát, sự an toàn, sự quen thuộc, sự hoàn thành

• Làm trầm trọng thêm các vấn đề và các tình cảm đang

muốn cứu vãn

• Làm suy yếu chức năng hoạt động, gây tổn thất cho các

mối quan hệ

THÓI QUEN KHẨN CẤP

• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi

chép đơn giản và bản liệt kê công việc.

• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối

chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.

THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ NHẤT

1

• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác

lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.

• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.

• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam

kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.

THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ HAI

2

• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.

• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.

• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày.

THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ BA

3 3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN – ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM

• Khả năng thích ứng khi có điều quan trọng hơn xảy ra – sự linh hoạt đi theo dòng chảy

Điểm mạnh

• Đáp ứng tốt hơn với mọi

Thế hệ thứ nhất

người

Ít căng thẳng hơn

• Không quá tải và rắc rối • • Theo dõi “việc cần làm”

•

• Kết quả đạt được tương đối ít • Chuyển từ khủng hoảng này sang khủng hoảng khác do xem nhẹ kế hoạch và kết cấu “Những điều quan trọng nhất” – là những việc ở trước mắt

Điểm yếu • Kết cấu không chắc chắn • Có nhiều kẽ hở • Cam kết với người khác bị xem nhẹ, hay bị quên không thực hiện, có hại cho các mối quan hệ

3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN – ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM

• Theo dõi các cam kết và

cuộc hẹn

Điểm mạnh

• Kết quả đạt được nhiều hơn nhờ có mục tiêu và kế hoạch

Thế hệ thứ hai

•

• Họp hành và thuyết trình có hiệu quả hơn do có chuẩn bị

• Suy nghĩ và hành động độc lập – coi người khác là phương tiện hay trở ngại cho mục tiêu của mình “Những điều quan trọng nhất” – là những điều nằm trong kế hoạch làm việc

Điểm yếu • Xem kế hoạch quan trọng hơn con người • Hành động thiên về điều bạn muốn – không nhất là điều bạn cần hay điều sẽ làm bạn mãn nguyện

Điểm mạnh

Điểm yếu

• Chịu trách nhiệm đối

với kết quả

• Có thể gây lầm tưởng cá nhân kiểm soát hậu quả, hơn là các quy luật hay nguyên tắc – sự tự đắc “quy luật là do mình đặt ra”

• Gắn liền với giá trị • Khai

• Biệc mình định các giá trị không phù hợp với

các nguyên tắc chi phối

thác sức mạnh của các mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn

• Biến các giá trị

thành

• Sức mạnh của tầm nhìn chưa được khai thác • Việc lập kế hoạch hàng ngày ít khi vượt qua ưu thúc bách và xử lý

mục tiêu và hành động

tiên cho việc khẩn cấp, khủng hoảng

• Tăng năng suất

• Có thể dẫn đến sai lầm quá chặt chẽ, mất cân

Thế hệ thứ ba

đối giữa các vai trò

• Có thể coi kế hoạch quan trọng hơn con người,

làm việc cá nhân nhờ có kế hoạch hàng ngày và đặt ưu tiên

ci con người như sự vật

• Tăng hiệu quả công

việc

• Kém linh hoạt hay thiếu phóng khoáng • Kỹ năng đơn thuần không tạo ra hiệu quả và

• Đem lại cơ cấu/trật tự

cho cuộc sống

•

khả năng lãnh đạo – cần có tính cách nữa “Những điều quan trọng nhất” được xác định bởi tính khẩn cấp và các giá trị

• Củng cố năng lực quản trị thời gian và bản thân

LÀM VÀ ĐƯỢC

Được ít

Được nhiều

Làm ít

Làm ít Được ít

Làm ít Được nhiều

Làm nhiều

Làm nhiều Được ít

Làm nhiều Được nhiều

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Không khẩn cấp

Khẩn cấp

I

II

Quan trọng

III

IV

Không quan trọng

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Khẩn cấp

I

Quan trọng

 Khủng hoảng  Các vấn đề cấp bách  Các dự án đến hạn  Công việc tồn đọng

Không khẩn cấp II  Làm việc trong chiến lược  Tìm kiếm cơ hội  Lập kế hoạch  Xây dựng mối quan hệ  Trao quyền  Nghỉ ngơi thực sự

IV

III

Không quan trọng

 Các công việc vô bổ  Điện thoại  Tán gẫu  Hoạt động giải trí  Những việc lãng phí thời

 Các việc đột xuất  Thư từ, email  Họp hành  Các vấn đề cấp bách  Các hoạt động ưu thích

gian

 Thư từ không liên quan

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG

II

I

Quan trọng

Kết quả:  Căng thẳng.  Kiệt sức mệt mỏi.  Bận rộn công việc.  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.  Quản trị khủng hoảng.  Luôn phải chữa cháy.

IV

III

Không Quan trọng

KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG

Không khẩn cấp

Khẩn cấp

I

II

Quan trọng

III

IV

Không quan trọng

Kết quả: • Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn. • Xử lý khủng hoảng. • Tìm cách háo danh. • Công việc vụn vặt. • Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài. • Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm

soát.

• Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

KHÔNG KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

II

I

Quan trọng

III

IV

Không quan trọng

Kết quả: Vô trách nhiệm Bị đuổi việc Tách rời công việc Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về tổ chức về những điều cơ bản

KHÔNG KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

II

I

Quan trọng

Kết quả: • Tầm nhìn, viễn cảnh. • Cân bằng. • Sống có kỉ luật. • Chủ động. • Quan hệ tốt. •

Ít khủng hoảng.

III

IV

Không quan trọng

• Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý nghĩa tích cực cho cuộc sống riêng của bạn?

• Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý nghĩa tích cực cho nghề nghiệp chuyên môn hay sự nghiệp của bạn?

• Nếu bạn biết rõ những điều này sẽ tạo ra sự khác biệt có ý nghĩa như vậy, thì tại sao đến bây giờ bạn vẫn không làm?

CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN