intTypePromotion=1

Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán 2: Phần 2 - Phạm Thị Hoàng

Chia sẻ: Na Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

0
122
lượt xem
17
download

Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán 2: Phần 2 - Phạm Thị Hoàng

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán 2: Phần 2 có nội dung trình bày về kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán, phát triển hệ thống thông tin kế toán. Mời bạn đọc tham khảo nội dung phần 2 của tài liệu.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán 2: Phần 2 - Phạm Thị Hoàng

  1. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu chung:  Định nghĩa và các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ  Phương pháp tiếp cận kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán 1. Khái niệm và mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ a) Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi cấp lãnh đạo và được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định hiện có được tuân thủ. - Các hoạt động kiểm soát được xác định là hữu hiệu và hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy ở mức hợp lý chứ không tuyệt đối hoàn toàn. Từ định nghĩa đó, các nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ là:  Kiểm soát nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.  Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: chính con người sẽ định ra mục tiêu, biện pháp thực hiện kiểm soát nội bộ. - 31 -
  2. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng  Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. b) Mục đích của các dạng kiểm soát nội bộ - Kiểm soát quản lý: bao gồm các hoạt động như thông đạt các mục tiêu, chính sách của doanh nghiệp cho toàn đơn vị; tái lập cơ cấu trách nhiệm và quản lý. Mục đích của dạng kiểm soát này là:  Thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh.  Kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên đối với các chính sách quản lý của nhà quản trị. - Kiểm soát kế toán: bao gồm các hoạt động như xét duyệt nghiệp vụ, kiểm soát tính hiện hữu, ghi chép chính xác, bảo vệ các thông tin, dữ liệu kế toán khỏi sự xâm nhập bất hợp lệ... Mục đích của dạng kiểm soát này là:  Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.  Thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán. 2. Cấu trúc của hệ thống kiểm soát nội bộ Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu ... của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng bao gồm các thành phần cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận sau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát - 32 -
  3. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng a) Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác nhau của kiểm soát nội bộ. Đây chính là bộ phận quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không họ sẽ không thực hiện được nhiệm vụ một cách hữu hiện và hiện quả. - Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: là bộ phận có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc các báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ... - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt trong triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng tới môi trường kiểm soát và việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. - Cơ cấu tổ chức: việc tổ chức một doanh nghiệp thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị. Nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để thiết lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động và ngược lại. - Cách phân định quyền hạn và trách nhiệm: nó được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Việc phân định sẽ cụ thể hoá quyền hạn và trách nhiệm của từng thành - 33 -
  4. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng viên trong các ghoạt động của đơn vị. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần thể chế hoá bằng văn bản rõ ràng, để các nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. - Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản trị về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên của mình. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiện của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức. b) Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải dựa trên mục tiêu của đơn vị, đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hoá những tổn thất do chính những rủi ro này gây nên. - Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. - Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay ở chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Để nhận dạng được rủi ro, người quản trị có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu trong quá khứ đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động của mình. - Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro rất khó định dạng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro gồm các bước: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có - 34 -
  5. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và các biện pháp có thể áp dụng để đối phó với rủi ro. c) Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động nhằm mục đích kiểm soát rủi ro mà đơn vị đã, đang và có thể gặp phải. Các hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị là: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Phân chia trách nhiệm đầy đủ là không cho phép một thành viên được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có sai sót xảy ra sẽ phát hiện nhanh chóng, giảm thiểu cơ hội cho các thành viên thực hiện những gian lận hay giấu diếm những sai phạm của mình. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và tính xác thực các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo rằng phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách và việc phê chuẩn nghiệp vụ phải đúng đắn. Cụ thể là:  Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách: cần phải chú ý những vấn đề như chứng từ phải được đánh số liên tục khi sử dụng, thiết kế đơn giản, rõng ràng dễ hiểu, tổ chức luân chuyển, lưu trữ chứng từ một cách khoa học và kịp thời…  Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoạt động: đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. - 35 -
  6. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Kiểm soát vật chất: hoạt động này cần thiết phải so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản thực tế để phát hiện chênh lệch trong kỳ. - Kiểm tra việc độc lập việc thực hiện: người kiểm tra cần phải độc lập với người được kiểm tra để phát hiện những sai phạm xảy ra. - Phân tích rà soát, soát xét lại việc thực hiện: hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sách số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan để đánh giá việc thực hiện có hữu hiệu và hiệu quả hay không. d) Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ. - Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai và phải đảm bảo yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. - Truyền thông là một bộ phận của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đế này cần chú ý:  Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.  Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng..) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó mà đơn vị mới - 36 -
  7. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài (nhà nước, cổ đông…) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính. e) Giám sát Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ. Phạm vi và tần suất đánh giá phụ thuộc vào trách nhiệm của nhà quản lý và rủi ro mà công ty có thể đối mặt. 3. Kiểm soát hệ thống Các dạng kiểm soát bao gồm: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát sửa sai. - Kiểm soát ngăn ngừa: nhằm đề phòng sai sót và gian lận. Sai sót là những lỗi do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức. Còn gian lận đều do người thực hiện - 37 -
  8. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng hành vi một cách có ý thức nhằm biển lận, tham ô tài sản và che dấu hành động của mình. Kiểm soát ngăn ngừa chủ yếu tìm các yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ để ngăn chặn những hành vi sai sót hay gian lận đó. - Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tìm ra các sai sót và gian lận đã xảy ra hoặc đã được thực hiện. Thủ tục đối chiếu các sổ chi tiết và sổ các giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp; đối chiếu các sổ chi tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hàng… là các thủ tục của kiểm soát phát hiện. - Kiểm soát sửa sai: là kiểm soát các gian lận, sai sót đã phát hiện nhằm sửa chữa, giới hạn các ảnh hưởng sai lệch của chúng đối với mức dộ chính xác và đáng tin cậy của báo cáo tài chính. Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính bao gồm các dạng kiểm soát trên và thường được thực hiện trong các phạm vi như sau: a) Kiểm soát toàn bộ - kiểm soát chung Kiểm soát toàn bộ là các thủ tục, các chính sách được thiết kế có hiệu lực trên toàn bộ hệ thống. Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính bao gồm các vấn đề chủ yếu sau: - Tổ chức quản lý: căn cứ vào cơ cấu tổ chức của công ty và của bộ phận hệ thống thông tin để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và trách nhiệm quyền hạn của từng người trong hệ thống. - Kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng: khi thay đổi hệ thống thì phải xem xét báo cáo mô tả và lưu đồ trình bày về hoạt động của hệ thống, các tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống, và các thủ tục kiểm soát mà các nhân viên vận hành và người sử dụng cần phải tuân thủ. - 38 -
  9. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Kiểm soát vận hành hệ thống: để đảm bảo hệ thống được sử dụng đúng mục đích của doanh nghiệp và chỉ có những người có trách nhiệm mới được vận hành hệ thống. - Kiểm soát phần mềm: Việc kiểm soát này nhằm thực hiện các mục tiêu: phần mềm hoạt động hiệu quả và chính xác, ngăn chặn sự xâm nhập bất hợp lệ. - Kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập nhằm đảm bảo việc tuân thủ các quy định, chính xác, kịp thời, có thực và an toàn. b) Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát ứng dụng là các chính sách thủ tục thực hiện chì ảnh hưởng đến hệ thống con hay một phần hành ứng dụng cụ thể. - Kiểm soát ứng dụng được thực hiện trên sự phân chia trách nhiệm và các thủ tục kiểm soát  Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo các nguyên tắc: ghi chép sổ sách không kiêm nhiệm việc giữ tài sản; người ghi sổ chi tiết khác với người ghi sổ tổng hợp; không cho ai được xử lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ.  Các thủ tục kiểm soát được thực hiện trên việc lập xét duyệt, luân chuyển chứng từ; ghi chép bảo quản sổ sách kế toán, tài sản… - Có ba dạng kiểm soát ứng dụng nhằm phát hiện các gian lận, sai sót có thể xảy ra:  Kiểm soát đầu vào: nhằm phát hiện các dữ liệu nhập vào hợp lệ. Dữ liệu nhập vào phải đúng và phải đầy đủ các thông tin theo yêu cầu  Kiểm soát xử lý: quá trình xử lý của hệ thống phải đúng yêu cầu, nhanh chóng và thuận tiện cho người sử dụng. - 39 -
  10. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng  Kiểm soát đầu ra: các thông tin đầu ra cần phải trung thực, phản ánh được các nghiệp vụ phát sinh và tình hình tài chính của doanh nghiệp theo đúng các mẫu biểu quy định hiện hành. - 40 -
  11. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng CHƯƠNG 5 PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN I. Phân tích hệ thống thông tin kế toán 1. Nguyên nhân - Lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp không đạt được mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi vì thông tin mà hệ thống cung cấp không chính xác, không kịp thời và không đáng tin cậy. - Các yêu cầu mới từ bên ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến trong bối cảnh môi trường hoạt động kinh doanh luôn biến động, luôn tăng trưỏng. - Sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin, sự tiến bộ của các công nghệ trong mỗi ngành kinh doanh, sản xuất và xu hướng toàn cầu hoá, việc ứng dụng các công nghệ thông tin kế toán cũng là một nguyên nhân thường thấy cho giai đoạn phân tích hệ thống. 2. Mục đích - Xác định bản chất thực sự của vấn đề đang biểu hiện nhờ đó nhà lãnh đạo sẽ quyết định các phương pháp giải quyết gốc rễ của vấn đề thay vì xử lý các hiện tượng. Có thể bản chất của vấn đề một hệ thống thông tin kế toán luôn luôn cung cấp những thông tin về giá thành sai lệch so với giá trị thực không có nguyên nhân là ở hệ thống kế toán mà do ở hệ thống ghi nhận dữ liệu đầu vào và chuyển các dữ liệu sai lệch này cho hệ thống thông tin kế toán xử lý và vì thế làm cho thông tin đầu ra bị sai lệch. - 41 -
  12. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Xác định mục tiêu của hệ thống xử lý cần đạt được là những mục tiêu nào, phục vụ cho yêu cầu nào? Mục tiêu của hệ thống con có thoả mãn mục tiêu chung của hệ thống thông tin kế toán hay không? Đối với các hệ thống mới, phân tích hệ thống là một yêu cầu bắt buộc. - Xác định các khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán. Thông thường phân tích hệ thống thông tin thường mong đợi là không có rủi ro nào tiềm ẩn có thể bùng phát làm ảnh hưởng đến thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, người ta cũng mong phát hiện các khả năng tốt còn tiềm ẩn trong hệ thống. 3. Nhiệm vụ - Thu thập đầy đủ các yêu cầu của thông tin đầu ra mà hệ thống cần cung cấp cho người sử dụng. Các yêu cầu từ cấp quản lý cao đến cấp quản lý thấp. Yêu cầu của người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến hệ thống. Yêu cầu của thông tin đầu ra cần thu thập bao gồm nội dung cần thông tin, hình thức và phương thức trình bày và công bố thông tin, đối tượng nhận thông tin, yêu cầu về kiểm soát thông tin… - Thu thập yêu cầu dữ liệu đầu vào: nhằm chuẩn bị đầy đủ các dữ liệu cung cấp cho việc xử lý để có được các thông tin đầu ra. Trong mối quan hệ với các hệ thống liên quan, đội phát triển hệ thống phải thu thập các chứng từ đầu vào cho hệ thống, nội dung các dữ liệu cần thiết phải có mặt trên chứng từ, hình thức thể hiện, trình bày các dữ liệu này. Ở đa số trường hợp, dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là các chứng từ được ghi trên giấy hoặc cũng có thể là các đặt hàng qua điện thoại, dữ liệu dưới dạng số… - 42 -
  13. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Thu thập các yêu cầu đối với quá trình xử lý dữ liệu là một nhiệm vụ quan trọng của đội phát triển hệ thống thông tin kế toán. Cụ thể là yêu cầu về hạch toán kế toán, các phương pháp phân bổ, kết chuyển, phương pháp lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán từ những dữ liệu đầu vào. 4. Phương pháp và công cụ thực hiện a) Phương pháp Người ta thực hiện nhiệm vụ phân tích trên bằng việc phối hợp các phương pháp chính sau đây: - Phỏng vấn là phương pháp cổ điển nhưng dễ áp dụng và có hiệu quả tương đối cao. Câu hỏi phỏng vấn có thể là câu hỏi đóng, hoặc câu hỏi mở. Câu hỏi đóng, thường có câu trả lời là có, không; đồng ý hoặc không đồng ý. Câu hỏi mở thì cho phép đối tượng được phỏng vấn đưa ra ý kiến của mình. - Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Xem xét và đánh giá tài liệu thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức độ phù hợp của các thông tin từ trên xuống cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với các chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên. Các tài liệu cần xem xét là tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống thông tin kế toán và tài liệu của cá nhân các nhân viên trong hệ thống kế toán. b. Công cụ thực hiện - Bảng câu hỏi - Báo cáo đặc tả - Phiếu thăm dò - Phiếu đo lường công việc - 43 -
  14. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng 5. Những thành phần tham gia và kết quả đạt được a) Thành phần - Lãnh đạo doanh nghiệp: chỉ đạo chung cho quá trình phân tích hệ thống thông qua việc trình bày yêu cầu, cảm nhận chung về hệ thống, đặt ra các mục tiêu chính cho phân tích hệ thống. - Lãnh đạo các phòng ban liên quan: tham gia vào quá trình phân tích nhằm xác định các luồng thông tin ảnh hưởng đến hệ thống của họ, trình bày các yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán. - Kế toán trưởng: đóng vai trò chính yếu trong giai đoạn phân tích. Họ là người lãnh đạo trực tiếp hệ thống thông tin kế toán, có trách nhiệm điều hành trực tiếp và ký duyệt các vấn đề chủ yếu của giai đoạn phân tích. - Chuyên gia phân tích hệ thống là những người có kinh nghiệm và năng lực tốt trong lĩnh vực kế toán và các vấn đề trong phân tích hệ thống. Họ có chức năng tham mưu, tư vấn cho nhà quản trị trong phân tích hệ thống. - Kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập là những chuyên gia về kế toán, với những năng lực và kinh nghiệm của mình sẽ xem xét các dữ liệu thu thập và cho các ý kiến đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ. b) Kết quả - Hệ thống hiện tại không cần thay đổi. Kết quả này có được do người ta nhận thấy vấn đề đang tồn tại không bắt nguồn từ hệ thống thông tin kế toán mà bản chất của vấn đề do hệ thống liên quan, vì thế vấn đề cần giải quyết là từ hệ thống liên quan đó còn hệ thống hiện tại không cần thay đổi. - Hệ thống hiện tại cần thay đổi, cải tiến, nâng cấp, chỉnh sửa… ở một vài hệ thống con, hay ở một thành phần nào đó của toàn bộ hệ thống. - 44 -
  15. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Hệ thống cũ cẩn phải thay đổi toàn bộ và thay thế bằng một hệ thống khác hoàn hảo hơn. II. Thiết kế hệ thống 1. Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống - Thiết kế hệ thống là việc tiến hành chi tiết sự phát triển hệ thống đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống. Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết để Ban lãnh đạo quyết định chấp nhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn thực hiện hệ thống. - Thiết kế hệ thống cho phép có một tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, nhìn nhận các vấn đề như tính không hiệu quà, kém chắc chắn, kiểm soát nội bộ yếu kém… để kịp thời có những chỉnh sửa cho phù hợp, ít tốn kém. 2. Thiết kế sơ bộ Thiết kế hệ thống là một quá trình được bắt đầu với những đối tượng, những phương pháp tổng quát để đạt được những đối tượng này rồi dần dần mô tả một cách chi tiết cụ thể hơn. Thiết kế sơ bộ sẽ trình bày những tính năng của hệ thống một cách luận lý, điều này được thực hiện bằng những báo cáo phạm vi, yêu cầu hệ thống về dữ liệu, về tài nguyên. a) Trình bày phạm vi hệ thống Trước hết cần phải xác định giới hạn cho hệ thống mới. Việc làm này giúp uớc luợng khả năng thi hành được hay không của hệ thống. b) Các yêu cầu của hệ thống - Kết xuất: trước hết phải nhận biết thông tin đầu ra mà hệ thống phải lập gồm những thông tin gì và được trình bày như thế nào. Yêu cầu về thông tin kết xuất được thể hiện ở hai vấn đề: - 45 -
  16. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng  Nội dung thông tin: thay đổi tuỳ theo nguyên nhân xây dựng hệ thống mới. Nếu hệ thống mới nhằm mục đích cung cấp những thông tin mới, thì thông tin nó đưa ra không có giá trị với hệ thống thông tin hiện hành. Nếu mục đích là để giải quyết những vấn đề mà hệ thống cũ đang gặp phải, thì thông tin nó đưa ra có thể thay đổi, đáp ứng cho việc giải quyết vấn đề đó. Nếu nhằm mục đích phát triển kỹ thuật mới, thì nội dung thông tin không cần thay đổi, chỉ cần thay hình thức thông tin.  Mẫu trình bày: có thể in trực tiếp từ máy hoặc được hiển thị trên màn hình theo các mẫu biểu và mẫu biểu kết xuất được đánh số để dễ dàng sử dụng. - Dữ liệu: Sau khi thiết kế các nội dung kết xuất, cần chú ý đến việc dữ liệu nào sẽ cần thiết cho việc lập ra các báo cáo và quy định thuộc tính của dữ liệu cho mỗi thực thể dữ liệu. Ví dụ: kiểu ký tự số cho sồ tiền, ký tự ngày tháng cho ngày hoá đơn… Bộ phận thiết kế làm một quyết định sơ bộ về cách lập tập tin dữ liệu, cách lưu trữ và tổ chức dữ liệu trên mỗi thông tin… - Phương thức xử lý: bộ phận thiết kế sẽ lập một danh sách các phương thức xử lý được yêu cầu cho hệ thống. Các phương thức xử lý gồm các thủ tục trong thực tế hoặc các chương trình máy tính. - Nhập liệu đầu vào: đầu vào của hệ thống cung cấp nguồn dữ liệu chứa trong các tập tin hệ thống. Thông thường, đầu vào được dùng bao gồm các mẫu chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho… người sử dụng ghi nhận những số liệu này theo tính chất của nghiệp vụ kế toán. Hệ thống sẽ chuyển đổi những dạng thông tin mà máy có thể hiểu được. Nhà phân tích hệ thống gọi nó là các số liệu nguồn. - Các chính sách trong doanh nghiệp: thông thường, để hệ thống mới thành công, các nhà quản lý thường phải thông qua những quy định hay chính sách mới. Khi hệ - 46 -
  17. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng thống vận hành thủ công, những người sử dụng thường phải thực hiện nhiệm vụ phức tạp, nhưng khi chuyển sang hệ thống có sự hỗ trợ của máy tính, hoạt động của người sử dụng tuỳ thuộc vào sự vận hành của máy tính. Chính vì thế, nhà quản lý cần thông qua các quy định hay chính sách nhằm giúp việc vận hành hệ thống hiệu quả hơn. c) Yêu cầu về tài nguyên Khi thiết kế sơ bộ, bộ phận thiết kế xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để phân tích và tính toán các yêu cầu nhằm thực hiện và vận hành hệ thống, đồng thời cũng xác định các yêu cầu khác bao gồm phần mềm và các thiết bị phần cứng cần thiết. Họ cũng ước tính chi phí cần thiết để phát triển hệ thống và lập lịch trình làm việc hoàn chỉnh. Công việc này cũng bao gồm sự tính toán về giá thành và lợi nhuận mang lại từ việc sử dụng hệ thống mới, và được báo cáo cho nhà quản lý trong doanh nghiệp. - Trang bị phần mềm:  Sử dụng nhân lực tại chỗ: nhân viên của chính doanh nghiệp được sử dụng để viết phần mềm cho hệ thống. Đôi khi có sử dụng các lập trình viên làm việc theo hợp đồng. Ưu điểm của phương pháp này là có thể kiểm soát được tiến độ và sự phát triển của hệ thống, ngoài ra hệ thống còn được các người sử dụng chấp nhận hoàn toàn.  Sử dụng phần mềm trọn gói của các doanh nghiệp cung cấp phần mềm: doanh nghiệp mua một phần mềm đã được thiết kế sẵn về áp dụng cho doanh nghiệp mình. Mặc dù chi phí rẻ nhưng phương pháp này có hạn chế là không phù hợp với đặc thù riêng của từng doanh nghiệp. - Trang bị phần cứng: có thể mua hoặc thuê hoạt động, thuê tài chính… - 47 -
  18. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng - Các nguồn lực kinh tế: sau khi xác định được các yêu cầu về phần cứng và phần mềm cần thiết cho hệ thống mới, bộ phận thiết kế cần lập các báo cáo phân tích chi phí và lợi nhuận cho từng phương án thuê, mua hay sử dụng các dịch vụ, so sánh các kết quả và báo cáo cho nhà quản lý. d) Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mới chỉ được hình thành ở những đường nét cơ bản. Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sẽ được báo cáo lên cho nhà quản lý doanh nghiệp. Nội dung của báo cáo bao gồm toàn bộ các tài liệu được lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, các chi tiết trong việc phân tích chi phí, lợi nhuận, các chi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, các khó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay không nên thực hiện các giai đoạn tiếp theo. 3. Đặc tả chi tiết Đặc tả chi tiết là giai đoạn tiếp theo của thiết kế sơ bộ, có nghĩa là mô tả bằng văn bản các chi tiết của hệ thống. Trong giai đoạn này, các nội dung trong thiết kế sơ bộ được mô tả một cách cụ thể, chi tiết, rõ ràng và hệ thống được hình dung với đầy đủ các thành phần của nó. a) Xác định các yêu cầu - Đặc tả chi tiết các kết xuất: Kết xuất là sự trình bày ra mản hình hoặc ra giấy. Giai đoạn này thiết kế các mẫu báo cáo trên thiết bị xuất là màn hình hoặc máy in. Các báo cáo thiết kế theo yêu cầu của kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Đặc tả chi tiết dữ liệu: Tập hợp dữ liệu làm nguồn cho các thông tin đầu ra sẽ được mô tả chi tiết bằng cách ghi chép cụ thể thuộc tính của từng tập dữ liệu theo những phương pháp mô tả được chọn. Cũng phải nêu lên các quan hệ ràng buộc để tiến - 48 -
  19. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng hành việc sao chép dữ liệu, dự phòng các trường hợp rủi ro dẫn đến việc mất mát dữ liệu. - Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào: Nhập liệu đầu vào có thể gồm các nguồn khác nhau như từ các chứng từ, các phương tiện khác như máy quét, máy đọc mã vạch… Các dữ liệu đưa vào máy tính được lưu trữ theo các đặc tả của phần đặc tả dữ liệu, và phải có đầy đủ đặc điểm, cách thức lưu trữ. - Đặc tả chương trình máy tính: trước khi đặc tả chi tiết, bộ phận thiết kế xác định từng quá trình xử lý và mô tả mối quan hệ giữa các quá trình xử lý bằng cách sử dụng lưu đồ hệ thống hay sơ đồ dòng dữ liệu. III. Thực hiện và vận hành hệ thống 1. Thực hiện hệ thống Vào cuối giai đoạn thiết kế hệ thống, ban chỉ đạo dự án sẽ xét duyệt và lựa chọn một phương án thiết kế khả thi phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp để làm cơ sở cho sự bắt đầu giai đoạn thực hiện. a. Tạo lập hệ thống - Tạo lập phần cứng: Lắp đặt thiết bị phần cứng là công việc chính yếu trong giai đoạn tạo lập hệ thống và được thực hiện bởi các chuyên viên về phần cứng đảm nhiệm. Trong việc tạo lập phần cứng, vai trò của kế toán viên là kiểm tra việc lắp đặt thiết bị có tuân thủ thiết kế hay không, kiểm tra hoạt động phần cứng và có phù hợp với hoạt động của hệ thống hay không? Với lãnh đạo phòng kế toán nên xem xét vấn đề chi phí và thời gian lắp đặt. - Tạo lập phần mềm: Đối với các phương pháp phát triển hệ thống sử dụng nhân lực tại chỗ hay thuê chuyên gia viết phần mềm, hầu hết các nhóm lập trình tiến hành theo các bước sau đây. - 49 -
  20. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV: Phạm Thị Hoàng  Trưởng nhóm lập trình lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm nền tảng cho phát triển ứng dụng.  Dựa trên thiết kế, trưởng nhóm lập trình chia hệ thống thành các phần hành và giao cho các lập trình viên thực hiện. Thông thường công việc của các lập trình viên gồm:  Tạo lập các bảng dữ liệu và xây dựng mối quan hệ dữ liệu  Tạo các mẫu nhập liệu, hội thoại, điều khiển  Tạo các vấn tin khai thác và xử lý số liệu  Tạo các mẫu sổ, báo cáo  Viết các tài liệu cho từng phần hành  Sau khi thiết kế, mọi hệ thống đều phải được kiểm tra chặt chẽ, kiểm tra xem chuỗi xử lý dữ liệu đã được chuyển giao và tiếp nhận chính xác, đầy đủ.  Viết tài liệu của hệ thống bao gồm tài liệu hướng dẫn và tài liệu phát triển hệ thống. b. Huấn luyện Nhằm đảm bảo những người sử dụng hệ thống đã nắm chắc nguyên tắc vận hành hệ thống, cùng như các quy định, các quyền và trách nhiệm của người sử dụng đối với hệ thống. - Huấn luyện điều khiển hệ thống là công việc khá phức tạp đối với các hệ thống lớn, có nhiều trạm làm việc và cấu hình trải dài trong một không gian rộng. - Huấn luyện sử dụng phần mềm: nhằm giúp các kế toán viên hiểu rõ cách sử dụng phần mềm mới. c. Chuyển đổi hệ thống - 50 -

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản