Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 5 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát quá trình mua hàng và tiêu thụ" sẽ giúp người học nắm được chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp; chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng và tiêu thụ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 5 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

BÀI 5 KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ ThS. Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015109208 1
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Tại Công ty TNHH BMC có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau: • Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ phận kế toán ghi sổ. Vật liệu được nhận vào kho. • Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên. Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Công ty. Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ. Định kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty. Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu trong hoạt động kiểm soát và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra. v1.0015109208 2
MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: • Mô tả về chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp. • Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ. • Nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ. • Một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng và tiêu thụ. v1.0015109208 3
NỘI DUNG Kiểm soát chu trình mua hàng Kiểm soát chu trình tiêu thụ v1.0015109208 4
1. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG 1.1. Vai trò và đặc điểm của chu trình mua hàng 1.2. Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng 1.3. Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng 1.4. Một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng v1.0015109208 5
1.1. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG • Là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. • Chu trình mua hàng còn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi những gian lận:  Là khởi đầu của quả trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Trải qua nhiều khâu và kiên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác như: hàng tồn kho, tiền…  Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được vận chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau và liên quan đến các hoạt động khác. • Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa/dịch vụ mà mình nhận được. v1.0015109208 6
1.1. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG • Chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:  Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn.  Lập đơn yêu cầu mua hàng.  Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: thông qua đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp.  Lập đơn đặt hàng: lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua hàng ˗ đây là một chứng từ hợp pháp.  Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho: một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ mua hàng vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan.  Theo dõi các khoản nợ người bán.  Thanh toán tiền cho người bán: công việc này chỉ được thực hiện khi đã có đủ bốn yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn từ những người có thẩm quyền, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng (từ bên bán) và biên bản giao nhận hàng. v1.0015109208 7
1.2. CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG Chức năng phối hợp Chức năng dịch vụ  Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng  Nghiên cứu thị trường mua hàng: chiến lược và tác nghiệp; chuẩn bị thông tin về điều kiện  Phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua và các nguồn hàng; mua hàng;  Dự báo cầu về nguyên vật liệu,  Kế hoạch hóa và kiểm tra ngân sách thiết bị; mua hàng;  Phát triển, bổ sung và sử dụng mô  Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng hình kế hoạch hoá lượng đặt hàng; với các kế hoạch hóa bộ phận hoạt  Xác định giới hạn cao của giá. động khác;  Kiểm tra các điều kiện tiền đề. v1.0015109208 8
1.2. CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Kiểm soát chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động mua sắm và trợ giúp họ trong việc ra quyết định. • Trên cơ sở các dữ liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua → kiểm tra hàng hóa nhập về và kiểm tra quá trình lưu kho. • Kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp dự báo được ngân sách dành cho hoạt động. • Nhiệm vụ này khi kiểm soát cần trả lời các câu hỏi:  Tính hợp lí của quyết định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng.  Ảnh hưởng của các giải pháp đầu tư chiến lược đến các chính sách đặt hàng và lưu kho tác nghiệp. • Có thể dự báo được lượng nguyên vật liệu cần thiết và các thông tin về hoạt động mua hàng → trợ giúp cho nhà quản trị trong quá trình ra quyết định. v1.0015109208 9
1.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Yêu cầu mua hàng: Tránh trường hợp đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng…  Nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt.  Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên: một liên lưu tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng làm căn cứ để đặt hàng. v1.0015109208 10
1.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Lựa chọn nhà cung cấp: Tránh trường hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp.  Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá.  Thực hiện việc hoán đổi nhân viên mua hàng, đồng thời ban hành các quy tắc đạo đức.  Lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt.  Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp.  Thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận (chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp cần độc lập với bộ phận xử lý báo giá).  Cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập thường xuyên. v1.0015109208 11
1.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Đặt hàng  Đơn đặt hàng phải được phê duyệt từ những người có thẩm quyền và phải được lập ít nhất 5 liên.  Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng.  Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa được nhận.  Xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua trước khi hàng thực tế nhận. v1.0015109208 12
1.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Phê duyệt việc mua hàng: Ước tính được thời gian hợp lý để mua hàng, tránh trường hợp hàng đặt về quá sớm hoặc quá trễ.  Phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người cùng đặt một mặt hàng.  Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đang đặt và mặt hàng nào cần đặt thêm để tránh trường hợp hàng đặt về quá nhiều. v1.0015109208 13
1.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Lựa chọn nhà cung cấp: Tránh trường hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp.  Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá.  Thực hiện việc hoán đổi nhân viên mua hàng, đồng thời ban hành các quy tắc đạo đức.  Lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt.  Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp.  Thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận (chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp cần độc lập với bộ phận xử lý báo giá).  Cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập thường xuyên. v1.0015109208 14
1.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Nhận hàng: Tránh việc hàng nhận không đúng qui cách, chất lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho đã bị biển thủ…  Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện (nhận hàng ≠ mua hàng).  Cần lập báo cáo về số hàng nhận được và được lập thành 2 liên (kế toán và lưu ở bộ phận nhận hàng).  Mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp → cần phải có một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ cho việc nhận hàng. v1.0015109208 15
1.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền: Nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán, kế toán chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, không đủ tiền trả cho nhà cung cấp khi đến hạn…  Cần có quy định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán.  Có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp.  Kiểm tra sự chính xác của các hóa đơn, kế toán công nợ sẽ lưu hóa đơn chưa thanh toán vào hồ sơ theo thứ tự thời hạn thanh toán. v1.0015109208 16
1.4. MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG • Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán. • Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với mức giá đưa ra không hợp lý. • Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền cho nhưng hóa đơn không có thực. • Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng. • Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy cách và phẩm chất đã được mô tả v1.0015109208 17
2. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIÊU THỤ 2.1. Vai trò và đặc điểm của chu trình tiêu thụ 2.2. Chức năng kiểm soát chu trình tiêu thụ 2.3. Thủ tục kiểm soát chu trình tiêu thụ 2.4. Một số rủi ro gặp phải trong chu trình tiêu thụ v1.0015109208 18
2.1. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Là chu trình cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. • Không chỉ đánh giá hiệu quả của các chu trình đi trước, mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. • Là quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. • Thông thường doanh nghiệp sử dụng hai hình thức bán hàng: bán buôn và bán lẻ. • Hoạt động tiêu thụ rất phức tạp, chu trình này có đặc điểm cần quan tâm:  Phải trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa…  Nợ phải thu của khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp. v1.0015109208 19
2.1. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Chu trình tiêu thụ trong doanh nghiệp với các chức năng sau:  Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng có thể là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua.  Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác, những người có thẩm quyền đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu.  Chuyển giao hàng hóa: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng phải lập chứng từ vận chuyển.  Lập và giao hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa  Thu tiền và nợ phải thu của khách hàng: Tùy theo chính sách bán hàng hoặc tình hình tài chính của doanh nghiệp mà có các hình thức thanh toán: thanh toán ngay, ứng tiền trước khi mua hàng, mua hàng tín dụng. v1.0015109208 20