Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống: Chương 2 - Giới thiệu các hệ thống thông tin

CHƯƠNG II Giới thiệu các hệ thống thông tin

Phân tích Thiết kế Hệ thống

PTTKHT

Hệ thống thông tin

Phân tích Thiết kế Hệ thống

1. HTTT quản lý văn phòng

2. HTTT xử lý giao dịch

3. HTTT sản xuất kinh doanh

4. HTTT tài chính kế toán

5. HTTT quản trị nguồn nhân lực

6. HTTT hỗ trợ quyết định 7. HTTT quản lý quan hệ khách hàng CRMS 8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS 9. HTTT quản lý nguồn lực ERP

1. HTTT quản lý văn phòng

Phân tích Thiết kế Hệ thống

- Văn bản đến - Tài liệu, thư từ… - Đăng ký phương tiện đi lại; đăng ký lịch họp, hội thảo, hội nghị… - Thông tin giao việc

- Văn bản đi - Báo cáo tổng hợp, thống kê… - Trả lời các yêu cầu - Lịch công tác - Giấy mời họp…

Thông tin vào

Thông tin ra

HTTT

CSDL Văn phòng

VĂN PHÒNG

6

Các chức năng chính

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Quản lý công văn (đến, đi, trình ký) (cid:153) Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói… (cid:153) Quản lý tin tức nội bộ (cid:153) Quản lý công việc (cid:153) Quản lý hồ sơ lưu trữ (cid:153) Quản lý quy trình làm việc (cid:153) Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm) (cid:153) Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm) (cid:153) Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân (cid:153) Quản lý văn phòng phẩm (cid:153) …

Các công nghệ

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa

(cid:131) Các loại máy in (cid:131) Các loại máy fotocopy

(cid:153) Các hệ thống máy fax và máy quét (cid:153) Hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử (cid:153) Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử

(cid:131) Điện thoại hội nghị (cid:131) Cầu truyền hình (cid:131) Hội nghị internet

Chức năng của phần mềm PORTAL OFFICE

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:144) Quản lý công văn

(cid:144) Quản lý tin nhắn nội bộ

(cid:144) Xử lý hồ sơ công việc

(cid:144) Quản lý sản phẩm

(cid:144) Quản lý công việc

(cid:144) Quản lý hình ảnh

(cid:144) Xử lý yêu cầu (HelpDesk)

(cid:144) Quản lý danh bạ cá nhân

(cid:144) Lịch cơ quan

(cid:144) Thiệp điện tử(Greeting Card)

(cid:144) Lịch công tác

(cid:144) Diễn đàn thảo luận nội bộ

(cid:144) Quản lý quan hệ khách hàng (CRM )

(cid:144) Phân hệ WebMail

(cid:144) Quản lý tin tức nội bộ

(cid:144) Quản lý tài sản

(cid:144) Quản lý nhân sự

(cid:144) Quản lý tài liệu cá nhân

(cid:144) Quản lý văn bản - hồ sơ

(cid:144) Quản lý văn phòng phẩm

(cid:144) Xử lý hồ sơ tín dụng

(cid:144) Quản lý quy trình

11 Phân tích Thiết kế Hệ thống

12

2. HTTT xử lý giao dịch

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD.

(cid:153) Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động của tổ chức.

(cid:153) Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các

HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…

HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Lập báo cáo

Thu thập số liệu

Xử lý: - Theo lô - Theo thời gian thực

CSDL HTTT xử lý giao dịch

14

Các HTTT xử lý giao dịch

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) - Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như:

(cid:131) Hệ thống quản lý tiền lương, (cid:131) Hệ thống quản lý tiền mặt, (cid:131) Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên… (cid:153) Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ

chức: (cid:131) Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, (cid:131) Hệ thống đặt phòng khách sạn, (cid:131) Hệ thống mua bán chứng khoán, (cid:131) Hệ thống thu ngân ở siêu thị…

PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM

QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

TÍNH LƯƠNG

BÁO CÁO THÁNG

BÁO CÁO QUÝ NĂM

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

CHẤM CÔNG VÀ TỔNG HỢP CÔNG

CẬP NHẬT DANH SÁCH LAO ĐỘNG

18

3. HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD. (cid:153) Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các

điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm.

(cid:153) Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và

phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… → sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất.

Các chức năng cơ bản

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình

SX.

(cid:153) Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng (cid:153) Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX (cid:153) Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất (cid:153) Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ (cid:153) Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh (cid:153) Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất (cid:153) Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất (cid:153) Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX…

HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

Phân tích Thiết kế Hệ thống

- Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về SXKD - Các dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, công nghệ SX mới…

- Báo cáo kiểm tra chất lượng - Kế hoạch NVL - Lịch sản xuất - Mẫu thiết kế SP - Công nghệ SX…

Thông tin vào

Thông tin ra

HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

CSDL SXKD

24

Phân loại HTTT quản lý SXKD

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây

chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng). (cid:153) Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều

khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX. (cid:153) Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện SX mới, đầu tư vào công nghệ SX mới…

Phần mềm

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Phần mềm chung: phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính,

phần mềm thống kê và phần mềm quản lý dự án

(cid:131) Phần mềm kiểm tra chất lượng (cid:131) Phần mềm trợ giúp thiết kế sản phẩm (cid:131) Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư. (cid:131) Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh. (cid:131) Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer –

intergrated Manufacturing)…

(cid:153) Phần mềm chuyên dụng:

4. HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức.

(cid:153) Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các

HTTT quản lý khác. (cid:153) Bao gồm hai phân hệ: (cid:131) Phân hệ tài chính (cid:131) Phân hệ kế toán.

HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Phân tích Thiết kế Hệ thống

- Dự báo tài chính - Báo cáo tài chính - Thống kê tài chính về ngân sách, nhu cầu vốn bằng tiền…

- Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu giao dịch tài chính của tổ chức - Dữ liệu từ bên ngoài về công tác tài chính

Thông tin vào

Thông tin ra

CSDL Tài chính

HTTT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

32

Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lập chứng từ

Các chứng từ kế toán

Cập nhật chứng từ vào máy

Các tệp số liệu chi tiết

Tổng hợp số liệu định kỳ

Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ (tuần, tháng, quí, năm...)

Lập báo cáo

Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán

33

Các hệ thống kế toán

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (cid:153) Kế toán tài sản cố định (cid:153) Kế toán hàng tồn kho (cid:153) Kế toán chi phí SX và giá thành sản phẩm (cid:153) Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm (cid:153) Kế toán bán hàng hay công nợ phải thu (cid:153) Kế toán mua hàng hay công nợ phải trả (cid:153) Kế toán quá trình kinh doanh (cid:153) Kế toán đầu tư – XDCB (cid:153) Kế toán các loại nguồn vốn (cid:153) Kế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính)

Các phần mềm chuyên dụng

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS

(Interactive Financial Planning System), “Managing your money” – MYM

(cid:153) Các PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting, Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL…

Phân tích Thiết kế Hệ thống

5. HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Liên quan đến các vấn đề thuộc về quyền lợi,

trách nhiệm của nhân viên

(cid:153) Là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai.

(cid:153) Cung cấp các công cụ để mô phỏng, dự báo, phân

tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác.

Hỗ trợ các quyết định quản trị nhân lực

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Tuyển chọn người lao động. (cid:153) Đánh giá các ứng cử viên và người lao động. (cid:153) Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hoặc thuyên chuyển người lao

động.

(cid:153) Đào tạo và phát triển người lao động. (cid:153) Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp

của người lao động.

(cid:153) Phân tích và thiết kế công việc. (cid:153) Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý NN (cid:153) Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực…

HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Phân tích Thiết kế Hệ thống

- Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm… - Kế hoạch, nhu cầu nhân lực - Hồ sơ, lý lịch nhân sự - Báo cáo kỹ năng làm việc - Báo cáo TĐ-KT…

- Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về NNL của tổ chức - Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan đến công tác quản trị NNL

Thông tin vào

Thông tin ra

CSDL Quảntrị Nhân lực

HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

55

Các HTTT điển hình

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương (cid:153) HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc (cid:153) HTTT quản lý người lao động (cid:153) HTTT quản lý vị trí làm việc (cid:153) HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc (cid:153) HTTT báo cáo lên cấp trên…

Phân tích Thiết kế Hệ thống

60

6. HTTT hỗ trợ quyết định

Phân tích Thiết kế Hệ thống

HTTT CHO LÃNH ĐẠO

Lãnh đạo

Ngân hàng dữ liệu

Phần mềm

cung cấp thông tin

Hệ quản trị

Thông tin chiến lược

CSDL Khai thác

Phần mềm viễn thông

CSDL Quản lý

CSDL

Ví dụ

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) HTTT trợ giúp ra quyết định của hãng hàng không Mỹ American Airlines – là HTTT quản lý phân tích AIMS (Analytical Information Management System), trợ giúp thông qua các quyết định về: (cid:131) Xác định các tuyến đường hàng không quốc tế (cid:131) Thiết kế các loại máy bay mới (cid:131) Tiến hành phân tích tài chính trong hoạt động hàng

không

(cid:131) Dự báo về thị trường hàng không thế giới (cid:131) Dự báo mức độ cạnh tranh…

7. HTTT QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CRMS Customer Relationship Management System

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Hình thức tiếp cận khách hàng thông thường trên

trang web: (cid:131) Đặt quảng cáo (banners), (cid:131) Gửi thư qua Email đã không còn có hiệu quả (cid:153) Thay vào đó, hình thức phục vụ hướng đến cá

nhân hóa (personalisation) của các tổ chức đã tạo ra được nhiều tiềm năng cạnh tranh, do khách hàng đòi hỏi ngày càng cao trong cách thức phục vụ cho riêng từng người.

Các tác động tương quan trong CRMS

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Hiểu khách hàng

Quan hệ với

Phản hồi từ khách hàng

khách hàng

8

Ba vấn đề

Phân tích Thiết kế Hệ thống

cần phải thu thập đầy đủ

dữ liệu về KH và các giao

CSDL khách hàng dịch giữa KH với tổ chức

dữ liệu về KH phải được quản lý tốt trên vấn

tất cả các kênh giao tiếp với quan điểm đề

ứng xử nhất quán đối với mỗi KH.

cần hướng đến cả KH lẫn sản phẩm,

mối liên kết giữa sản phẩm và KH

9

Mô hình quản lý KH với các HTTT chức năng

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Th.tin về công nợ, …

Các văn bản liên quan KH

CSDL HTTT Văn phòng

CSDL HTTT Bán hàng

Khách hàng

Các th.tin khác liên quan đến KH

Th.tin cá nhân về KH

CSDL HTTT …

CSDL HTTT Marketing

10

Chu kỳ xử lý của CRMS

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Marketing

Customer focus

Sales Services

13

Các chức năng chính của HTTT quản lý QHKH (CRMS)

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Giao tiếp với khách hàng

A C Phân đoạn khách hàng HTTT quản lý quan hệ KH Duy trì khách hàng

14

8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS (Supply Chain Management System)

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Dây chuyền cung cấp sản phẩm (Supply Chain) là một mạng lưới gồm các tổ chức bán lẻ, phân phối, vận chuyển, sản xuất và nhà cung cấp cùng tham gia vào việc buôn bán, chuyển giao và sản xuất một sản phẩm hay bán thành phẩm nào đó.

(cid:153) Nó phục vụ cho một sản phẩm chứ không phục vụ

cho riêng lẻ một tổ chức nào.

(cid:153) Một tổ chức có thể tham gia vào nhiều dây

chuyền cung cấp SP.

Phân tích Thiết kế Hệ thống

21

Chức năng của SCMS

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Giúp các tổ chức tham gia dây chuyền xây dựng kế hoạch hợp tác nhằm hạn chế tối đa sự rủi ro trong quá trình SXKD.

(cid:153) Gắn kết các dòng vật chất, dòng thông tin và

dòng tiền tệ trong một mạng lưới gồm KH, nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối để:

(cid:131) Giảm bớt các loại chi phí

(cid:131) Gia tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ

Phân tích Thiết kế Hệ thống

25 Phân tích Thiết kế Hệ thống

26

9. HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP (Enterprise Resource Planning)

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) ERP, còn được gọi là HTTT quản lý toàn diện tổ chức,

nhằm phối hợp các tiến trình, nghiệp vụ cơ bản nhất trong

nội bộ tổ chức.

(cid:153) ERP là một kiến trúc hệ thống (phần mềm, quy trình) quản lý các dòng thông tin và xử lý thông tin thống nhất giữa

các bộ phận trong tổ chức, chia sẻ thông tin một cách

nhanh chóng, tin cậy và nhất quán trong tổ chức.

(cid:153) ERP tích hợp các HTTT con thành một HTTT thống nhất,

đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động.

HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:131) Dữ liệu được chuẩn hóa bằng các biểu mẫu chung

(cid:131) Dữ liệu được cập nhập một lần vào CSDL để chuyển đổi thành thông tin dùng chung cho tất cả các bộ phận khác trong tổ chức

(cid:131) Các quy trình khai thác thống nhất.

(cid:153) Yêu cầu:

(cid:131) Nâng cao khả năng quản lý, điều hành cho LĐ

(cid:131) Nâng cao hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của nhân viên

(cid:153) Mục đích:

Hệ thống ERP

Phân tích Thiết kế Hệ thống

6

Trước khi áp dụng ERP

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Để quản lý các tiến trình sản xuất trong tổ chức, mỗi bộ phận phải tự thiết lập hệ thống xử lý dữ liệu và thông tin riêng → để thực hiện một dịch vụ chung thì dữ liệu phải được vận chuyển giữa các hệ thống

Sau khi áp dụng ERP

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Chức năng của ERP

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Tích hợp thông tin và các kênh xử lý thông tin vào trong một môi trường thống nhất giúp cho các nhà quản lý dễ truy cập đến thông tin tích hợp và đáng tin cậy.

(cid:153) Làm giảm dữ liệu dư thừa và hợp lý hóa các xử lý

trên thông tin,

(cid:153) Rút ngắn thời gian thực hiện và tăng năng lực đáp

ứng yêu cầu.

Chức năng của ERP

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý

và điều hành tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức như: tài chính- kế toán, quản lý vật tư, quản lý SXKD và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo,…

(cid:153) Phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý.

Xử lý yêu cầu của khách hàng

Phân tích Thiết kế Hệ thống

3

4

1

Thông tin khách hàng

Yêu cầu của khách hàng

Nguyên liệu & nguồn lực

2

Định giá

5

6

7

Xử lý Chuyển giao In hóa đơn

36

Các giai đoạn phát triển

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Năm 1970 Năm 1980 Năm 1990 Năm 2000

Extended ERP

Manufacturing Resources Planning

Material Requirement Planning

Enterprise Resources Planning

MRP MRP II ERP II ERP

37

Sản phẩm

Phân tích Thiết kế Hệ thống

(cid:153) Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. (cid:153) Một số nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới: (cid:131) Mức trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ trở lên.

Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống: Chương 2 - Giới thiệu các hệ thống thông tin