Quản lý tích hợp
Chương X
Nội dung
1. Quản lý tích hợp 2. Phát triển một tuyên bố dự án 3. Phát triển kế hoạch dự án 4. Chỉ đạo và quản lý công việc dự án 5. Theo dõi và kiểm soát công việc dự án 6. Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp 7. Kết thúc một dự án 8. Các sai lầm cổ điển
2
QLDA
1. Quản lý tích hợp
Liên quan đến việc phối hợp tất cả các vùng kiến
thức khác nhau về quản lý dự án trong suốt chu kỳ dự án.
Việc tích hợp này nhằm bảo đảm tất cả các thành
phần của dự án đều xuất hiện đúng lúc để hoàn tất dự án một cách thành công.
3
QLDA
Nền tảng của Quản lý tích hợp Dự án
Quản lý Tích hợp Dự án là yếu tố chính để dẫn đến
thành công của cả dự án.
Phải có người chịu trách nhiệm điều phối tất cả mọi người, kế hoạch, công việc để hoàn tất dự án. Phải có người tập trung vào toàn cảnh dự án và
hướng dẫn cả đội dự án để hoàn tất cả dự án đó. Phải có người có những quyết định cuối cùng khi có mâu thuẫn giữa mục tiêu dự án và những người có liên quan.
Phải có người trao đổi thông tin với ban lãnh đạo Người đó chính là PM và phương tiện để hoàn tất tất cả nhiệm vụ trên chính là Quản lý Tích hợp Dự án
4
QLDA
Nguyên lý W5HH
Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996. 1. Why is the system being developed ? 2. What will be done ? 3. When ? 4. Who is responsible for a function ? 5. Where are they organizationally located ? 6. How will the job be done technically and
manegerially ?
7. How much of each resource is needed?
5
QLDA
Quản lý tích hợp
6
QLDA
Cấu trúc tổng thể
7
QLDA
Công cụ chọn dự án
Phân tích NPV (Net present value): Giá trị hiện tại
tinh, tính lời lỗ qui đổi theo thời điểm hiện tại ROI (Return on investment) = (total discounted
benefits - total discounted costs) / discounted costs: Kết quả thu được nhờ đầu tư.
Thời gian hoàn vốn (Payback period). Mô hình tính điểm có trọng số (Weighted Scoring
Model)
8
QLDA
Figure 4-4. Net Present Value Example
9
JWD Consulting NPV Example
Note: See the template called business_case_financials.xls
10
Payback Period
11
Weighted Scoring Model
12
Quy trình quản lý tích hợp
1. Phát triển một tuyên bố dự án 2. Phát triển kế hoạch dự án 3. Chỉ đạo và quản lý công việc dự án 4. Theo dõi và kiểm soát công việc dự án 5. Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp 6. Kết thúc một dự án
13
QLDA
Câu hỏi
14
QLDA
15
QLDA
2. Phát triển một tuyên bố dự án
16
QLDA
3. Phát triển kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án là tài liệu dùng để điều phối tất cả
các tài liệu về hoạt động của dự án.
Mục đích chính là hướng dẫn thực thi dự án. Kế hoạch dự án giúp người QLDA lãnh đạo nhóm dự
án và đánh giá tình trạng dự án.
Cần phải đo lường việc thực hiện dự án so với kế
hoạch.
17
QLDA
Các thuộc tính của kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án mang tính độc đáo. Kế hoạch phải có tính động. Kế hoạch phải mềm dẽo. Kế hoạch phải được cập nhật khi có thay đổi. Kế hoạch phải đóng vai trò hướng dẫn thực thi dự
án.
18
QLDA
Các mục chung của kế hoạch dự án
Tổng quan về dự án. Mô tả về cách tổ chức dự án. Các qui trình quản lý và kỹ thuật dùng trong dự án. Thông tin về các việc phải làm, lịch biểu, và ngân
sách.
19
QLDA
Software Project Management Plan(SPMP)
20
QLDA
4.Chỉ đạo và quản lý công việc dự án
Chỉ đạo và quản lý các công việc mô tả trong kế
hoạch dự án.
Hầu hết thời gian và tiền bạc được dùng trong quá
trình thực thi dự án.
Lãnh vực ứng dụng của dự án tác động đến việc
thực thi dự án vì sản phẩm của dự án được tạo ra trong quá trình này.
21
QLDA
Các công cụ và kỹ thuật
Ý kiến chuyên gia Họp: các buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin về
dự án
Phần mềm quản lý dự án (Project Management
Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý các dự án
22
QLDA
5. Theo dõi và kiểm soát công việc dự án
Thay đổi là không thể tránh khỏi trên hầu hết các dự án, vì vậy điều quan trọng là cần phát triển và thực hiện theo một quy trình theo dõi và kiểm soát các thay đổi
Việc giám sát dự án bao gồm việc thu thập, đo
lường, và phổ biến thông tin thực hiện
Một cơ sở (base line) là kế hoạch quản lý dự án đã được phê duyệt cộng với những thay đổi đã được chấp thuận
23
QLDA
6. Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp
Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp gồm nhận diện, đánh giá, và quản lý những thay đổi trong suốt chu trình sống của dự án (Ghi chú: Sách PMBOK 1996 gọi qui trình này là “kiểm soát thay đổi tổng thể”).
Tác động đến các yếu tố tạo ra sự thay đổi để bảođảm
có lợi.
Xác định những thay đổi đã xảy ra. Quản lý những thay đổi thực tế khi xảy ra.
Ba mục tiêu của kiểm soát thay đổi:
24
QLDA
Kiểm soát thay đổi đối với các dự án CNTT
Cách nhìn trước đây: Nhóm dự án cần nỗ lực làm
đúng theo kế hoạch, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Vấn đề: các bên tham gia hiếm khi đồng ý ngay từ
đầu về phạm vi của dự án, thời gian và chi phí dự án thường ước lượng không chính xác.
Cách nhìn hiện đại: Quản lý Dự án là một quá trình
giao tiếp và thỏa thuận liên tục.
Giải pháp: Các thay đổi thường có lợi, và nhóm dự
án cần lập kế hoạch cho điều này.
25
QLDA
Hệ thống kiểm soát thay đổi
Một qui trình mang tính chính thức mô tả các tài liệu dự án có thể được thay đổi khi nào và như thế nào. Mô tả ai được phép thay đổi và thay đổi như thế nào. Thường bao gồm Hội đồng kiểm soát thay đổi (CCB = Change Controlling Board), Quản lý cấu hình, và một qui trình truyền thông cho các thay đổi
26
QLDA
Hội đồng kiểm soát thay đổi
Một nhóm người chịu trách nhiệm về phê duyệt hoặc
từ chối thay đổi của dự án.
CCB cung cấp những hướng dẫn để chuẩn bị yêu cầu thay đổi, đánh giá yêu cầu thay đổi, và quản lý việc thực hiện những thay đổi được duyệt.
Gồm các bên liên quan của toàn công ty.
27
QLDA
Thay đổi kịp thời
Một số thành viên CCB chỉ thỉnh thoảng mới gặp
nhau, vì thế những thay đổi có thể diễn ra quá lâu. Một số công ty có chính sách cho các thay đổi nhạy
Thay đổi nhanh nhất có thể được, nhưng phải thông
báo cho mọi người.
cảm về thời gian. “Chính sách 48-giờ” cho phép các thành viên nhóm dự án quyết định, sau đó họ có 48 giờ để chờ phê duyệt của lãnh đạo cấp cao.
28
QLDA
Quản lý cấu hình
Bảo đảm sản phẩm và mô tả về sản phẩm là đúng
và đầy đủ.
Tập trung vào quản lý công nghệ bằng cách xác định và kiểm soát các đặc trưng chức năng và vật lý của sản phẩm.
Các chuyên gia Quản lý cấu hình xác định và viết tài liệu về các yêu cầu cấu hình, kiểm soát thay đổi, lưu và báo cáo các thay đổi, và kiểm tra sản phẩm xem có phù hợp với yêu cầu hay không.
29
QLDA
Đề nghị cho Kiểm soát thay đổi tích hợp
Xem quản lý dự án như một quá trình truyền thông và
thương lượng liên tục. Kế hoạch cho thay đổi. Thiết lập hệ thống kiểm soát biến đổi chính qui có một
ban kiểm soát sự thay đổi.
Sử dụng cách thức quản lý cấu hình tốt. Xác định những thủ tục cho việc thực hiện những quyết
định hợp thời cho những thay đổi nhỏ hơn.
Dùng những báo cáo thực thi bằng lời hay văn bản để
xác định và quản lý thay đổi.
Dùng chương trình quản lý dự án và các phần mềm khác để giúp cho việc quản lý và thông tin những thay đổi.
30
QLDA
7. Kết thúc một dự án
Kết thúc một dự án bạn phải hoàn tất tất cả các hoạt động và chuyển giao các công việc hoàn thành cho những người thích hợp
Sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cuối cùng Cập nhật tài sản quá trình tổ chức
Kết quả đầu ra chính bao gồm
31
QLDA
Kết thúc dự án
32
QLDA
Phần mềm
33
QLDA
8. Các sai lầm cổ điển
Liên quan đến con người Liên quan đến quy trình Liên quan đến sản phẩm Liên quan đến kỹ thuật
34
QLDA
Liên quan đến con người…
Các công ty sẽ trở thành con tin của họ
Thiếu động lực Nhân viên chưa trưởng thành Không kiểm soát được vấn đề nhân viên Anh hùng (Heroics)
60% các nhà phát triển cảm thấy môi trường không đạt
yêu cầu
Thêm người vào một dự án trễ Ồn ào, đông đúc
Mối bất hòa giữa khách hàng và phát triển
35
QLDA
... Liên quan đến con người
McConnell: gây ra hầu hết các rắc rối trong phát triển
phần mềm
Kỳ vọng không đúng Chính sách không có tính vật chất Mơ tưởng
Thiếu tài trợ dự án hiệu quả Thiếu ràng buộc tài chánh (cổ phần) của các người
liên quan (stakeholder)
Thiếu thông tin từ người dùng
36
QLDA
Liên quan đến quy trình…
Đặt sức ép không cần thiết
Lịch biểu lạc quan
code-and-fix
Quản lý tài chánh không hiệu quả Thát bại nhà thầu: Nếu mối quan hệ nhà thầu không được quản lý một cách cẩn thận, việc sử dụng các nhà thầu có thể làm chậm dự án xuống chứ không phải là tốc độ nó lên. Kế hoạch không đầy đủ Không thực hiện đúng kế hoạch
37
QLDA
…Liên quan đến quy trình…
Lãng phí thời gian trong "fuzzy front end“. "fuzzy
front end” là thời điểm trước khi dự án bắt đầu, thời gian thường dùng cho quá trình phê duyệt và dự toán ngân sách
1 ngày QA == 3 tới 10 ngày sau đó
Cắt ngắn các hoạt động ban đầu Chi phi nhiều hơn 10 to 100 5 giờ so với 50 giờ Thiết kế không đầy đủ Cắt ngắn hoạt động bảo đảm chất lượng
38
QLDA
…Liên quan đến quy trình.
Kiểm soát quản lý không đủ PM cần biết lân vết nhiều việc
Kết hợp quá sớm hoặc quá thường xuyên: một số
dự án phát triển nhanh cố gắng để kêt hợp nhiều lần trước khi thành công Mất thời gian
20-30% của lịch biểu
Bỏ qua công việc cần thiết cho việc ước tính
Lập kế hoạch để theo kịp lịch biểu trễ Lập trình mã giống như địa ngục (Code-like-hell
programming)
39
QLDA
Liên quan đến sản phẩm
Yêu cầu mạ vàng (Requirements gold-plating)
Thêm chức năng nhiều hơn nhu cầu Phình tính năng (Feature creep)
25% yêu cầu
Mạ vàng nhà phát triển (Developer gold-plating): Các nhà phát triển đang bị cuốn hút bởi công nghệ mới và thử tính năng mới của ngôn ngữ mà không nó yêu cầu trong sản phẩm của họ.
Thương lượng lôi kéo, thúc đẩy Cộng tính năng, trượt lịch biểu Phát triển hướng nghiên cứu:
Lịch trình phát triển phần mềm là hợp lý có thể dự đoán; lịch trình nghiên cứu phần mềm thậm chí không thể đoán trước được về mặt lý thuyết.
QLDA
40
Liên quan đến kỹ thuật
Hội chứng viên đạn bạc (Silver-bullet): xảy ra bất cứ khi nào
người quản lý hoặc các nhà phát triển mong đợi công cụ hoặc phương pháp mới giải quyết tất cả vấn đề năng suất. Việc tiết kiệm được ước lượng quá cao từ các công cụ và
phương pháp mới
Thay đổi công cụ giữa dự án Thiếu kiểm soát mã nguồn tự động
