Quản lý truyền thông
Chương VII
Nội dung
a. Lập kế hoạch truyền thông. b. Phân phối thông tin. c. Báo cáo thực thi. d. Quản lý Stakeholder.
1. Các hoạt động thiết yếu trong Quản lý truyền thông
a. Phát triển kỹ năng truyền thông b. Họp hiệu quả hơn c. Dùng email hiệu quả d. Dùng các mẫu trong truyền thông
2. Cải thiện truyền thông dự án
2
QLDA
1.Các hoạt động thiết yếu trong Quản lý truyền thông
1. Lập kế hoạch truyền thông. 2. Phân phối thông tin. 3. Báo cáo thực thi. 4. Quản lý các Stakeholder.
3
QLDA
1.a. Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông…
Cần phải biết loại thông tin gì sẽ phân bổ cho stakeholder. Bằng cách phân tích giao tiếp với stakeholder, có thể tránh
lãng phí thời gian hay tiền bạc khi tạo hay phân phối thông tin không cần thiết.
Lược đồ tổ chức của dự án là điểm bắt đầu để nhận biết các
stakeholder nội bộ.
Cũng phải để ý đến các stakeholder bên ngoài như khách
hàng, ban lãnh đạo khách hàng, nhà thầu phụ.
4
QLDA
…Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông
Tạo 1 số loại kế hoạch quản lý giao tiếp và kiểm tra
chúng với các stakeholder sớm sẽ giúp tránh hay giảm được các vấn đề về giao tiếp sau này.
Nếu tổ chức làm việc với nhiều dự án, việc xây dựng
quản lý giao tiếp trong các dự án một cách thống nhất sẽ giúp tổ chức làm việc mượt mà hơn.
Thông tin về nội dung của các giao tiếp dự án chủ yếu
nằm trong WBS.
5
QLDA
Nội dung của kế hoạch Quản lý truyền thông
Các yêu cầu về giao tiếp với stakeholder. Thông tin được giao tiếp bao gồm định dạng, nội dung và các mức chi tiết. Ai sẽ nhận thông tin và ai sẽ tạo ra nó. Các phương pháp và công nghệ được đề nghị để
truyền đạt thông tin.
Tần số giao tiếp. Thủ tục điều chỉnh để giải quyết rắc rối. Thủ tục kiểm tra nhằm cập nhật kế hoạch quản lý
giao tiếp.
Danh sách các thuật ngữ hay dùng.
6
QLDA
Bản Kế hoạch Quản lý Truyền thông
Là 1 phần trong Bản Kế hoạch Dự án Tổng thể. Thay đổi theo yêu cầu của mỗi dự án, nhưng có một
số loại kế hoạch thì nên chuẩn bị trước.
Đối với dự án nhỏ, bản Kế hoạch Quản lý Giao tiếp có thể là 1 phần của bản hợp đồng làm việc của các thành viên đội.
7
QLDA
Phân tích Truyền thông - stakeholder
8
QLDA
1.b. Phân phối thông tin
Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm và đúng định dạng cũng quan trọng như tạo thông tin.
Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin. Các phương pháp chính thức và không chính thức để
phân bố thông tin.
Các yếu tố quan trọng cần xét:
9
QLDA
Bảng lựa chọn môi trường
10
QLDA
Quan hệ giữa số người và số kênh thông tin
x
11
QLDA
Mạng truyền thông
12
QLDA
1.c. Báo cáo thực thi
Dùng để thông báo cho stakeholder về việc tài
nguyên đã được sử dụng như thế nào
Nhiều người dùng lẫn lộn giữa báo cáo thực thi và
báo cáo tình trạng (status report).
13
QLDA
Các loại báo cáo
Báo cáo tình trạng (Status report): mô tả nơi mà
dự án đạt được tại 1 thời điểm nào đó. Cần phải xét đến bộ ba ràng buộc. Bao nhiêu tiền đã bỏ ra đến thời điểm đó? Bao nhiêu lâu để làm xong 1 nhiệm vụ nào đó? Công việc có hoàn thành như kế hoạch không?
Báo cáo diễn tiến (Progress report): mô tả đội dự án đã hoàn thành cái gì trong khoảng 1 thời gian xác định.
Báo cáo dự báo (Forecast report): dự đoán tình
trạngvà tiến triển của dự án trong tương lai dựa vào thông tin trước đó và khuynh hướng.
14
QLDA
1.d. Quản lý stakeholder
Hai công cụ hỗ trợ: Ma trận Quản lý Kỳ vọng
(Expectation Management Matrix) và Nhật ký Phát sinh (Issue Log).
15
QLDA
Ma trận Quản lý Kỳ vọng
Ma trận Quản lý Kỳ vọng
Lưới quyền lực và sự quan tâm
18
QLDA
2. Cải thiện truyền thông dự án
a. Phát triển kỹ năng truyền thông b. Họp hiệu quả c. Dùng email hiệu quả d. Dùng các mẫu trong truyền thông
19
QLDA
2.a. Phát triển kỹ năng truyền thông
Các công ty thường không chú ý đến tầm quan trọng
của phát triển kỹ năng nói, viết, và nghe.
Dietitian Carol M. Coughlin (2000) phát biểu rằng “người ta nhớ 10% những gì người ta đọc, 20% những gì người ta nghe, 30% những gì người ta thấy, và 70% những gì người ta thấy, nghe và đọc“.
Bằng lời (verbal): bằng miệng (oral), bằng từ ngữ. Bằng hình ảnh (visual): biểu đồ, hình ảnh. Không bằng lời (nonverbal): hoạt động và hành vi.
Môi trường truyền thông
Ngôn ngữ cơ thể…
1. Rào cản giữa bạn và người giao tiếp - khoanh tay. 2. Đăng nhập của sự hoài nghi - gãi cằm. 3. Sức khỏe tốt và thái độ tích cực - thể hiện tư thế
thẳng đứng.
4. Mệt mỏi - giảm tư thế. 5. Tức giận - siết chặt nắm tay. 6. Sự quyết đoán - chỉ ngón tay. 7. Chán nản - xoáy trôn ốc một bàn chân. 8. Che giấu điều gì đó - không có giao tiếp bằng mắt.
21
QLDA
…Ngôn ngữ cơ thể
9. Thách thức - tay lên hông. 10. Sự thống trị - ngồi ngược trên một cái ghế. 11. Tất cả mọi thứ trong tầm kiểm soát - ngón tay cái
trong vành đai hoặc quần. 12. Kỳ vọng - lòng bàn tay cọ xát. 13. Trung thực - lòng bàn tay mở thỉnh thoảng chạm vào
ngực.
14. Thiếu kiên nhẫn - trống ngón tay. 15. Mất an ninh - cắn móng tay. 16. Quan tâm đến một người nào đó hoặc một cái gì đó
- nghiêng đầu.
22
QLDA
2.b. Họp hiệu quả
Xác định định có nên tránh được buổi họp nào không Xác định mục đích và kết quả đạt được của buổi họp Xác định những người tham gia cuộc họp Cung cấp chương trình họp cho người tham gia
trước buổi họp
Chuẩn bị tài liệu và các hỗ trợ trực quan Tiến hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp Xây dựng quan hệ
2.c. Dùng email hiệu quả
Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả Bảo đảm gởi e-mail đến đúng người Các đề trong email phải phù hợp Giới hạn nội dung cho một chủ đề chính, càng rõ ràng và
súc tích càng tốt
Giới hạn số lượng và kích thước các tập tin đính kèm Xóa các email không cần thiết, và không đọc email nếu lo
ngại có vấn đề
Bảo đảm luôn cập nhật phần mềm chống virút (virus) Trả lời nhanh các email Học cách sử dụng các tính năng hữu ích
Email rất nguy hiểm vì có thể gởi nhiều người và chỉ
bằng 1 cú nhấn nút send.
Vài phút để thu thập ý. Nghiên cứu một số sự kiện để hỗ trợ. Chọn những từ đúng cho việc chuyển tải thông tin gởi. Xác định thông tin gởi sẽ được xử lý bằng email điện
thoại hay với cá nhân.
Nếu bạn viết nháp trong vội vã, đừng gởi nó cho đến khi đọc lại ngày hôm sau. Cần thời gian cho nội dung được tốt hơn.
Các bước cho email quan trọng:
25
QLDA
2.d Dùng các mẫu trong truyền thông
Nhiều người sợ yêu cầu người khác giúp đỡ Cung cấp các ví dụ và các mẫu truyền thông để tiết
kiệm thời gian và tiền bạc
Các công ty có thể phát triển mẫu truyền thông riêng của họ, dùng của các công ty bên ngoài, hoặc dùng các mẫu trong sách giáo khoa
Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty giỏi về quản trị
dự án dùng các mẫu truyền thông rất hiệu quả
