Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin: Bài 5

Quản lý Dự án CNTT Quản lý Dự án CNTT

ườ

ạ

Th c Bình C ng

Nội dung Khoá học Nội dung Khoá học

ệ

ị ế

Bài 1. Gi ớ i thi u chung Bài 2. Xác đ nh d án ự Bài 3. L p k ho ch th c hi n d án ệ ự ự ạ ậ Bài 4. Các công c ph c v qu n lý d ự ụ ụ ụ ả

án

ự

ệ

Bài 5. Qu n lý, ki m soát vi c th c ể

ả ệ ự hi n d án

Bài 6. K t thúc d án ự ế

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 2 12/10/18

ậ

ệ

ấ

Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án thực hiện dự án ạ 1. Thu th p và đánh giá hi n tr ng 2. Họp ả 3. Qu n lý c u hình ổ ể 4. Ki m soát thay đ i ấ ượ ả ng 5. Qu n lý ch t l ủ ả 6. Qu n lý r i ro ạ ậ ạ ế 7. L p l

i k ho ch

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 3 12/10/18

ụ ụ

ủ ủ

ầ ầ

Các m c tiêu c a ph n này Các m c tiêu c a ph n này

ế

ạ

ự

ầ Sau khi k t thúc ph n này, b n s hi u: Ki m soát là gì ? và t

ạ ẽ ể i sao s thành công

ộ ế ậ

ệ ể ể

ự

ế

ả

ể ụ ủ ự c a d án ph thu c vào nó Nh ng vi c thi ệ ữ ầ ượ ti p nào c n đ ể khai ki m soát đ

ụ ế t l p và các nhi m v k ệ c th c hi n đ tri n ệ ượ c hi u qu

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 4 12/10/18

ệ

ọ

1. Thu thập và đánh giá hiện 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng trạng Thu th p hi n tr ng là: Dùng m i ạ ể

ậ ị ng sách đ xác đ nh xem các công

ộ ự ể

ế

ệ

ế

ươ ph ệ vi c (nói riêng) và toàn b d án (nói chung) hi n nay đang ti n tri n th nào.

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 5 12/10/18

Các bước Các bước

ữ ệ

ạ

ị

ố

ề ệ ầ ế Ví dụ ạ

ừ ọ

m i thành

Thu th p các d li u v hi n tr ng theo ậ ỳ đ nh k (1 ho c hai tu n). Công b cho ộ ổ ự t cán b t ệ ậ ữ ệ Ví dụ ủ ổ ự

ặ d án bi Thu th p d li u hi n tr ng t d án.

ộ

viên c a t ư

ậ ữ ệ

ợ

ố

Làm tài li u t ng h p (t ệ ổ

ợ ừ

ệ

Tránh đ a ra đánh giá (v i vã) khi thu ỹ ưỡ ầ th p d li u. (C n phân tích k l ng) ổ ấ t nh t là t ng ệ ử các tài li u, báo cáo đi n t )

h p t

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 6 12/10/18

ự ế

ệ ự ế

ấ

ế

ấ

ườ

ế

ự ạ i

Mục đích của đánh giá Mục đích của đánh giá Làm rõ s khác bi ự t D ki n và Th c t Khác bi ặ ố ể ệ t có th là x u ho c t t. Khác bi ố ấ ệ t hay x u t là t t không nh t thi ợ ụ ể ỳ ừ ng h p c th ) (tu t ng tr – Sai bi ắ ầ ể ệ ị t l ch bi u = Ngày b t đ u và k t thúc ạ ế theo k ho ch ắ ầ t ngân sách t chi phí = Chi phí ngân sách Chi phí

– Ngày b t đ u và k t thúc th c t – Sai bi – Sai bi

ệ ệ th c tự ế

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 7 12/10/18

VVí dụ:

ện trạng dự án í dụ: HiHiện trạng dự án

ử ớ : i trë ng nhãm

ố ờ

ạ

S gi

còn l

ả

ệ ượ

ầ

ắ ầ

ự ế

ế

ố ờ ự

Mô t

các công vi c đ

c phân công trong tu n

Ngày b t đ u/k t thúc th c t

S gi

th c tê

S hi u ố ệ công vi cệ

T ngổ

ố ờ ự

ầ

S gi

d tính cho tu n

ả

ệ ượ

ầ

ắ ầ

ự ế

ế

Mô t

các công vi c đ

c phân công trong tu n

Ngày b t đ u/k t thúc th c t

S hi u ố ệ công vi cệ

Ghi c hó

G i t Từ: Co py: tuÇn kÕt thó c : kÕ ho ¹c h dù ¸n:

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 8 12/10/18

Ví dụ: Phân công nhiệm vụ Ví dụ: Phân công nhiệm vụ

tªn dù ¸n:

ng µy:

Tªn/s è nhiÖm vô:

tªn kÕt qu¶ bµn g iao:

m« t¶ kÕt qu¶ bµn g iao:

(To b e s ig ne d o ff b y le ad te am m e m b e r up o n c o m p le tio n)

iườ ®îc g iao nhiÖm vô ký

ng µy

tªn

g hi c hó

ườ ử ụ

i s d ng ký

(To b e s ig ne d o ff b y d e s ig nate d us e r re p re s e ntativ e )

ng µy

tªn

g hi c hó

ấ ượ

ả

(To b e s ig ne d o ff b y p e rs o n(s ) ap p o inte d fo r q uality re v ie w )

Qu n lý ch t l

ng ký

ng µy

tªn

g hi c hó

ưở

ng nhóm ký

Tr s atis fac to rily

(To b e s ig ne d o ff b y the te am le ad e r o nly w he n d e liv e rab le has b e e n c o m p le te d and q uality is ac c e p tab le )

ng µy

tªn

g hi c hó

ơ ư

ế

ầ

ả N u không kèm theo s n ph m, ghi n i l u tr

ữ:

Dành riêng cho văn phòng d ánự

YES/NO

Ghi chú:

ẩ ? ậ ả Đã nh n s n ph m

ờ

= 0

YES/NO

Th i gian dành thêm

Ghi chú :

ệ

ế

YES/NO

Công vi c đã k t thúc

Ghi chú:

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 9 12/10/18

ả ả

ố ố

í dụ: K t qu bàn giao m c ế VVí dụ: K t qu bàn giao m c ế ệ ự th c hi n ệ ự th c hi n

Dù ¸n: XXXXX

ngµy b¸o c¸o: dd/mm/yy

Mèc hoµn thµnh ngµy kÕt thóc hiÖn tr¹ng ghi chó sù kiÖn#

Baseline lÞch

xanh vµng ®á

Xxxxx xxx N

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 10 12/10/18

ồ ị ồ ị

ự ự

ạ ạ

ướ ướ

BC th c tr ng đ th xu h BC th c tr ng đ th xu h

ng ng

kÕ ho ¹c h s o víi thùc tÕ

nhiÖm vô , nç lùc , hay c hi phÝ

30 kÕ ho¹ch hiÖn t¹i

thùc tÕ hiÖn nay

20 tæng íc tÝnh cuèi cïng

tuÇn kÕt thó c

10/4 24/4 8/5 22/5 5/6 19/6 3/7 17/7 31/7 14/8 28/8 11/9

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 11 12/10/18

ự ế ự ế

ế ế

ạ ạ

ớ ớ

K ho ch v i th c t K ho ch v i th c t

hoàn thành hoàn thành

120

Nhiệ m vụ

100

7/6 14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10

ờ

Th i gian

ệ ạ

T ng nhi m ệ ổ ụ ự ế v th c t

ổ T ng nhi m ụ ế v k ho ch

nhiÖm vô thùc tÕ ể

nhiÖm vô theo kÕ ho¹ch ự

ệ ự ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 12 12/10/18

No te : Plan re fe rs to re v is e d

p lan

ắ ầ ắ ầ

ệ ệ

ế ế

ụ ụ

B t đ u/k t thúc nhi m v B t đ u/k t thúc nhi m v

120

ệ Hi n th i ờ

100

80

S công ố vi cệ

60

40

20

0

14/6 21/6 28/6

5/7

12/7 19/7 26/7

2/8

6/9

13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10

9/8

16/8 23/8 30/8 ờ

Th i gian

ạ Công vi c hoàn ệ ế thành k ho ch ầ Công vi c b t ệ ắ ạ ế đ u k ho ch

ệ ự ự ả Công vi c b t ệ ắ ầ ự ế đ u th c t ể ệ Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án Công vi c hoàn ệ thành th c tự ế 13 12/10/18

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 14 12/10/18

ị ị

ượ ượ

ả ả EVM là ph

Qu n lý giá tr thu đ Qu n lý giá tr thu đ ươ ợ

c (EVM) c (EVM) ạ ộ ạ

ờ

ự ng pháp đánh giá ho t đ ng d ề ữ ệ án, nó tích h p các d li u v ph m vi, th i gian và chi phí .

ạ

V i m t ớ

ể

ạ

ị

ủ

ầ ế ộ c s baselines (k ho ch ban đ u ậ c ch p nh n), b n có th xác ở ụ c m c đích c a nó

ơ ở ấ ổ ượ ạ ượ c d án đ t đ

ứ ộ

và thay đ i đ ượ ự đ nh đ m c đ nào.

ạ

ậ

ả

ỳ

B n ph i nh p đ nh k thông tin th c t ị

ự ế ể đ

dùng EVM

ề ổ ứ

ế ớ

ch c trên th gi

i dùng

Ngày càng nhi u t ể

ự

EVM ki m soát chi phí d án.

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 15 12/10/18

ữ ả ữ ả

ậ ậ

ị ị

Các thu t ng qu n lý giá tr thu đ Các thu t ng qu n lý giá tr thu đ

ượ c ượ c

ị ự

c g i là chi phí

 Giá tr d tính (PV),

ự

c đây đ ượ

ọ

ổ

ng t ng chi phí đ

ượ ọ

ướ

ộ  Chi phí th c t ự ế

ự ủ ủ

(AC) ệ ự ế ệ ủ

ế ạ ộ

ộ

ướ ượ ọ tr ệ ị c lên l ch d toán cho các công vi c đã đ ự ầ ủ ướ c (BCWS), cũng g i là d toán, là ph n c a ệ ộ ế ượ ượ c duy t dành cho m t k l ạ ấ ị ạ ho ch cho m t giai đo n nh t đ nh c g i là chi c đây đ , tr ệ ự phí th c c a công vi c đã th c hi n (ACWP), là ể ổ t ng c a chi phí tr c ti p và gián ti p phát sinh đ ộ hoàn thành công vi c c a m t ho t đ ng trong m t giai đo n nh t đ nh

ấ ị ượ

ọ

ạ  Giá tr thu đ ị ủ

c (EV) ệ

ự ướ c đây g i là chi phí d ự

ệ

ự ế

ị ủ

ệ

 EV đ

, tr toán c a các công vi c đã th c hi n (BCWP), là ướ đã c tính giá tr c a các công vi c trên th c t hoàn thành. ượ ự ể ệ ặ

ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 16 12/10/18

ự ự ầ c d a trên chi phí d tính ban đ u cho d ỷ ệ hoàn thành công l

ệ ủ ự

ạ ộ

ủ

ế

vi c c a d án/ho t đ ng c a nhóm (đ n ngày tính

EV)

ệ ự ạ ộ ự án ho c cho ho t đ ng và t

ỷ ệ l

công vi c ớ

ệ th c hi n ệ th c hi n ệ ệ th c hi n (RP) đã hoàn thành th c so v i công

ạ ộ

ỷ ệ ự T l ỷ ệ ự T l T l ỷ ệ ự là t ự ự ế th c t ạ ở ả ượ ế ệ c hoàn thành vi c trên k ho ch ph i đ ộ ự ờ ấ ỳ ể ờ m t th i đi m b t k trong th i gian th c ệ ự hi n d án/ho t đ ng.

ị ự

Brenda Taylor, qu n tr d án cao c p ả

ấ ở ng pháp

ị

ể ướ

ươ c.

Nam Phi, đ xu t s d ng ph ượ này đ

ệ

ố

ặ ỷ ệ ầ ế

ụ ế ủ ệ

ộ ử ở

ự ị

ế

ệ

ạ

ấ ử ụ ề c tính giá tr thu đ Ví d , đ n cu i tu n 1, công vi c cài đ t ầ máy ch đã hoàn thành m t n a. T l th c hi n là 50% (50/100) b i vì h t tu n 1, l ch trình theo k ho ch là công vi c này

ự ế ỉ

ả

ph i hoàn thành 100%, nh ng th c t

ượ

hoàn thành đ

c 50%.

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 17 12/10/18

ả ả

ị ị

ượ ượ

c c

ầ ầ

B ng 74. Tính toán giá tr thu đ B ng 74. Tính toán giá tr thu đ ạ ộ sau 1 tu n ho t đ ng ạ ộ sau 1 tu n ho t đ ng

Tuần 1

Hoạt động

Giá trị thu được (EV)

Giá trị dự tính (PV)

Chi phí thực tế (AC)

Biến động chi phí (CV)

Biến động lịch trình (SV)

Chỉ số thực hiện chi phí (CPI)

Chỉ số thực hiện lịch trình (SPI)

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 18 12/10/18

ị ị

Công thức

ứ ả B ng 75. Công th c tính giá tr thu ả ứ B ng 75. Công th c tính giá tr thu cượ cượđ đ Thuật ngữ

Giá trị thu được

Biến động chi phí

Biến động lịch trình

Chỉ số thực hiện chi phí

Chỉ số thực hiện lịch trình

Ước lượng tại thời điểm hoàn thành

Thời gian ước tính để hoàn thành

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 19 12/10/18

ắ ắ

ố ố

ị ị

Quy t c cho s trong giá tr thu đ Quy t c cho s trong giá tr thu đ

ượ c ượ c

ị

ố ỉ

ế ề

ữ

ả

ấ

S âm trong bi n đ ng chi phí và l ch trình ộ ch ra có v n đ trong nh ng m ng đó.

ỏ ơ

ỉ

ế

CPI hay SPI nh h n 100% ch cho ta bi

t có

ấ

ề v n đ .

ề

ấ ơ

ượ

t ngân sách) ho c

ậ

ạ ớ ế ệ

ạ

V n đ có nghĩa là d án có chi phí nhi u ự ặ ớ ế h n so v i k ho ch (v ớ ế ạ lâu h n so v i k ho ch (ch m so v i k ho ch làm vi c)

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 20 12/10/18

ị ế ị ế

ượ ượ

c c

ộ ự ộ ự

Figure 74. Tính toán giá tr ki m đ Tính toán giá tr ki m đ Figure 74. sau 5 tháng cho m t d án 1 năm sau 5 tháng cho m t d án 1 năm

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 21 12/10/18

ể ể

ị ị

Hình 75. Bi u đ giá tr thu Hình 75. Bi u đ giá tr thu ượ ố ớ ự đ ượ ố ớ ự đ

ồ ồ c đ i v i d án trong 5 tháng c đ i v i d án trong 5 tháng

Ước tính tại thời điểm hoàn thành

Dự toán khi hoàn thành

Giá trị dự tính (PV)

Chi phí thực tế

Giá trị thu được (EV)

N u ế ườ đ ng EV th p ấ h n ơ ườ ng đ AC hay PV, nghĩa là có v n ấ ề đ trong nh ng ữ vùng đó.

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 22 12/10/18

Tinh giá trị ị thu đ thu đ Tinh giá tr

cượ cượ

ượ ử ụ

ơ ả

ươ

 phân tích giá tr thu đ

ng pháp c b n:

ị

– chi phí theo k ho ch

ị c s d ng 3 ph ế ạ (PV) là chi phí d toán cho l ch trình công ự

vi cệ

ự

ệ cho công vi c đã th c

– chi phí th c tự ế (AV) Là chi phí th c t ự ế

ự

ệ

– Tr giá thu đ

ượ (EV) làchi phí d toán cho công vi c đã th c

ứ

ọ

ẫ

hi nệ ị hi nệ 3 ph

ng pháp này, d n đ n 4 công th c toán h c:

 t

ươ ổ ổ ị

ế ừ – thay đ i chi phí (CV) = EV AV – thay đ i l ch trình (SV) = EV – PV

ự

ệ

ỉ ố ỉ ố ị

ệ

– ch s chi phí th c hi n (CPI) = EV / AV – ch s l ch trình th c hi n (SPI) = EV / PV ự

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 23 12/10/18

Phân tích công thức Phân tích công thức

ế

ệ

ạ

– BCWS: Ngân sách cho ti n đ công vi c (PV) ộ – ACWP: Ngân sách cho kh i l ố ượ

ng công vi c đ t

ượ

ố ượ

ệ

ng công vi c

ự

ệ

ự ế c (Th c t ) (AV) – BCWP: Ngân sách cho kh i l ự th c hi n (D tính) (EV)

 SV =  CV =

BCWPBCWS BCWPACWP

Schedule variance Cost variance

(CPI) = EV / AV (SPI) = EV / PV

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 24 12/10/18

ị Phân tích tr giá thu đ ị Phân tích tr giá thu đ

ượ c ượ c

300

250

200

ệ ạ Hi n t i

150

100

1/6

8/6

15/6

22/6

29/6

13/7

20/7

27/7

3/8

Giờ

6/7 Th i gian

s è g iê the o kÕ ho ¹c h

s è g iê thu ®îc

s è g iê thùc tÕ

ờ

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 25 12/10/18

ấ

ố

ự t là t

ề

ắ

Nhiệm vụ của PM: trả lời câu Nhiệm vụ của PM: trả lời câu hỏihỏi T i sao có s khác bi ạ ệ t? S khác bi ệ ự t hay x u? Có c n nh ng hành đ ng u n n n, đi u ố ộ ữ ầ ch nh d án hay không?

ỉ ế

ự N u có, thì là gì?

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 26 12/10/18

ự ự

ế ế

ạ ạ

T i sao d án sai k ho ch? ... T i sao d án sai k ho ch? ...

ự ự

ự

V t k ho ch V t k ho ch th c s Ph m vi gi m mà không có s phê

ạ ạ ả ệ

ụ ế

ượ ế ượ ế ạ ẩ ạ

ế chu n/ nhi m v k t thúc không có k ho ch th i gian cho nh ng công vi c này

ẩ

ệ c tuân theo ệ ể

ữ ờ Các tiêu chu n không đ ượ  c tính v các d đoán đ hoàn thi n ự ề ướ không đúng ệ

ỏ

B qua vi c duy t l

ệ ạ i

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 27 12/10/18

ự ự

ạ ạ

ế ế

ạ ạ

T i sao d án l T i sao d án l

i sai k ho ch? i sai k ho ch?

ồ

ấ

ạ ậ ấ ả i quy t các v n đ k thu t ề ề

ệ

ự

ạ

Sau k ho ch ế Không gi ề ỹ ế Các v n đ v ngu n bên ngoài Th c hi n các thành viên nhóm T n d ng các ngu n th p ấ ồ Ph m vi/m c tiêu d án không rõ ràng ụ Nh ng thay đ i v ph m vi không đ ượ ổ ề

ự ậ ụ ạ ữ thông qua

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 28 12/10/18

ướ ướ

ạ ộ ạ ộ

ể ể

Các b Các b

c ho t đ ng có th c ho t đ ng có th

ộ ự

ề

ấ

ả

 xác đ nh khi nào x y ra các v n đ trong m t d án

ươ

ị ng t

ự ệ

ể

 rà xét vi c ki m soát các s ki n và thay đ i đ xác

ề ề ẩ

ấ

ị đ nh các v n đ ti m n trong công vi c s p t

ẫ

ấ ượ

ổ ể ệ ắ ớ i c không?

ờ

ử ỗ

 có khuôn m u nào không nhìn th y đ – th i gian cho vi c k t thúc tăng lên – quá trình s a l

ệ ế i tăng lên

ầ

ể c yêu c u đ hoàn thành

 có các công c đ c bi ụ ặ ệ ắ ớ các công vi c s p t ọ

ệ ủ

ự

ệ

ệ ượ t đ i không.  đánh giá các l a ch n đ i v i công vi c c a các nhi m ố ớ

ụ ắ ớ v s p t

ể ả

ự ệ

ế

ể

i quy t các s ki n, đi m

ạ

i?  các cu c h p nhóm đ gi ộ ọ ế ể m nh, đi m y u

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 29 12/10/18

ự ự

ể ể

ậ ậ

L p báo cáo & ki m soát d án L p báo cáo & ki m soát d án

ự

ỳ ố ớ

ế ậ

ệ

t l p, d đoán chu k đ i v i vi c

Thi ậ l p báo cáo hi n tr ng ế

ở ứ

ệ K ho ch th c t ự ế ạ c báo cáo

ạ ự , đúng lúc d a trên m c nhóm,

ạ

ượ ề ng pháp trình bày đa d ng thích

ố ượ

ệ

ng và công vi c

ả Các ph ợ ượ

ườ

ỗ ợ ề

ề

thông tin đ qu n lý, đi u hành ươ ớ ừ h p v i t ng đ i t c giao đ Yêu c u môi tr ầ

ng h tr v truy n

thông

ể ệ ự ự ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 30 12/10/18

2. Họp 2. Họp

ạ

ọ ọ

H p theo k ho ch ế H p đ t xu t ấ ộ

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 31 12/10/18

Nên tránh Nên tránh

ệ

ố

ạ ế

ả

ầ ủ

h p không hi u qu , ả ọ quá dài, không t p trung, ậ b vài cá nhân chi ph i, ị ghi l

i k t qu không đ y đ

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 32 12/10/18

NênNên

ọ

ị ươ

ng trình h p, phát cho m i

ế

ọ

ườ ườ

ể

i đóng góp ý ố ố i chi ph i đ i

ờ

N u ph i h p trên 1 gi ả ọ

ư => tìm cách th

Công b cu c h p t ố ộ ọ ừ ướ c Chu n b ch ẩ ọ ươ ườ ng ng trình đó. i và theo đúng ch Ghi l ả ộ ọ ế ả ạ i biên b n, k t qu cu c h p. M i t ờ ấ ả ữ t c nh ng ai có liên quan. Khuy n khích m i ng ế ki n. Tránh đ vài ng tho i.ạ ế giãn

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 33 12/10/18

ự ự

Khuôn kh ki m soát d án Khuôn kh ki m soát d án møc kiÓm so¸t

ổ ể ổ ể c«ng viÖc kiÓm so¸t

b¸o c¸o

ỉ ạ B/c Ban ch đ o

ỉ ạ Ban ch đ o

kÕ ho¹ch qu¶n lý

B/c qu¶n lý dù ¸n

kÕ ho¹ch qu¶n lý KH CV chi tiÕt

qu¶n lý dù ¸n

B/c trëng nhãm

trëng nhãm

kÕ ho¹ch c«ng viÖc chi tiÕt

danh môc nhiÖm vô

B/c thµnh viªn nhãm

nhãm

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 34 12/10/18

ỳ ể ỳ ể

ự ự

Chu k ki m soát d án Chu k ki m soát d án

ỳ

ự ệ

ệ

nêu rõ ràng chu k các s ki n cho vi c ạ

ậ l p báo cáo th c tr ng

ườ

ự xác đ nh các thông tin thông th

ng đ ả

ứ

ề

ớ

ị ượ c ầ yêu c u v i các m c đi u hành, qu n lý, nhóm

ế ậ

ệ ậ

ờ

thi

t l p th i gian bi u cho vi c l p báo

ầ

ể ố ớ ừ

ứ cáo yêu c u đ i v i t ng m c

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 35 12/10/18

ạ ạ

ệ ệ

ủ ủ

ả ýý d ự d ự ả

ộ ọ

ả

BC hi n tr ng c a qu n l BC hi n tr ng c a qu n l án ... án ... 1. rà xét các biên b n cu c h p tr

ự

ệ

ướ c các ho t đ ng th c hi n

ấ ộ th ng nh t n i dung ắ

ổ

ố 2 Rà xét tóm t

ẫ

ng d n quan tr ng

thay đ i ổ ậ ụ t n d ng ự

ạ ộ ợ ự ạ ự t th c tr ng d án t ng h p ế ngày k t thúc ườ đ ủ ừ ạ ệ

ọ ự 3 Rà xét th c tr ng d án c a t ng cá nhân ệ

ạ ổ

ụ

nh ng thay đ i ch y u

ủ ế hi n tr ng các nhi m v quan

ữ tr ngọ

ế

ộ ẫ

ữ

ngày k t thúc

ự ụ s ph thu c l n nhau gi a các

d ánự

ng nhóm ọ

ầ

4 Tóm t 5 ho t đ ng quan tr ng hàng đ u

ắ ưở t tr ạ ộ ự ệ

ọ

các s ki n quan tr ng

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 36 12/10/18

ự ự

ệ ệ

ạ ạ

ả ả

BC hi n tr ng c a BC hi n tr ng c a

ủ qu n lý d án qu n lý d án ủ

các s ki n đ

c gi

ả

ự ệ 5 Rà xét các ghi chép s ki n ế ả ự ệ ượ i quy t ồ ậ ậ ụ 6 th o lu n t n d ng ngu n

ế ạ

ạ

ả

ưở

hi n tr ng k ho ch cho thuê, các nh h

ệ chính

ệ ủ

7 Khái quát công vi c c a nh ng tu n t

ữ ượ

ả

ế

ầ ớ i c hoàn thành

ữ

ậ

các k t qu bàn giao chính đ nh ng khó khăn ả 8 Các th o lu n khác

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 37 12/10/18

ạ ạ

ệ ệ

ban đi u ề ủ ban đi u ề ủ

ự

ạ

ắ ế ạ

ậ

BC hi n tr ng c a BC hi n tr ng c a hànhhành t th c tr ng 1 Tóm t ậ ả 2 k ho ch qu n lý c p nh t 3 Phân tích d ánự

ướ

thay đ i ổ ấ ể ư ố

ố

ử ụ s d ng xu h ề ề ạ ộ ả 4 các v n đ v ho t đ ng qu n lý ả ề 5 các đi m l u ý v qu n lý 6 các m c hoàn thành trong su t giai

đo nạ

ạ ớ

ố

ả

7 các m c ph i hoàn thành giai đo n t

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 38 12/10/18

ả ả

ấ ấ

3. Qu n lý c u hình 3. Qu n lý c u hình

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 39 12/10/18

Quan niệm về Quan ni

ản lý cấu hình ... ệm về QuQuản lý cấu hình ...

ườ

M i ng ọ

i th

ng nghĩ...

ấ

Đây là v n đ v LANs, WANs, … ề ề Đây là các ho t đ ng mang tính k thu t ậ ỹ ạ ộ

cao

ự

ế

ấ

ả

Nó liên quan r t ít đ n qu n lý d án

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 40 12/10/18

Quan niệm về Quan ni

ản lý cấu hình ệm về QuQuản lý cấu hình

ệ

ự

ậ

ệ

...th c hi n hai ch c năng chính ứ cung c p vi c truy c p an toàn và đ n ấ ố ớ ả gi n đ i v i b n copy t ng th v các ả k t qu bàn giao đã đ

ượ

ki m soát đ

ả ế ể ả

ự ố

ể ề ổ ượ c thông qua ế ủ ạ c th c tr ng c a các k t ạ ẫ ệ i l n

ữ

ả

qu bàn giao và m i quan h qua l ế nhau gi a các k t qu này

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 41 12/10/18

ứ ứ

ả ả

ấ ấ

Các ch c năng qu n lý c u hình Các ch c năng qu n lý c u hình

ụ

ậ

ậ i m c đã c p nh t

ẩ (4)

Bàn giao ả s n ph m

ả ạ Tr l (3)

ậ

ậ (2)

Kh«i phôc / c p nh t

Lu gi÷ (5)

Kho ả qu n lý ấ c u hình

Bæ sung kho¶n môc míi (1)

KiÓm so¸t b¸o c¸o (6)

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 42 12/10/18

ả

ế

ị

ầ ủ

ấ ạ

ệ

ỉ ộ

ổ

Tại sao bạn cần quản lý cấu Tại sao bạn cần quản lý cấu hìnhhình?? Các k t qu bàn giao c a d án là tài s n ả ủ ự ế ầ ư có giá tr mà đã đ u t vào. N u chúng ta ể không xác đ nh và ki m soát các c u ữ ố ph n c a nó và m i quan h qua l i gi a ỏ ẽ chúng, thì ch m t thay đ i nh s chúng không có giá tr .ị

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 43 12/10/18

ạ

ị ự

ể

Các công việc của Các công việc của Configuration Management Configuration Management ủ ầ 1 Xác đ nh các yêu c u và ph m vi c a CM ạ ế 2 Xây d ng k ho ch CM 3 Nh t trí và tri n khai các quy trình và

ấ công cụ ể

ả

ư ụ

ụ

ậ 4 Tri n khai các quy trình b o m t (Xem ví d trong th m c QLDA

PhuLuc\KiemSoatTaiLieu)

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 44 12/10/18

Phạm vi Quản lý cấu hình Phạm vi Quản lý cấu hình

M« h×nh kiÓm tra

C¸c môc ®Ých & ph¹m vi

Qu¶n lý cÊu h×nh

triÓn khai chiÕn lîc

V¨n b¶n kü thuËt

Tµi liÖu ®µo t¹o

C¸c yªu cÇu chøc n¨ng

kiÓm so¸t phiªn b¶n

KiÓm so¸t phiªn b¶n ph¶i ®îc thùc hiÖn ®èi víi tõng kÕt qu¶ bµn giao.

KÕ ho¹ch dù ¸n

Quy tr×nh ho¹t ®éng

PhÇn mÒm trän gãi

V¨n b¶n hÖ thèng

ặ ả Đ c t nâng c pấ

ặ ả Đ c t giao di nệ

ặ ả Đ c t ầ ứ ph n c ng

Tài li u ệ ể tri n khai

C¸c kÕt qu¶ bµn giao n»m trong ph¹m vi qu¶n lý cÊu h×nh.

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 45 12/10/18

Kiểm soát phiên bản Kiểm soát phiên bản

0.1

0.2 0.n

1.1

1.2 1.n

ấ

Ch p thu n ậ

1.0

2.0

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 46 12/10/18

4. Kiểm soát thay đổi (Change 4. Kiểm soát thay đổi (Change Control) Control)

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 47 12/10/18

ố ữ

ườ

ấ

ng nh t

Quản lý thay đổi và sự kiện - Quản lý thay đổi và sự kiện - Tại sao? Tại sao? 2 trong s nh ng lý do thông th ố ớ ự ấ ạ ủ ự đ i v i s th t b i c a d án:

ự ệ

ự

ậ

ổ

Không nh n ra s thay đ i và s ki n, và

ả ữ

ả

ấ

Không qu n lý hi u qu nh ng v n đ ề ệ

này

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 48 12/10/18

Về nguyên tắc Về nguyên tắc

ự

 Các thành viên tham gia d án c n đ

ế

c ề ự ệ

ổ ề ộ

ầ ượ ệ ọ ề

ố ớ khuy n khích đ i v i các tài li u v s ki n ấ hay các thay đ i đ xu t khi h nêu ra – ph n h i, hành đ ng, tuyên truy n nhanh chóng đ ể

ả ả

ồ ủ

gi m r i ro

ể

 Các thành viên c a nhóm c n hi u quy trình

ủ ổ

ả

ệ ượ

ố ớ

ệ

ầ ự ệ qu n lý s thay đ i và s ki n ầ c yêu c u đ i v i vi c

ự  Theo dõi toàn di n đ

ề

ồ

ệ ạ

ụ

ả t c các kho n m c hi n t

i và đã hoàn

ể ki m soát và truy n thông – bao g m t ấ ả thi nệ

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 49 12/10/18

ị

ợ

i tài tr

Ai gây ra/đề nghị những thay Ai gây ra/đề nghị những thay đổiđổi  Khách hàng  Các c quan/đ n v liên quan ơ  T d án ổ ự  Ng ườ  Chính PM  v.v...

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 50 12/10/18

Các nguồn tạo thay đổi Các nguồn tạo thay đổi

LuËt ph¸p

C¸c yªu cÇu míi vµ ®a ra nh÷ng kh¸m ph¸

C¸c ®¸nh gi¸ kh¸c nhau cña ngêi sö dông

XuÊt hiÖn nhµ cung cÊp phÇn mÒm míi

ậ

ể Ki m tra • đ n vơ ị • module • tích h pợ • Ch p thu n ậ ấ

c¸c tæ chøc bªn ngoµi

L p trình viên làm m n ị ươ ch

ng trình

C¸c quyÕt ®Þnh vÒ chÝnh s¸ch vµ nghiÖp vô

chuyÓn ®æi

c¸c nguån cô thÓ cña dù ¸n

rµ xÐt kiÓm so¸t chÊt lîng

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 51 12/10/18

Định nghĩa thay đổi của dự án: Định nghĩa thay đổi của dự án:

ổ

b t c ho t đ ng nào thay đ i:

ị

ấ ứ ạ ộ – ph m vi ạ – k t qu bàn giao ả ế – ki n trúc c b n ơ ả ế – chi phí – l ch trình ộ ự ủ c a m t d án

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 52 12/10/18

Phân loại thay đổi: 3 loại Phân loại thay đổi: 3 loại

ọ

ỏ

ữ ử ỗ

ử

Thay đ i quan tr ng: ổ Thay đ i nh : ổ Thay đ i mang tính s a ch a/s a l ổ

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 53 12/10/18

Thay đổi quan trọng: Thay đổi quan trọng:

ẩ

ượ

ọ

ổ ơ ả

ế

ự ự

l ch bi u, đ c tính s n ph m, ngân sách, ể ặ ị ả ữ c xem là quan tr ng cho và nh ng gì đ ả ủ d án. Làm thay đ i c b n k t qu c a d án.

ả

ố ắ ợ i tài tr )

ngân sách (gây ra b i ng ổ

ườ ộ ố ở

ầ ầ

ề

Ví d : ụ Nhà tài tr tuyên b c t gi m ợ ở Yêu c u b sung thêm m t s tính năng ủ c a ph n m m (gây ra b i khách hàng)

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 54 12/10/18

Thay đổi nhỏ: Thay đổi nhỏ:

ưở

ả ể ả

không làm thay đ i k t qu chung cu c ộ ổ ế ế ng đ n

ư ủ ự c a d án, nh ng có th nh h ự s thành công c a d án.

ữ

ầ

ậ

ự ụ ặ ặ ừ t v t (t phía ch nhà khách hàng) ự ộ ề

ủ ự Ví d : D án xây nhà: Nh ng phát sinh ủ D án làm ph n m m: Yêu c u làm thêm ề m t vài module l p báo cáo (khách hàng ị đ ngh )

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 55 12/10/18

ẹ

ờ

ả ổ

ặ ỏ ặ

ể ụ ph i b sung ho c kh c ph c

ệ

ườ

ầ

Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: lỗi:  Đã coi nh ho c b qua 1 đi m nào đó, bây gi ắ  Ví d : D án xây nhà: Quên ch a đi dây đi n ệ ả ắ ng, c n ph i l p thêm h ặ ổ ự

ệ

ề d án đ

ầ

ụ ự ầ ạ tho i ng m trong t ổ ố th ng dây đi n n i (do PM ho c t ngh )ị ự ạ

ườ ử ụ

ướ

ệ

ấ

 D án xây d ng ph n m m: Quên ch a lên k ế c khi

i s d ng tr

ệ

ề ự ho ch hu n luy n cho ng bàn giao (do khách hàng phát hi n ra)

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 56 12/10/18

ế ố

ượ

ườ

d phòng, l

ạ

ổ

Sự khác nhau giữa rủi ro và Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi thay đổi R i ro: Tai ho , s c , bi n c đã đ ủ ạ ự ố ướ ự c ng tr Thay đ i: Chênh l ch so v i k ho ch đã ệ ệ

ớ ế ố

ấ

c ghi trong tài li u, th ng nh t, cam

ượ đ k tế

ả

ể

ổ

ộ ể

ệ ữ

ổ ể

 Không r i vào phong cách qu n lý b ị đ ng? => Ki m soát các thay đ i. Ki m soát thay đ i là: phát hi n, phân ổ ệ ự tích, đánh giá và th c hi n nh ng thay ị ẩ ả ả ế s n ph m, l ch đ i liên quan đ n mô t ấ ượ ầ ng. bi u, ngân sách và yêu c u ch t l

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 57 12/10/18

Xem xét tác động của thay đổi Xem xét tác động của thay đổi

ờ

ưở ưở ưở

ả

ng t ng t ng t

ệ i công vi c, th i gian i kinh phí i con ng

ấ ượ

ưở

ủ

ả

ẩ

i ch t l

ng t

 nh h ả ớ  nh h ả ớ  nh h ớ ả ườ i: ph i làm thêm ự ả ứ ệ vi c => ph n ng tiêu c c  nh h ớ ả ng s n ph m c a d ánự

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 58 12/10/18

ậ

ấ

ị

ấ ừ

ườ

ứ

ờ

Xét xem thay đổi nào cần ưu Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên thực hiện trước tiên thực hiện trước L p danh sách nh ng thay đ i ổ ữ Xác đ nh m c đ u tiên: cao, th p, r t ấ ứ ộ ư ổ ả ầ th p, không c n ph i thay đ i T đó có k ho ch đáp ng: ng ạ

i, th i

ề

ế gian, ti n,...

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 59 12/10/18

Thủ tục kiểm soát thay đổi Thủ tục kiểm soát thay đổi

ổ ầ Ghi yêu c u thay đ i

ầ

Phân tích yêu c u thay đ iổ

ự

ệ th c hi n

Làm rõ yêu ổ ầ c u thay đ i

ể ậ ị L p l ch bi u ệ ự th c hi n

Nhất trí?

phân tích tác đ ngộ

ế

t rõ lí do t

ừ ố ch i

i yêu

ườ Thông báo cho ng ổ ầ c u thay đ i ự ệ

ể ệ ự ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 60 12/10/18

Nhật ký kiểm soát, theo dõi Nhật ký kiểm soát, theo dõi thay đổi thay đổi

Ngày tháng

ả Mô t thay đ i ổ

ứ ư M c u tiên

Đ ng ồ ý?

Ngày ệ ự hi u l c

Phân tích tác đ ngộ

i ườ kh i ở đ uầ

i ườ Ng ch u ị trách nhi mệ

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 61 12/10/18

Chi phí thay đổi Chi phí thay đổi

Re q.

De s ig n

Co de

Te s t

Live

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 62 12/10/18

Quản lý thay đổi & sự kiện... Quản lý thay đổi & sự kiện...

 K ho ch ch t l ấ ượ ạ ệ

ng có nêu rõ quy trình đ ả

ự ệ

ệ ậ ư ộ

ộ ơ ế ố ạ ệ ầ ủ

ố

 Quy trình có bao g m quy ch đi u ch nh đ i

ế

ế ượ c ử ụ ổ s d ng cho vi c qu n lý thay đ i và s ki n?  Có m t c ch th ng nh t đ i v i vi c l p báo ấ ố ớ ự ệ ổ cáo hi n tr ng thay đ i và s ki n nh m t ự ỳ ể ph n c a chu k ki m soát d án? ế ề ồ ả c gi

ụ ả ớ v i các kho n m c ch a đ ộ ơ ế

ỉ i quy t? ữ

 Đây có là m t c ch mà nh đó nh ng thay

ầ ượ ư

ự ệ

ư ượ ờ c l u ý trong quy

ổ đ i hay s ki n ban đ u đ trình?

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 63 12/10/18

ả ả

ổ ổ

ự ệ Qu n lý thay đ i và s ki n ự ệ Qu n lý thay đ i và s ki n

ổ

ể

Vi c qu n lý s ki n và thay đ i là y u ự ệ ế ệ ự ạ ch y u trong ph m vi ki m soát d

ả ố ủ ế t án

ả

ổ

h th ng qu n lý thay đ i và s ki n có

ệ ố ể

ủ ạ

ự

ề

ự ệ ệ th đóng vai trò ch đ o trong vi c truy n thông d án

ộ ệ ố

ệ

m t h th ng chính th ng, hi u qu ả ả

ố ề

ầ

không yêu c u quá nhi u chi phí qu n lý hành chính

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 64 12/10/18

5. Quản lý chất lượng 5. Quản lý chất lượng

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 65 12/10/18

ấ ượ ấ ượ

ằ ằ

Cân b ng ch t l Cân b ng ch t l

ng ng

môc ®Ých

Tho¶ m·n nhu cÇu

ph¬ng ph¸p

thùc hiÖn

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 66 12/10/18

Quản lý chất lượng Quản lý chất lượng

2.ThiÕt lËp khung ®¶m b¶o chÊt lîng

3. TiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t chÊt lîng

4. Tiển khai c¸c häat ®éng hiÖu chØnh

1.LËp kÕ haäch chÊt l îng

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 67 12/10/18

Lập kế hoạch chất lượng ... Lập kế hoạch chất lượng ...

ạ

ả

ế

ế ị

ầ

ệ

ừ ấ ượ

ế ầ

 m c l p k ho ch qu n lý, c n quy t đ nh: ở ứ ậ  tiêu chu nẩ  nhóm có trách nhi m đ i v i vi c ng ng ho t đ ng ạ ộ ố ớ  N u c n tách nhóm ki m soát ch t l ẩ ể ng, và th m

ề ủ ọ

quy n c a h ể

ứ

 các ki u rà xét (không chính th c, chính th c, walk

ể

ấ

through ki m tra c u trúc)

ườ

ế

ả

 th

t c các k t qu chuy n

ng xuyên rà xét (ví d : t ệ

ả

ể ự giao theo công vi c ho c ch k t qu bàn giao d án) ấ ượ

ặ ế ố ớ

ượ

ệ

ả

ụ ấ ả ỉ ế c cam k t đ i v i khái ni m qu n lý ch t l

 Có đ

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 68 12/10/18

Lập kế hoạch chất lượng Lập kế hoạch chất lượng

ệ

ạ

ế

 m c đ l p k ho ch làm vi c, cho phép th i ờ

ấ ượ

ả

ả ươ ng pháp qu n lý ch t l ấ ượ t l p quy trình qu n lý ch t l ẽ

ấ

ậ

i (chính xác) s ký nh n:

ườ i ch u trách nhi m

ng nhóm

ưở

i s d ng có nh h

ể

ấ ượ

ở ứ ộ ậ ố ớ gian đ i v i:  Ki m soát và ph ể  thi ế ậ  th ng nh t ng ố – ng ị ườ ệ – qu n đ c d án / tr ố ự ả ưở – đ i di n ng ườ ử ụ ệ ạ – ng ườ i ki m soát ch t l

ả ng

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 69 12/10/18

Đánh giá Kế hoạch chất lượng Đánh giá Kế hoạch chất lượng

ị

ả

ượ

k ho ch qu n lý có xác đ nh đ

ươ

ừ

ướ ạ

ể

ạ ế c các ẩ ng pháp, tiêu chu n, quy trình, và ph ẫ ượ ử ụ c s d ng cho t ng giai h ng d n đ ả ự ạ ộ ặ đo n ho c ho t đ ng cu d án không? Các lý do có cho th y nh ng đi m này là ữ ấ

ợ

rõ ràng h p lý không?

ữ

ị

c xác đ nh

Nh ng tiêu th c ki m soát đ ứ ệ

ượ ử ụ

ươ

ọ

ể ả ể đ giám sát hi u qu có s d ng các ự ng pháp đã l a ch n không? ph

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 70 12/10/18

Khung đảm bảo chất lượng Khung đảm bảo chất lượng

ậ

ẩ

ng pháp lu n, tiêu chu n,

Các ph ướ

ươ ẫ

ợ

ng d n h p lý ể

ệ

ổ

ể

quy trình ki m soát thay đ i hi u qu ả Rà xét các ho t đ ng ki m soát ch t ấ ạ ộ

ngượ ộ

ợ

cán b có k năng h p lý ỹ

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 71 12/10/18

ấ ượ ấ ượ

ể ể

Ki m soát ch t l Ki m soát ch t l

ng ng

ể

 N i dung ộ – rà xét / walkthrough / ki m tra

ị

ấ

ẩ

ị

ẩ

ể

ẩ

ị

 Th m đ nh tính ch p nh n ậ – Rà xét qu n lý nhóm/signoff ả  Th m đ nh vi c phê chu n ẩ ệ – Rà xét ban đi u hành/signoff ề ệ i ích ườ ử ụ

ươ

ỏ ấ ượ

ả ượ ậ

 Th m đ nh vi c tri n khai – qu n lý l ợ ả – đi u tra ng ề Ph

ng ph i đ

c l p



ạ

ế

ệ

ồ

K ho ch làm vi c chi ti

ng t ph i bao g m vi c



ế ị

ụ

ệ

ẩ

i s d ng / các câu h i ể ng pháp ki m soát ch t l ế ả ấ ượ thành văn b n trong k ho ch ch t l ả ệ ạ ồ ự th m đ nh các nhi m v và các ngu n l c

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 72 12/10/18

Các hoạt động điều chỉnh Các hoạt động điều chỉnh (Correctvie action) (Correctvie action) Khi vi c th c hi n d án không di n ra ự ệ ự ặ ạ

ấ ượ

ệ ế

ư ạ

ẩ

ễ ả theo k ho ch, ho c ch t l ng s n ầ ệ ph m/công vi c ch a đ t yêu c u ơ ự

ẩ

Khi chi phí cho d án có nguy c tăng lên Khi ch t l ệ ả ng công vi c/s n ph m có

ấ ượ ơ ả nguy c gi m

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 73 12/10/18

Ví dụ về hoạt động hiệu chỉnh Ví dụ về hoạt động hiệu chỉnh

ụ

ổ ạ

 Phân b l

i các nhi m v quan tr ng cho các

ọ ệ

ệ ề ơ thành viên nhóm nhi u kinh nghi m h n  Tăng quy mô nhóm v i các thành viên/ h p ợ ớ

ữ

i các thành viên gi a các nhóm

ề

ạ

ổ

ờ ạ ồ đ ng t m th i  Phân b l ổ ạ  Cung c p các đào t o b sung v công c , k ụ ỹ ấ

thu t...ậ ể

ụ ự ộ

đ ng

ầ

ờ ệ ử ụ

 Tri n khai các công c t  Yêu c u các thành viên nhóm làm ngoài gi  Nhi u ca làm vi c đ t ệ ể ố

i đa hoá vi c s d ng

ề các thi

t bế ị

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 74 12/10/18

ỉ

ề

ờ

ầ

t ph n m m t ấ

ề ờ

Khi việc thực hiện dự án không Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch ... diễn ra theo kế hoạch ... Đi u ch nh l ể ạ ị i l ch bi u th i gian Tìm thêm nhân viên m i (Chú ý: th i gian ớ ệ ớ làm quen, quan h v i các thành viên) Mua hay thuê thi ố ơ ế t h n Chú ý: tăng kinh phí, m t th i gian đ ể

anh em h c s d ng

ọ ử ụ ả ế ầ

ợ ạ ấ

ấ ượ

ệ

H p lý hoá, c i ti n phong cách làm vi c ệ H th p yêu c u ch t l ng công vi c

(!!!)

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 75 12/10/18

ậ

ệ ườ

ng găng (không nên kéo dài quá lâu)

ng/phê bình ấ

ấ ấ

ệ

Khi việc thực hiện dự án không Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch diễn ra theo kế hoạch T p trung cho các công vi c đ Làm thêm gi ờ H n ch ngh phép (!!!) ỉ ế ạ Khen th ưở Đào t o, hu n luy n, nâng c p nhân viên ệ ạ (chú ý th i gian và chi phí hu n luy n) ứ ợ

ổ

ờ i cách th c h p tác , trao đ i thông

Xem l

ạ tin trong nhóm

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 76 12/10/18

ẩ

ệ ườ

Khi chi phí cho dự án có nguy Khi chi phí cho dự án có nguy cơ tăng lên cơ tăng lên H th p yêu c u s n ph m (!!!) ạ ấ ầ ả Gi m nhân viên không làm vi c trên ả ỏ ườ ng găng (nguy c m t ng

i gi

ả

ơ ấ Thuê lao đ ng r m t (!!!) ẻ ạ ộ Dùng thi ế ị ậ ư ẻ ề r ti n t b , v t t Rút b t th i gian hu n luy n ệ ấ ờ ớ Xem l ờ ầ ạ i: có c n làm thêm gi ? H p lí hoá h n n a: Gi m s cu c h p, ố ộ ọ ơ ữ ợ ẩ ả

gi m các phê chu n, ...

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 77 12/10/18

ườ

ng ki m tra ch t l

ả ng s n

Khi chất lượng công việc/sản Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy cơ giảm phẩm có nguy cơ giảm Tăng c ấ ượ ể ph mẩ

ế ả

ọ

Thuê thêm t T p trung vào nh ng khâu tr ng y u nh

ế

ẩ

ả

ư ấ v n ữ ấ ượ ng đ n ch t l

ng s n ph m

ậ ưở ể ấ

ấ

ỗ i ch )

ưỏ

Ki m tra chéo Hu n luy n, đào t o, nâng c p nhân viên ạ ệ ệ ạ ấ ể (có th hu n luy n t ạ ng/ph t

Th

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 78 12/10/18

6. Quản lý rủi ro 6. Quản lý rủi ro

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 79 12/10/18

Thuyền trưởng lạc quan ... Thuyền trưởng lạc quan ...

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 80 12/10/18

...Thuyền trưởng lạc quan... ...Thuyền trưởng lạc quan...

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 81 12/10/18

... Thuyền trưởng lạc quan ... Thuyền trưởng lạc quan

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 82 12/10/18

Quy trình quản lý rủi ro Quy trình quản lý rủi ro

X¸c ®Þnh X¸c ®Þnh

qu¶n lý qu¶n lý

g i¸m s ¸t g i¸m s ¸t

X¸c ®Þnh møc rñi ro ban ®Çu cña dù ¸n

bíc 1

lËp thµnh v¨n b¶n c¸c rñi ro cô thÓ

bíc 2

bíc 3

bíc 4

gi¸m s¸t vµ cËp nhËt c¸c tµi liÖu rñi ro

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 83 12/10/18

Lập kế hoạch phòng ngừa rủi Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro (Contingency Planning) ro (Contingency Planning)

ủ

thi

ườ

ữ

L p bi u phân tích r i ro ậ ể Li ả ệ t kê các gi C n đ ầ ượ ự ủ ị ớ ữ ự ế ượ

ế t ộ ủ c s ng h c a nh ng ng ộ ch u tác đ ng c a r i ro. ẩ ạ

ủ ủ V i nh ng "s c " đã x y ra mà không ự ố ầ c, c n ghi l

ậ i nh t ký

d ki n đ

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 84 12/10/18

ụ ừ Ngăn ng a (ví d ) ụ ừ Ngăn ng a (ví d )

ạ

ậ

ổ ủ

ề

ể ả ồ ợ

ậ

ạ ỏ ủ

ệ

ề

Đ a ra đào t o b sung cho các l p trình ặ viên (đ gi m r i ro ti m năng) ho c Thuê h p đ ng v i các l p trình viên có ớ ề nhi u kinh nghi m (lo i b r i ro ti m năng)

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 85 12/10/18

ướ ướ

ẫ ẫ

ộ ộ

ừ H ng d n hành đ ng ngăn ng a ừ H ng d n hành đ ng ngăn ng a

ả

ẽ ấ

B o đ m r ng chi phí s th p h n chi

ủ

ơ ủ

ả

B o đ m r ng chi phí s th p h n chi

ấ

ẽ

ặ

ọ

ủ Đi u đ c bi

ẽ ấ ờ ộ t quan tr ng là s không ờ ộ

ề ả

ấ

ằ phí c a nguy c r i ro ằ phí c a hành đ ng b t ng ệ x y ra hành đ ng b t ng

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 86 12/10/18

Quản lý rủi ro hiệu quả cần: Quản lý rủi ro hiệu quả cần:

ị ữ ờ ỳ

vòng đ i c a d án

Phòng ng a h n là ch a tr ừ ơ Đánh giá r i ro theo th i k trong su t ố ủ ờ ủ ự ặ

ụ

ủ

ả

ị

K t h p ch t ch m t quy trình liên t c ế ợ ẽ ộ ề v xác đ nh r i ro, phân tích, qu n lý và rà xét

ớ ạ

ế

Không đi quá gi

i h n và k t thúc không

ủ

chính xác! ứ ợ ố

M c h p lý c a qu n lý r i ro chu n s ả ẩ ẽ ỗ ự

ủ ữ không t n nh ng n l c vô lý.

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 87 12/10/18

Cần ghi lại nhật ký Cần ghi lại nhật ký

ộ

ườ

Mô tả

Ngày gi

ả

Đ quan tr ngọ

i ả quy tế

ậ ạ ự i s

, thu t l

ị i ch u trách nhi mệ

ọ

[1]

[2]

[3]

[4]

ả

 Tên ng

 Mô t c ố  T m quan tr ng ầ ủ ự ố c a s c . ườ i gi ế ự ố quy t s c .  Th i gian v n đ ề ấ ờ ẽ c hay s đã đ ế ả ượ i quy t. đ

ượ c gi

ệ ự ự ệ ể ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 88 12/10/18

Ví dụ: dự án “QL nhân sự" và Ví dụ: dự án “QL nhân sự" và "Quản lý kế toán" "Quản lý kế toán" Ví Dụ

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 89 12/10/18

ủ

ề

ớ

ủ

Lưu ý Lưu ý D án càng l n thì r i ro càng nhi u. ự Vi c d báo r i ro ph thu c vào kinh ệ ự ủ ệ

ụ ườ nghi m QLDA c a ng

ộ i PM ằ

ể

ế ố

ạ

Ki m soát r i ro không nh m lo i b r i ạ ỏ ủ ệ ạ t h i

ể i thi u thi

ủ ằ ỉ ro, ch nh m h n ch t ủ ủ c a r i ro.

c tri

ệ ể t đ ế ứ ể ố

ể ạ ừ ượ ả ứ ậ ề ả ả

ế ủ

Không th lo i tr đ Không ph i c t p trung h t s c đ ngăn ặ ủ t, vì có ch n và đ phòng r i ro đã là t ể ắ th ph i tr giá đ t, n u r i ro không ả x y ra.

ệ ự ự ể ệ ả Qu n lý ki m soát vi c th c hi n d án 90 12/10/18

ả

ả ấ

ạ