Chương4
:
QUẢNTRỊMUAHÀNG
&QUẢNTRỊTỒN
KHO
1
I. QUẢN TRỊ MUA HÀNG
2
1. Khái niệm
Mua hàng là quá trình tổ chức các
nguồn hàng khác nhau để đưa vào
doanh nghiệp nhằm phục vụ cho
bán ra hoặc nhu cầu của sản xuất,
dịch vụ.
2. Vai trò của hoạt động mua hàng ?
3
-
Đáp ứng nhu cầu của khách hàng;
-
Đáp ứng yêu cầu của bán hàng của
doanh nghiệp thương mại;
-
Tạo điều kiện dự trữ hàng hóa hợp lý,
thực hiện kinh doanh có hiệu quả;
-
Góp phần nâng cao sức cạnh tranh,
tăng lợi nhuận cho DN;
4
-
Đối với sản xuất: Qua mua hàng,
doanh nghiệp thương mại đã tiêu thụ
hàng sản xuất, giúp sản xuất thực
hiện được mục tiêu, thu hồi được vốn
để tiếp tục quá trình tái sản xuất mở
rộng;
-
Tạo điều kiện cân đối cung cầu, ổn
định giá cả, góp phần cải tạo và quản
lý thị trường.
3. Yêu cầu của hoạt động mua hàng ?
5
-
Yêu
cầu về số lượng
: Mua hàng
với số
lượng đủ,
không
ứ đọng,
không
thiếu
hàng
-
Về chất lượng, cơ cấu
hàng hóa:
chất lượng
tốt,
phù
hợp với
yêu
cầu
bán ra,
cơ cấu phải
phong phú
đáp ứng được
nhu
cầu của
khách
hàng.
-
Giá mua: giá
cả hợp
lý
để giảm
chi phí mua
hàng, góp
phần tăng lợi nhuận
cho DN
-
Thời gian mua: đúng thời gian theo kế
hoạch dự trữ
và
kế hoạch
bán hàng
4. Nhiệm vụ, yêu cầu của nhân viên
mua hàng
6
a. Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng ?
-
Chấp hành nghiêm chỉnh và thực hiện
đúng các chế độ chính sách của nhà
nước quy định trong công tác mua hàng.
-
Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật lao
động, nêu cao tinh thần chủ động sáng
tạo,tự giác và tận tụy với nhiệm vụ
được giao.
7
-
Nắm vững nguồn hàng.
-
Nắm vững kế hoạch mua hàng.
-
Biết cách tác động tích cực, bám sát tiến
độ thực hiện kế hoạch mua hàng.
-
Đôn đốc các đơn vị nguồn hàng thực
hiện đúng hợp đồng.
-
Thực hiện tốt nghiệp vụ mua hàng (lên
lịch mua hàng, làm thủ tục, ký hợp
đồng,ứng tiền,lập chứng từ,bảng
kê…)
8
-
Đánh giá, phân loại phẩm cấp hàng hóa
chính xác.
-
Kiểm tra, giao nhận,vận chuyển,bảo
quản hàng hóa chính xác, đúng quy
trình.
-
Cân đong đo đếm,lập chứng từ, thanh
toán tiền hàng phải trung thực, công
bằng, chính xác.
-
Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ sở
sản xuất, chính quyền địa phương, nhà
cung cấp,thủ kho của doanh nghiệp.
9
-
Thực hiện đúng quy định về phòng gian
bảo mật, quản lý tốt tiền hàng, tài sản
trong phạm vi quản lý.
-
Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật lao
động, báo cáo tình hình mua hàng
thường xuyên cho các nhà quản trị.
-
Không ngừng học tập nâng cao trình độ
nghiệp vụ chuyên môn
10
b. Yêu cầu của nhân viên mua hàng
Yêu
cầu thể chất
:
Sức khỏe
, dung
mạo
,
dáng
điệu
trong công tác.
Yêu cầu năng lực: Bao gồm khả năng về
trí
nhớ
, phân tích công tác,
tổng hợp
tình
hình,
khả năng sắp xếp
công
việc
.
Về trình độ tay nghề: thành thạo nghiệp
vụ
mua hàng.
Phải được đào tạo về nghiệp
vụ
kinh doanh
thương mại
và
nghiệp vụ
mua hàng.
Hiểu biết về
hàng hóa,
nguồn
mua
…
11
Về phẩm chất nhân cách:
Trung thực,thật thà, liêm khiết,biết
giữ chữ tín với mọi người xung
quanh.
Đặt lợi ích tập thể lên trên lợi ích cá
nhân; không lạm dụng lòng tin của
mọi người;
Trong thanh toán phải rõ ràng, sòng
phẳng,kịp thời, chính xác.
12
Phải kiên trì, nhẫn nại, tự chủ trong
công việc;
Tác phong và thái độ làm việc phải
nhanh nhẹn, chuẩn mực, tháo vát, linh
hoạt và nhạy bén.
Say mê công việc và không ngừng
học tập để nâng cao nhận thức cho
bản thân và làm việc hiệu quả hơn.
13
Thái độ trong giao tiếp:
Phải niềm nở lịch thiệp, có tinh thần
trách nhiệm cao trong công việc và
với nhà cung cấp.
Tự chủ, bình tĩnh và tỉnh táo trong
mọi tình huống để giải quyết công
việc một cách minh mẫn và chính
xác
Có chí tiến thủ, tích cực,năng động
trong công tác
14
C) Nội dung công tác của nhân viên
mua hàng.
Nắm vững nhu cầu hàng hóa và dịch
vụ của khách hàng
Nghiên cứu khả năng cung ứng hàng
hóa ởcác nguồn hàng
Bám sát cơ sở sản xuất và các nguồn
hàng
Biết cách ký kết hợp đồng mua bán
hàng hóa
15
Xây dựng được kế hoạch mua hàng
hợp lý
Tiến hành mua hàng
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng thông
qua tập hợp chứng từ, lên bảng kê,
thanh toán tiền tạm ứng
Làm báo cáo mua hàng và rút kinh
nghiệm sau khi mua
5. Nguồn hàng của doanh nghiệp
16
a)Khái niệm về nguồn hàng của DNTM.
Nguồn hàng của doanh nghiệp thương
mại là toàn bộ khối lượng và cơ cấu
hàng hóa thích hợp với nhu cầu của
khách hàng đã và có khả năng mua
được trong kỳ kế hoạch (thường là kế
hoạch năm)
17
b) Phân loại nguồn hàng.
Theo nơi sản xuất:
Nguồn hàng trong nước: mua từ các
nhà cung cấp trong nước:
nguồn hàng do trung ương quản lý:
các mặt hàng thiết yếu phục vụ nhu
cầu sản xuất tiêu dùng trong nước.
18
Nguồn hàng địa phương quản lý:
nguồn hàng do ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố quản lý và ủy nhiệm cho
các sở thương mại giao cho các doanh
nghiệp thương mại đặt kế hoạch mua
và phân phối.
Nguồn hàng của các doanh nghiệp
ngoài quốc doanh sản xuất.
19
Nguồn hàng nhập khẩu:nguồn hàng
từ các doanh nghiệp nhập khẩu trực
tiếp hay ủy thác nhập khẩu.
Nguồn hàng tồn kho: nguồn hàng còn
lại của các kỳ trước hiện còn trong
kho
20
Phân theo tổ chức quản lý nguồn hàng
Nguồn hàng được sản xuất từ ngành
nông nghiệp:cung ứng nguyên liệu cho
công nghiệp, cung ứng lương thực,
thực phẩm cho nhân dân…
Nguồn hàng từ các ngành công nghiệp:
cung ứng hàng hóa cho tiêu dùng và
cho các ngành công nghiệp, các cơ sở
tiểu thủ công khác.
Nguồn hàng tiểu thủ công nghiệp:
giống nguồn hàng công nghiệp nhưng
với quy mô nhỏ hơn.
21
Nguồn hành từ các doanh nghiệp
thương mại: các doanh nghiệp mua
hàng hóa về để kinh doanh hoặc làm
đại lý bán hàng để hưởng hoa hồng.
Nguồn hàng từ ngành thủy sản:
Những hàng hóa mua từ các hợp tác xã,
các xí nghiệp thủy sản, các hộ nông dân
làm nghề nuôi tròng thủy sản…
22
Nguồn hàng liên doanh liên kết:nguồn
hàng do các đơn vị thương mại liên kết
với các đơn vị sản xuất, hay các đơn vị
thương mại khác nhau cung ứng.
Nguồn hàng ngoài thị trường tự do:
nguồn hàng mua ngoài thị trường tự do.
23
Phân theo tính chất ổn định của hàng
hóa:
Nguồn hàng ổn định:nguồn hàng trong
kế hoạch cung cấp với số lượng, giá cả
tương đối ổn định.
Nguồn hàng không ổn định:Nguồn
hàng ngoài kế hoạch,số lượng,chất
lượng, giá cả không ổn định.
24
Phân theo phạm vi hoạt động của
doanh nghiệp
Nguồn hàng khai thác tại địa phương:
nguồn hàng do sản xuất công, nông
nghiệp tại địa phương của doanh
nghiệp thương mại tạo ra.
Nguồn hàng khai thác ngoài địa
phương:nguồn hàng khai thác từ các
cơ sở sản xuất,thương mại ở các tỉnh
khác.
25
Phân theo khối lượng hàng hóa mua
được:
Nguồn hàng chính: nguồn hàng chiếm
tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng
hàng hóa mà doanh nghiệp thương mại
mua được để cung ứng cho khách hàng
trong kỳ
Nguồn hàng phụ:nguồn hàng chiếm tỷ
trong nhỏ trong khối lượng hàng mua
được
26
Nguồn hàng trôi nổi:nguồn hàng với
số lượng ít, bán tự do trên thị trường.
Phân theo mối quan hệ kinh doanh:
Nguồn hàng tự sản xuất, gia công, chế
biến.
Nguồn hàng của đơn vị cấp trên.
Nguồn hàng liên doanh, liên kết, nhập
khẩu…
27
b) Nội dung nghiên cứu nguồn hàng
Tìm hiểu tình hình sản xuất, khả năng
sản xuất, cung ứng của các đối tượng
đã, đang và sẽ cung ứng hàng cho
doanh nghiệp.
Nghiên cứu về giá thành, giá bán buôn
cho các doanh nghiệp thương mại.
c) Phương thức nghiên cứu nguồn hàng
Lấy mặt hàng làm đơn vị nghiên cứu
Cần tìm hiểu về tình hình sản xuất;
28
Khả năng sản xuất;
Việc tiêu thụ từng sản phẩm đó trên thị
trường;
Đơn vị nào sản xuất ra mặt hàng đó.
Lập phiếu theo dõi riêng cho từng mặt
hàng cụ thể:nội dung phiếu theo dõi
Yêu cầu tiêu thu Nguồn hàng đã có quan hệ Nguồn hàng chưa có quan hệ
Số
lượng
Giá trị Tên người
cung cấp
Số lượng Giá
trị
Tên người cung
cấp
Số
lượng
Giá trị
29
Lấy cơ sở nguồn hàng làm đơn vị
nghiên cứu
Tìm hiểu các cơ sở cung cấp về mặt
hàng sản xuất - kinh doanh, số lượng,
chất lượng, giá thành, thiết bị sản xuất,
trình độ kỹ thuật nhân viên sản xuất…
Lập phiếu theo dõi
Mặt
hàng
Lượng Giá trị Điều kiện sản xuất Trình độ
quản lý
Công
nhân
Thiết bị Nguyên
liệu
Giá thành
6. Các
phương thức,
hình
thức
mua hàng
30
6.1. Phương thức mua hàng
6.1.1. Mua theo đơn đặt hàng và hợp
đồng
Doanh nghiệp xác định các yêu cầu về
hàng hóa: số lượng,chất lượng, quy
cách, thời gian… gửi cho người bán.
Nội dung: hai bên thỏa thuận,thống
nhất các điều khoản, ký kết hợp đồng.