Bài giảng Quản trị dự án phầm mềm - Chương 4: Kế hoạch và lập tiến độ dự án

NỘI DUNG TRÌNH BÀY NỘI DUNG TRÌNH BÀY

CHƯƠNG 4: CHƯƠNG 4: KẾ HOẠCH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN KẾ HOẠCH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

1. Lập kế hoạch 2. Công cụ lập kế hoạch và lịch biểu 3. Điều chỉnh tiến độ dự án 4. Nhân sự trong dự án

Giảng viên: ThS.Trần Minh Tùng Email: tungvnmu@yahoo.com

1. Lập kế hoạch

1.1 Giới thiệu

1.1 Giới thiệu 1.2 Các loại kế hoạch 1.3 Các tiêu chuẩn đánh giá kế hoạch dự án thành

(cid:1) Mỗi dự án, dù lớn hay nhỏ, đều bị ràng buộc bởi 3 thông số tác động lẫn nhau: chất lượng công việc, thời gian và chi phí. Mỗi yếu tố đều có ảnh hưởng và chịu tác động của 2 yếu tố còn lại

công

1.4 Các vấn đề thường gặp khi lập kế hoạch

ThS. Trần Minh Tùng

1

1.1 Giới thiệu (tt)

– Người quản lý không kiểm soát được những gì mình không lập kế hoạch

– Người quản lý không thể lập kế hoạch và kiểm soát được mọi thứ

– Người quản lý phải lập kế hoạch những gì mình muốn kiểm soát

(cid:1) Mục tiêu của quản trị dự án nói chung và quản trị dự án phần mềm nói riêng trước tiên là lập kế hoạch, kế tiếp là thực hiện các công việc trong đó các quan hệ giữa ba thông số này được tối ưu hóa. Nói cách khác là yêu cầu về công việc đạt được với chi phí thực tế thấp nhất trong thời gian tối thiểu có thể được

1.1 Giới thiệu (tt)

Bước đầu tiên của việc lập kế hoạch là cần xác định rõ mục tiêu của dự án cần triển khai. Tiêu chuẩn SMART dùng để đánh giá mục tiêu của dự án:

(cid:1) Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho nhà quản lý kiểm soát được tiến độ thực hiện cả công việc, chi phí và nguồn nhân lực của dự án và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án

– Mục tiêu của dự án phải xác định cụ thể (Specific) – Phải xác lập một chỉ tiêu đo (Measurable) được

để xác định phạm vi dự án

ThS. Trần Minh Tùng

2

1.1 Giới thiệu (tt)

Việc lập kế hoạch sẽ: (cid:1) Xác định các công việc: Têu chuẩn SMART dùng để đánh giá mục tiêu của dự án: – Phải có người chịu trách nhiệm (Assignable) để đạt mục tiêu – Mục tiêu – Kết quả – Với tài nguyên sẵn có, thực tế (Realistic) phải làm gì?

– Khi nào đạt được mục tiêu, tức thời gian (Time) thực hiện phải chia làm nhiều giai đoạn

1.1 Giới thiệu (tt)

(cid:1) Xác định các tài nguyên cho từng công việc:

Việc lập kế hoạch sẽ:

Việc lập kế hoạch sẽ: (cid:1) Kiểm soát và theo dõi tiến độ thực hiện dự án (cid:1) Tăng khả năng giao tiếp/ phối hợp (cid:1) Giảm thiểu hoặc loại trừ các rủi ro,… (cid:2) Việc lập kế hoạch là công đoạn đề ra các mục tiêu dự án và xác định phương án hiệu quả nhất để đạt các mục tiêu này – Nhân sự – Thời gian – Chi phí – Thiết bị – Nguyên, nhiên liệu,…

ThS. Trần Minh Tùng

3

1.1 Giới thiệu (tt)

(cid:1) Việc lập kế hoạch thực hiện dự án sẽ giúp trả lời

(cid:1)Việc lập kế hoạch thực hiện dự án sẽ giúp trả lời các

câu hỏi như: – Trách nhiệm của những người tham gia thực hiện các công việc?

– Các máy móc, thiết bị,… nào được sử dụng? – Kết quả dự kiến đạt được ra sao? – Sự phối hợp thực hiện giữa các bộ phận/ đơn vị các câu hỏi như: – Công việc nào cần được thực hiện? – Thứ tự ưu tiên thực hiện các công việc? – Các công việc được thực hiện như thế nào? – Thời gian thực hiện các công việc? – Cần bao nhiêu nhân lực thực hiện các công việc như thế nào?,… này và thực hiện ra sao?

1.2 Các loại kế hoạch

1.2 Các loại kế hoạch (tt)

(cid:1) Kế hoạch tổng thể (sơ bộ) cho các giai đoạn

(cid:1) Kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn:

(cid:1) Việc lập kế hoạch cho dự án thường dựa vào công cụ cấu trúc công việc (WBS - Work Breakdown Structure)

(cid:1)WBS là công cụ dùng để xác định các công việc của dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn (chia để trị)

– Khảo sát – Phân tích – Thiết kế – Lập trình – Kiểm tra – Nghiệm thu và bảo trì

ThS. Trần Minh Tùng

4

1.2 Các loại kế hoạch (tt)

Mục đích của việc lập kế hoạch theo cấu trúc WBS: – Xác định tất cả các công việc của dự án – Chia nhỏ các công việc của dự án chi tiết hơn và cụ Mục đích của việc lập kế hoạch theo cấu trúc WBS: – Dựa vào đó để ước tính, dự báo nguồn nhân lực, thời gian, chi phí để thực hiện các công việc và các yêu cầu khác thể hơn – Phân công trách nhiệm rõ ràng và hợp lý

1.2 Các loại kế hoạch (tt)

(cid:1) Dựa vào WBS có thể xác định rõ một nội dung,

STT

Công việc

Xác định và chia nhỏ các công việc

1 Khảo sát hiện trạng và nhu cầu

1.1 Khảo sát hiện trạng về hệ thống thông tin hiện hữu tại Sở Công nghiệp

1.1.1 Khảo sát hiện trạng về phần cứng

1.1.2 Khảo sát hiện trạng về phần mềm

1.1.3 Khảo sát hiện trạng về dữ liệu và cơ sở dữ liệu

1.1.4 Khảo sát hiện trạng về quy trình tác nghiệp/ nghiệp vụ

công việc cụ thể dựa vào các yếu tố: – Chất lượng công việc và mức độ hoàn thành công việc có thể tính hay đo được

1.1.5 Khảo sát hiện trạng về cơ cấu tổ chức

1.1.6 Khảo sát hiện trạng về con người

1.1.7 Viết báo cáo kết quả khảo sát hiện trạng

– Có thời gian bắt đầu và kết thúc công việc – Chi phí và nguồn nhân lực có thể tính được dễ dàng

– Xác định được mức độ độc lập của công việc

1.2 Khảo sát nhu cầu

1.2.1 Khảo sát nhu cầu quản lý các doanh nghiệp, khu công nghiệp, cụm công nghiệp

1.2.2 Viết báo cáo kết quả khảo sát nhu cầu

ThS. Trần Minh Tùng

5

1.3 Các yếu tố chính trong việc lập

kế hoạch

kế hoạch (tt)

(cid:1) Dự kiến chất lượng công việc đạt được (cid:1) Dự kiến các rủi ro có thể xảy ra (cid:1) Dự kiến các thay đổi

(cid:1) Mục tiêu và nội dung công việc (cid:1) Dự kiến tiến độ thực hiện (cid:1) Dự kiến chi phí sử dụng (cid:1) Dự kiến tài nguyên sử dụng

(cid:1) Dự kiến kỳ vọng của khách hàng

1.4 Các vấn đề thường gặp

khi lập kế hoạch

khi lập kế hoạch (tt)

(cid:1) Việc lập kế hoạch không có hệ thống (cid:1) Các công việc không rõ ràng hoặc không đánh giá

(cid:1) Không có mốc thời gian thực hiện cụ thể (cid:1) Không đánh giá hoặc không biết nguồn lực hiện tại

(cid:1) Nhiều công việc phải thực hiện trong thời gian quá

(cid:1) Việc bố trí nhân sự chồng chèo, gây khó khăn cho

được độ phức tạp của của công việc có đáp ứng các công việc không?

(cid:1) Sản phẩm cuối cùng của các công việc mơ hồ,

ngắn tiến độ chung

(cid:1) Nhân sự làm việc không có tính kỷ luật (cid:1) Phân bổ, ước lượng tài chính không đủ,...

không rõ ràng

ThS. Trần Minh Tùng

6

2.1 Lịch biểu

2.2. Công cụ lập kế hoạch

- Thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc - Sự phối hợp với các công việc khác

(cid:1) Phân bố hệ thống các công việc vào trục thời gian:

2.1 Lịch biểu 2.2 Sơ đồ GANTT 2.3 Sơ đồ PERT

2.2 Sơ đồ Gantt

2.2 Sơ đồ Gantt (tt)

(cid:3) Ưu điểm:

+ Đơn giản, trực quan các công việc và thời gian thực hiện và tài nguyên phân bổ cho các công việc dễ nhận thấy Phương pháp lập dự án bằng sơ đồ ngang (GANTT) được Henry Gantt đưa ra năm 1915. Trong phương pháp này, các công việc, thời gian và các thông số khác được biểu diễn bằng các thanh công việc dưới dạng sơ đồ ngang + Thấy được tổng tiến độ dự án, các hạng mục công việc và từng công việc

ThS. Trần Minh Tùng

7

2.2 Sơ đồ Gantt (tt)

(cid:3) Khuyết điểm:

STT

Công việc phân tích thiết kế tổng thể hệ thống của dự án Sở Công thương tỉnh X Mô tả

Thời gian (ngày)

Công việc trước

Công việc

+ Không thấy rõ công việc nào là chủ yếu có tính quyết định đối với tổng tiến độ dự án để thực hiện và tập trung chỉ đạo

A

Phân tích hiện trạng hệ thống

B

Phân tích các yêu cầu chức năng của hệ thống

+ Không thuận lợi khi phân tích, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của bản thân sơ đồ dự án

C

Phân tích, thiết kế tổng thể hệ thống

A,B

D

Đặc tả các thành phần của hệ thống

E

Viết báo cáo phân tích, thiết kế hệ thống

A,B,C,D

2.2 Sơ đồ Gantt (tt)

Sơ đồ Gantt của công việc phân tích thiết kế tổng thể

ThS. Trần Minh Tùng

8

2.2 Sơ đồ Gantt (tt)

(cid:3)Mô tả lịch biểu các công việc như sau:

Ví dụ: Xét dự án tin học hóa Công ty Sữa X bao gồm các công việc A (Khảo sát), B (Phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu), C (Thiết kế web), D (Cài đặt), E (Viết báo cáo), F (Kiểm tra) với thời gian tương ứng (tính bằng tuần) là 3, 6, 4, 4, 2, 2 + A được tiến hành đầu tiên, sau khi A kết thúc B và C sẽ được thực hiện đồng thời, khi C kết thúc D sẽ bắt đầu. Khi D kết thúc E sẽ bắt đầu + Khi cả E và B kết thúc F sẽ được bắt đầu

(cid:3)Với lịch biểu được mô tả như trên, cho biết thời gian thực hiện chung của kế hoạch thực hiện dự án là bao nhiêu?

2.2 Sơ đồ Gantt (tt)

Coâng vieäc

STT

Công việc

Mô tả

Công việc trước

Thời gian (tuần)

A

Khảo sát

B

Phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu

C

Thiết kế web

D

Cài đặt

E

Viết báo cáo

tuaàn

F

Kiểm tra

B, E

Mô tả các công việc của ví dụ trên Dựa vào sơ đồ Gantt trên, thời gian thực hiện chung cho cả dự án là 15 tuần

ThS. Trần Minh Tùng

9

2.32.3 Sơ đồ mạng

2.32.3 Sơ đồ mạng (tt)

(cid:1) PERT

(Program Evaluation and

Review Technique) được áp dụng chính thức vào năm 1958 trong việc hoạch định và kiểm soát vũ khí của Hải quân Mỹ. Sau đó, được áp dụng rộng rãi cho nhiều lĩnh vực

(cid:1) Sơ đồ mạng gồm toàn bộ các công việc của dự án. Sơ đồ này xác định trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức giữa các công việc. Thiết lập thời gian thực hiện các công việc và tối ưu hóa kế hoạch đề ra (cid:1)Trong quá trình quản lý, nhà quản lý có thể điều chỉnh sơ đồ mạng phù hợp với yêu cầu và tiến độ thực tế

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM 2.3.1

2.32.3 Sơ đồ mạng (tt)

(cid:1)Có 2 phương pháp phân tích sơ đồ PERT:

Quy ước (cid:1) Sự kiện/ cột mốc (event): là sự kết thúc một hoặc một số công việc, là điều kiện để một hoặc một số công việc tiếp theo có thể bắt đầu được

– Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method): phương pháp này sử dụng mô hình xác định nên thời gian hoàn thành mỗi công việc là hằng số Ký hiệu:

– Phương pháp dự tính thời gian thực hiện theo từng công việc gồm: phương pháp tất định và ngẫu nhiên

ThS. Trần Minh Tùng

10 2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Công việc (activity): là hoạt động sản xuất giữa hai sự kiện. Công việc được biểu diễn bằng một mũi tên nối hai sự kiện và được ký hiệu bằng các thông tin (tên, thời gian,…) của hai sự kiện trước và sau hoặc bằng một ký tự

Söï kieän xuaát phaùt i

Söï kieän keát thuùc j

Coâng vieäc vôùi thôøi gian töông öùng

Ký hiệu: Công việc A hay công việc ij là một hoạt động sản xuất giữa 2 sự kiện i và j, thời gian thực hiện công việc là t. Có 3 loại công việc: + Công việc thực: là hoạt động sản xuất cần thời gian và tài nguyên thực hiện (con người, nguyên vật liệu, thiết bị,…). Công việc thực được biểu diễn bằng mũi tên liền nét

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Đường đi: là dãy các công việc từ sự kiện/ cột mốc

đầu tiên đến sự kiện hay cột mốc cuối cùng

+ Công việc ảo: chỉ mối quan hệ giữa các công việc, không đòi hỏi thời gian và tài nguyên. Công việc ảo được biểu diễn bằng mũi tên nét đứt

(cid:1) Đường găng: là đường đi có thời gian thực hiện dài nhất. Các công việc nằm trên đường găng gọi là công việc găng. Sự kiện xuất phát và sự kiện kết thúc luôn là sự kiện găng

+ Công việc chờ: là công việc không cần tài nguyên mà chỉ cần thời gian để thực hiện. Công việc chờ được biểu diễn bằng mũi tên nét liền

ThS. Trần Minh Tùng

11 2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

Một số quy tắc lập sơ đồ mạng: (cid:1) Tất cả các công việc trong sơ đồ mạng phải hướng từ trái sang phải, không được quay trở lại sự kiện mà chúng xuất phát, nghĩa là không được lặp vòng kín Một số quy tắc lập sơ đồ mạng: (cid:1) Các sự kiện được đánh số từ nhỏ đến lớn theo hướng từ trái sang phải và từ trên xuống. Mỗi sự kiện đều có công việc đi và công việc đến trừ sự kiện cuối cùng chỉ có công việc đến và công việc đầu tiên chỉ có công việc đi

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

Một số quy tắc lập sơ đồ mạng: (cid:1) Sơ đồ mạng cần có dạng đơn giản nhất, không nên

có nhiều công việc giao cắt nhau Một số quy tắc lập sơ đồ mạng: (cid:1) Những công việc riêng biệt nhau không được ký hiệu cùng một số, nghĩa là không cùng sự kiện xuất phát hoặc kết thúc

ThS. Trần Minh Tùng

12 2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Các thông số chính trong sơ đồ mạng:

Một số quy tắc lập sơ đồ mạng: (cid:1) Một số ký hiệu khác biểu diễn sự phụ thuộc hay bắt

B baét ñaàu sau khi A keát thuùc

B, C baét ñaàu sau khi A keát thuùc

C baét ñaàu sau khi A, B keát thuùc

buộc: – Thời gian bắt đầu sớm nhất (ES - Earliest Start of an Event): là thời gian sớm nhất mà một công việc có thể được bắt đầu

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Các thông số chính trong sơ đồ mạng:

– Thời gian hoàn thành sớm nhất (EF - Earliest Finish of an Event): là thời gian sớm nhất mà một công việc có thể được hoàn thành

– Thời gian bắt đầu trễ nhất (LS - Lastest Start of an activity): là thời gian trễ nhất mà một công việc có thể bắt đầu nhưng không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án

EF=ES + te te: thời gian kỳ vọng

LS = LF – te te: thời gian kỳ vọng

ThS. Trần Minh Tùng

13 2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Các thông số chính trong sơ đồ mạng:

– Thời gian hoàn thành trễ nhất (LF - Lastest Finish of an activity): là thời gian trễ nhất mà công việc có thể kết thúc nhưng không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án

– Thời gian chậm trễ (Slack): là khoảng thời gian mà một công việc có thể kéo dài mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án Slack = LS – ES hoặc Slack = LF - EF

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Ý nghĩa đường găng

Coâng vieäc

Coâng vieäc baét ñaàu t1 vaø keát thuùc t2

Coâng vieäc baét ñaàu t1 vaø keát thuùc treã nhaát taïi t3

Thời gian thực hiện các công việc trong dự án

Coâng vieäc baét ñaàu sôùm nhaát taïi t0 vaø treã nhaát taïi t1

Coâng vieäc baét ñaàu sôùm nhaát taïi t0 vaø keát thuùc treã nhaát taïi t3

thôøi gian

– Mỗi sơ đồ mạng có hơn một đường găng – Tổng thời gian của các công việc nằm trên đường găng chính là thời gian tối thiểu để dự án hoàn thành

ThS. Trần Minh Tùng

14 2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Ý nghĩa đường găng

– Đối với các công việc nằm ngoài đường găng, có thể điều chỉnh thời gian thực hiện với điều kiện không được vượt quá thời gian dự trữ cho phép

– Nếu một công việc găng bị trễ => toàn bộ dự án sẽ trễ. Để rút ngắn thời gian hoàn thành, các nhà quản lý dự án phải tập trung các giải pháp làm giảm thời gian của các công việc nằm trên đường găng

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

(cid:1) Phân tích kết quả đường găng

Thông qua tính toán sơ đồ mạng, có thể xác định:

Thông qua tính toán sơ đồ mạng, có thể xác định: – Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án: là thời điểm sớm nhất để sự kiện cuối cùng của dự án xảy ra

– Thời gian dự trữ của các công việc (F - Float): là khoảng thời gian tối đa một công việc có thể chậm trễ so với kế hoạch mà không ảnh hưởng đến thời gian tối thiểu để F= LSij – ESij hoàn thành dự án hoặc F=LOij – Eoij

– Công việc găng có thời gian dự trữ =0

ThS. Trần Minh Tùng

15 2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

F, 4

Yêu cầu: a. Xác định các đường đi và thời gian thực hiện của Ví dụ: Sơ đồ mạng của dự án tin học hóa siêu thị Y với các công việc và thời gian (tuần) được mô tả như hình sau: các công việc trên mỗi đường đi

B, 2

G, 3

I, 2

C, 3

A, 4

J, 3

D, 4

E, 2

b. Xác định đường găng CPM của sơ đồ mạng và các công việc găng

H, 6

c. Xác định các công việc nằm ngoài đường găng d. Xác định độ trễ của các công việc B, C, F và H

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

b. ADEGIJ là đường găng có thời gian thực hiện dài nhất là 18 tuần

F, 4

B, 2

(cid:1) ADHJ: 4+4+6+3=17

G, 3

I, 2

C, 3

A, 4

J, 3

D, 4

E, 2

H, 6

a. Dựa vào sơ đồ trên, các đường đi gồm: (cid:1) ABFIJ: 4+2+4+2+3=15 (cid:1) ACGIJ: 4+3+3+2+3=15 (cid:1) ADEGIJ: 4+4+2+3+2+3=18

ThS. Trần Minh Tùng

16 2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

d. Độ trễ các công việc là thời gian chậm trễ tối đa sao cho công việc còn có thể thực hiện được c. Các công việc nằm ngoài đường găng – Các công việc nằm trên đường găng gọi là công việc găng: A, D, E, G, I, J

– Độ trễ cho phép của công việc C: 18 – 15 = 3 – Độ trễ cho phép của công việc H: 18 – 17 = 1 – Độ trễ cho phép của công việc B và F:18–15 = 3

– Các công việc nằm ngoài đường găng: B, C, F, H

2.3.1 Phương pháp đường găng CPM (tt) 2.3.1

E, 3

B, 4

A, 3

D, 4

Ví dụ: Sơ đồ mạng của dự án tin học hóa công ty điện máy Y với các công việc và thời gian (tuần) được mô tả như hình sau:

G, 4

C, 2

Yêu cầu: a. Xác định các đường đi và thời gian thực hiện của các công việc trên mỗi đường đi b. Xác định đường găng CPM của sơ đồ mạng và các công việc găng c. Xác định các công việc nằm ngoài đường găng

F, 5

H, 2

d. Xác định độ trễ của các công việc B, F

ThS. Trần Minh Tùng

17

2.3.22.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên

(cid:1) Phương pháp ngẫu nhiên và CPM giống nhau về phương pháp cơ bản, nhưng chúng khác nhau về ước tính thời gian của các công việc

(cid:1) Phương pháp ngẫu nhiên là phương pháp xác xuất để xác định xác suất toàn bộ dự án hoàn thành trong một thời gian xác định

(cid:1) Đối với mỗi công việc trong phương pháp này, 3 thông số thời gian ước tính được kết hợp với nhau để xác định thời gian hoàn thành công việc mong đợi (te) và phương sai (σ2) của các công việc

2.3.22.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt)

2.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt) 2.3.2

a < m < b

Dựa vào a, b, m, xác định thời gian te và σ2: + Thời gian lạc quan a: là thời gian hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất hay thời gian thực hiện ngắn nhất te = (a+4m+b)/6

Nếu không thể tính được m, te được tính:

+ Thời gian bi quan b: là thời gian hoàn thành công việc trong điều kiện xấu nhất hay thời gian thực hiện dài nhất

+ Thời gian thực hiện m: là thời gian hoàn thành công việc trong điều kiện bình thường

ij là phương sai (variance) của thời gian thực hiện

te = (2a + 3b)/6 Thời gian thực hiện công việc tij = te σ2 công việc tij: σ2

ij = (a-b)2/ 62

ThS. Trần Minh Tùng

18

2.3.22.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt)

2.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt) 2.3.2

(cid:1) Các bước thực hiện phương pháp ngẫu nhiên:

Theo lý thuyết xác suất thống kê, phương sai của toàn bộ công việc bằng tổng các phương sai của từng công việc

ij

2 = SUM(σ2

σT

ij)

– Vẽ sơ đồ mạng – Tính tij và σ2 – Dùng phương pháp CPM với tij = te để xác định công việc găng và đường găng

– Xác định khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn

2.3.22.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt)

2.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt) 2.3.2

(cid:1) Các bước thực hiện phương pháp ngẫu nhiên:

Hai dạng bài toán thường thấy: – Bài toán 1: Cho S, tìm xác suất để thời gian hoàn thành dự án. Từ S (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) Z (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)p% - Gọi S là thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án - D là thời gian hoàn thành các công việc găng - σ2 là phương sai của tất cả các công việc trên đường găng – Bài toán 2: Cho xác suất p%, tìm S. Từ p% (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)Z(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)S

S= Sum (te) = Sum (tij) σ2 = Sum (σ2

ij)

Đặt Z= (S – D)/ σ Khi đó: D=SUM(Tei)

ThS. Trần Minh Tùng

19

2.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt) 2.3.2

2.3.22.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt)

Ví dụ: Cho dự án tin học hóa Trung tâm tin học Z có các công việc sau: Tính xác suất hoàn thành dự án nếu thời gian mong muốn hoàn thành dự án là: S=15 tuần, S=16 tuần

STT

Mô tả

Công việc

Thời gian bi quan b

Thời gian lạc quan a

Thời gian bình thường m

Công việc trước

F, 3

A

Khảo sát

B, 3

B

Phân tích cơ sở dữ liệu

E, 4

A, 2

C

Thiết kế cơ sở dữ liệu

D

Cài đặt

C, 2

D, 4

E

Viết báo cáo

F

Kiểm tra

B, E

2.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt) 2.3.2

2.3.22.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt)

Tính thời gian thực hiện công việc và phương sai

Phương sai σ2

STT

ij = (a-b)2/ 62

Công việc

Mô tả

Thời gian te = (a+4m+b)/6

Đường găng ACDEF có thời gian trung bình hoàn thành công việc găng là 15 tuần Phương sai các công việc nằm trên đường găng là=80/36=2.22 tuần

A

Khảo sát

4/36

B

Phân tích cơ sở dữ liệu

4/36

C

Thiết kế cơ sở dữ liệu

4/36

Cài đặt

16/36

E

Viết báo cáo

36/36

F

Kiểm tra

16/36

ThS. Trần Minh Tùng

20

2.3.22.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt)

2.3.2 Phương pháp ngẫu nhiên (tt) 2.3.2

Tính xác suất hoàn thành dự án: (1) S = 15 tuần

Tính xác suất hoàn thành dự án: (2) S = 16 tuần Z= (S – D)/σ => Z=(16-15)/1,49 = 0,6711 => p ~ 0,7486 = 75% Kết luận: xác suất hoàn thành dự án trong thời gian 16 tuần là 75% Z= (S – D)/ σ => Z=(15-15)/1,49 =0 => p = 0,5 = 50% Kết luận: xác suất hoàn thành dự án trong thời gian 15 tuần là 50%

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

Đối với hầu hết các dự án phần mềm, thời gian thực hiện dự án khi ký kết hợp đồng đã được xác định. Trong nhiều trường hợp, thời gian mong muốn hoàn thành dự án nhỏ hơn thời gian tối ưu để hoàn thành dự án tính theo đường găng (thời gian/ chiều dài đường găng) Để rút ngắn tiến độ thực hiện dự án có thể rút ngắn thời gian thực hiện các công việc trên đường găng và thời gian thực hiện các công việc ngoài đường găng (cid:1) Một số biện pháp rút ngắn thời gian thực hiện dự án như: – Bố trí các công việc song song thay vì nối tiếp nhau

– Điều hòa nguồn lực hợp lý,…

ThS. Trần Minh Tùng

21

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

(cid:1) Các bước để rút ngắn thời gian thực hiện dự án: – Xác định đường đi và thời gian thực hiện các công

việc

(cid:1) Các bước để rút ngắn thời gian thực hiện dự án: – Xác định các công việc nằm ngoài đường găng – Vẽ lại sơ đồ mạng khi rút ngắn thời gian – Tính toán lại đường đi và số ngày rút ngắn tối đa

– Xác định đường găng và thời gian thực hiện trên đường găng

– Xác định các công việc trên đường găng

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

(cid:1) Các bước để rút ngắn thời gian thực hiện dự

án: – Tính chi phí rút ngắn chia làm 2 loại: chi phí trên đường găng (mới) và chi phí rút ngắn ngoài đường găng (mới)

án: – Cho biết chi phí của từng ngày/ tuần rút ngắn với các công việc được chọn rút ngắn tương ứng => chọn chi phí rút ngắn thấp nhất cho từng ngày/ tuần ứng với mỗi công việc. Mỗi ngày/ tuần rút ngắn cần vẽ lại sơ đồ mạng

– Chi phí trên đường găng phải rút sao cho phù hợp với sơ đồ mới. Chi phí ngoài đường găng chỉ cần rút với tổng kích thước = chi phí trên đường găng

ThS. Trần Minh Tùng

22

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

F, 2

B, 4

A, 2

E, 3

C, 3

Yêu cầu: a. Xác định các đường đi và thời gian thực hiện của Ví dụ: Sơ đồ mạng của dự án tin học hóa khách sạn X với các công việc và thời gian (tuần) được mô tả như hình sau: các công việc trên mỗi đường đi

D, 2

b. Xác định đường găng CPM của sơ đồ mạng c. Xác định các công việc nằm trên đường găng d. Xác định các công việc nằm ngoài đường găng e. Xác định độ trễ của các công việc B, C, E và F

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

F, 2

B, 4

A, 2

a. Các đường đi: ABF: 2+4+2= 8 ACDEF: 2+3+2+3+2=12

E, 3

C, 3

Yêu cầu: f. Giả sử các công việc B, E rút ngắn bớt tối đa 2 tuần, các công việc còn lại rút bớt tối đa 1 tuần và chi phí cho mỗi tuần rút ngắn như sau: + Công việc A, B: 100 USD/tuần (20 USD/ngày * 5 ngày) + C, D, E: 50 USD/tuần (10 USD/ngày * 5 ngày) + F: 25 USD/tuần (5 USD/ngày * 5 ngày)

Cho biết thời gian rút ngắn tối đa và chi phí rút ngắn tương ứng (ít nhất có thể)

D, 2

g. Cho biết chi phí của mỗi tuần rút ngắn với các công việc được

chọn rút ngắn tương ứng

ThS. Trần Minh Tùng

23

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

F, 2

B, 4

A, 2

b. ACDEF là đường găng có thời gian thực hiện dài nhất là 12 tuần

c. Các công việc găng: A, C, D, E, F d. Các công việc nằm ngoài đường găng: B e. Độ trễ cho phép của công việc B: 12 – 8 = 4 tuần f. Khi các công việc B, E rút ngắn bớt tối đa 2 tuần, các công việc còn lại rút bớt tối đa 1 tuần, sơ đồ mạng như sau:

E, 3

C, 3

F, 1

B, 2

D, 2

A, 1

E, 1

C, 2

D, 1

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

+ Tính chi phí rút ngắn:

Các đường đi: ABF: 1+2+1= 4 ACDEF: 1+2+1+1+1= 6 Đường găng lúc này vẫn là đường ACDEF với chiều dài = 6. Vậy số tuần tối đa để có thể rút ngắn là 12– 6=6 tuần

Chi phí trên đường găng: - A: 2 -> 1: 1100 USD = 100 USD - C: 3 -> 2: 1 50 USD = 50 USD - D: 2 -> 1: 150 USD = 50 USD - E: 3 -> 1: 250 USD = 100 USD - F: 2 -> 1: 1*25 USD = 25 USD

F, 1

B, 2

=> Tổng chi phí để thực hiện các công việc trên đường găng

A, 1

là 325 USD

E, 1

C, 2

D, 1

ThS. Trần Minh Tùng

24

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

g. Chi phí của mỗi tuần rút ngắn với các công việc

F, 2

B, 4

A, 2

E, 3

C, 3

rút ngắn tương ứng:

D, 2

Chi phí ngoài đường găng không cần rút B do: - AB: 1+2 = 3 - ACDE: 1+2+1+1 = 5 (cid:2)(cid:2)(cid:2)(cid:2) Chi phí rút ngắn thấp nhất: 325 USD

F, 1

B, 4

A, 2

E, 3

C, 3

D, 2

+ Tuần 1: Rút F (2 (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 1: 25 USD)

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

+ Tuần 3: Rút E (3 (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 2: 50 USD)

F, 1

B, 4

A, 2

E, 2

F, 1

C,2

B, 4

A, 2

D, 2

E, 3

C, 2

+ Tuần 2: Rút C (3 (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 2: 50 USD)

+ Tuần 4: Rút E (2 (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 1: 50 USD)

D, 2

F, 1

B, 4

A, 2

E, 1

C, 2

D, 2

ThS. Trần Minh Tùng

25

3.3. Điều chỉnh tiến độ dự án (tt)

4.4. Nhân sự trong dự án

+ Tuần 5: Rút D (2 (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 1: 50 USD)

F, 1

B, 4

A, 2

E, 1

C, 2

D, 1

4.1 Các thành viên trong dự án 4.2 Vai trò và cơ cấu tổ chức của các thành viên qua

các giai đoạn 4.3 Nhóm dự án 4.4 Điều hòa nguồn lực của dự án

+ Tuần 6: Rút A (2 (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 1: 100 USD)

F, 1

B, 4

A, 1

E, 1

C, 2

D, 1

4.14.1 Các thành viên trong dự án

4.14.1 Các thành viên trong dự án (tt)

(cid:1) Các thành viên trong dự án gồm: quản lý dự án,

(cid:1) Vị trí của quản lý dự án:

(cid:1) Nhiệm vụ:

trưởng nhóm, nhân viên, khách hàng, tư vấn

– Quản lý dự án: đối ngoại và đối nội

ThS. Trần Minh Tùng

26

4.14.1 Các thành viên trong dự án (tt)

(cid:1) Vị trí của quản lý dự án:

(cid:1) Nhiệm vụ:

– Trưởng nhóm: quản lý một số nhân viên để thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm đối với quản lý dự án

– Nhân viên: thực hiện và hoàn thành các công việc được giao theo đúng thời gian, chất lượng và chi phí Quản lý dự án giải quyết những mâu thuẫn có thể xảy ra: - Các dự án cạnh tranh về nguồn lực - Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án - Khách hàng thay đổi yêu cầu thường xuyên - Lãnh đạo muốn giảm chi phí

4.24.2 Vai trò và cơ cấu tổ chức của các

4.14.1 Các thành viên trong dự án (tt)

thành viên qua các giai đoạn

(cid:1) Nhiệm vụ:

(cid:1) Vai trò của quản lý dự án:

– Khách hàng: phối hợp với quản lý dự án để hoàn thành dự án theo đúng tiến độ và giải quyết những vướng mắc, phát sinh xảy ra

- Quản lý các mối quan hệ trong các tổ chức của dự án - Duy trì sự cân bằng giữa các chức năng: quản lý dự án và kỹ thuật của dự án

– Tư vấn: tư vấn kỹ thuật, nghiệp vụ cho quản lý dự án và lãnh đạo

ThS. Trần Minh Tùng

27 4.24.2 Vai trò và cơ cấu tổ chức của các

thành viên qua các giai đoạn

4.24.2 Vai trò và cơ cấu tổ chức của các thành viên qua các giai đoạn (tt)

(cid:1) Vai trò của quản lý dự án:

(cid:1) Kỹ năng của quản lý dự án:

- Kỹ năng quản lý thời gian và lập tiến độ - Kỹ năng lập ngân sách - Kỹ năng lãnh đạo

- Đương đầu với rủi ro khi thực hiện dự án - Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án: thời gian, chi phí và chất lượng công việc (cid:2)(cid:2)(cid:2)(cid:2) Quản lý dự án phải lập kế hoạch, tổ chức, quản lý và kiểm tra

4.24.2 Vai trò và cơ cấu tổ chức của các thành viên qua các giai đoạn (tt)

(cid:1) Phẩm chất của quản lý dự án:

(cid:1) Kỹ năng của quản lý dự án: - Kỹ năng đàm phán - Kỹ năng truyền đạt - Kỹ năng quản lý nguồn lực

- Trung thực - Khả năng ra quyết định - Hiểu biết các vấn đề về con người - Linh hoạt, có trình độ chuyên môn tốt - Tinh thần cầu thị, cầu tiến

ThS. Trần Minh Tùng

28 4.24.2 Vai trò và cơ cấu tổ chức của các thành viên qua các giai đoạn (tt)

(cid:1) Phẩm chất của các thành viên:

- Lãnh đạo tổng quan

- Quan tâm và chịu trách nhiệm công việc - Chịu áp lực của môi trường làm việc - Cầu tiến trong công việc

+ Kỹ năng chuyên môn + Kỹ năng xử lý thông tin + Kỹ năng giao tiếp + Kỹ năng ra quyết định

4.34.3 Nhóm dự án

4.24.2 Vai trò và cơ cấu tổ chức của các thành viên qua các giai đoạn (tt)

(cid:1) Vai trò của các thành viên qua các giai đoạn

Thành viên

Phân tích

Xác định

Thiết kế

Cài đặt

Kiểm tra

Nghiệm thu

Bảo trì

(cid:1) Nhóm dự án (project team) là tập hợp một số thành viên tham gia vào nhiều công việc khác nhau với nhiều mục đích khác nhau

Nhoùm khaùc

Nhoùm coá vaán

Nhoùm khaûo saùt

Nhoùm baûo trì

Nhaø quaûn lyù döï aùn

Nhoùm phaân tích

(cid:1) Cơ cấu tổ chức nhân sự trong dự án Tổ chức theo từng đề án Tổ chức theo từng nhóm chuyên môn Tổ chức phối hợp

– – –

Nhoùm thieát keá

Nhoùm caøi ñaët

Nhoùm kieåm tra

ThS. Trần Minh Tùng

29

4.34.3 Nhóm dự án (tt)

(cid:1) Ưu điểm

– Chia sẻ kinh nghiệm làm việc giữa các thành viên trong nhóm – Tăng cường chuyên môn cho từng thành viên – Giải quyết các tranh chấp xảy ra và tránh những mâu thuẫn không cần thiết

– Khả năng đương đầu với các vấn đề khó – Phát huy tính sáng tạo, giải quyết vấn đề, ra quyết định và ý tưởng của nhiều người

– Hỗ trợ các nhóm khác khi có yêu cầu – Công việc được phân công cho nhiều người – Độ phức tạp của dự án đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng và kỹ thuật của nhiều thành viên mà một thành viên không thể biết hết được

4.34.3 Nhóm dự án (tt)

(cid:1) Khuyết điểm

– Nếu tổ chức làm việc không tốt, dự án sẽ không còn ai theo dõi trực tiếp

– Việc ra quyết định thường chậm hơn – Xu hướng cục bộ và bè phái có thể xảy ra khi làm việc theo nhóm – Mâu thuẫn nội bộ không giải quyết được – Các thành viên đều lo lắng và nản lòng – Một số quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số thành viên không có sự chấp thuận của những thành viên khác

ThS. Trần Minh Tùng

30

4.34.3 Nhóm dự án (tt)

(cid:1) Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả (cid:3) Cần tập trung vào 3 yếu tố:

(cid:1) Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả (cid:3) Cần xem xét 3 thành phần:

+ Cấu trúc tổ chức nhóm dự án + Kỹ năng của các thành viên trong nhóm + Cách thức quản lý + Chọn đúng các công việc cho từng nhóm + Tổ chức và phối hợp mọi thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả, đảm bảo chất lượng, thời gian, chi phí

+ Chọn ra lãnh đạo nhóm

4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án (tt)

4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án

(cid:1) Lập kế hoạch nguồn nhân lực sẽ phụ thuộc vào (a) chi phí và thời gian được lập phù hợp với nguồn lực khan hiếm; (b) chi phí sử dụng các nguồn lực khác như: thuê bên ngoài, làm tăng ca,…

(cid:1) Lập kế hoạch nguồn lực là một quá trình để người quản lý dự án biết được nguồn lực nào sẳn có, nguồn lực nào phải thuê, thời gian nào sẽ có và sử dụng các nguồn lực này ra sao

(cid:1) Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực sẽ làm giảm chi phí và thời gian thực hiện xuyên suốt trong toàn bộ dự án

ThS. Trần Minh Tùng

31 4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án (tt)

(cid:1) Thời gian biểu cho nguồn lực có thời gian hạn chế

(cid:1) Thời gian biểu cho nguồn lực hạn chế

Nguoàn löïc

Nguoàn löïc haïn cheá

Nguoàn löïc boå sung

Thôøi gian keùo daøi

Thôøi gian haïn cheá

Döï aùn

thôøi gian

4.44.4 Điều hòa nguồn nhân lực của dự án (tt)

(cid:1) Thời gian biểu cho nguồn lực hạn chế với thời gian

nguoàn löïc

Nguoàn löïc haïn cheá

hạn chế

(cid:1) Điều hòa nguồn lực: là quá trình thiết lập thời gian biểu cho các công việc sao cho việc sử dụng nguồn lực cân bằng trong suốt quá trình thực hiện dự án Việc điều hòa nguồn lực có thể được thực hiện bằng cách dịch chuyển các công việc trong thời gian dự trữ cho phép hoặc kéo dài thời gian thực hiện dự án nếu nguồn lực hạn chế

Thôøi gian haïn cheá

Döï aùn

thôøi gian

ThS. Trần Minh Tùng

32 4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án (tt)

4.44.4 Điều hòa nguồn nhân lực của dự án (tt)

(cid:1) Các bước thực hiện điều hòa nguồn lực:

(cid:1) Mục đích của việc điều hòa nguồn lực:

– Sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có và việc huy động các nguồn lực

– Có thể giảm chi phí dự án và không bị động về (1) Chuyển từ sơ đồ mạng sang sơ đồ Gantt dựa vào các thông số trong sơ đồ mạng (nếu có) theo thứ tự vẽ đường găng trước và xác định các cột mốc hay các sự kiện tiến độ thực hiện dự án

– Giảm công sức và thời gian quản lý

4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án (tt)

(cid:1) Các bước thực hiện điều hòa nguồn lực:

(cid:1) Ví dụ: Cho sơ đồ mạng với các công việc và thời gian

E, 3

B, 4

H, 3

A, 5

D, 3

J, 4

F, 4

C, 5

(tuần) như hình sau:

I, 3

G, 3

(2) Chọn các công việc dao động và dịch chuyển các công việc có sử dụng nguồn lực trong suốt thời gian dự trữ để điều hòa nguồn lực này trong suốt dự án (3) Nếu cần thiết, sau mỗi bước điều hòa nguồn lực cần vẽ lại sơ đồ Gantt và lặp lại các bước trên

Yêu cầu:

4 a. Vẽ sơ đồ Gantt b. Xác định các công việc nào có thể điều hòa nguồn

lực

ThS. Trần Minh Tùng

33 4.44.4 Điều hòa nguồn nhân lực của dự án (tt)

4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án (tt)

b. Các công việc có thể điều hòa nguồn lực:

a. Sơ đồ Gantt được vẽ như sau:

Theo sơ đồ GANTT, các công việc có thể dịch chuyển và thay đổi thời gian thực hiện như:

– Công việc B: có thể dịch chuyển từ cột mốc thứ 2 (vị trí tuần thứ 5) đến cột mốc thứ 4 (vị trí tuần thứ 13) do chiều dài đường găng ACD=5+5+3=13 còn chiều dài AB=5+4=9

4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án (tt)

b. Các công việc có thể điều hòa nguồn lực:

Theo sơ đồ GANTT, các công việc có thể dịch chuyển và thay đổi thời gian thực hiện như:

– Công việc G: có thể dịch chuyển từ cột mốc thứ 3 (vị trí tuần thứ 10) đến cột mốc thứ 4 (vị trí tuần thứ 13) và có thể kéo dài trễ nhất đến vị trí tuần thứ 14

– Công việc F: có thể dịch chuyển từ cột mốc thứ 3 (vị trí tuần thứ 10) đến cột mốc thứ 5 (vị trí tuần thứ 16) do chiều dài đường găng ACDE=5+5+3+3=13 còn chiều dài ACF=5+5+4=14

ThS. Trần Minh Tùng

34 4.44.4 Điều hòa nguồn lực của dự án (tt)

b. Các công việc có thể điều hòa nguồn lực:

Sơ đồ Gantt sau khi điều chỉnh các công việc và thời gian

– Công việc I: có thể dịch chuyển từ cột mốc thứ 4 (vị trí tuần thứ 13) đến cột mốc thứ 6 (vị trí tuần thứ 19) do chiều dài đường găng ACDEH = 5+5+3+3+3 = 19 còn chiều dài ACGI = 5+5+3+3 = 16