Bài giảng môn học Quản trị văn phòng: Chương 2

CHAPTER 2

MANAGEMENT OF INFORMATION & TIME

January 16, 2017

PERIODS FOR LECTURE: 3 (HOME STUDY: 6)

CHÖÔNG 2

QUAÛN TRÒ THOÂNG TIN & THÔØI GIAN

January 16, 2017

Ố Ế Ả S TI T GI NG: 3

Ự Ọ T H C: 6

LECTURE CONTENT

■

General information systems

■

Processing documents received

■

Processing document sent

■

Records Management

January 16, 2017

■

Manage seal

■

Time Management

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

■

Tổng quát hệ thống thông tin

■

Xử lý văn thư đến

■

Xử lý văn thư đi

■

Quản lý hồ sơ

January 16, 2017

■

Quản lý con dấu

■

Quản trị thời gian

1. GENERAL INFORMATION SYSTEMS

1.1. THE CONCEPT OF INFORMATION

■ Information is

January 16, 2017

transmitted signals, information about events, activities & will happen to many people know.

1. TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1. KHÁI NIỆM THÔNG TIN ■ Thông tin là sự truyền tín hiệu, tin tức về sự kiện, hoạt động đã, đang, sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.

January 16, 2017

1.2. THE CONCEPT OF INFORMATION MANAGEMENT

January 16, 2017

■ Plan, organize, store and check that information systems serve the most effective management.

1.2. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THÔNG TIN

■ Hoạch định, tổ

January 16, 2017

chức, lưu giữ và kiểm tra sao cho hệ thống thông tin phục vụ công việc quản lý hiệu quả nhất.

1.3. CHARACTERISTICS OF INFORMATION (1)

■ Invisible quantities, can not see, hold. ■ People only know the "information carriers": documents, drawings, electronic means…

■ Only valid when used, popular ■ As a result of synthesis, analysis &

January 16, 2017

evaluation of the available data.

1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (1)

■ Thông tin là đại lượng vô hình, không

nhìn thấy, cầm nắm được.

■ Con người chỉ nắm được “vật mang

tin”: tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử .v.v.

■ Chỉ có giá trị khi được sử dụng, phổ

biến

■ Thông tin là kết quả tổng hợp, phân

January 16, 2017

tích, đánh giá dữ liệu có sẵn.

1.3. CHARACTERISTICS OF INFORMATION (2)

■ Information is data that has been

processed

■ Data is the basis of information ■ Data - input; Information – output ■ Data is recorded event data from the

January 16, 2017

results of the study, survey, exploration, collection ...

1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (2)

January 16, 2017

■ Thông tin là dữ liệu đã được xử lý ■ Dữ liệu là cơ sở của thông tin ■ Dữ liệu - đầu vào; thông tin - đầu ra ■ Dữ liệu là sự kiện, số liệu được ghi lại từ kết quả của nghiên cứu, khảo sát, thăm dò, sưu tầm…

1.4. THE NATURE OF THE INFORMATION

■ Difficult to exist as separate physical racks ■ Information products, intangible assets (intellectual labor of results: collecting, processing)

■ Can be bought, sold, exchanged,

accumulated, stored, establish property rights (patents, recognition, etc.)

■ Do not run out, the more use, the more

common......

January 16, 2017

■ Khó tồn tại khi tách rời giá đỡ vật chất ■ Là sản phẩm, tài sản vô hình (kết quả của lao động trí tuệ: thu thập, xử lý) ■ Có thể được mua bán, trao đổi, tích lũy, lưu trữ, xác lập quyền sở hữu (bằng sáng chế, công nhận…)

■ Không cạn kiệt, càng sử dụng, càng

phổ biến

January 16, 2017

1.4. TÍNH CHẤT CỦA THÔNG TIN

1.5. THE ROLE OF INFORMATION

■ Vehicles management: unified operation of the organization. ■ Facility issued management

decisions.

■ Tools of administrators in:

January 16, 2017

● Develop programs and plans ● Management of resources ● Direct and operating instructions, inspection.

1.5. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN

động của tổ chức.

■ Phương tiện quản lý: thống nhất hoạt

tra.

January 16, 2017

■ Cơ sở ban hành quyết định quản lý. ■ Công cụ của nhà quản trị trong: ● Xây dựng chương trình, kế hoạch ● Quản lý các nguồn lực ● Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm

■ Levels of management: Top-down, bottom-up, crossover information.

■ Field of activity: Political, economic,

legal, socio - cultural, scientific - technical, security - defense ...

■ Legal nature: Officially, unofficial. ■ Forms of communication: Written, oral,

picture

■ Communicative nature: Continuous,

discrete.

January 16, 2017

1.6. CLASSIFIED INFORMATION (1)

■ Cấp quản lý: Từ trên xuống, từ dưới lên,

thông tin chéo.

■ Lĩnh vực hoạt động: Chính trị, kinh tế,

pháp luật, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, an ninh - quốc phòng …

■ Tính chất pháp lý: Chính thức, không

chính thức.

■ Hình thức truyền tin: Văn bản, lời nói,

hình ảnh

■ Tính chất truyền tin: Liên tục, rời rạc

January 16, 2017

1.6. PHÂN LOẠI THÔNG TIN (1)

■ Time: Past, present, future

■ Requirements management: strategy &

administration.

■ Information objects: Mass individuals

■ Content processing levels: Level one (arising directly), secondary (general information)

■ Quality: Good (useful, timely, accurate, comprehensive), not good (not useful)

January 16, 2017

1.6. CLASSIFIED INFORMATION (2)

■ Thời gian: Quá khứ, hiện tại, tương lai

■ Yêu cầu quản lý: Chiến lược, điều hành.

■ Đối tượng thông tin: Đại chúng, cá nhân

■ Mức độ xử lý nội dung: Cấp một (phát

sinh trực tiếp), cấp hai (tổng hợp thông tin cấp một)

■ Chất lượng: Tốt (hữu ích, kịp thời, chính xác, đầy đủ), không tốt (không hữu ích)

January 16, 2017

1.6. PHÂN LOẠI THÔNG TIN (2)

1.7. INFORMATION SYSTEM MODEL (2) Organizations outside

Output information (Documents sent)

Input information (Documents received)

Organization (Internal information)

January 16, 2017

1.7. MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN (2) Cơ quan, tổ chức bên ngoài

Thông tin đầu vào (Văn thư đến)

Thông tin đầu ra (Văn thư đi)

Doanh nghiệp (Thông tin nội bộ)

January 16, 2017

■ Operational management for information

systems to protect the information content from the risk of natural / man-made.

■ Information security: Protecting & information security, data security, computer security & network security.

■ Objective: To ensure the implementation of information systems function properly, for the right audience, timely, accurate & reliable.

January 16, 2017

1.8. SAFETY INFORMATION

1.8. AN TOÀN THÔNG TIN

Bảo vệ Bảo mật

Thông tin

Nguy cơ tự nhiên / con người gây ra

January 16, 2017

2. HANDLING OF DOCUMENTS RECEIVED

2.1. PROCESSING STEPS

(1) Classification of writing (2) Open letter (3) Official stamped and dated receipt to (4) Recorded in the book of documents

received

(5) The approval of the head (6) Votes to transfer of documents (7) Transfer of documents

January 16, 2017

2. XỬ LÝ VĂN THƯ ĐẾN

2.1. CÁC BƯỚC XỬ LÝ

(1) Phân loại văn thư (2) Mở thư (3) Đóng dấu công văn đến

ghi ngày nhận

(4) Vào Sổ công văn đến (5) Trình thủ trưởng duyệt (6) Soạn phiếu chuyển (7) Phân phối văn thư

January 16, 2017

MẪU DẤU CÔNG VĂN ĐẾN TT 07/2012/TT-BNV 22/11/2012 QLVB

Ơ

Ổ

ố

50mm Ứ TÊN C QUAN, T CH C S : …………………….

Đ NẾ

……… Ngày: …………………..……..

35 mm

Chuy n: ể ………………………………

ư ồ ơ ố

L u h s s : …………………..

January 16, 2017

…….

2.2. DOCUMENT CLASSIFICATION ■ Urgent letter: Telegrams, express letter, registered letter, a letter marked "urgent".

■ Personal letter / Letter stamped “Top

Secret"

■ First class letter : Letter, postcards,

invoices, internal letter.

■ Second-class letter:

Newspapers & magazines ■ Third-class letter: Catalogs

& other publications.

■ Four-class letter: Goods

January 16, 2017

2.2. PHÂN LOẠI VĂN THƯ

■ Thư khẩn: Điện tín, thư phát nhanh,

thư bảo đảm, thư có dấu “Khẩn”. ■ Thư cá nhân / thư có in dấu “mật”. ■ Thư hạng một: Thư, bưu ảnh, hoá

đơn, thư nội bộ.

■ Thư hạng hai: Báo & tạp chí. ■ Thư hạng ba: Catalogue & ấn phẩm

khác.

January 16, 2017

■ Thư hạng bốn: Gói & kiện hàng

January 16, 2017

2.3. OPEN LETTER

■ Secretaries, office workers may not open the type of individual letter & letter symbols:

"Secret“

January 16, 2017

“Top secret”

January 16, 2017

2.3. MỞ THƯ

■ Thư ký, nhân

M TẬ

Ố Ậ T I M T

Ậ Ệ TUY T M T

January 16, 2017

viên văn phòng không được quyền mở các loại thư cá nhân & thư có ký hiệu: “Mật”. “Tối mật”. “Tuyệt mật”.

2.4. STAMPED “RECEIVED"

■ Determining the date of receipt.

■ Determine the time to answer the letter

January 16, 2017

■ The proposed contract, tender documents can have an expiration date

January 16, 2017

2.4. ĐÓNG DẤU “CÔNG VĂN ĐẾN”

■ Xác định ngày

nhận.

■ Xác định thời hạn

trả lời văn thư.

January 16, 2017

■ Các đề nghị giao kết hợp đồng, tài liệu dự thầu có thể có ngày hết hạn.

January 16, 2017

CONTENTS BOOK DOCUMENTS RECEIVED

i

N o

i

.

C Trích o n yếu nội t e dung n t

N u m b e r

D r e a Ngày c t e e đến p o t f

Ngày D thán a g t e năm

R e c Người p nhận e n t

S g Ký n a tên t u r e

N u m Số b e r o f

w h e r e Nơi s gửi e n t t o

I

5

1 ,

C o

/

n v

. ,

0 1 C V

A

2 0 1 1

2 0 1 2

J a n u a r y

i t e d t o

D e c e m b e r

a t t e n d t h e

c o n f e r e n c e

January 16, 2017

NỘI DUNG SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

STT

Số

Nơi gửi

Người nhận

Ký tên

Ngày đến

Ngày tháng năm

Trích yếu nội dung

1 1/1/12 Cty A 1/CV 5/12/11 Mời dự hội nghị

January 16, 2017

40 40

Monday, January 16, 2017 January 16, 2017

3. HANDLING OF DOCUMENT SENT

(1) Checking: ● The letter was dated yet. ● Address is correct. ● Address the parties in accordance with

the external address.

● The letter was signed and sealed yet. (2) Recorded in the book of documents

sent

(3) Delivery of (direct / indirect).

January 16, 2017

3. XỬ LÝ VĂN THƯ ĐI

Kiểm tra:

● Văn thư đã đề ngày tháng chưa ● Địa chỉ có chính xác không ● Địa chỉ bên trong có phù hợp với

địa chỉ bên ngoài

● Ký tên, đóng dấu chưa

January 16, 2017

Vào sổ công văn đi Chuyển phát (trực tiếp / gián tiếp)

January 16, 2017

CONTENT OF THE BOOK OF DOCUMENTS SENT

i

N Ghi o t chú e s

C o Trích yếu n t nội dung e n t

Ngày D tháng a t e năm

N u n Số a m m b ký hiệu e e r ,

W h s Nơi e e n r nhận e d t o

R e Người c p nhận e n t

I

1 ,

n v

C o

/

. ,

0 1 C V

A

2 0 1 2

J a n u a r y

i t e d t o

a t t e n d t h e

c o n f e r e n c e

January 16, 2017

NỘI DUNG SỔ CÔNG VĂN ĐI

Người nhận

Số ký hiệu

Trích yếu nội dung

Nơi nhận

Ghi chú

Ngày tháng năm

1/CV 1/1/12

Cty A

Mời dự Hội nghị

January 16, 2017

4. RECORDS MANAGEMENT

4.1. CONCEPT OF RECORDS

■ Profile is a

January 16, 2017

combination of materials related to each other about something, an issue or an individual, formed in the process of solving the job.

4. QUẢN LÝ HỒ SƠ

4.1. KHÁI NIỆM HỒ SƠ

January 16, 2017

■ Hồ sơ là tổng hợp các tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hoặc một cá nhân, hình thành trong quá trình giải quyết công việc.

4.2. CONCEPT OF RECORDS MANAGEMENT

January 16, 2017

■ Evaluation, classification, sorting & preservation of documents in order to ensure service management & administration of the organization.

4.2. KHÁI NIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ

■ Là việc đánh giá,

January 16, 2017

phân loại, sắp xếp, bảo quản văn bản, tài liệu nhằm bảo đảm phục vụ công tác quản lý, điều hành của tổ chức.

4.3. RECORDS MANAGEMENT PRINCIPLES

■ Evaluated before storage ■ Organized science (easy to understand,

easy to find)

■ Construction recordkeeping system ■ Safety profile (fire, explosion, security) ■ Create index for storage systems

(alphabets; colors ...)

■ Design, using the unified form ■ Divided into small groups to document

storage.

January 16, 2017

4.3. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ HỒ SƠ

cái; màu sắc…)

■ Đánh giá trước khi lưu trữ ■ Sắp xếp khoa học (dễ hiểu, dễ tìm) ■ Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ ■ An toàn cho hồ sơ (Cháy, nổ, bảo mật) ■ Tạo chỉ mục cho hệ thống lưu trữ (chữ

January 16, 2017

■ Thiết kế, sử dụng biểu mẫu thống nhất ■ Chia tài liệu thành nhóm nhỏ để lưu trữ.

January 16, 2017

4.4. CLASSIFICATION OF RECORDS (1)

(1) Synthetic documents (2) Planning documents, plans and

statistics

(3) Document the organization, personnel (4) Documentation of labor, wages (5) Documents financial and accounting (6) construction materials (7) Materials Science and Technology (8) Documents International cooperation

January 16, 2017

4.4. PHÂN LOẠI HỒ SƠ (1)

(1) Tài liệu tổng hợp (2) Tài liệu quy hoạch, kế

hoạch, thống kê

(3) Tài liệu tổ chức, nhân sự (4) Tài liệu lao động, tiền lương (5) Tài liệu tài chính, kế toán (6) Tài liệu xây dựng cơ bản (7) Tài liệu khoa học công nghệ (8) Tài liệu hợp tác quốc tế

January 16, 2017

4.4. CLASSIFICATION OF RECORDS (2)

(9) Documentation of inspection,

settlement of complaints & denunciations

(10) Documentation of emulation &

commendation

(11) Legal Documents (12) Documents administration, office

management

(13) Documents the professional field (14) Party Documents, mass organizations

January 16, 2017

4.4. PHÂN LOẠI HỒ SƠ (2)

(9) Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu

nại, tố cáo

(10) Tài liệu thi đua, khen thưởng (11) Tài liệu pháp chế (12) Tài liệu hành chính, quản trị công

sở

(13) Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn

nghiệp vụ

January 16, 2017

(14) Tài liệu Đảng, Đoàn thể

4.5. RECORDKEEPING METHODS

1. Store by the letters A -> Z (profile) 2. Store the number, identification

January 16, 2017

number (number, word + number) 3. Storage time (month, quarter, year) ■ Transport & storage devices: ● Paper, folder, cabinet ... ● Electromagnetic Means: floppy disk, hard disk, CD-ROM, microfilm capture, ...

4.5. PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ

Lưu theo chữ cái A -> Z (hồ sơ cá nhân)

Lưu theo số, mã số (chữ + số)

Lưu theo trình tự thời gian (tháng, quý, năm)

■ Phương tiện & thiết bị lưu trữ: ● Giấy, bìa kẹp, tủ kệ … ● Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng,

đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…

January 16, 2017

THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU (Thông tư 9/2011/TT-BNV_3/6/2011)

4.6. RECORDS MANAGEMENT ROLE

■ Ensure timely information ■ To handle the job quickly, efficiently ■ Easily find documents when needed ■ Facilitate transfer of information

(reports, employee leaves, transferred, etc.)

■ Procurement cost saving office

January 16, 2017

equipment

4.6. VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ

■ Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời ■ Giúp xử lý công việc nhanh, hiệu quả ■ Dễ dàng tìm tài liệu khi cần thiết ■ Thuận tiện trong chuyển giao thông tin (báo cáo, nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác…)

■ Tiết kiệm chi phí mua sắm trang thiết

January 16, 2017

bị văn phòng

January 16, 2017

5. MANAGE THE ORGANIZATION'S SEAL

5.1. CONCEPT

■ The seal is part of text ■ Expressed the legal position of the organization, State management positions

■ Confirmed the validity

January 16, 2017

of the documents.

5. QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC

5.1. KHÁI NIỆM

■ Con dấu là thành phần thể thức văn

bản

■ Thể hiện vị trí pháp lý của tổ chức,

chức danh nhà nước.

■ Khẳng định giá trị

January 16, 2017

pháp lý của văn bản.

5.2. FORM A SEAL

■ Circle ■ Two types: 1) There is the

national emblem

2) No national

January 16, 2017

emblem

5.2. HÌNH THỨC CON DẤU

■ Hình tròn ■ Có hai loại: 1) Có hình quốc

huy

2) Không có hình

January 16, 2017

quốc huy

January 16, 2017

5.3. THE NUMBER OF SEALS

■ Each agency, organization, managerial state: one seal

■ Agency or organization to award

diplomas, certificates, cards, identity cards, visas, visa photo: have more floating seal, seal shrink

January 16, 2017

■ Form the seal must be registered at the police and was issued "Certificate of seal registration form“.

5.3. SỐ LƯỢNG CON DẤU

■ Mỗi cơ quan, tổ chức, chức danh

Nhà nước: 1 con dấu

■ Cơ quan, tổ chức cấp văn bằng,

chứng chỉ, thẻ, CMND, thị thực, visa có dán ảnh: thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ

■ Mẫu dấu phải đăng ký tại Công an và

January 16, 2017

được cấp “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”.

January 16, 2017

DẤU NỔI – DẤU THU NHỎ floating seal - seal shrink

January 16, 2017

LOẠI DẤU CÔNG AN KHÔNG QUẢN LÝ TYPES OF SEALS NOT POLICE MANAGEMENT

5.4. SEAL MANAGEMENT

January 16, 2017

■ Agencies and organizations: office worker ■ Micro small businesses: business owners. ■ Office worker to keep the seal: ● Hand stamped text ● Only seal when signed by a competent person ● Do not stamp the documents not signed

5.4. QUẢN LÝ CON DẤU

■ Cơ quan, tổ chức: nhân viên văn thư ■ Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ: chủ

doanh nghiệp.

■ Nhân viên văn thư giữ con dấu: ● Tự tay đóng dấu vào văn bản ● Chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của

người có thẩm quyền

January 16, 2017

● Không đóng dấu khống chỉ (chưa ký)

5.5. STAMPED

■ Straight, upright, red ink stamp

■ Sealed cover 1/3 of the signature to

the left

■ Sealed annex documents: seal on top, covering up part of agencies, organizations or names appendix

January 16, 2017

■ Overlapping seal: Maximum 5 pages

5.5. ĐÓNG DẤU

■ Ngay ngắn, đúng chiều, mực dấu đỏ

■ Dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái

■ Đóng dấu phụ lục văn bản chính: đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức / tên phụ lục

January 16, 2017

■ Đóng dấu giáp lai: Tối đa 5 trang VB.

January 16, 2017

ĐÓNG DẤU GIÁP LAI Overlapping seal

January 16, 2017

5.6. SEAL REVOKED

■ Organization dissolution, separation,

consolidation, merger

■ Enterprises recovered "Business

Registration Certificate“

January 16, 2017

■ The head of the organization must deliver the seal & "Seal registration certificate" to the police.

5.6. THU HỒI CON DẤU

■ Tổ chức giải thể, chia tách, hợp nhất,

sáp nhập

■ Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng

nhận đăng ký kinh doanh

■ Người đứng đầu tổ chức phải nộp

January 16, 2017

con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Công an.

ẤN CHƯƠNG TRIỀU NGUYỄN 1802-1945

January 16, 2017

KIM BẢO TỶ

6. TIME MANAGEMENT

6.1. CONCEPT

■ Time

January 16, 2017

management is the planning, organizing and controlling the efficient use of funds over time.

6. QUẢN TRỊ THỜI GIAN

6.1. KHÁI NIỆM

January 16, 2017

■ Quản trị thời gian là việc hoạch định, tổ chức & kiểm soát việc sử dụng hiệu quả quỹ thời gian.

6.2. CHARACTERISTICS OF TIME

■ Exists objectively ■ There is a limit ■ Continuous no change ■ Is one-way, do not repeat ■ Value depends on the user ■ Belongs to the people ■ Scarce resources can not be

January 16, 2017

accumulated (to use a rate of 60 seconds in 1 minute)

6.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA THỜI GIAN

■ Tồn tại khách quan ■ Có giới hạn. ■ Liên tục không thay đổi ■ Mang tính một chiều, không lặp lại ■ Giá trị phụ thuộc vào chủ thể sử dụng ■ Thuộc về mọi người ■ Tài nguyên quý hiếm không thể tích lũy (phải tiêu dùng nó với tốc độ 60 giây trong 1 phút)

January 16, 2017

6.3. CHARACTERISTICS OF TIME MANAGEMENT

■ Want to use their organization to

others, need to know the organization to use their own funds.

■ Schedule work so take full advantage of their funds.

January 16, 2017

■ Time preference for large, important ■ Adapt to the pressure of work ■ Time monitoring the use of funds

6.3. ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ THỜI GIAN

■ Muốn tổ chức sử dụng thời gian cho người khác, cần biết tổ chức sử dụng quỹ thời gian của chính mình.

■ Sắp xếp lịch làm việc sao cho tận

dụng triệt để quỹ thời gian.

■ Ưu tiên thời gian cho việc lớn, quan

trọng

January 16, 2017

■ Thích ứng với áp lực công việc ■ Kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian

SƠ ĐỒ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

1. NHẬN BIẾT NHIỆM VỤ ĐỀ RA MỤC TIÊU CỤ THỂ

2. PHÂN TÍCH NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM

4. SẮP XẾP CÔNG VIỆC THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN

3. LOẠI BỎ YẾU TỐ LÀM MẤT THỜI GIAN

5. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN

- Khẩn - Quan trọng - Ít quan trọng - Chủ động - Giao việc

- Không biết nói “Không” - Ôm đồm, không giao việc - Giao tiếp kém

6. TIẾT KIỆM SỬ DỤNG HIỆU QUẢ QUỸ THỜI GIAN

January 16, 2017

6.4. CAUSE LOSS OF TIME

January 16, 2017

■ No planning or bad planning. ■ Decentralized, efficient division of labor ■ Time-consuming chores. ■ Lengthy telephone conversations ■ Living too long ■ Cluttered office, many documents ■ Read the documents slowly. ■ Do not focus on the job.

6.4. NGUYÊN NHÂN MẤT THỜI GIAN

January 16, 2017

■ Không lập / lập kế hoạch không tốt. ■ Không phân quyền, phân công ■ Tốn thời gian vào việc lặt vặt. ■ Nói chuyện điện thoại dài dòng ■ Tiếp khách quá lâu ■ Văn phòng bừa bộn, nhiều tài liệu ■ Đọc tài liệu chậm. ■ Không tập trung trong công việc.

6.5. TIME SAVING MEASURES

January 16, 2017

■ Plan, working schedule. ■ Now do that - according to plan ■ Focus on your current job. ■ Listed in order of priority. ■ To say "No" when necessary ■ Take the help of everyone ■ Teamwork, diligence.

6.5. BIỆN PHÁP TIẾT KIỆM THỜI GIAN

January 16, 2017

■ Lập kế hoạch, lịch làm việc. ■ Giờ nào việc đó - đúng theo kế hoạch ■ Tập trung vào công việc đang làm. ■ Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên. ■ Phải biết nói “Không” khi cần thiết. ■ Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người. ■ Làm việc theo nhóm, siêng năng.

6.6. TIME MANAGEMENT PRINCIPLES

■ Slow thinking, positive,

quick decisions.

■ Talk less, do more. ■ Say, think, do have to go together. ■ Sticking to scheduled work. ■ Investing time in a scientific way. ■ Always towards the intended target.

January 16, 2017

Respect for time. /.

6.6. NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ THỜI GIAN

■ Suy nghĩ chậm, tích cực, quyết định

nhanh.

January 16, 2017

■ Nói ít đi, làm nhiều hơn. ■ Nói, nghĩ, làm phải đi liền với nhau. ■ Bám sát công việc theo lịch trình. ■ Đầu tư thời gian một cách khoa học. ■ Luôn hướng tới các mục tiêu đã định. ■ Tôn trọng thời gian./.

QUESTIONS

1) Concept of information? 2) The received document processing

steps?

3) Measures that effectively use the

January 16, 2017

time funds?

CÂU HỎI ÔN TẬP

1) Nêu khái niệm thông tin? 2) Nêu các bước xử lý công văn đến? 3) Các biện pháp giúp sử dụng hiệu

January 16, 2017

quả quỹ thời gian?