Báo cáo cuối kì Quản trị chất lượng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

100
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Báo cáo cuối kì Quản trị chất lượng trình bày một số câu hỏi về Mô hình ký gửi (lưu kho) FBT; Các quy định và chính sách chất lượng của Tiki; Trình bày phương pháp 5S;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo cuối kì Quản trị chất lượng

BÔ GIAO DUC VA ĐAO TAO ̣ ́ ̣ ̀ ̀ ̣ TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG Giảng viên hướng dẫn: Huỳnh Công Toại Sinh viên thực hiện:Dương Hồng Thủy Lớp:15CXN02 MSSV: 19612294 STT: 52 Ngày 27 tháng 12 năm 2021
BÔ GIAO DUC VA ĐAO TAO ̣ ́ ̣ ̀ ̀ ̣ TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG Giảng viên hướng dẫn: Huỳnh Công Toại Sinh viên thực hiện:Dương Hồng Thủy Lớp:15CXN02 MSSV: 19612294 STT: 52 Ngày 27 tháng 12 năm 2021
Mục lục Câu 1. Mô hình ký gửi (lưu kho) FBT của Tiki........................................................... 4 Câu 2. Hệ thống các quy định và chính sách chất lượng của Tiki............................. 4 2.1. Chính sách bảo hành......................................................................................... 4 2.2. Chính sách đổi trả hàng hóa - Tiki kiên quyết nói KHÔNG với hàng giả và cam kết chỉ bán hàng chính hãng đến khách hàng. ............................................................................................................. 6 2.3. Chính sách trả góp ........................................................................................... 7 2.3.1. Điều kiện áp dụng ......................................................................................... 7 2.3.2. Phí quản lý hoạt động trả góp ....................................................................... 7 2.3.3. Quy trình hoạt động trả góp ........................................................................... 7 2.4. Chính sách hàng hóa........................................................................................ 8 2.4.1 Quy định chung về hàng hóa........................................................................... 8 2.4.2 Quy định về hoạt động đăng tải thông tin........................................................ 9 Câu 3. Biểu đồ tiến trình mô tả và chi tiết hoá dòng chảy các công việc được thực hiện trong “Bước 1 - Nhà bán gửi hàng vào kho Tiki” ở quy trình trên.................... 11 Câu 4: Hãy sử dụng biểu đồ Pareto để xác định các dạng nguyên nhân cần ưu tiên giải quyết theo chỉ tiêu số trường hợp xuất hiện..................................................... 12 Câu 5: Hãy sử dụng biểu đồ Pareto để xác định các dạng nguyên nhân cần ưu tiên giải quyết theo chỉ tiêu chi phí bồi thường............................................................... 13 Câu 6: Trình bày phương pháp 5S trong đảm bảo và cải tiến chất lượng của tổ chức. ...................................................................................................................... 15 6.1 Nguồn gốc của phương pháp 5S...................................................................... 15 6.2 Lợi ích của 5s.................................................................................................... 16 6.2. Nội dung tiêu chuẩn phương pháp 5S.............................................................. 17
Câu 1. Mô hình ký gửi (lưu kho) FBT của Tiki. Mô hình lưu kho Tiki – Fullfillment By Tiki (FBT) là mô hình vận hành cho người bán hàng trên Tiki. Với mô hình này, các sản phẩm hàng hóa của Nhà bán hàng sẽ được gửi lưu trữ vào trong kho hàng của Tiki. Khi phát sinh đơn hàng Tiki sẽ chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các bước còn lại. Từ việc lấy hàng, đóng gói sản phẩm đến giao cho khách hàng. Tự động áp dụng dịch vụ giao hàng nhanh 2H TikiNOW và dịch vụ gói quà cho tất cả sản phẩm của nhà bán hàng đăng ký mô hình lưu kho Tiki. Dịch vụ này được triển khai ở 6 thành phố lớn bao gồm: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Nha Trang, Hồ Chí Minh và Cần Thơ. Có đến 97% đơn hàng giao đúng giờ và tỉ lệ đổi trả dưới 1%. Tiết kiệm chi phí: chi phí cố định, không phát sinh chi phí, không mất phí lưu kho. Tỷ lệ khách hàng hài lòng cao nhất, tỷ lệ hủy đơn hàng thấp nhất. Kinh doanh đơn giản, tăng doanh thu: nhà bán hàng chỉ việc tập trung phát triển sản phẩm, Tiki sẽ lo các bước xử lý và vận hành. Từ đó tăng doanh thu cho Nhà bán hàng. Tỷ lệ ra đơn hàng cao, tỷ lệ hủy đơn hàng thấp. Câu 2. Hệ thống các quy định và chính sách chất lượng của Tiki. 2.1. Chính sách bảo hành Bảo hành chính hãng: khách hàng có thể mang sản phẩm đến trực tiếp hãng để bảo hành mà không cần thông qua Tiki. Quý khách có thể tham khảo thông tin liên hệ trung tâm bảo hành tại: Danh sách trung tâm bảo hành. Bảo hành thông qua Tiki: khách hàng liên hệ Tiki để được hỗ trợ tư vấn về bảo hành hoặc khách hàng có thể chủ động đến trực tiếp nhà bán hàng để được bảo hành sản phẩm. Sản phẩm của quý khách được bảo hành miễn phí chính hãng khi:
+ Còn thời hạn bảo hành (dựa trên tem/phiếu bảo hành hoặc thời điểm kích hoạt bảo hành điện tử). + Tem/phiếu bảo hành còn nguyên vẹn. + Sản phẩm bị lỗi kỹ thuật. + Các trường hợp có thể phát sinh phí bảo hành: + Sản phẩm hết thời hạn bảo hành. + Sản phẩm bị bể, biến dạng, cháy, nổ, ẩm thấp trong động cơ hoặc hư hỏng trong quá trình sử dụng. Nếu sản phẩm của quý khách vẫn còn trong thời hạn bảo hành, Tiki khuyến khích quý khách gửi trực tiếp đến trung tâm của hãng để được hỗ trợ bảo hành trong thời gian nhanh nhất. Trường hợp quý khách gửi hàng về Tiki, thời gian bảo hành dự kiến trong vòng 21 45 ngày tùy thuộc vào điều kiện sẵn có của linh kiện thay thế từ nhà sản xuất/lỗi sản phẩm (không tính thời gian vận chuyển đi và về). Đối với sản phẩm của Apple (iPhone, iPad, Macbook,…), thời gian hoàn tất bảo hành dự kiến từ 30 đến 60 ngày. Sản phẩm tại Tiki sẽ được bảo hành bằng 1 trong 4 hình thức sau: + Hóa đơn: khách hàng mang theo hóa đơn trực tiếp hoặc hóa đơn giá trị gia tăng có thông tin của sản phẩm để được bảo hành. + Phiếu bảo hành: đi kèm theo sản phẩm, có đầy đủ thông tin về nơi bảo hành và điều kiện bảo hành. + Tem bảo hành: loại tem đặc biệt chỉ sử dụng một lần, được dán trực tiếp lên sản phẩm. Sản phẩm còn trong thời hạn bảo hành phải thỏa điều kiện tem còn nguyên vẹn và thời gian bảo hành phải trước ngày được viết trên tem. + Điện tử: là chế độ bảo hành sản phẩm trực tuyến thay thế cho phương pháp bảo hành thông thường bằng giấy hay thẻ bảo hành bằng cách: nhắn tin
SMS kích hoạt, quét mã QRCode từ tem nhãn, đăng ký trên website hoặc bằng ứng dụng bảo hành. Lưu ý: Để đảm bảo quyền lợi khách hàng và Tiki có cơ sở làm việc với các bộ phận liên quan, tất cả yêu cầu bảo hành quý khách cần cung cấp hình ảnh/clip sản phẩm lỗi. Tiki xin phép từ chối khi chưa nhận đủ thông tin hình ảnh từ quý khách. 2.2. Chính sách đổi trả hàng hóa Tiki kiên quyết nói KHÔNG với hàng giả và cam kết chỉ bán hàng chính hãng đến khách hàng. Trường hợp nếu nghi ngờ sản phẩm bán tại Tiki là hàng giả quý khách có thể thông báo ngay với bộ phận chăm sóc khách hàng tại đây . Thông tin của quý khách sẽ được chuyển đến bộ phận kiểm tra chất lượng và sẽ phản hồi kết quả xử lý đến quý khách trong vòng 7 ngày làm việc. Tiki có chính sách bảo vệ người tiêu dùng hoàn tiền 111% giá trị sản phẩm khi sản phẩm được chứng minh là hàng giả. Sản phẩm của nhà bán sẽ bị ngừng cung cấp vĩnh viễn tại Tiki. Ngay khi nhận được thông báo về hàng giả của quý khách, Tiki sẽ chuyển thông tin đến bộ phận kiểm tra chất lượng và sẽ phản hồi kết quả xử lý đến quý khách trong vòng 7 ngày làm việc. Với vai trò sàn giao dịch, Tiki luôn bảo vệ quyền lợi hợp pháp và chính đáng của khách hàng qua việc sẵn sàng nhận lại sản phẩm và hoàn tiền 111% trong tất cả các trường hợp sản phẩm được chứng minh là hàng giả. Quý khách vui lòng giữ nguyên tình trạng sản phẩm khi gửi trả sản phẩm để Tiki có cơ sở làm việc với nhà sản xuất hoặc nhà bán sản phẩm nhằm xử lý triệt để hàng gia Tiki sẽ tiến hành hoàn lại 111% trong đó:
+ Thu hồi và xử lý trả hàng, hoàn 100% giá trị sản phẩm theo hình thức thanh toán của đơn hàng, quý khách có thể tham khảo chính sách hoàn tiền tại đây. + Phần bồi hoàn 11% theo giá trị sản phẩm, Tiki sẽ tiến hàng hoàn qua Tiki Xu trong 24h. 2.3. Chính sách trả góp 2.3.1. Điều kiện áp dụng Áp dụng cho tất cả các Nhà Bán Hàng. Giá trị thanh toán tối thiểu áp dụng: 3.000.000 VND/ 1 sản phẩm (sau khi đã áp dụng các chương trình giảm giá trực tiếp trên sản phẩm). Kỳ hạn trả góp áp dụng: 06 (sáu) tháng. Khách hàng thanh toán tại trang www.tiki.vn, sử dụng thẻ tín dụng các ngân hàng (danh sách cụ thể được Tiki công bố theo từng thời kỳ) và chọn phương thức thanh toán trả góp. 2.3.2. Phí quản lý hoạt động trả góp Phí quản lý hoạt động trả góp là mức phí áp dụng khi giao dịch thanh toán thẻ tín dụng của khách hàng được chuyển đổi sang trả góp. Mức phí này được thu 01 (một) lần cho mỗi giao dịch chuyển sang trả góp thành công. Mức phí quản lý hoạt động trả góp được quy định tại 02QĐCSMP Chính sách Phí và Biểu phí của Tiki. 2.3.3. Quy trình hoạt động trả góp Bước 1: Nhà Bán Hàng cần gửi thông báo yêu cầu dịch vụ cho Tiki theo mẫu 12BMMP Biểu mẫu Thông báo yêu cầu dịch vụ. Bước 2: Tiki tiếp nhận và mở phương thức thanh toán trả góp trên gian hàng của Nhà Bán Hàng.
Bước 3: Khách hàng thanh toán tại trang www.tiki.vn, sử dụng thẻ tín dụng các ngân hàng (danh sách cụ thể được Tiki công bố theo từng thời kỳ) và chọn phương thức thanh toán trả góp. Bước 4: Tiki sẽ sẽ tổng hợp giao dịch trả góp thành công và phí quản lý hoạt động trả góp phải thu trong tháng của Nhà Bán Hàng vào sao kê để gửi Nhà Bán Hàng đối chiếu công nợ. 2.4. Chính sách hàng hóa 2.4.1 Quy định chung về hàng hóa Có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, có chứng từ hợp lệ. Được phân phối, lưu thông hợp pháp trên thị trường. Hàng hóa phải đáp ứng các điều kiện và đảm bảo phù hợp quy định của pháp luật. Ví dụ như nhãn hàng hóa, hợp chuẩn, hợp quy, an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn và quy chuẩn chất lượng, và/hoặc thông số kỹ thuật tương ứng; Không thuộc danh mục Hàng hóa bị cấm lưu thông, cấm nhập khẩu, cấm phân phối. danh mục Hàng hóa hạn chế theo quy định pháp luật; Đảm bảo hạn sử dụng tuân theo mục 5.2.3 Quy chuẩn về hạn sử dụng của hàng hóa nhập kho; Không vi phạm pháp luật sở hữu trí tuệ, pháp luật cạnh tranh và các quy định pháp luật khác; Không phải là hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng, hàng bị hư hỏng, bị lỗi… Không bán sản phẩm đã qua sử dụng, hàng hết hạn sử dụng. Không bán các sản phẩm có chứa các thành phần độc hại: chất cấm, chất gây bệnh, chất độc… không được phép hoặc đang bị cơ quan chức năng thu hồi và kiểm soát trên thị trường; Đảm bảo bao bì, đóng gói theo các tiêu chuẩn của nhà sản xuất;
Đảm bảo nội dung, thông tin trên bao bì, bao gói, nhãn hàng hóa trùng khớp với thông tin sản phẩm thực tế; Các tiêu chuẩn, quy chuẩn khác đối với Hàng hóa theo quy định của pháp luật và yêu cầu đối với Nhà Bán Hàng và Hàng Hóa trên hệ thống Trung tâm bán hang; Tùy theo quyết định của riêng mình, Tiki có quyền áp dụng các biện pháp kiểm tra đột xuất tất cả các Hàng hóa đăng bán trên sàn TMĐT Tiki.vn theo từng mục đích khác nhau, hoặc áp dụng các ngăn chặn bổ sung tùy theo từng trường hợp cụ thể. 2.4.2 Quy định về hoạt động đăng tải thông tin Nhà Bán Hàng cần tuân thủ theo 02DTMP Bộ quy chuẩn hình ảnh, nội dung Hàng hóa đăng tải trên SGD TMĐT Tiki.vn. Nhà Bán Hàng phải đảm bảo thông tin thống nhất, rõ ràng, chính xác, trung thực về Hàng hóa, Dịch vụ, không gây nhầm lẫn cho Khách Hàng. Nhà Bán Hàng không được dùng logo hoặc hình ảnh đại diện khác với sản phẩm để làm ảnh sản phẩm hoặc sử dụng hình ảnh thuộc quyền sở hữu của Nhà Bán Hàng khác trên SGD TMĐT Tiki.vn. Thông tin Hàng hóa đăng tải phải trùng khớp, phù hợp, thống nhất với thông tin được kê khai trong hồ sơ đăng ký với cơ quan Nhà nước. Nhà Bán Hàng không được dùng các hình ảnh không phù hợp với thuần phong mỹ tục của Việt Nam. Nhà Bán Hàng không đăng tải các thông tin có chứa các thuật ngữ nhạy cảm, từ khóa bị cấm trên Tiki. Nhà Bán Hàng không được đăng tải các hình ảnh, thông tin không chính xác, sai lệch; các thông tin có tính kích động, phản động, bạo động, thù hận, bạo lực, thảm họa, chính trị, tôn giáo, văn hóa, chủng tộc, , định kiến về giới, về người khuyết tật, … dưới bất cứ hình thức nào.
Nhà Bán Hàng không được đăng tải các hình ảnh, thông tin chỉ trích, bôi bác, vu khống, xuyên tạc, xúc phạm nhân phẩm của bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khác. Nhà Bán Hàng không đăng tải các thông tin, hình ảnh, nội dung ảo, trùng lặp, vô nghĩa, spam hoặc gây rác hệ thống. Nhà Bán Hàng không sử dụng, đăng tải hình ảnh hoặc thông tin riêng hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác trên SGD TMĐT Tiki.vn mà không được sự cho phép của chủ sở hữu thông tin đó. Nhà Bán Hàng không được đăng tải thông tin, quảng cáo, thông điệp, tiếp thị kêu gọi, khuyến khích Nhà Bán Hàng hoặc Khách Hàng của Tiki ngưng sử dụng dịch vụ, rời khỏi trang của Tiki hoặc chuyển hướng sang một trang thương mại điện tử khác. Nhà Bán Hàng đăng tải các quảng cáo cần tuân thủ theo Luật Quảng Cáo Việt Nam. Tiki được quyền điều chỉnh, sửa đổi, gỡ bỏ các thông tin không chính xác của Hàng hóa, Dịch vụ hoặc Hàng hóa, Dịch vụ không phù hợp với chuyên mục quy định sẽ bị xóa hoặc chuyển sang chuyên mục khác được cho là phù hợp. Các Hàng hóa, Dịch vụ chứa thông tin và hình ảnh không phù hợp, Tiki có quyền từ chối khi kiểm duyệt và/hoặc gỡ bỏ ra khỏi hiển thị trên website Tiki.vn.
Câu 3. Biểu đồ tiến trình mô tả và chi tiết hoá dòng chảy các công việc được thực hiện trong “Bước 1 Nhà bán gửi hàng vào kho Tiki” ở quy trình trên. Bắt đầu Nhà bán chuẩn bị hàng vào kho Nhà bán gửi hàng vào kho Lập lệnh Phê duyệt N nhập kho Ghi nhận chất lượng, hàng hóa, Y In lệnh nhập xác nhận QC kiểm hàng tra N Chuẩn bị về con Phê người, kho bãi duyệt Y Kiếm về chủng loại,số lượng, chất lượng Ghi nhận thời gian, lô hàng, số lượng Xác nhận nhập hàng Kết thúc
Câu 4: Hãy sử dụng biểu đồ Pareto để xác định các dạng nguyên nhân cần ưu tiên giải quyết theo chỉ tiêu số trường hợp xuất hiện. Số Tần suất tích trường Tần số Tần suất Nguyên nhân lũy hợp xuất tích lũy (%) (%) hiện Va đập do di chuyển, đóng 378 378 41.45 41.45 gói Thời tiết, 199 577 21.82 63.27 Thiên tai Vỡ do xếp 126 703 13.82 77.09 chồng Thay đổi quá trình sinh hoá 75 778 8.22 85.31 tự nhiên Không theo dõi thời hạn 72 850 7.89 93.20 sử dụng Bị thất lạc 62 912 6.80 100.00 912 100.00
Quy tắc 80/20: Thứ tự ưu tiên va đập do di chuyển đóng gói, thời tiết thiên tai Quy tắc điểm hãy: va đập do di chuyển đóng gói(nếu dưới 80% mà có đến quá nhiều lỗiưu tiên áp dụng điểm gãy) Câu 5: Hãy sử dụng biểu đồ Pareto để xác định các dạng nguyên nhân cần ưu tiên giải quyết theo chỉ tiêu chi phí bồi thường. Nguyên Số Chi phí bồi Chi phí Tần số Tần Tần nhân trườn thường bồi tích lũy suất suất g hợp hàng kí gửi thường tích lũy
bình quân xuất (nghìn hiện đồng/trườ ng hợp) Va đập do di chuyển, 378 6400 2,419,200 2,419,200 60.56 60.56 đóng gói Thay đổi quá trình 75 8000 600,000 3,019,200 15.02 75.59 sinh hoá tự nhiên Vỡ do xếp 126 3600 453,600 3,472,800 11.36 86.94 chồng Thời tiết, 199 2000 398,000 3,870,800 9.96 96.91 Thiên tai Không theo dõi 72 1200 86,400 3,957,200 2.16 99.07 thời hạn sử dụng Bị thất lạc 62 600 37,200 3,994,400 0.93 100.00 3,994,400 100
Quy tắc 80/20: Thứ tự ưu tiên va đập do di chuyển đóng gói, thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên Quy tắc điểm gãy: va đập do di chuyển đóng gói(nếu dưới 80% mà có đến quá nhiều lỗiưu tiên áp dụng điểm gãy) Câu 6: Trình bày phương pháp 5S trong đảm bảo và cải tiến chất lượng của tổ chức. 6.1 Nguồn gốc của phương pháp 5S 5S giúp DN tạo ra môi trường tiện lợi, sạch sẽ, gọn gàng, khoa học => giảm bớt nguồn lực lãng phí, phòng tránh tình trạng suy giảm năng suất do công việc bị trì hoãn hoặc những khoảng thời gian ngừng hoạt động ngoài dự tính
5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan...Được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993. 6.2 Lợi ích của 5s Quản lý thời gian tốt hơn: Sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng, loại bỏ các vật dụng không cần thiết, tình trạng đồ đạc lộn xộn; Người lao động dành ít thời gian hơn để tìm những đồ dùng cần thiết – thay vào đó, tập trung làm việc hiệu quả hơn. Ít lãng phí không gian: Bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, có không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Vận dụng tối đa không gian làm việc, nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận DN. Giảm tỷ lệ thương tật: Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần ngăn ngừa, phòng tránh nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ. Giảm thời gian không sử dụng thiết bị: Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách. Quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều, ngăn chặn các hỏng hóc lớn. Cải thiện tính nhất quán và chất lượng: Việc tiêu chuẩn hoá quy trình làm việc giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc. Nâng cao tinh thần nhân viên:
Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Cảm thấy tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty 6.2. Nội dung tiêu chuẩn phương pháp 5S 5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật đó là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). + Sàng lọc – Seiri: là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S. + Sắp xếp – Seiton: tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng. + Sạch sẽ – Seiso : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn. + Săn sóc – Seiketsu : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S. + Sẵn sàng – Shitsuke : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất. 6.3 Vận dụng phương pháp 5S nhằm ngăn ngừa sự cố, đảm bảo chất lượng cho quy trình quản lý kho hàng kí gửi tại Tiki. Seiri( Sàng lọc) Đây là yêu cầu đầu tiên của quy tắc 5S trong quy trình quản lý kho hàng ký gửi. Bất kì hàng hóa đưa vào kho hàng đều phải được kiểm tra kĩ lưỡng và phân loại rõ ràng, đưa vào các khu vực hợp lí.
Đồng thời, loại bỏ các thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng,… không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận, thực hiện dứt khoát, nên có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp. Có thể tổ chức cuộc họp, kêu gọi mọi người đóng góp những khẩu hiệu 5S hay trong công ty. Đề cao mục đích của 5S, nguyên tắc 5S trong văn phòng và kể cả tiêu chuẩn 5S trong văn phòng, để tất cả mọi người cùng thống nhất, hiểu rõ các bước thực hiện 5S. Sàng lọc tốt ngay từ đầu sẽ giúp cho các “S” còn lại được tiến hành dễ dàng hơn. Giải quyết được những khó khăn khi áp dụng 5S từ bước đầu tiên. Việc sàng lọc kho hàng nên được thực hiện định kỳ. Tần suất gợi ý nên là 13 tháng/lần tùy kích thước cũng như tính chất hoạt động của kho hàng. Seiton(Sắp xếp) Hướng dẫn thực hiện 5S trong “S” thứ 2 chỉ rõ các tiêu chí: Dễ tìm dễ thấy dễ lấy dễ kiểm tra dễ trả lại. Điều này áp dụng cho mọi thứ xuất hiện trong kho, từ sản phẩm hàng hóa cho tới dụng cụ hoạt động. Tức mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của nó, hàng hóa sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Ví dụ: Hàng nặng đặt phía dưới, hàng nhẹ đặt phía trên. Hàng nhập trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn sẽ ưu tiên để phía ngoài để xuất trước Trong kho hàng, nên bố trí thêm các bảng tiêu chuẩn 5S chỉ dẫn, mẫu kế hoạch thực hiện 5S đánh dấu khu vực, dán nhãn sản phẩm để Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng được thực hiện triệt để. Seiso (Sạch sẽ) Tiêu chí sạch sẽ trong tiêu chuẩn 5S, đề cao tầm quan trọng của vấn đề vệ sinh không gian làm việc. Một nơi làm việc bừa bộn, đầy bụi bẩn, mọi vật đặt để lung tung không chỉ làm mất nhiều thời gian tìm kiếm, mà còn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi, giảm năng suất hoạt động.
Đặc biệt, đối với môi trường đặc thù như kho hàng (có rất nhiều hàng hóa), càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn. Do đó, áp dụng hệ thống 5S trong quản lý nhà xưởng, thủ kho cần lên kế hoạch tổng quét dọn kho hàng định kỳ (bao gồm vệ sinh trong và xung quanh kho), đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên kho tuân thủ. Đồng thời, khi triển khai 5S trong sản xuất, cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng các máy móc, dụng cụ, thiết bị,…để tăng tuổi thọ của chúng và năng suất làm việc.Kho hàng sạch sẽ cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp của tăng thêm một điểm cộng trong mắt đối tác và khách hàng. Seiketsu (Săn sóc) Seiketsu (săn sóc) đóng vai trò rất quan trọng trong kế hoạch đánh giá 5S, đấy là việc đảm bảo duy trì mức độ hiệu quả của 3S vừa nêu trên. Nói cách khác, đây là bước chuẩn hóa và giám sát 3S còn lại.Tại tiêu chuẩn này, chủ kho hàng cần lập ra các quy định thực hiện 5S cụ thể, để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng. Đồng thời, cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình. Không chỉ nhân viên, mà từ các cấp quản lý, lãnh đạo đều phải tuân thủ nghiêm túc để làm gương và tạo nên một hệ thống thống nhất, cùng phát triển. Shitsuke (Sẵn sàng) Yếu tố cuối cùng của hệ thống 5S trong quản lý nhà xưởng Shitsuke: đặt ra yêu cầu với mỗi cá nhân, đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác, có trách nhiệm. Chức năng, nhiệm vụ của ban 5S hãy khơi dậy ý thức trong mỗi nhân viên kho rằng “đây là công việc của mình”, “đây là nơi mình gắn bó”, “máy móc
phục mình”, “những sản phẩm mình tạo ra”,“vai trò quan trọng của mình đối với công việc trong kho hàng”,…để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.