Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện
Event
Xác định đối tượng tài trợ tiềm năng
Cũng giống như việc marketing hay bán hàng, "khoanh vùng" khách hàng
tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng
hiệu quả chạy tài trợ. Thà bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng
còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác một cách không chọn
lọc. Để xác định được "nhà tài trợ tiềm năng" bạn cần cân nhắc:
- Đối tượng tham dự Event của bạn là ai: Từ đó bạn xác định đối tượng đó là
khách hàng của những sản phẩm nào và tìm kiếm công ty tài trợ phù hợp.
Chẳng hạn đó là một Event dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến nhà tài
trợ là các công ty thiết bị số như điện thoại, loa nghe nhạc, các sản phẩm đồ
ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, mỹ phẩm hạng trung, xe máy, các trung
tâm đào tạo kỹ năng mềm, trung tâm Anh ngữ, các ngân hàng (nếu là sinh
viên khối ngành kinh tế), các sản phẩm máy tính (nếu là sinh viên khối
CNTT, một Event dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các
hãng sữa, hãng mỹ phẩm trung đến cao cấp, thời trang, xe máy cho nữ, hàng
tiêu dùng nhanh như dầu gội, bột giặt, hạt nêm... các loại.
- Những chương trình họ thường tài trợ: Dựa trên cái "gu" của từng thương
hiệu, bạn đoán định xem chương trình của bạn có "hợp khẩu" họ hay không.
Ví dụ Kotex, Yomost hay tài trợ cho các chương trình trẻ trung, khẳng định
cá tính, Tân Hiệp Phát thích các chương trình thể thao, ca nhạc, chương trình
ảnh hưởng đến một cộng đồng lớn tùy định vị từng nhãn hàng, các hãng xây
dựng như tôn Hoa Sen, gạch Đồng Tâm, thép Hữu Liên thích các chương
trình thể thao như đua xe đạp, bóng đá vì nơi này tập trung nhiều đàn ông -
khách hàng tiềm năng của họ, một số hãng lại chuyên tài trợ các chương
trình từ thiện. Một điều cần lưu ý nữa là là tầm vóc chương trình tài trợ, n
hững hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn,
ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của
bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.
Tài trợ bao nhiêu là đủ?
Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ
khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ
bạc, tài trợ hạng mục... Có một nhà tổ chức sự kiện kia, sau khi nỗ lực chạy
tài trợ mà chỉ nhận được gói tài trợ bạc từ một nhà tài trợ nọ, họ xét thấy
rằng số tiền tài trợ không thể tổ chức được chương trình, thế là họ đành hồi
lại khoản tài trợ này và hủy bỏ chương trình mặc dù đã ký hợp đồng với nhà
tài trợ. Việc này vừa làm họ mất công đi tới đi lui thuyết phục và thương
thảo một thời gian dài, vừa làm xấu đi hình ảnh của bên tổ chức trong con
mắt của nhà tài trợ. Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp như thế
này, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối
thiểu để có thể tổ chức sự kiện và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các
khoản tài trợ. Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn
phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% - 80%, số còn lại bạn
có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách,
chẳng hạn số tiền cần làm Event là 700 triệu, bạn nên để gói tài trợ toàn
phần là 1 tỷ đồng, gói tài trợ vàng là 800 triệu, tài trợ bạc là 600 triệu, như
vậy dù chỉ có nhà tài trợ vàng hay tài trợ bạc, bạn vẫn có thể thực hiện Event
này.
Nên cân nhắc kỹ các gói tài trợ
Một điểm cần lưu ý nữa là, nếu là tài trợ tiền mặt, thông thường nhà tài trợ
chỉ ứng trước 50% đến 70% giá trị tài trợ chương trình, sau khi bạn đảm bảo
đầy đủ quyền lợi cho họ trong chương trình và chương trình kết thúc tốt đẹp,
họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại. Bạn cần cân nhắc điều này để chuẩn bị
một khoản ngân sách đủ để làm Event trong trường hợp chưa nhận đủ 100%
giá trị tài trợ, và không bị "đổ nợ" nếu nhà tài trợ từ chối chi trả khoản còn
lại nếu chương trình không thành công như mong đợi.
Bán cái nhà tài trợ quan tâm, không bán cái mình có
Xây dựng hồ sơ tài trợ là một việc quan trọng, nhưng nhiều người mời tài trợ
lại không để tâm tìm hiểu coi nhà tài trợ cần gì và quan tâm đến điều gì, họ
chỉ thao thao bất tuyệt về những gì họ cho là hay ho, thú vị. Hãy nhìn nhận
hồ sơ của bạn dưới con mắt của nhà tài trợ để xem xét xem nó đã đủ thuyết
phục hay chưa. Để làm được điều đó, chúng ta hãy cùng phân tích xem nhà
tài trợ coi trọng những điểm nào của sự kiện cần tài trợ.
Việc đầu tiên người cho tài trợ sẽ quan tâm là điểm nhấn của sự kiện đó là
gì, làm thế nào để chương trình thành công. Họ sẽ xem xét sự thành công
của sự kiện thông qua 2 khía cạnh:
Nhà tổ chức là ai, có đáng tin cậy về khả năng tổ chức sự kiện đó hay
không: Cho dù bạn chỉ là một câu lạc bộ xã hội hay một công ty nhỏ,
vẫn có cơ hội cho bạn nhận được tài trợ nếu bạn làm cho đơn vị tài trợ
tin rằng bạn có thể tổ chức tốt chương trình. Điều đó có thể thể hiện
qua background (lý lịch) tốt về tổ chức của bạn, qua những chương
trình tương tự mà bạn đã làm, và qua những gì bạn thể hiện về cách
thức tổ chức thực hiện sự kiện. Một số công ty mua format sự kiện,
cuộc thi, lễ hội... từ nước ngoài, tương tự như nhượng quyền thương
hiệu, tên tuổi và lịch sử thành công của chương trình ở nước ngoài đó
sẽ gia tăng sự tin cậy cho người được chào tài trợ. Một số đơn vị chạy
tài trợ lại gầy dựng uy tín cho mình bằng cách liên kết với những tổ
chức, ban ngành khác như Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh Niên, Liên đoàn
Lao động, Sở Khoa học-Môi trường... dưới vai trò cơ quan chủ quản
hoặc nhà đồng tổ chức.
Sự kiện đó có gì độc đáo, thú vị: Mỗi tháng có hàng trăm hàng ngàn
chương trình ca nhạc, vài chục hội chợ triển lãm... trên khắp cả nước,
bạn phải thuyết phục được họ là tại sao nên tài trợ chương trình của
bạn thay vì chương trình khác. Những điểm mới lạ, những điểm nhấn
đặc biệt, những điểm cuốn hút khán giả... sẽ là điều khiến nhà tài trợ
thích thú, quan tâm chương trình.
Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với
mục tiêu marketing của họ:
Đối tượng được tuyên truyền và tham gia là ai, có phải đối tượng
khách hàng tiềm năng của họ hay không?
Chương trình có đáp ứng được mục đích tài trợ của họ hay không: Có
nhà tài trợ đang cần quảng bá thương hiệu, có người muốn thương
hiệu của mình lấy lòng công chúng, có công ty đề cao mục tiêu thúc
đẩy doanh số.., hãy khéo léo thăm dò để biết mục đích đó và dựa trên
điều này bạn "chào hàng" cho họ những hoạt động và quyền lợi phục
vụ cho mục đích của họ. Chẳng hạn một khách hàng đang muốn đẩy
mạnh việc bán hàng, việc offer một gian hàng ngay tại sự kiện sẽ
được họ đánh giá là một điểm hấp dẫn.
Ngân sách xin tài trợ có tương xứng với nó hay không: Nhà tài trợ sẽ
xem xét với ngân sách bạn đề xuất như vậy, có tương xứng với tầm
vóc của sự kiện hay không, và nó có đáng "đồng tiền bát gạo" họ bỏ ra
tài trợ hay không.