Bớt áp lực – tăng hiệu
quả
Bạn bị ngập chìm trong nhiệm vụ, trách nhiệm, e-mail, tin nhắn... Công việc
chất chồng như núi?
“Bạn sẽ có được mọi điều mình muốn nếu bạn giúp đỡ người khác có điều họ
muốn”.
Bạn không có thời gian để thở. Ngày qua ngày, việc này hết việc kia cứ xuất
hiện dồn dập. Bạn sắp lịch làm việc có khoa học. Danh sách khách hàng được
xếp theo thứ tự ưu tiên. Vạch rõ thời gian xử lý từng vấn đề. Có máy nhắc
chừng những sự kiện quan trọng… Nhưng, sao rốt cục, bạn luôn phải chạy
đua với thời gian, lao đầu hùng hục vào những tình huống khẩn cấp mới phát
sinh và tranh đấu dữ dội để bảo đảm mọi thứ ổn thỏa, mọi người hài lòng.
Mọi việc cứ bủa vây với tốc độ chóng mặt. Bị khủng hoảng như chiếc máy vi
tính hỏng hóc, bạn thường xuyên cáu giận, để rồi làm mất thời gian và day
dứt khôn nguôi. Và cuối cùng là phản ứng chậm chạm khi công việc tăng
nhiều. Khi suy sụp, bạn mất kiểm soát. Càng vùng vẫy thì hố cát chôn lấp bạn
càng sâu.
Sau đây là 20 bí quyết giúp bạn giải quyết thêm nhiều việc hôm qua, bớt căng
thẳng hôm nay, và tăng hiệu suất ngày mai.
1. Chuẩn bị cho ngày mai
Nhằm tránh việc bắt đầu ngày mới một cách lúng túng, lụp chụp, cái nọ xọ cái
kia, thì kết thúc ngày làm việc hôm nay, bạn hãy dành chút ít thời gian dọn
dẹp bàn làm việc, cất tài liệu đã qua xử lý, bỏ giấy tờ không còn dùng đến, trả
lời e-mail. Liệt kê danh sách những gì cần làm cho ngày mai và chi tiết các
bước thực hiện.
2. Lần lượt thực hiện từng việc
Đừng ôm nhiều việc cùng lúc. Bị ngập tràn trong quá nhiều nhiệm vụ sẽ
khiến bạn lơ là cơ hội và triển vọng đang ẩn khuất. Chậm lại. Tiến hành một
công việc với tất cả tập trung. Hết việc này mới đến việc khác.
3. Tránh họp hành
Họp toàn thể đông đúc chẳng khác gì trận chiến. Nhiều lúc, trong cuộc họp,
mọi người chỉ nói chuyện riêng, bới móc lỗi lầm trong quá khứ mà không
đem lại hiệu quả thực tế cho kế hoạch sắp đến. Để tránh tình trạng đó, hãy
gặp gỡ nhân viên từng người để trao đổi sơ về ý tưởng và trọng điểm của dự
án.
4. Ở nhà
Cảm thấy ngột ngạt với quá nhiều áp lực? Bắt buộc phải đến sở làm? Không.
Tụ tập chỉ làm tăng thời gian chitchat. Vậy nên, thỉnh thoảng, hãy làm việc tại
nhà. Càng ở giai đoạn cuối sắp hoàn thành dự án thì càng cần làm việc tại
không gian yên tĩnh, thoải mái.
5. Duy trì tốc độ
Con người có khuynh hướng hì hục làm việc đầu tuần rồi mệt mỏi buông xuôi
cuối tuần. Nếu tất cả đều như vậy thì việc sẽ bê trễ vào cuối tuần cho đến đầu
tuần sau. Điều đó đồng nghĩa với việc dồn việc vào một số ngày trong tuần,
gây mệt mỏi. Để tránh trường hợp đó, hãy cố gắng làm trễ vào tối thứ sáu
cuối tuần. Tự nhủ: thêm một việc này nữa thôi thì bớt nhiêu khê vào đầu tuần
sau.
6. Ở một mình
Ngồi trên bàn làm việc sau chồng tài liệu dày, bạn hãi hùng khi nghĩ đến cảnh
ai đó sẽ gọi đến, cắt ngang dòng công việc. Lo lắng đó vô cùng chính xác.
Mỗi lần bị xao lãng, bạn phải mất rất lâu sau mới tập trung lại. Vậy nên, hãy
khóa cửa phòng và ngắt dây điện thoại. Một mình một việc thì mới không
quên chi tiết và tránh phạm sai lầm.
7. Chia nhỏ việc
Khi có một sứ mệnh quá lớn ập đến, chúng ta dễ bị hoảng sợ. Cảm thấy mình
thiếu kinh nghiệm, nên sợ thất bại. Đừng quá căng thẳng, hãy chia việc thành
nhiều phần nhỏ rồi từ từ giải quyết theo thứ tự.
8. Tạo thêm thời gian
Một ngày 24 giờ trôi qua nhanh đến chóng mặt. Để tránh trường hợp thiếu
thời gian mà thừa công việc, thì hãy đến công ty sớm và bắt đầu việc ngay.
Đầu ngày là lúc năng xuất làm việc lên cao nhất, nên dành để xử lý phần việc
khó khăn nhất. Tranh thủ bất cứ khi nào có thể, như sáng Chủ Nhật hoặc sau
khi con cái đã yên giấc, để xử lý chút ít công việc.
9. Tuân theo kế hoạch đã định
Cách tốt nhất để làm mất thời gian là giao tiếp dư thừa. Khi nhận cuộc gọi
hay trả lời e-mail, hãy nói trực tiếp vào vấn đề chính. Nhanh chóng xử lý để
tránh dây dưa, ảnh hưởng đến kế hoạch công việc đã định.
10. Lập danh sách ưu tiên
Bạn không thể ở mọi nơi và làm mọi việc cùng lúc. Hãy tự hỏi những câu sau
để xác định nhiệm vụ ưu tiên: Ai sẽ bị ảnh hưởng, bao nhiêu người sẽ bị ảnh
hưởng? Điều gì quan trọng nhất cho cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn? Việc gì
có thể biến thành khẩn cấp? Tại sao? Ai sẽ phàn nàn lớn nhất nếu việc không
được tiến hành? Nói tóm lại, cần phân định rõ giữa “khẩn cấp” và “quan
trọng”.
11. Xác định việc cần làm
Nhìn lại xem mình đang dùng thời gian làm gì và cách thực hiện nó. Bạn
đang tập trung vào công việc hay chỉ làm điều mình thích? Bạn đang nỗ lực
để hoàn hảo? Bạn có nhìn lại tiến trình công việc vào cuối mỗi ngày? Nói tóm
lại, tất cả những gì bạn làm phải đem lại hiệu quả thực tế là tạo lợi nhuận và
làm hài lòng khách hàng. Nếu không, thì hãy bỏ chúng đi.
12. Duy trì thái độ tích cực
“Thật bực bội! Sao mình phải gánh nhiều việc như vậy?” Những suy nghĩ
ganh đua đó chỉ khiến bạn tốn thời gian và thất thoát nhiệt huyết. Để năng
xuất làm việc cao, hãy dẹp bỏ mọi toan tính, lo lắng, ganh ghét hàng ngày.
Chỉ nghĩ đến công việc trước mắt và lợi ích lâu dài về sau cho chính mình.
13. Biết khi nào mình “bùng nổ”
Nếu việc vẫn cứ dồn dập gây stress triền miên, bạn hãy biết giới hạn khi nào
thì những chất chứa trong lòng sắp bùng nổ. Nếu nổi điên với sai đối tượng
vào lúc không thích hợp thì sự nghiệp có thể bị hủy hoại. Để tránh trường hợp
đó, hãy xin nghỉ phép để thư giãn trước khi tình uống tồi tệ nhất xảy ra. Sau
khi giải tỏa, bạn sẽ lấy lại thăng bằng để tiếp tục công việc tràn đầy hưng
phấn.
14. Tạo đà kích thích bản thân
Có nhiều cách để hứng khởi tăng. Ví dụ như hoàn thành một việc mình thích
trước để vui thú làm những việc còn lại. Hoặc chọn giải quyết những phần
việc chông gai trước nhất để hài lòng bản thân, làm động lực tiếp tục việc
khác.
15. Giao phó
Dĩ nhiên chúng ta luôn muốn thử thách mình với những cơ hội mới. Có như
thế mới tự hào ngồi ở vị trí lãnh đạo này. Nhưng, hãy biết giới hạn và trách
nhiệm của mình. Có phần việc nào có thể giao cấp dưới xử lý? Có thể nhờ ai
đó giúp hoàn thành công việc khi bạn cần nghỉ một ngày để kiểm tra sức
khỏe?... Quan trọng nhất là biết cách nói “không”. Kiên quyết từ chối thất bại,
nhưng biết lùi một bước khi cần là điều rất nên làm.
16. Ghi nhớ những điều thiết yếu
Công việc bề bộn đang chờ bạn giải quyết? Nhưng, phải luôn ngi nhớ: ăn
ngày 3 bữa đàng hoàng, đúng giờ, tập thể dục đều đặn, hít thở không khí
trong lành, ngủ sớm. Bạn nghe nhàm tai những nhắc nhở đó? Bởi vì chúng
không bao giờ thừa. Những hoạt động cơ bản giúp bạn tăng tập trung và tràn
đầy hứng khởi; tăng sức chịu đựng và giúp bạn vượt qua những khổ đày tâm
lý. Chúng là giá đỡ cân bằng đời sống và việc làm.
17. Công việc ở lại công ty
Nghe đơn giản nhưng chẳng dễ làm đâu. Cốt lõi là bạn cần nhớ: mình lao
động là nuối sống gia đình, đóng góp cho cộng đồng, và phục vụ những đam
mê cá nhân. Vậy nên, đừng mãi nhập nhằng đầu óc với tình hình nhân sự
công ty và cắt giảm chi tiêu doanh nghiệp, mà hãy dành thời gian để tái tạo
năng lượng, sống cho mọi người và cho chính mình.
18. Tập trung hôm nay
Đừng để những sai lầm và thất bại của hôm qua ám ảnh hôm nay. Thay vì sầu
cho quá khứ và ngại nghĩ đến tương lai, thì hãy làm hết mình ngày hôm nay.
Khi bạn đến văn phòng, hãy làm việc. Hãy chấp nhận thực tế rằng mọi thứ
(bao gồm cả lịch làm việc, kết quả làm việc) không diễn tiến như bạn đã định.
Chắc chắn sẽ có những thay đổi, nên, hãy linh hoạt điều chỉnh.
19. Tìm đam mê
Bạn cần thay đổi. Bạn vật lộn với chính bản thân mới nhấc mình khỏi giường
mỗi buổi sáng. Bạn thấy yêu cầu của khách hàng là mối đe dọa chứ không
phải cơ hội. Công việc thật vô nghĩa nếu không có những mục tiêu lớn lao.
Vậy nên, hãy vượt qua rào cản hạn chế hàng ngày để tìm ra đam mê đắp
thành lối đi rực rỡ.
20. Một người vì mọi người
“Bạn sẽ có được mọi điều mình muốn nếu bạn giúp đỡ người khác có điều họ
muốn”. Hãy nhìn quanh xem mình có thể giúp gì cho ai đó xung quanh? Như
vậy mới có người giúp đỡ khi bạn khốn khó.
