8 cách tăng hiệu quả truyền thông
trong sự kiện
1. Chọn những nhân vật đại diện có ảnh hưởng đối với cộng đồng
Thường thì các sự kiện cộng đồng sẽ được đẩy mạnh PR - Truyền thông hơn
là những sự kiện nội bộ, vì vậy nếu bạn muốn sự kiện của mình được nhiều
người quan tâm và biết đến thì nên chọn những người có ảnh hưởng đối với
cộng đồng như là người nổi tiếng hoặc có quyền lực để địa diện phát biểu về
sự kiện.
Chọn người có ảnh hưởng làm đại diện cho sự kiện của bạn
là một cách tăng hiệu quả truyền thông
2. Có quan hệ tốt với giới truyền thông:
Bạn nên tạo quan hệ tốt với giới truyền thông, càng rộng rãi càng tốt, hoặc
có một nhân viên PR chuyên nghiệp và quen biết nhiều phóng viên, nhà báo.
Nếu công ty của bạn không chuyên về mảng truyền thông thì nên hợp tác với
một đơn vị chuyên về dịch vụ này, họ sẽ có nhiều offer tốt và tư vấn kế
hoạch rõ ràng cho bạn sao cho hiệu quả. Tốt nhất không nên tự làm, vừa
phải ôm đồm mà không mang lại kết quả như mong đợi.
3. Thời gian làm truyền thông
Phân bố thời gian sao cho hợp lý để truyền thông trước, trong và sau sự kiện.
Tùy thời lượng và ngân sách sự kiện để có kế hoạch cho phù hợp. Ví dụ một
event trao học bổng cho học sinh tại 5 tỉnh trên cả nước, trong thời gian 20
ngày thì nên truyền thông trước 1 tháng và sau đó thêm 1 tuần, tất nhiên
trong thời gian event diễn ra thì hoạt động PR cần được đẩy mạnh hơn. Nên
có các cuộc họp báo trước và sau chương trình để đảm bảo rằng các nội
dung của bạn thực sự được sự quan tâm từ báo giới và sẽ được truyền đi
rộng rãi với thông tin đầy đủ.
4. Chọn đúng kênh
Chọn đúng đối tượng và đúng kênh để truyền thông là một việc quan trọng
để phản ánh hiệu quả truyền thông. Nên xác định đối tượng mà bạn muốn
truyền thông đến là ai. Thông thường, các sự kiện sẽ được truyền thông trên
một số báo đại chúng như Tuổi trẻ, Thanh niên,... thì sẽ chọn những kênh
truyền thông hướng đến đối tượng mục tiêu. Ví dụ một event về giải bóng đá
mà bạn toàn đánh vào các báo về văn hóa, chính trị thì đó xem như là một
thất bại trong truyền thông.
5. Sử dụng nhiều phương tiện hiệu quả
Có thể sử dụng nhiều công cụ để truyền thông cho sự kiện như các hạng mục
ngoài trời: banner, bandrol,...hay phương tiện đại chúng: báo giấy, đài, radio,
hoặc xu hướng hiện nay là các phương tiện công nghệ như SMS, email,
website, mạng xã hội,...Sử dụng những phương tiện này giúp hạn chế bớt chi
phí mà hiệu quả về mặt truyền thông cũng không thua kém các phương tiện
truyền thống.
Sử dụng nhiều phương tiện công nghệ số để truyền thông cũng là một cách
tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao
6. Nội dung tốt
Mối quan hệ tốt, kinh phí rộng rãi hay sự kiện tầm cỡ nhưng nếu như nội
dung truyền thông không tốt thì quả là một sự lãng phí cho hoạt động này.
Một nội dung tốt là phải thu hút và tạo hiệu ứng tốt đối với cộng đồng, làm
nổi bật được những điểm đáng chú ý và những thông điệp cần gửi tới công
chúng của sự kiện đang diễn ra.
7. Thông tin trung thực
Viết hay không có nghĩa là đơm đặt ra để viết sao cho nội dung thật phong
phú mà đó là những thông tin không có thật hay phóng đại về chương trình.
Vì những thông tin như vậy sẽ gây hiệu ứng ngược khi sự thật được phát
hiện, và khi đó thì công chúng sẽ quay lưng với những thông tin của bạn dù
cho lúc này bạn có nói gì đi nữa.
8. Có thông tin liên hệ rõ ràng
Ngay từ thông cáo báo chí, bạn nên cung cấp đẩy đủ và súc tích các thông
tin liên quan đến chương trình và cả tên, số điện thoại, email của người phụ
trách chương trình. Đến những bài viết PR trong suốt chương trình cũng nên
để các thông tin này một cách rõ ràng để người đọc có thể liên hệ vì nhiều lý
do khác nhau như muốn ủng hộ cho chương trình (nếu là chương trình từ
thiện) hoặc góp ý, phản ảnh (nếu là chương trình cộng đồng),...