Thiết lập mối quan hệ hiệu quả với
giới truyền thông
Giới truyền thông là ai, và sức mạnh của họ ghê gớm đến thế nào khi có
thể làm cho nhiều doanh nghiệp “lên như diều gặp gió” hoặc có thể “tán
gia bại sản” chỉ với ngòi bút của mình. Giới truyền thông còn có thể
định hướng cả một cộng đồng, công chúng về một vấn đề chưa rõ đúng
hay sai.
Nhiều người ví von rằng “Giới truyền thông là cơ quan có sức mạnh lớn thứ
tư sau các cơ quan lập pháp, hành pháp, và tư pháp”. Quả thật đúng như vậy,
điều này đặt ra một vấn đề to lớn với doanh nghiệp, các tổ chức chính phủ,
phi chính phủ, mà cụ thể và trực tiếp hơn là các chuyên viên PR, người quan
hệ với giới truyền thông.
Đến với hội thảo “Thiết lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông” do
học viện BMG phối hợp với câu lạc bộ Phóng Viên Trẻ – Báo chí & Truyền
thông, tổ chức vào sáng ngày 28/4/2012 vừa qua tại trường ĐH KHXH &
NV, Event Channel đã ghi lại những thông tin quý báu gửi đến bạn đọc.
Có thể thấy các diễn giả của buổi giao lưu đều là những chuyên gia trong
nghề đứng từ nhiều góc độ vừa là phóng viên, nhà báo, vừa là chuyên viên
PR, xử lý khủng hoảng tại các doanh nghiệp lớn. Những cái tên mà trong
giới truyền thông hẳn không lạ lẫm:
Chân dung của giới truyền thông
Để hình dung diện mạo giới truyền thông, các diễn giả đưa ra một ví dụ về
sự việc báo Thanh Niên đưa tin “Uống nước ép bưởi bị ung thư” không
chính xác đã làm cho nhiều nông dân, doanh nghiệp phá sản, làm cho cộng
đồng tiếp thu sai thông tin. Ví dụ này phần nào đã chứng minh sức mạnh của
giới truyền thông, và ảnh hưởng của họ lên xã hội. Vậy giới truyền thông là
những ai? Giới truyền thông là những cá nhân, tổ chức làm công tác thông
tin, truyền tải thông tin đến người đọc, họ có thể là nhà báo, các nhà sản xuất
hay các chủ bút, hay là các phóng viên, hay thậm chí là các tờ báo mạng, ấn
phẩm. Giới truyền thông là một kênh thông tin hiệu quả giúp doanh nghiệp
bạn tiếp cận nhanh chóng với khách hàng mục tiêu, nhưng đó cũng là một
con dao hai lưỡi. Nhờ xây dựng được những mối quan hệ tốt với giới truyền
thông, nên khi có biến cố, công ty sẽ dễ dàng kiểm soát thông tin. Vì thế,
làm việc với giới truyền thông cần phải có chiến lược rõ ràng và đầu tư xứng
đáng mới có thể thúc đẩy công việc kinh doanh suôn sẻ.
Một số kinh nghiệm dành cho dân “PR – những ngày đầu” khi muốn
tiếp cận giới truyền thông:
1. Các bạn sinh viên có thể tiếp cận nguồn thông tin liên hệ từ giảng viên
đứng lớp, nhờ giảng viên giới thiệu cho mình một số nguồn, rồi từ đó mở
rộng phát triển thêm.
2. Tiếp cận báo chí từ việc tham gia các hội thảo, chương trình lớn; hoặc bạn
có thể tận dụng database sẵn có của công ty mình đang làm việc.
3. Internet là một công cụ hữu hiệu cho những ngày đầu, bạn cần lên một
danh sách chi tiết gồm tòa soạn, tổng biên tập, phóng viên phụ trách, điện
thoại, fax … Khi có chương trình cần sự xuất hiện, tham gia của giới truyền
thông, bạn hãy chủ động liên hệ với tòa soạn để cung cấp tin tức, vì các tòa
soạn hiện nay rất “welcome” các bạn chia sẻ tin tức với họ.
4. Chịu khó “theo chân” và phụ giúp các cấp trên của mình để mở rộng mối
quan hệ.
5. Một lưu ý nhỏ nhưng rất quan trọng là buổi hẹn với các nhà báo nên ở
quận 1, hay quận 3 vì tòa soạn của các báo phần lớn đặt trụ sở ở khu vực
này.
Làm sao duy trì mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông
Thứ nhất, chúng ta cần chủ động cung cấp thông tin chính xác, thường
xuyên, bất cứ khi nào nhà báo gọi điện đến, cũng nên cố gắng tiếp chuyện.
Các nhà báo thường bị áp lực “truy sát” thông tin từ tòa soạn, nên họ “truy
sát” nguồn thông tin của doanh nghiệp, nhưng xác suất kiếm ra thông tin
chính thức là rất ít, và thông tin không chính thống bên lề thì rất cao, rất dễ
gây tổn hại cho doanh nghiệp. Các chuyên viên PR cũng nên chủ động làm
thông cáo báo chí để nhắc nhở các phóng viên, nhà báo PR về công ty, tránh
việc quá tập trung vào những người nổi tiếng (nếu có) hay những nội dung
mà công ty không muốn hướng đến trong sự kiện.
Thứ hai, chi phí cho phóng viên nên được các doanh nghiệp quan tâm xem
xét. Đây được xem là thông lệ của nền văn hóa Việt Nam, giúp hỗ trợ công
việc suôn sẻ hơn. Với “chi phí cho phóng viên” không nên phân biệt báo
lớn, báo nhỏ, vì các nhà báo thường có mối quan hệ mật thiết với nhau. Hãy
nghĩ rằng đây là khoản chi phí với mục đích trong sáng, và không nên gây
áp lực sản xuất tin bài cho các nhà báo sau khi hỗ trợ họ khoản phí này.
Thứ ba, giới truyền thông cũng là là những người bình thường như tất cả
chúng ta, cần phát triển quan hệ với họ như phát triển quan hệ với những
người bạn bình thường, tìm hiểu hoàn cảnh, sở thích, bút danh, ngày sinh
nhật, gọi điện thoại thăm hỏi, cập nhật thông tin liên tục về công việc, cuộc
sống của phóng viên để tạo mối quan hệ mật thiết và chân thành.
Thứ tư, cần bình tĩnh và kiên nhẫn. Nếu giới truyền thông đưa tin tốt rồi, hãy
kiên nhẫn theo sát họ để phát triển tin tốt ấy hơn nữa. Nếu như thông tin sai,
cũng cần kiên trì, giải thích, cung cấp thông tin đúng cho họ. Ở một góc độ
nào đó, người làm PR cần cảm thông cho nhà báo về nghiệp vụ, chuyên
môn, hay kinh nghiệm của họ, hay những sai sót có thể chấp nhận được.
Thứ năm, cần tránh việc có hiểu lầm với các phóng viên, vì mối quan hệ sẽ
theo suốt nếu bạn còn hoạt động trong lĩnh vực PR. Khi bạn không còn công
tác ở công ty này nữa, bạn sang công ty mới cũng cần phải sử dụng mối
quan hệ. Và trong trường hợp bất đắc dĩ có xảy ra mâu thuẫn thì hãy giải
quyết bằng sự chân thành.
Một điều quan trọng cuối cùng: “Nuôi quân ba năm, dụng quân một giờ”.
Tất cả những cố gắng của bạn trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ
với giới truyền thông đều rất cần thiết cho việc xử lý những khủng hoảng
không lường trước của công ty với chi phí chấp nhận được