Tổ chức giao tiếp
Tổ chức giao tiếp như một phương thức kích thích lao động
trong các doanh nghiệp
Hiện nay nước ta đang tiến hành công cuộc công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nước. Kinh nghiệm của Nhật Bản và
các con rồng Châu Á cho thấy phải tiến ra con đường đi
riêng phù hợp với đặc điểm chính trị, kinh tế, văn hoá và xã
hội Việt Nam. Đây là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn vì phải
đuổi kịp trình độ khoa học công nghệ tiên tiến của thế giới
trong một thời gian ngắn với điều kiện cơ sở vật chất nghèo
nàn, lạc hậu và thiếu vốn đầu tư. Một trong những giải pháp
tình thế là tăng năng suất lao động để có thể tạo ra lợi nhuận
cao hơn trên cơ sở trang thiết bị và vốn sẵn có, do đó có tốc
độ tích luỹ vốn nhanh hơn. Vì lý do nêu trên, vấn đề kích
thích lao động hiện đang là mối quan tâm của nhiều nhà lãnh
đạo và quản lý. Mặt khác, khi vấn đề vốn đầu tư và trang thiết
bị đã được giải quyết thì tăng năng suất và kích thích lao
động sáng tạo vẫn là vấn đề bức xúc cần đầu tư giải quyết
thích đáng để doanh nghiệp và các cơ quan nghiên cứu nói
riêng cũng như nền kinh tế nói chung có thể phát triển
nhanh và có hiệu quả.
Kích thích lao động là tạo ra sự thôi thúc bên trong của con người
đến với lao động, sự thôi thúc đó được tạo ra dựa trên một tác
động khách quan nào đó lên ý thức. Do đó, khi kích thích bất cứ
hoạt động lao động nào, người ta phải chú ý đến các yếu tố tâm
lý như mục đích công việc, nhu cầu, hứng thú, động cơ làm việc
của mỗi cá nhân và hàng loạt các đặc điểm tâm lý cá nhân cũng
như tập thể khác, từ đó mới có thể hình thành được biện pháp
kích thích hữu hiệu. Có thể kích thích lao động bằng vật chất,
bằng giao tiếp hoặc băng cách thoả mãn các nhu cầu khác của
con người. Giao tiếp có ảnh hưởng lớn đến hành vi, cụ thể là nó
có thể định hướng, điều chỉnh hành vi của cá nhân. Trong kích
thích lao động bằng giao tiếp có hai bình diện: đó là giao tiếp giữa
lãnh đạo với cá nhân và cách thức vốn tổ chức kênh giao tiếp.
Vấn đề kích thích lao động thông qua giao tiếp đã được nghiên
cứu và thực hành nhiều ở Nhật Bản, Mỹ và các nước Châu Âu.
Do mỗi nước có một nền văn hoá riêng, điều kiện tự nhiên và
kính tế, xã hội riêng nên đã có những giải pháp tổ chức giao tiếp
riêng phù hợp với đặc trưng của từng nước.
Trong bài này, chúng tôi sẽ chọn lựa và phân tích những
kinh nghiệm thích hợp với những nét đặc thù của phong tục
tập quán và nền kinh tế nước ta.
Mỗi cá nhân khi tham gia vào xã hội đều thuộc một nhóm nào đó.
Mỗi cá nhân có thể có nhiều vai nên họ có thể thuộc nhiều nhóm
khác nhau, trong đó có nhóm chính thức và không chính thức.
Nhóm chính thức còn được phân chia thành nhóm cơ sở và
nhóm lớn. Một trong những phẩm chất làm tiền để đạt hiệu quả
cao trong hoạt động của nhóm là sự cố kết của nhóm. Theo các
nhà tâm lý học, thành viên của nhóm cố kết có tinh thần trách
nhiệm hơn trong việc thực hiện chức năng của nhóm và hành
động có hiệu quả hơn. Để tạo ra sự cố kết, cần tạo ra sự đồng
cảm cao giữa các thành viên trong nhóm, làm giảm sự khác biệt
giữa họ và tạo ra uy tín cho người thủ lĩnh cũng như uy tín của
nhóm. Quan hệ giao tiếp của cá nhân với các cá nhân khác và
với những người thủ lĩnh góp phần tạo dựng nhóm cố kết và do
đó có tác động tích cực đối với năng suất lao động của bản thân
cá nhân. Người lãnh đạo phải tạo được các giao tiếp có hiệu quả
trong nhóm, cụ thể là các kênh giao tiếp có hiệu quả cho các giao
tiếp tích cực giữa cá nhân - cá nhân và cá nhân - lãnh đạo để có
thể kích thích lao động tới mức tối đa.
Trước hết, chúng tôi xin nói đến việc tổ chức các kênh giao
tiếp.
Người lãnh đạo giỏi phải tổ chức tết các kênh giao tiếp trong
nhóm cơ sở và kênh giao tiếp hai chiều từ nhân viên thường đến
cấp cao nhất và ngược lại thông qua một loạt các cấp quản lý
trung gian. Trong hầu hết các nhóm cơ sở thành viên có thể tiếp
xúc tâm lý trực tiếp và tự do với nhau. Các nhà tâm lý học xã hội
chia các kênh giao tiếp trong nhóm cơ sở thành các loại: Mạng
giao tiếp phân truyền và mạng có điểm trung tâm.
Với các nhóm có mạng giao tiếp phân truyền, các thành viên có
thể trao đổi thông tin nhanh và trực tiếp, chỉ ra được sai sót của
cá nhân khác, xác định được vấn đề cơ bản và giải quyết nó một
cách kịp thời. Ưu điểm của mạng phân truyền thể hiện rõ nhất khi
nhóm phải giải quyết một vấn đề phức tạp. Các thành viên có thể
giao tiếp trực tiếp, xử lý thông tin (phân tích, tập hợp, so sánh để
hình thành giải pháp) và đi đến giải pháp đúng. Trong các nhóm
với mạng giao tiếp có điểm trung tâm, các cá nhân của nhóm có