Bí quyết trở thành một phát ngôn viên tuyệt vời trên các phương tiện truyền
thông đại chúng
Là Người phát ngôn trên các phương tiện truyền thông, bạn chính là bộ
mặt và giọng nói của công ty, truyền đạt các thông điệp quan trọng và biểu
thị cho sự tinh thông trong ngành kinh doanh của mình. Điều này đòi hỏi
bạn phải là người biết suy nghĩ và hành động khác với cách mà bạn
thường giao tiếp với các đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, hay cá nhà đầu
tư:
Thông thường, trong một cuộc nói chuyện hay một bài diễn văn, bạn bắt
đầu với một tiền đề, những sự kiện và gắn với phần kết luận.
Nhưng khi nói chuyện với các phóng viên, bạn phải bắt đầu với phần kết
luận vì đây là những điểm chủ yếu, chỉ dùng sự kiện khi minh họa, và lập
lại những thông điệp của bạn.
Thông thường, bạn cho rằng người mà bạn đang nói chuyện nghe hết
toàn bộ buổi nói chuyện và tiếp nhận cả bối cảnh lẫn nội dung các điểm
chính của cuộc nói chuyện.
Nhưng trong hầu hết các cuộc phỏng vấn truyền thông, tất cả những điều
bạn nói sẽ bị lược bớt đi trước khi khán giả đọc, xem, hay nghe.
Thông thường, quan điểm của bạn có thể là cách nhìn riêng của bạn và
nằm trong sự tổ chức của bạn. Tuy nhiên, khi nói chuyện với giới truyền
thông, bạn chính là đại diện duy nhất của tổ chức của mình.
Hiểu khán giả và luôn truyền đạt thông điệp của bạn
Khán giả thật sự không phải là phóng viên, họ là người đọc, người nghe,
hay người xem của các phương tiện truyền thông mà bạn đang nói, vì vậy
bạn phải luôn chú tâm đến khán giả của mình thông qua các nhà báo
phỏng vấn bạn. Hãy nhớ những điều quan trọng sau đây có thể giúp bạn
đạt được kết quả tốt nhất trong các cuộc phỏng vấn truyền thông.
Khán giả là người khó tính cũng không thành vấn đề, hãy nghĩ rằng sự
chú ý của khán giả đủ để bạn truyền đạt tối đa 3 “ý tưởng”
Biết trước hai ba ý, hay những điểm chính mà bạn muốn truyền đạt trong
bất kỳ cuộc phỏng vấn nào.
Khi trả lời câu hỏi, hãy phát biểu ý chính và nhấn mạnh bằng giọng nói và
điệu bộ.
Không phải tất cả các phóng viên đều thấu hiểu về các chủ đề họ thực
hiện. Trong hầu hết các trường hợp, họ không biết hoặckhông muốn biết
những biệt ngữ của bạn, vì vậy cần dùng những từ đơn thuần, dễ hiểu và
tránh sử dụng những từ cấu tạo bằng cái chữ đầu hay những thuật ngữ kỹ
thuật riêng trong ngành kinh doanh của bạn.
Khi bạn thực hiện môt cuộc phỏng vấn, quan trọng là không nên nói với
chính mình. Khi bạn truyền đạt những ý chính hoặc thêm vào một sự kiện
hay những dẫn chứng để minh họa thì hãy ngưng nói.
Không được sử dụng những vấn đề “không chính thức”. Không bao giờ
nói với phóng viên những điều mà bạn chưa thấy trên sách báo, hay nghe
trên radio, hay thấy trên truyền hình. Mọi thứ cần phải có bằng chứng sách
vở.
Không bao giờ cố tình nói dối hoặc đánh lừa phóng viên.
Đừng bao giờ có ý kiến về những vấn đề vượt quá trách nhiệm của bạn.
Ví dụ, nếu bạn không phải là Tổng Giám Đốc hay Giám Đốc Tài Chính,
bạn không nên có ý kiến về chuyện tiền nong của công ty. Đừng bao giờ
thay mặt cho khách hàng và đối thủ cạnh tranh của bạn để nói điều gì.
Không nên cản trở phóng viên. Nói “không có ý kiến” cũng giống như “tôi
xin bổ sung lần thứ năm”. Thay vào đó, hãy đưa ra những lý do như: “tôi
không biết” hay” tôi không được phép cung cấp lọai thông tin này.”
Luôn giữ bình tĩnh, phong cách chuyên nghiệp, và điều khiển cuộc phỏng
vấn, thậm chí là trước những câu hỏi hóc búa.
Những Kỹ Thuật Phỏng Vấn
Một trong những điều quan trọng để khách hàng mục tiêu của bạn nghe và
nhớ các thông điệp của công ty bạn là sự lập lại. Suốt cuộc phỏng vấn, đó
sẽ là ưu điểm nếu bạn luôn nhấn mạnh thông điệp công ty mình vài lần
bằng cách sử dụng nhiều cách khác nhau để truyền đạt thông điệp một
cách đa dạng và làm cho câu chuyện trở nên thú vị hơn.
Các câu hỏi mà bạn được hỏi sẽ không trực tiếp dẫn bạn vào những thông
điệp hay những điểm chính mà bạn đã chuẩn bị trước. Nên sử dụng vài kỹ
thuật đơn giản, bạn sẽ có thể đối phó với câu hỏi và dẫn dắt để vấn đề vào
câu trả lời một cách thành công để truyền đạt thông điệp của bạn, bạn
cũng sẽ có thể làm ảnh hưởng đến các các câu hỏi tiếp theo được sử
dụng trong suốt cuộc phỏng vấn.