Giao tiếp hiệu quả nhờ kỹ
năng diễn đạt, truyền thông
Khi trao đổi thông tin với ai đó để đạt được mục đích giao tiếp là bạn
đang trải qua quá trình truyền thông. Tuy nhiên, làm thế nào để thông
điệp bạn muốn gửi cho người nhận đến “đích” và đạt hiệu quả cao, bạn
phải hiểu được quy trình truyền thông và rèn luyện kỹ năng diễn đạt.
Để thông điệp không bị ngắt quãng
Theo tiến sỹ tâm lý Huỳnh Văn Sơn, khi yêu cầu một số sinh viên giới
thiệu về bản thân mình một cách đầy đủ và ấn tượng trong thời gian có
hạn, nhiều bạn trẻ đã tỏ khá lúng túng. Họ không biết phải diễn đạt như
thế nào để người khác có thể nắm thông tin họ vừa nói một cách nhanh
chóng và chính xác, thậm chí khá nhiều thông tin đã bị sai lệch khi đến
được với người nghe. “Một lời truyền thông tốt phải thật sự to, rõ, cụ
thể, chi tiết và có cảm xúc. Khi diễn đạt thông tin, người phát hãy trình
bày suy nghĩ cảm xúc và ý tưởng của mình một cách thân thiện, cởi mở
và tâm huyết. Chính ngôn ngữ bằng lời sẽ gây những hiệu ứng đặt biệt
khi truyền thông.”, tiến sỹ Huỳnh Văn Sơn cho biết.
Thông tin được chuyển từ người phát đến người nhận bằng ngôn ngữ
hoặc phi ngôn ngữ (ánh mắt, cử chỉ, cảm xúc…). Khi có yếu tố phản hồi
tích cực từ người nhận như các câu nói “ồ thế hả”, “hay quá”… thì
chứng tỏ quá trình truyền thông đã có kết quả. Tuy nhiên, không phải
lúc nào quá trình này cũng diễn ra suôn sẻ bởi sự tác động của nhiều yếu
tố bên ngoài có thể khiến cho thông tin bị “nhiễu”. Môi trường ồn ào, ký
mã và giải mã không rõ ràng, kênh truyền thông bị ách tắc, phương tiện
hỗ trợ truyền thông không hiệu quả, người trong cuộc thiếu tập trung
chú ý và nhận định vội vàng…, tất cả những yếu tố này sẽ làm giảm chất
lượng truyền thông, thậm chí dẫn đến những hiểu nhầm tai hại.
Những thông điệp không rõ ràng kiểu như: “Sáng mai tới điểm hẹn
nhé!” sẽ khiến cho người tiếp nhận phải mất thời gian xử lý thông tin:
Sáng mai là mấy giờ? Điểm hẹn là ở đâu? Đến điểm hẹn để làm gì?...
Bởi vậy, quá trình truyền thông tốt, thì thông điệp chuyển tải phải đáp
ứng được các câu hỏi: Who (Ai), Why (Tại sao), What (Cái gì), How
(Như thế nào), Where (Ở đâu), When (Khi nào). Bên cạnh đó, người tiếp
nhận thông tin cũng phải có khả năng giải mã, phán đoán những thông
điệp họ vừa nhận, giúp quá trình truyền thông diễn ra nhanh và chính
xác hơn.
Rèn luyện để có kỹ năng truyền thông tốt
Theo tiến sỹ Huỳnh Văn Sơn, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm 55% , giọng
nói chiếm 30% và nội dung nói chỉ chiếm 15% giá trị tác động trong
truyền thông. Điều này chứng tỏ, kỹ năng diễn đạt, trong đó việc rèn
luyện giọng nói, cử chỉ, thái độ… khi thể hiện thông điệp rất quan trọng.
Ngoài việc sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu với giọng nói rõ ràng, mạch
lạc bạn nên dùng những cụm từ như “tôi nghĩ”, “tôi tin rằng”, “theo
quan điểm của tôi thì” để chứng tỏ bạn luôn có trách nhiệm với suy nghĩ
của mình. Khi ở vị trí là người tiếp nhận thông tin, bạn nên đặt những
câu hỏi khi chưa chắc chắn bạn hiểu được điều người khác nói, cũng có
thể đặt những câu hỏi mang tính giao lưu hoặc tăng cảm xúc cho người
nói để cuộc giao tiếp trở nên cởi mở, hiệu quả.
Bên cạnh đó, để quá trình giao tiếp có hiệu ứng tốt, bạn phải nắm được
mục đích truyền thông, hiểu được tâm lý của đối tượng truyền thông để
có cách nói thích hợp. Bạn cũng nên chuẩn bị những luận cứ, luận chứng
thuyết phục trong khi diễn đạt, biết nhấn mạnh thông tin cần thiết và chú
ý đến thái độ lắng nghe của đối phương để có thể duy trì thông tin hai
chiều trong giao tiếp.
Tuy nhiên, trong truyền thông, khả năng sai lệch luôn xảy ra, theo thống
kê, 80% thông tin rơi rớt hay sai lệch qua 5 cấp, một số thông tin bị bóp
méo hoặc lược bớt vô tình qua cấp trung gian. Vì vậy, bạn nên tạo
những cơ hội nói chuyện trực tiếp với người bạn muốn gửi thông điệp,
kể cả cấp trên của bạn.
Ngày nay, nhiều người thường gửi tin nhắn qua điện thoại hoặc email,
nhưng lại không kiểm tra xem liệu chúng có đến được với người nhận
hay không, có nhiều trường hợp cả hai phía cùng hỏng việc chỉ vì quá
tin tưởng vào kênh truyền thông này. Do vậy, tốt hơn hết, bạn phải chủ
động kiểm tra bằng một cuộc điện thoại để biết chắc người tiếp nhận đã
nhận được thông điệp hay chưa và cũng chứng tỏ bạn có cách ứng xử
lịch sự, đạt hiệu quả cao trong giao tiếp.