Câu hỏi ôn tập môn Giao tiếp và quan
hệ công chúng
Câu1: Trong các kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe, nói, đọc, viết kỹ năng
nào quan trọng nhất ? tại sao ? ví dụ nơi công tác
Kỹ năng giao tiếp hánh chính là khả năng nhận biết cách mau bẹ những biểu
hiện bên ngoài của đối tượng giao tiếp mà suy luận ra tâm lý bên trong của họ.
Đồng thời biết sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ( cử chí, điệu
bộ, nét mắt, nụcười v.v…) biết cách định hướng, điều chỉnh và điều khiển quá
trình giao tiếp nhằm đạt được mục đích trước của giao tiếp. Như vậy, kỹ năng giao
tiếp hành chính: nghe, nói, đọc ,viết; kỹ năng nghe là quan trọng nhất có những
điểm sau:
- Kỹ nănng nghe: là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình giao
tiếp. Thực tế nghe là việc khó làm do có những trở ngại chủ quan và khách quan
khiến không tập trung tinh thần được. Để khắc phục những trở ngại đó, hãy xen xét
cách tăng cường khả năng nghe của mình bằng cách:
+ cải thiện dáng điệu như:
- Giữ tư thể cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khép
kín uể oải hay tư thế khiêu khích. Đồng thời cử chỉ cũng phải cởi mở làm cho
người nói cảm thấy dễ chịu, tránh những cử chỉ nóng nảy gây khó chịu.
- Nét mặt cũng quan trọng; hãy bày tỏ quan tâm như thỉnh thoảng
mỉm cười hoặc gất đầu.
- Tiếp xúc bằnng mắt là dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe,
tức là hãy nhìn thẳng vào mắt họ ( mắt của người nói ).
+ Cải thiện cách suy nghĩ của mình: như chúng ta đã biết:
- Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm
tưởng lẫn tư tưởng của mình. Chúng ta hãy thông cảm với người nói, lắng nghe
trước đã, không nên chặn ngang hay phản đối trước khi diễn giả nói xong. Những
ý tưởng hay không nhất thiết được nói ra nhanh chóng và chính xác, thâm chí rõ
ràng.
- Hãy kiềm chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bế
tắc bằng cách tranh cãi, chỉ trích hay nổi giận quá sớm.
- Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích.
Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc những chứng cứ. Ngoài
việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy phân tích cảm tưởng của người nói, cách
người đó nói như thế nào ( giọng nói, âm lượng, nét mặt, cử chỉ ) vì đôi khi người
ta nói ra điều khác hẳn với điều muốn nói.
+ Mình muốn nói gì khi giao tiếp ( khi nghe người khác nói ): Bí quyết để
biết lằng nghe là biết chịu đựng sự im lặng, hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe
người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng. ậ đây có thể có 3 kỹ thuật như:
chăm chú quan tâm; suy luận không phê phán cho tới khi người nói hết; nói những
câu ngắn và giữ im lặng thay vì tranh luận có tác động lớn trong việc lắng nghe.
Chúng ta phải chú ý: Nghe gồm có khoa học kỹ thuật, nghe có công thức và
có dự luận. Muốn tác động có hiệu quả đến người khác thì có thể nghe có 4 mức độ
như: Lờ nghe, giả vờ nghe, nghe một cách chọn lọc, nghe thấu cảm và nghe chăm
chú. Nghe thấu cảm phải hy sinh nhiều an toàn để nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải
hết sức cởi mở để chịu tác động của người khác.
Câu2: Vì sao cần giao tiếp trong hành chính ?
Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa
người với người hoặc giữa ng]ời với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu
cầu nhất định. Nói cách khác, giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều
giữa người nhận và người phát thông tin để nhận biết và tác động lẫn nhau trong
quan hệ người với người nhằn đạt được mục đích nhất định.
Lý do cấn giao tiếp trong hành chính
1. vai trò quan trọng của giao tiếp:
- Giao tiếp là quá trình truyền, nhận thông tin gắn liền với việc tìm hiểu những
đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp có tính đến
mục đích, tâm thế và ý định của nhau. Bởi vậy, quá trình giao tiếp là quá trình là
giàu thêm về kiến thức và kinh nghiệm của các bên tham gia giao tiếp.
- Giao tiếp là quá trình nhận thức lẫn nhau, là cơ sở nảy sinh tỉnh cảm, sự gắn
bó và phụ thuộc lẫn nhau, là sự tác động lẫn nhau giữa các bên có thể là hợp tác
hoặc cạnh tranh, tương ứng là sự động tình hay xung đột. Điều này giúp các nhà
quản lý hành chính biết các ứng xử có hiệu quả với vai trò là công bộc của dân.
- Giao tiếp là quá trình tác đông qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau có thể theo chiều
hướng tốt hoặc xấu. Giao tiếp hình thành hình ảnh về người khác, các định các
phẩm chất và đặc điểm hành vi của người đó.
2. Đặc điểm của quan hệ hành chính
- Hình chính là việc quản lý của cơ quan hành chính Nhà nước. Thực hiện quản
lý phải tuân theo các khâu: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đòi hỏi có giao tiếp
giữa mọi người với nhau. Mặt khác, hành chính có nghía là điều hành nên việc
truyền đạt những mệnh lệch, chỉ thị, văn bản là thường xuyên đòi hỏi phải có giao
tiếp.
- Tính thứ bậc trong quan hệ hành chính: cơ quan hành chính cấp dưới thực
hiện mệnh lệch và chịu sự kiểm tra của cơ quan hành chính cấp trên. Nhân viên
thực hiện mệnh lệch và chịu sự kiểm tra của thủ trưởng. Điều này đòi hỏi giao tiếp
giữa cấp trên với cấp dưới và ngược lại ngoài việc tuân thủ những nguyên tắc
chung của giao tiếp còn phải tính đến quan hệ thứ bậc nhằm bảo đảm tính pháp
quyền của trong hoạt động hành chính là mọi công chức phải nắm vững quyền lực,
sử dụng đúng đắn quyền lực, bảo đảm đúng chức năng và thẩm quyền của mình
khi thực thi công vụ.
- Quan hệ trực tiếp với công dân: có khá nhiều hoạt động hành chính có quan hệ
trực tiếp với công dân đòi hỏi cán bộ thực thi hoạt động phải có quan hệ giao tiếp
phù hợp để bảo đảm hiệu quả công việc, bảo đảm thực thi nguyên tắc “ cán bộ là
công bộc của dân ”.
- Tính không vụ lợi: hoạt động hành chính phục vụ không theo đuổi mục tiêu
lợi nhuận, không đòi hỏi người phục vụ trả thù lao, hành chính nhà nước không
phục vụ riêng cho mình mà phục vụ toàn dân. Do đặc điểm tình hình về nhiều mặt
nên trong thực tế một số hoạt động hành chính công sẽ có sự đóng góp của nhân
dân tuỳ theo mức độ dịch vụ được cung cấp. Bởi vậy, rất cần thiết phải có giao tiếp
giữa những người thực thi công vụ với xã hội dân sinh.
- Tính nhân đạo: hành chính Nhà nước mang tính nhân đạo sâu sắc thể hiện ở
việc tôn trọng con người, phục vụ con người và lấy mục tiêu phát triển là động lực,
sự cưỡng chế hành chính trên thực tế là biện pháp cuối cùng và cần thiết để xử lý
vi phạm chứ không phảI chỉ mục tiêu trừng phát.
3. ý nghĩa quan trọng của giao tiếp trong hành chính
- Đối với cơ quan hành chính Nhà nước: thông qua giao tiếp có hiệu quả hoàn
thành sứ mệnh được giao phó, góp phần vào việc xây dựng Nhà nước pháp quyền
của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân.
- Đối với công dân: thông qua giao tiếp hành chính có hiệu quả, công dân thoả
mãn các nhu cầu của mình, hài lòng với cung cách phục vụ của các cơ quan hành
chính Nhà nước, từ đó niềm tin vào Đảng, Nhà nước ngày càng được củng cố, địa
vị làm chủ của Nhân dân được khẳng định.