62
CHѬѪNG 4. THӠI GIAN THӴC HIӊN DӴ ÁN
MC ÍCH
- Hiu c tm quan trng ca vic qun lý thi gian d án
- Hiu c các qui trình qun lý thi gian
- Hiu c các phng pháp dùng  qun lý thi gian: CPM (Critical Path Method),
PERT (Program Evaluation and Review Technique).
GII THIU CHUNG
c lng thi gian hình thành nên c s cho lch trình d án. Có nhiu phng pháp c
lng thi gian thành công. Trong ch  này bn s hc cách ng u vi thách thc duy nht
này khi xây dng c lng thi gian.
Hãy tng tng ai ó  ngh bn c lng xem mt bao lâu  thit k và xây dng mt
phân h qun lý nhân s. Nu bn cha tng thc hin vic ó trc ây thì bn thm chí hoàn
toàn không chác chn nhng th cn có. Bn s b thúc ép mnh m a ra mt c lng chính
xác. Nu c lng ca bn không úng thì bn có th kt thúc công vic ngoài gi vnh vin 
làm công vic trong thi gian bn c giao. Bn nên thc hin mt s nghiên cu k! l"ng và
kim tra s liu vi mt chuyên gia phn mm qun tr h thng thông tin trc khi bn a ra
câu tr li. Vi vai trò giám c mt d án công ngh thông tin, bn có th phi i m#t vi tình
th tin thoái l"ng nan tng t. Bn thng làm vic trong các d án bao g$m tình hung hay
công ngh mà bn cha tng thy trc ây. Hãy giành thi gian bàn bc vi các nhà chuyên gia
v ni dung chuyên ngành.
a) Tm quan trng ca vic qun lý thi gian
- Kt thúc d án úng hn là mt trong nhng thách thc ln nht
- Thi gian có  linh hot bé nht; nó trôi qua bt k iu gì xy ra
- Các vn  lch biu là lý do chính d%n n xung t trong d án, #c bit là trong n&a sau
ca d án, sc ép tin  gây c'ng th*ng, phá v" nhng quy nh ca d án …
b) Các qui trình qun lý thi gian d án
Qun lý thi gian d án g$m nhng qui trình bo m hoàn tt d án úng hn.
Nhng qui trình này g$m:
- Xác nh các hành ng
- c lng thi gian cho m+i hot ng
- Trin khai lch hành ng
- Kim soát lch hành ng
NI DUNG
1. XÁC NH CÁC HÀNH NG
63
- Hành ng theo n+ lc hay thi on
- Xác lp các mc quan trng
- Các d án theo lch trình so vi các d án theo ngu$n lc
- Thành lp các nguyên tc c lng thi gian
Bn thng b'n kho'n khi ai ó giao cho bn mt công vic mà bn cha làm bao gi.
Trong tình hung này yêu cu bn phi sm có câu tr li bao gi bt u, và khi nào hoàn thành
công vic này. S thc ti sao bn cha tr li c vì bn cha xác nh c các hành ng cn
thit và c lng thi gian  hoàn thành công vic.
T thc t các d án CNTT, ngi ta ã hiu r/ng cách thc có th giúp mi ngi hình
dung cho h thng sn ph0m s có hình nh th nào sau khi d án hoàn thành. B/ng phng pháp
mô ph1ng d án s giúp chúng ta thc hin c iu này. Do ó, mô ph1ng ngày càng tr nên
ph4 bin vì chúng giúp các giám c d án gim nhng vn  khó xác nh c hành ng 
giai on sm ca d án.
a) Hành ng theo n lc hay thi on
S nhm l%n xung quanh n+ lc và thi on ã t$n ti t lâu và rt ph4 bin. Có mt ý kin
sai lm t$n ti trong mt thi gian dài là bn qun lý càng nhiu ngu$n lc cùng thc hin mt
nhim v5 c5 th thì nhim v5 thc hin càng nhanh. 7iu này có th úng hoc không úng. Cách
hiu rõ ràng v n+ lc và thi on có th mt rt lâu  ci thin c tính và k hoch làm vic
c xây dng cho các d án công ngh thông tin.
nh ngha.
N l͹c là thc o n'ng lng hay lao ng dùng  hoàn tt mt nhim v5 c5 th hay gói
công vic. Các ch8 s dùng  th hin iu này c tính b/ng thi gian trên dng n v. Ví d5
nh ba gi k! thut hay n'm ngày nghiên cu.
Theo năng l͹c là thut ng dùng  mô t nhim v5 có th hoàn tt nhanh hn thông qua
vic áp d5ng các ngu$n lc lao ng hay n'ng lng ph5.
Thi ÿon là thc o xem mt gói công vic hay nhim v5 c5 th s mt bao lâu  hoàn
tt. Các ch8 s dùng  th hin iu này c tính b/ng các n v thi gian. Ví d5 nh trong xây
dng nhà dân d5ng, sau m+i ln 4 trn, ngi ta thng  1 tun  trn 4n nh trc khi tip
t5c xây các tng tip theo.
Khong thi gian c ÿnh là mt thut ng dùng  mô t nhim v5 hay gói công vic cn
n mt lng thi gian  hoàn tt. Vic áp d5ng các ngu$n lc ph5 s không làm thay 4i thi
gian yêu cu.
Ví d.
Mt vic s mt bao lâu  hoàn tt có th hay không th ph5 thuc vào vào vic n+ lc
c áp d5ng bao nhiêu. Hãy nói r/ng bn mun to ra mt chai ru. Nhiu ngi tham gia s
làm cho vic hái nho trong vn tr nên nhanh hn nhng khi ru ã c #t vào trong thùng
thì không có lng n+ lc nào có th làm cho ru lên men nhanh hn. Công vic hái nho là theo
n'ng lc, trong khi ó  và lên men ru là trng hp khong thi gian c nh.
b) Xác lp các mc quan trng
Mc quan trng là các trng hp im kim soát trong d án, thng là vic hoàn tt phn
có th chuyn giao chính to ra yêu cu báo cáo ho#c yêu cu s ng h ca khách hàng hay nhà
64
tài tr trc khi tip t5c d án. Mc quan trng có thi on b/ng 0. Các mc quan trng óng vai
trò nh nhng mc ánh du và c xác nh bi giám c d án và/ho#c khách hàng. Chúng
phi c xác lp có chn la s& d5ng các giác quan thông thng, ví d5 nh i vi mt ánh
giá thit k chính, th& nghim bn m%u, ngu$n vào cn n t ngu$n bên ngoài, xúc tin qung
cáo. Các mc quan trng có ích trong vic ch8 ra s tin trin ti các im chính nhng ch8 s tin
trin thc s là các gói công vic và c lng nên c thc hin sao cho phù hp.
Ví d:
Mt công ty t vn xây dng c lng thi gian cho d án khách hàng và có các mc quan
trng ti thi im bt u và kt thúc d án và  m+i giai on ca hp $ng có các phn có th
chuyn giao do s $ng thun ca khách hàng ã c yêu cu trc khi h có th tip t5c tng
phn mt và b/ng s $ng thun, h c?ng có th trin khai quy trình qung cáo. S $ mc quan
trng cho d án này c ch8 ra trong hình 4-1
Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8
Hoàn tt
hành
ng A
U
Hoàn tt
hành
ng B
U
Hoàn tt
hành
ng C
U
Hoàn tt
hành
ng D
U
Hoàn tt
hành
ng E
U
Hình 4-1: S $ mc quan trng
c) Các d án theo lch trình so vi các d án theo ngun lc.
Trong nhiu trng hp, thng kê k! n'ng cn  hoàn tt các d án công ngh thông tin
ho#c không t$n ti ho#c luôn trong tình trng thiu h5t thi gian. Kt qu là hu ht các d án
công ngh thông tin u i m#t vi các ràng buc ngu$n lc và k hoch làm vic ch#t ch. Tìm
hiu v mc  chim u th trong cuc u tranh này có th óng vai trò quyt nh  xây dng
mt c lng úng.
nh ngha:
D͹ án h˱ng theo lch trình khi thi hn chuyn giao cui cùng là ràng buc quan trng
hn c mà nhà tài tr hay khách hàng mong mun. Nó chi phi mi quyt nh trong d án. Các
d án theo lch trình s dùng ht bt c ngu$n lc nào cn  m bo chuyn giao trong thi hn
ã c xác lp.
65
D͹ án h˱ng theo ngun l͹c khi giá tr các ngu$n lc, c5 th là các ngu$n lc k! n'ng và
chi phí ràng buc quan trng hn c mà nhà tài tr hay khách hàng mong mun. Nó chi phi mi
quyt nh trong d án. Các d án theo ngu$n lc phi m rng thi gian ho#c t b1 cht lng
 gi li các ràng buc v ngu$n lc.
Trong c hai trng hp thì thut ng “hng theo” c dùng  din t ràng buc quan
trng hn c cho d án ang c a ra.
Ví d:
Có l ví d5 tt nht v các d án theo lch trình trong công ngh thông tin là các d án có
tính cht nh các chng trình Y2K va qua. M+i giám c d án có mt thi hn cui cùng
không th thng lng c, chính xác là 12gi tra ngày 31 tháng 12 n'm 1999. Các công ty
bt buc phi dùng ht các ngu$n lc kh4ng l$  nâng cp ho#c thay th các h thng không th
thc hin các mnh lnh úng gi.
Hu ht các d án mng ni b u theo ngu$n lc. Trong nhiu trng hp, các d án có
c s truy cp các ngu$n lc phát trin Web rt hn ch, in hình là phi m nhn các d án
thng mi in t& và Web site tp trung theo b ngoài.
Bài tp 4-1: Xác nh các d án theo lch trình so vi các d án theo ngun lc.
Thi gian hot ng: 5 phút
Mc tiêu:
Thc hành vic xác nh các d án theo lch trình và các d án theo ngu$n lc
Kch bn:
Bn ang chu0 b xây dng c tính trong d án mi và bn mun m bo r/ng bn hiu
s khác bit gia các d án theo lch trình và các d án theo ngu$n lc. Hot ng này cho phép
bn thc hành k! n'ng ó.
Xác nh d án nào sau ây là theo lch trình và d án nào là theo ngu$n lc.
D án Theo lch trình hay
theo ngun lc
Jng d5ng mi phi a vào sn xut ngày 15/8  k toán có th theo
kp thi hn ngày 15/9 cho hot ng x& lý chi phiu theo tiêu chu0n
SEC mi.
Lch trình
D án này da vào phn mm máy ch SQL c cp nht có hiu lc
trong tháng ti nhng chuyên gia SQL hin ang  ht tâm chí vào
mt d án do phó giám c iu hành yêu cu.
Ngu$n lc
Bn c cho thi hn cui cùng là ngày 31/12  hàon tt vic cài #t
ng d5ng b phn qun tr v'n phòng mi nhng kinh phí d án này là
c nh và bn không th thêm ngi vào.
Ngu$n lc
Bn c giao mt c&a s4 7 ngày  nâng cp xng sng mng cho
ch  truyn ti không $ng b (ATM). C m+i ngày thêm vào quá
c&a s4 7 ngày $ng ngha vi vic mt i 1 triu ô la doanh thu.
Lch trình
d) Thành lp các nguyên tc c lng thi gian
Xây dng c lng thi gian theo nguyên tc sau:
66
- 7ánh giá các tài liu yêu cu vi con mt ngi phê bình nhng l+i sai hay nhng iu b1
sót
- Các yêu cu nghip v5 có rõ ràng và c5 th hay không?
- Các yêu cu chc n'ng có h+ tr các yêu cu nghip v5 không?
- Quan trng nht là các yêu cu k! thut có c phác tho rõ r/ng và y  hay không?
7m bo r/ng c lng chính quy ca bn g$m các thành phn chính sau (tham kho thêm
phân loi c lng  chng 5):
- Danh sách các gi nh dùng trong vic xây dng c lng.
- Phm vi bin ng cho c lng c a ra.
- Khong thi gian c lng có hiu lc.
7m bo r/ng bn hiu y  m5c ích d nh ca c lng và ang s& d5ng k! thut
c lng úng:
- c lng c dùng  ánh giá tim lc d án hay  qun lý d án hay khác?
- Không s& d5ng c lng trên xung nu d án cha tng c thc hin trc ây.
- Xác lp các mc  u tiên t các m5c tiêu c xác nh quan trng, có ý ngha nht cho
d án ho#c c xác nhn bi các yêu cu nhà tài tr hay khách hàng.
7m bo r/ng nhà tài tr và các i tng liên quan d án hiu mt cách rõ ràng ho#c bn
cht ca các d án ngu$n lc và các d án theo lch trình. Thng có mt mi quan h c hai/và
gia lch trình và ngu$n lc:
- H1i h xem liu thi hn giao là chc chn và phi c hoàn tt vi chi phí nào ó hay
không?
- H1i h xem liu thi hn có th lùi li c nu ngu$n lc tr thành mt vn  hay
không?
7m bo r/ng thi on c tính ca các d án theo ngu$n lc c chuyên gia v ni
dung chuyên ngành xét duyt c0n thn. Chuyên gia v ni dung chuyên ngành hiu các yêu cu v
ngu$n lc và các k! thut liên quan n vic thc hin công vic thc s:
- Bn có bit nhim v5 nào theo công vic không?
- Bn có bit k! n'ng nào cn  thc hin công vic không?
Quan sát các trng hp khong thi gian c nh và ph5 thuc c s vt cht:
- Tìm kim các trng hp khong thi gian c nh bt kU trong lu$ng d án, #c bit chú
ý ti s ph5 thuc ngc dòng và xuôi dòng.
- Tìm kim bt kU trng hp hay nhim v5 nào òi h1i nhng c s vt cht #c bit. 7#c
bit chú ý ti s ph5 thuc ngc dòng và xuôi dòng.
Ví d.
H/ng là giám c cho mt d án t ng hoá bán hàng vi quy mô ln do b phn bán hàng
a ra. Bà ang trong quá trình làm cho c lng thi gian có hiu lc. c lng ban u do
nhà thu tim lc cung cp cho thy r/ng d án ch8 nên thc hin khong 6 tháng. H/ng thông báo
r/ng i ng? bán hàng ã rt chú ý ti xây dng các yêu cu chc n'ng, yêu cu nghip v5 và yêu
cu k! thut ã c phác tho rõ ràng b/ng chc n'ng công ngh thông tin s& d5ng các nguyên
tc kin trúc. H/ng n ch+ nhà tài tr ca mình và kh*ng nh c lng này c dùng  ánh
giá tim lc ca d án này và u tiên các ngu$n lc d án cho 24 tháng ti. Sau ó H/ng h1i nhà