Đàm phán kinh doanh: Một nghệ
thuật tinh vi và phức tạp
Đàm phán kinh doanh là cả một nghệ thuật tinh vi và phức tạp, ở đó
hầu như không có chỗ cho sự sai sót bởi mỗi sai sót dù nhỏ có thể dẫn
đến thiệt hại to lớn về danh tiếng và tài chính. Khi tiếp cận thị trường
nước ngoài, rủi ro trong đàm phán kinh doanh càng tăng. Nguyên nhân
nằm ở sự khác biệt về văn hóa.
Người Mỹ vốn thẳng thắn, không rườm rà trong cuộc sống cũng như trong
kinh doanh. Họ luôn cố gắng giải quyết công việc thật nhanh chóng và gọn
gàng. Vì vậy, khi phải đầu tư sang thị trường châu Á, ví dụ như Nhật Bản,
họ rất băn khoăn. Vì sao vậy? Bạn hãy chọn một trong ba đáp án dưới đây.
a) Tiếng Nhật là một ngôn ngữ khó, để dịch xong một dự án mất rất nhiều
thời gian
b) Văn hóa Nhật Bản là dựa trên cơ sở đồng thuận, và khi cần đưa ra quyết
định, sẽ có rất nhiều người tham gia
c) Hệ thống pháp luật của Nhật phức tạp, để hoàn thành một bản hợp đồng
có thể sẽ tiêu tốn một lượng thời gian khổng lồ.
2 câu (a) và (c) nghe có vẻ hợp lý, tuy vậy, câu trả lời đúng là (b). Người
Nhật thường tham khảo ý kiến của những người cùng mạng lưới, cùng nhóm
trước khi hành động, và cần phải chắc chắn rằng quyết định kinh doanh của
họ sẽ làm lợi cho tất cả thành viên. Nếu không, họ sẽ rất vui vẻ bước ra khỏi
bàn đàm phán vào bất kỳ lúc nào. Rõ ràng có nhiều lý do tại sao các cuộc
đàm phán lại đi đến thất bại. Tất cả chúng ta đều mắc lỗi, hoặc lúc này hoặc
lúc khác.
Để đo được tài đàm phán của bạn ở các nước khác nhau, hãy chọn trong 4 ví
dụ dưới đây một ví dụ mà bạn cho là không thô lỗ. Ví dụ 1: Một phần chiến
lược giới thiệu kinh doanh của công ty bạn với một đối tác của Đức là so
sánh sản phẩm mang công nghệ tiên tiến với đối thủ mạnh nhất. Bạn chứng
minh cho đối tác về việc sản phẩm của bạn có chất lượng cao hơn bằng một
bản phân tích đối chiếu dựa trên số liệu thực tế. Thậm chí bạn còn công khai
một chiến dịch quảng cáo trọn vẹn dựa trên những kết quả này. Bạn tự hào
về lượng thông tin khổng lồ được đưa vào bản giới thiệu này và hân hoan
chờ đợi sự thán phục của người Đức. Ví dụ 2: Bạn đang đi thăm một khách
hàng tiềm năng ở Mỹ La Tinh thì luật sư của công ty bạn gọi điện. Lẽ ra anh
ta phải đã đặt bút ký vào bản hợp đồng cuối cùng với một khách hàng mới
rất lớn ở Rio de Janeiro. Tuy nhiên có rắc rối khi khách hàng ấy giận dữ nói
rằng bạn đã làm lãng phí thời gian của họ và trách bạn vì đã không kết thúc
cuộc giao dịch. Ngay lập tức, bạn gọi điện cho khách hàng ở Brazil để xin
lỗi vì sự lộn xộn đó và nói rằng sẽ bay tới đó trong chuyến bay gần nhất. Ví
dụ 3: Trong các cuộc đàm phán cuối cùng tại Bắc Kinh, bạn nhận ra rằng đối
tác Trung Quốc không hài lòng với kế hoạch duy trì do bạn đề xuất. Bạn lo
rằng họ sẽ đòi được đàm phán lại về phần lớn nội dung bản hợp đồng vào
giờ chót. Mối lo của bạn càng tăng thêm khi sắp đến ngày bạn phải trở về
nước. Vào ngày cuối cùng, bạn gặp trực tiếp người liên lạc cao cấp nhất của
đối tác tại tiền sảnh bên ngoài phòng họp và hỏi về sách lược của họ một
cách nhã nhặn nhưng kiên quyết. Ví dụ 4: Trong quá trình đàm phán về cơ
hội sinh lợi ở Trung Đông, một trong những quan chức Ả Rập Xê Út mời
bạn đi uống cà phê cùng họ. Thật không may là bạn đã trễ giờ một cuộc gặp
khác ở một nơi khác, vì vậy bạn khéo léo từ chối.
Ví dụ 2 là câu trả lời đúng. Tại Brazil, cũng như ở hầu hết các nơi khác trên
thế giới, việc những thành phần chủ chốt trong một cuộc giao dịch ở lại đến
phút chót là điều rất quan trọng. Nếu công ty của bạn sử dụng những cá nhân
khác nhau cho giai đoạn mở đầu, hỗ trợ và kết thúc giao dịch, chắc chắn sẽ
có rắc rối lớn tại các nước, nơi mà các mối quan hệ giữa khách hàng và
người bán hàng là tối quan trọng. Cuộc giao dịch càng lớn thì mối quan hệ
càng trở nên quan trọng. Vì vậy, nếu bạn vắng mặt trong bước cuối cùng của
cuộc làm ăn, người Brazil sẽ tìm cách thoái thác ký hợp đồng cho đến khi
bạn xuất hiện. Tại sao các ví dụ 1, 3 và 4 lại sai? Ví dụ 1: Việc làm mất uy
tín sản phẩm của đối thủ cạnh tranh bị coi là trái pháp luật ở Đức. Ngoài ra,
đừng bao giờ mong chờ một sự khen ngợi từ người Đức. Kinh doanh là kinh
doanh, và nói chung, họ không vỗ tay, mà cũng chẳng hy vọng được vỗ tay
vì một công việc nào đó. Ví dụ 3: Bạn và khách hàng Trung Quốc tiềm năng
đều mất mặt vì phong cách “một chọi một” của bạn. Nếu bạn muốn thông
báo tin xấu cho một khách hàng Trung Quốc, hoặc nhận nó, bạn cần tìm đến
một người trung gian. Ví dụ 4: Khi một người Ả Rập Xê Út mời bạn đi uống
cà phê, đi ăn, hoặc tới thăm nhà họ, hãy chấp nhận, và chỉ có chấp nhận. Một
ngàn lần nói câu “Đồng ý!”. Việc bạn từ chối sẽ có thể làm giảm đáng kể giá
trị của bản hợp đồng. Ngoài ra, đừng bao giờ sắp xếp các cuộc hẹn kế tiếp
nhau khi làm việc ở Trung Đông. Bạn chỉ nên có một hoặc hai cuộc hẹn
quan trọng trong một ngày. Mỗi nền văn hóa có cách đàm phán riêng, và cố
gắng kiểm soát hoặc có ý định thay đổi nó là một việc làm vô ích.
