Ổ Ứ Ổ Ứ
Ệ Ệ
TS. Nguyễn Lệ Nhung TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 0912581997
03/27/11
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
ĐỀ CƯƠNG BÀI GI NGẢ ĐỀ CƯƠNG BÀI GI NGẢ T CH C VÀ QU N LÝ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ả TÀI LI U ĐI N T Ệ Ử TÀI LI U ĐI N T Ệ Ử
- Nh ng khái ni m
Nội dung 1. Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t ữ
ờ ạ
ư
ệ ử
ữ
ệ
ệ c b n ơ ả
2. Các khuynh h
ng t
ướ
ổ
ch c và l u tr TLĐT ư
ứ
ữ
3. Các v n đ pháp lý và h th ng lu t pháp
ệ ố
ề
ậ
ấ
4. Các chi n l
c
ế ượ
5. Nh ng tác đ ng đ i v i l u tr ộ
ố ớ ư
ữ
ữ
6. Tài li u trong môi tr
ng CSDL
ệ
ườ
ử ụ
ế
ả
ậ
ả
7. Các ng/t c b o qu n và ti p c n khai thác s d ng
ắ TLLTĐT
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ả
TÀI LIỆU THAM KH OẢ ử ẩ 1. Hội đồng lưu trữ quốc tế C m nang qu n lý tài liệu điện t nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997
ử 2. Luật giao dịch điện t số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng11 năm
2005
ả ả
ử
ổ 3. Quyết định số 376/2003/QĐNHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 ủ c a Thống đốc NHNN ban hành quy định về b o qu n, lưu trữ ể ử chứng từ điện t đã s dụng đ hạch toán và thanh toán vốn ủ c a các T chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
ử ử
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 Luật Giao dịch điện t và x lý hồ sơ Liên bang năm 2003
ủ ả ử 5. Kinh nghiệm c a NARA trong hướng dẫn qu n lý tài liệu điện t
(Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)
ả 6. Электронное делопроизводство и канцелярия Qu n lý hồ sơ điện
ử t và văn phòng www.archives.ru
7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения
ử ủ ử ủ ể ả ả информации с помощью документов”, Компьютерра, №2425, ủ 1998 Dmitry Kazan “Vài ý kiến về công nghệ c a các luồng thông tin thông qua tài liệu, Computerra, 2425 № năm 1998 8. Chính sách qu n lý tài liệu điện t c a Cơ quan UNDP, 9. Hướng dẫn qu n lý tài liệu điện t ” c a ti u bang Minnesota, Mỹ,
2004
ử ả 10. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện t trong qu n lý,
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
VNIIDAD, M., 2005
Nguồn: • www.vanthuluutru.com, • www.archives.gov.vn,
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
• http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungvn, • www.tailieu.vn, • www.archives.ru • www.vniidad.ru • www.nhb.gov.sg/NAS/ • www.arkib.gov.my/home • www.nat.go.th/
h th ng lu t pháp 3. Các v n đ pháp lý và ề ấ ệ ố ậ
ủ 3 .1 . S ự th ừa nh ậ n T LĐT tro n g c á c th tụ c p h á p lý
ủ ẩ 3 .2 . T h m q uy ề n c a lưu trữ đ ố i với n h ững T L h iệ n h à n h
3 .3 . T h ời h ạ n g ia o n ộ p T L và o kh o lưu trữ
ả 3 .4 . Hệ th ố n g lu ậ t p h á p về b o vệ đ ời tư và tiế p c ậ n kh a i
th á c th ô ng tin
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
ủ ỏ 3 .5 . S ự tá c h b iệ t tà i liệ u kh i s ự g iá m s á t c a c ô ng c h ú ng
ả ử
ủ
ủ ủ • Trong các văn b n pháp lý c a nước ngoài, những định nghĩa ẳ “tài liệu điện t ” khác biệt nhau, nhưng đa phần chúng kh ng định tính bất biến c a sự tồn tại các loại TL dưới dạng điện ử t , công nhận TLĐT như dạng đặc biệt c a TL.
ch , thông tin c a nó đ ượ ỗ
ả ố ỉ
là ệ ử ờ ự ợ c ể ả ậ ủ ệ ỹ
Đ c đi m c a TLĐT ủ ể ặ t/bày d ướ ạ nh n đ ượ ậ ch/trình t ng thích. ủ ở i d ng “đi n t - s ” và k t qu là ch có th c m ế c nó nh s tr giúp c a các ph/ti n k thu t và ươ
ệ
ư ề
ị ữ ủ ệ
ự ướ ể ệ ứ ủ
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
TLĐT đang th c hi n chính các c/năng và có g/tr đích ự ố trong lu t l u tr c a m t s th c nh TL truy n th ng. ộ ố ậ ư c phát tri n, các khái ni m “tài li u” và ”tài li u đi n t ” n ệ ử ệ ể đi m nh n không dành cho hình th c c a TL mà cho các ấ c/năng c a chúng ủ
ự ừ ủ ụ ậ
3.1. S th a nh n TLĐT trong các th t c pháp lý
Khó khăn Địn h ng h ĩa p h á p lý về T L, đ ặ c b iệ t là kh i đ ịn h n g h ĩa ở đ ó kh ô ng b a o g ồ m T L ử d ạ ng đ iệ n t ;
Lu ậ t kh ô ng th ừa nh ậ n T LĐT n h ư là b ằ n g c h ứn g h ợp
ủ p h á p tro ng c á c th tụ c p h á p lý ;
ủ ủ Hệ th ố n g p h á p lu ậ t xá c đ ịn h va i trò c h y ế u c a LT
ả ả ỉ c h là m ộ t n ơi b o q u n T L;
ể
ỉ Lu ậ t và c á c c h ính s á c h ấ n đ ịnh m ộ t th ời g ia n c h ờ đ ợi kh á d à i trước kh i lưu trữ c ó th tiế n h à nh X ĐG T T L ử h a y tá c đ ộ ng đ ế n việ c x lý c h úng ; Hệ th ố n g p h á p lu ậ t đ iề u c h n h q u y ề n riê n g tư và tiế p
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
c ậ n tới T L; và ỏ ủ T L vượt ra kh i s ự g iá m s á t c a c ô ng c h ú ng .
Bi n pháp
ệ
ể
• các hệ thống thông tin được thiết kế đ giữ lại
ả
ủ
được bằng chứng tin cậy và an toàn về tất c các h/động tác nghiệp và nếu như các CQ, TC thực hiện các chính sách, quy trình th tục và đào tạo nhân lực trong lĩnh vực này.
ả
ả
ủ
ể ả
ẳ
• Các p/pháp đặc biệt cần ph i được thực hiện và các ả quy định quốc tế cần ph i được thiết lập nhằm b o ả đ m tính xác thực c a những thông tin được chuy n t i thông qua các mạng công cộng như Internet ch ng hạn.
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ẩ
ữ
ủ
ớ
ề
3.2. Th m quy n c a LT đ/v i nh ng TL hi n hành
ệ
ả ả • các yêu cầu về lưu trữ ph i được tính đến và gi i quyết trong
ể
suốt quá trình thiết kế các hệ thống thông tin và rằng tài liệu điện ử ả t ph i được ki m soát một cách thật chặt chẽ trong suốt vòng ủ đời c a chúng.
ủ
ả
• Vai trò c a lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các chuyên gia công nghệ thông tin, các luật gia và những người khác quan tâm đến việc tạo lập và b o toàn bằng chứng dưới dạng tài liệu.
ẩ • Những lưu trữ không có th m quyền đối với tài liệu hiện hành sẽ
ả i pháp làm việc với
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/gi tài liệu điện t .ử
ờ ạ
ư
3.3. Th i h n giao n p TL vào kho l u ộ trữ
• Nhiều quốc gia có hệ thống luật pháp ấn định thời hạn nộp lưu
TL khá dài vào kho lưu trữ ẩ
• Trường hợp hạn chế về th m quyền c a lưu trữ đối với TL hiện i pháp sẵn có đối với lưu
ể cơ
ử ở ả những dạng lạc hậu,
ể ổ
ủ hành, hạn chế các phương án và gi ả trữ trong việc thực hiện quyền ki m soát đối với TLĐT. quan LT sẽ ph i tiếp nhận tài liệu điện t ể rất khó và tốn kém đ di trú/chuy n đ i nếu như chúng còn có th đọc được.
ả ể ả
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ả ả ể ả • Ph i làm việc với các CQ, TC hay cá nhân s n sinh ra TL đ b o ả đ m là họ b o qu n tốt TLLT trước khi cơ quan LT tiếp nhận.
ả
3.4. Hệ thống luật pháp về b o vệ đời tư và tiếp cận khai thác thông tin
• Thông thường, luật pháp về đời tư và tiếp cận thông tin áp dụng
ả đối với tất c các loại TL.
• Mối quan ngại về sự tiếp cận không chính đáng và tiêu hu , ỷ
ỉ ử ch nh s a trái phép đối với TLĐT tăng.
• Do toàn bộ các vấn đề đời tư, tiếp cận thông tin, giữ lại và b o ả
ả ả ở tầm chính sách vĩ mô nên LT có i pháp
ỏ ể qu n đều đòi h i các gi một cơ hội tốt đ tận dụng.
ử ỉ
ể ả
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ể • Các biện pháp được s dụng đ điều ch nh vấn đề đời tư và tiếp cận thông tin có th có những hệ qu không lường trước được đối với LT.
3.5. S tách bi ự ủ
t TL kh i s giám sát c a ệ ỏ ự công chúng
ủ
ẩ ủ ử
ủ ể
• Cùng với việc phi tập trung hoá và tư nhân hoá, lưu trữ sẽ bị mất đi th m quyền đối với những TL p/ánh các c/năng và h/động c a Chính ph khi CP cho thuê ngoài các dịch vụ CNTT và x lý dữ liệu mà thiếu ki m soát những TL h/thành trong hoạt c a mình, khi các ch/trình được CP tài trợ và các c/năng được tư nhân hoá.
ữ nh ng ữ ạ ở
các d ng cũ, l c h u s n sinh ạ ặ ớ ở ề ạ
ả ứ ả
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
ữ ng ti n (multi-media) ph c t p hi n nay l u tr đang ph i đ i m t v i nhi u lo i TLĐT ư ả ố d ng k0 t ng thích. TL ậ ạ các h th ng “di s n” cùng t n t t i v i nh ng th đa ừ ph ứ ạ ươ ồ ạ ớ ệ ươ ệ ố ệ
ủ
ẩ
ỏ
ể
ả
• những áp lực c a thương mại toàn cầu, việc chia ẻ s thông tin và sự liên vận hành giữa các hệ thống đang đòi h i một mức độ chu n hoá cao hơn đối với các hệ thống và các ứng dụng được các CQ, TC s ử dụng đ tạo lập và qu n lý TLĐT.
cơ hội tốt cho những ph/pháp tiếp cận mang tính
quốc tế cho LT tận dụng
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
4. Các chi n l c ế ượ
4.1. Vòng đ i c a TLĐT ờ ủ
ch c/cá nhân s n sinh ra TL và TLLTĐT 4.2. C quan/t ơ ổ ứ ả
4.3. Xác đ nh giá tr ị ị
4.4. B o qu n ả ả
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
4.5. Ti p c n khai thác và s d ng ử ụ ế ậ
Chi n l
c chung
ế ượ
ủ
ử ể ả ả
ể ả ả 1 . T h a m g ia và o to à n b ộ vò ng đ ời c a c á c h ệ th ố n g đ iệ n t tạ o ra và lưu g iữ T LLT ĐT đ b o đ m c h o việ c tạ o lậ p và g iữ lạ i n h ững T L th ực s ự xá c th ực , đ á ng tin c ậ y và c ó th b o q u n đ ược .
ả ả ả
ả ả 2 . Đ m b o rằ ng nh ững C Q , T C h a y c á nh â n s n s in h ra T L tạ o ra và g iữ lạ i n h ững T L th ực s ự xá c th ực , đ á ng tin c ậ y và b o q u n đ ược .
ể ả 3 . Q u n lý q u á trình X ĐG T và th ực h iệ n s ự ki m s o á t
về tri th ức đ ố i với T LLT ĐT .
ả 4 . Đặ t ra c á c y ê u c ầ u về BQ và tiế p c ậ n KT nh ằ m đ m ả ể ở trạ ng th á i s ẵ n s à ng , c ó th
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
ể ể b o rằ ng T LLT ĐT luô n tiế p c ậ n kh a i th á c và c ó th h i u đ ược .
4.1. Vòng đ i c a
ệ ử
ệ
ờ ủ tài li u đi n t ủ
ể ả
ủ ả
ể ả ả
ể ả ả • Nguyên tắc đầu tiên c a khung cấu trúc đ qu n lý TLLTĐT là: “Lưu trữ cần ph i tham gia vào toàn bộ vòng đời c a các hệ thống điện ử t tạo ra và lưu giữ TLLTĐT đ b o đ m cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có th b o qu n được”.
ầ ườ ế ề ng s hi u bi ự ể
ụ ẩ ầ ẩ ộ
ự c m/tiêu c a ch/năng LT cùng v i t
ễ ớ ấ ả ạ ủ ấ ị ứ
t c các đ i ố i m t th i ờ ộ t c các th i đi m trong vòng ể t ư ở ấ ả ấ ờ
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
c n tăng c t v ch/năng LT và thúc đ y vi c áp d ng các tiêu chu n và h/đ ng th c ti n góp ph n ệ đ t đ ạ ượ tác có vai trò nh t đ nh trong ch c năng này t đi m b t kỳ cũng nh ể đ i TL. ờ
ả
ẩ
ử
ả
ả
ở • Chức năng lưu trữ m rộng ra toàn bộ vòng đời ể TL và vòng đời đó có th nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ b n sau: Chu n bị (nhận thức) Tạo lập tài liệu ả ả B o trì (bao gồm c b o qu n và s dụng).
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
ạ ẩ “giai đo n chu n b ị” – c á c h ệ th ố n g th ô ng tin đ iệ n t ử
ể
đ ược th iế t kế , p h á t tri n (xâ y d ựn g ) và th ực th i (á p d ụ n g ) , b a o g ồ m
việ c p h â n tíc h c á c y/c ầ u đ ố i với th ô n g tin và việ c x lý ử n h ững th ô n g tin đ ó , p h ụ c vụ c h o c á c m ụ c đ íc h h o ạ t đ ộ n g h iệ n tạ i.
việ c lựa c h ọ n, m ua s ắ m và c à i đ ặ t c á c th iế t b ị c ô ng
n g h ệ th íc h h ợp .
ả
ả
ủ
ử ả ả ả
ủ
ủ ả
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
ả ả C á c y ê u c ầ u c /n ă ng đ ố i với việ c q u n lý T LĐT c ầ n p h i đ ược xe m xé t và tín h đ ế n kh i th iế t kế và xá c đ ịnh c á c y ê u c ầ u kỹ th u ậ t c a c á c h ệ th ố n g th ô ng tin đ iệ n t n h ằ m b o đ m rằ ng n ộ i d u ng , b ố i c nh ể ả và c ấ u trúc c a T L đ ược s n s in h h a y g iữ lạ i c ó th c u ng c ấ p nh ững b ằ n g c h ứn g đ á n g tin c ậ y về n h ữn g h /đ ộ ng c a C Q , T C h a y c á n h â n n g u ồ n s n s in h ra T L và T LLT ĐT đ ược n h ậ n d iệ n và b o q u n
ạ ạ ậ T L c ó tính c h ấ t q u y ế t đ ịn h .
ể ả • giai đo n t o l p • Một hệ thống có th được thiết kế nhằm tho mãn những y/cầu
ể lưu trữ sao cho TLĐT có th tiếp cận khai thác được; ỉ
• nếu như những TL hoàn ch nh và đáng tin cậy k0 được nắm bắt một cách thống nhất trong hệ thống thì việc thiết kế sẽ k0 có ý nghĩa.
ả
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ỉ Y/cầu những TL thích hợp và đáng tin cậy ph i được tạo lập ả khi ng/ta cần đến chúng và ph i được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống TL được thiết kế một cách hoàn ch nh.
ả
• giai đo n b o trì ạ
ả TL bao hàm c việc lưu giữ vì các mục đích h/động thực tiễn cũng như vì giá trị LT ủ c a TL.
ả
• trong giai đoạn hiện hành c a TL cần ph i xác định
ả
ủ nhằm tạo đ/kiện thuận lợi cho việc b o trì và tiếp cận khai thác TL tiếp theo.
ả ả
ể ả
ả
ả
ủ
ả
• các bước được áp dụng đ b o qu n LT ph i đ m ủ ả ả b o rằng TL ph i có đ kh năng tiếp tục cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những h/động c a CQ, TC hay cá nhân s n sinh ra chúng.
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ch c/cá nhân s n sinh ra TL và TLLTĐT ổ ứ
ả ể ả
ả ả ả
ả 4.2. C quan/t ơ • Ng/tắc thứ 2 trong khung cấu trúc đ qu n lý TLĐT là: “Lưu trữ cần đ m b o rằng những CQ, TC hay cá nhân s n sinh ra TL tạo ra và giữ lại được những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và b o ả qu n được”.
L u tr c n ch đ o, tác đ ng hay giám sát h/đ ng c a ữ ầ ỉ ạ ủ ư ộ
các bên tham gia khác trong su t vòng đ i c a TLLTĐT. ố ộ ờ ủ
(1) CQ, TC hay cá nhân s n sinh ra TL và ng ả ườ i qu n lý ả
văn th ; ư
(2) ng i xây d ng lu t pháp, quy đ nh và chính sách; ườ ự ậ ị
(3) ng i phân b các ngu n l c; ườ ồ ự ổ
(4) ng ườ ả i s n xu t, cung c p và qu n lý nh ng công ngh ệ ữ ả ấ
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ệ
ễ
thông tin mà TL ph thu c ụ ấ ộ
ả ả
Lưu trữ cần ph iả ể ỉ Ban hành và c i tiến các quy định, chế độ điều ch nh việc qu n lý TL đ
ả ả i quyết một cách thích đáng;
ẩ ể ả
ể ẩ ỉ ả đ m b o rằng TLĐT được xem xét, gi Thiết lập các tiêu chu n đ qu n lý TLĐT; ả Cung cấp ch dẫn, h/dẫn và thông tin có kh năng thúc đ y sự hi u
ả ả Ch rõ làm cách nào đ nhận diện TLĐT và việc b o qu n chúng đòi
biết nhất quán về những tiền đề tạo nên những h/động thực tiễn qu n ả lý TL 1 cách hữu hiệu; ể ỉ ỏ h i những gì;
ả Giám sát việc thực hiện các quy tắc và quy định về qu n lý TL do các
ẩ cơ quan LT có th m quyền ban hành;
ẩ
ả ả
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
Thúc đ y sự hợp tác giữa các bên liên quan, bao gồm CQ/TC hay cá nhân s n sinh ra TL, người qu n lý văn thư, các chuyên gia thông tin v.v...
4.3. Xác đ nh giá tr ị ị
ể ả • Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc đ qu n lý tài liệu điện
t là: ử
ể ả “Lưu trữ qu n lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự ki m
soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện t ”.ử
ị ệ
ầ
ng đi n t ệ ử ườ c ti n hành ngay t ừ ng là tr ườ , xác đ nh giá tr tài li u ph i ả ị nh ng giai đo n đ u c a vòng ạ ữ c khi b t kỳ m t tài li u nào ộ ướ ủ ệ ấ
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
trong môi tr đ ế ượ đ i tài li u, th ệ ờ c t o l p đ ượ ạ ậ
ả
ậ
ả
4.4. B o qu n và ti p c n khai thác tài ế li uệ
ể ả
Nguyên tắc thứ tư trong khung cấu trúc đ qu n lý
TLĐT là:
ả
ở
ả ả
• “Lưu trữ ph i đặt ra các y/cầu về BQ và tiếp cận KT trạng thái luôn sẵn ể ể
ể
nhằm đ m b o rằng TLLTĐT sàng, có th tiếp cận KT và có th hi u được”.
ổ
• Ng/tắc này đề cập đến những v/đề đặc biệt chưa rõ và còn nhiều tranh cãi đối với TLĐT do sự phụ thuộc c a ủ chúng vào công nghệ mà công nghệ thì thay đ i liên tục.
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ả ể Những TL có sẵn ph i là TL còn nguyên vẹn về khía cạnh vật lý, có th
nhận diện và đọc được;
ể ể
ả
ể ở
Những TL có th tiếp cận KT được có th được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà CQ, TC s n sinh ổ ra TL đã t chức sắp xếp TL và chúng được th hiện một dạng xác thực về mặt lịch s ; vàử
ể ể ể ử
ỏ
ủ ủ ủ
03/27/11
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ả Tài liệu có th hi u được là những TL có th được s dụng như là những bằng chứng lịch s . ử đòi h i việc xác định nguồn gốc xuất xứ c a TL, việc duy trì trật tự ban đầu c a TL và sự có sẵn c a các TL liên quan cũng như những thông tin bối c nh khác
