Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp
Tầm quan trọng
Hồ Sơ, tài liệu là một loại tài Sản có giá trị như các loại tài sản khác của
doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản
lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì:
Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm
căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh
doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Hồ sơ, tài liệu có tác đụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết
kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua
đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng
hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ
thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị...
Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất
kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động...
Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ
kỹ thuật, kinh doanh... nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi,
đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện
có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo
hợp lý.
Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp
cần thiết.
Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu
Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong
doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài
liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối
làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý
hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ
được bí mật kinh doanh mà còn phát huy được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu
trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ
sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ
bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc
chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về
mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của
các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ
hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân
thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại,
chiếm giữ hoặc tiết lộ.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên
trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp.
Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi
có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm
túc, đúng quy định.
Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài
liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế
độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ...
Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình
hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực
vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.
Phân loại hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau,
đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí
nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử
đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại
theo:
Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:
Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo
doanh nghiệp... (hồ sơ nguyên tắc).
Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động
hàng năm.
Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm.
Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa...
Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
Các loại giấy tờ, văn bản khác.
Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự
Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành
lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp,
chức năng nhiệm vụ cụ thể.
Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .