Thủ tục kiểm soát hồ sơ

THUÛ TUÏC KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ

1. Muïc ñích:

Thuû tuïc naøy quy ñònh caùch thöùc xaùc ñònh, thu thaäp, laäp danh muïc, saép xeáp, truy caäp, löu tröõ,

AÙp duïng cho moïi hoà sô lieân quan ñeán caùc Heä thoáng quaûn lyù trong Coâng ty.

huûy boû hoà sô cuûa caùc heä thoáng quaûn lyù. 2. Phaïm vi: 3. Noäi dung: 3.1 Löu ñoà:

Taøi lieäu/Bieåu maåu Ngöôøi thöïc hieän Quy trình

Yeâu caàu KS hoà sô

Xaùc ñònh hoà sô löu

Danh muïc Hoà sô

Nhaän daïng - Phaân loaïi

Saép xeáp – Baûo quaûn

Caäp nhaät – Kieåm soaùt

K. tra thôøi gian löu tröõ

Thoâng baùo Danh muïc HS (BM maõ soá: 0086) Danh muïc HS (BM maõ soá: 0086) Danh muïc HS (BM maõ soá: 0086) Danh muïc HS (BM maõ soá: 0086) Danh muïc HS (BM maõ soá: 0086) Bieân baûn huûy HS

Huûy HS

Löu HS

Ngöôøi coù yeâu caàu Tröôûng Boä phaän Ngöôøi ñöôïc phaân coâng Tröôûng Boä phaän Ngöôøi ñöôïc phaân coâng Ngöôøi ñöôïc phaân coâng Ngöôøi ñöôïc phaân coâng Ngöôøi ñöôïc phaân coâng Ngöôøi ñöôïc phaân coâng TGÑ, T. Boä phaän – Khaùch haøng – Cô quan beân ngoaøi Ngöôøi ñöôïc phaân coâng

Keát thuùc

3.2 Thuyeát minh Noäi dung: 3.2.1 Xaùc ñònh hoà sô löu

Ñaïi dieän Laõnh ñaïo coù nhieäm vuï keát hôïp vôùi caùc Tröôûng boä phaän lieân quan taäp hôïp caùc loaïi hoà sô trong coâng ty, laäp danh muïc theo bieåu maãu 0086, trình Toång Giaùm ñoác pheâ duyeät. Danh muïc hoà sô cuûa Coâng ty ñöôïc chuyeån cho taát caû caùc boä phaän laøm caên cöù cho caùc boä phaän laäp danh muïc hoà sô cuûa moãi boä phaän. Ít nhaát 1 naêm 1 laàn, Ñaïi dieän laõnh ñaïo cuûa moãi heä thoáng xem xeùt laïi danh muïc hoà sô cuûa mình nhaèm caäp nhaät vaø thay ñoåi danh muïc hoà sô cho phuø hôïp vôùi caùc hoaït ñoäng cuûa coâng ty.

Trong tröôøng hôïp phaùt sinh loaïi hoà sô môùi ngoaøi danh muïc hoà sô cuûa Coâng ty thì ngöôøi coù nhu caàu vieát giaáy ñeà nghò ñeán Tröôûng Boä phaän lieân quan xin yù kieán, tröôøng hôïp Tröôûng boä phaän ñoàng yù thì chuyeån leân ÑDLÑ caùc heä thoáng coù lieân quan xem xeùt vaø pheâ duyeät. Ñaïi dieän Laõnh ñaïo caäp nhaät vaøo danh muïc hoà sô vaø phoå bieán cho caùc boä phaän thöïc hieän.

Döïa treân danh muïc hoà sô cuûa Coâng ty, Tröôûng caùc boä phaän taäp hôïp caùc loaïi hoà sô thuoäc boä phaän cuûa mình, chæ ñònh moät nhaân vieân laäp danh muïc hoà sô cuûa boä phaän theo bieåu maãu 0086. 3.2.2 Nhaän daïng vaø phaân loaïi hoà sô:

Khi tieán haønh raø soaùt thì toaøn boä caùc hoà sô cuûa boä phaän ñöôïc phaân loaïi phuø hôïp theo danh

muïc hoà sô cuûa Coâng ty.

Vieäc phaân loaïi hoà sô theo nguyeân taéc deã tìm, löu ñöôïc laâu daøi. Caùc hoà sô phuø hôïp ñöôïc caäp nhaät vaøo danh muïc hoà sô, caùc hoà sô khoâng caàn thieát thì huyû theo quy ñònh cuûa danh muïc hoà sô cuûa Coâng ty, caùc hoà sô chöa xaùc ñònh ñöôïc löu hay huyû thì taùch rieâng, löu giöõ caãn thaän, sau thôøi gian khoaûng 6 thaùng neáu nhöõng hoà sô naøy khoâng coøn söû duïng thì ñem huyû, neáu coøn söû duïng ñöôïc thì caäp nhaät vaøo danh muïc hoà sô. 3.2.3 Saép xeáp vaø baûo quaûn hoà sô:

Hoà sô ñöôïc ñeå trong caùc file rieâng, ngoaøi file ghi chuù laø hoà sô thuoäc loaïi naøo, boä phaän löu

giöõ hoà sô, ngoaøi ra coù theå ghi theâm thôøi gian phaùt sinh hoà sô neáu thaáy caàn thieát.

Ñeå löu tröõ hoà sô thì caùc tuû, ngaên tuû, baøn …. phaûi ñöôïc ghi chuù baèng vaên baûn nhaèm muïc

ñích phuø hôïp danh muïc hoà sô vaø deã tra cöùu hoà sô (ví duï: baøn 1, ngaên 1; tuû 1 ngaên 1 v.v.).

Haøng thaùng moãi boä phaän coù traùch nhieäm toå chöùc doïn deïp nôi löu tröõ hoà sô, nhöõng hoà sô ñaõ

söû duïng xong phaûi ñöôïc löu tröõ caån thaän, khoâng ñeå taïi nôi laøm vieäc. 3.2.4 Caäp nhaät hoà sô:

Khi phaùt sinh hoà sô môùi (trong cuøng moät loaïi hoà sô) thì ít nhaát ½ thaùng, moãi boä phaän coù

Haøng thaùng moãi boä phaän coù traùch nhieäm kieåm tra danh muïc hoâ sô, nhöõng hoà sô ñaõ heát haïn

Phöông phaùp huyû theo quy ñònh danh muïc hoà sô chaát löôïng cuûa Coâng ty.

traùch nhieäm caäp nhaät hoà sô vaøo danh muïc hoà sô. 3.2.5: Kieåm tra thôøi gian löu tröõ: löu tröõ ñöôïc huyû. Khi huyû thì Tröôûng boä phaän coù traùch nhieäm laäp bieân baûn huyû hoà sô. Bieân baûn huyû goàm caùc noäi dung: thôøi gian, ñòa ñieåm huyû, ngöôøi tieán haønh huyû, danh muïc hoà sô bò huyû (ñaày ñuû noäi dung theo bieåu maãu 0086), kyù teân… 3.2.6 Caùc yeâu caàu cuûa hoà sô:

a> Moïi hoà sô caàn phaûi roõ raøng vaø ñöôïc löu tröõ trong moâi tröôøng thích hôïp ñeå traùnh hö hoûng,

maát maùt ñoàng thôøi thuaän tieän khi söû duïng.

b> Thôøi haïn löu tröõ hoà sô ñöôïc xaùc ñònh bôûi Tröôûng boä phaän, khaùch haøng, caùc cô quan beân ngoaøi (theo hôïp ñoàng hoaëc ñöôïc Ban Toång Giaùm Ñoác cho pheùp) hoaëc theo qui ñònh cuûa nhaø nöôùc nhöng phaûi töø 1 naêm trôû leân.

c> Hoà sô bao goàm caû caùc hoà sô do nhaø cung öùng cung caáp.

3.2.7 Tieáp caän hoà sô:

a> Moïi nhaân vieân trong boä phaän ñeàu ñöôïc tieáp caän hoà sô (tröø tröôøng hôïp vôùi hoà sô caàn baûo maät). Tuy nhieân ngöôøi muoán tieáp caän hoà sô caàn thoâng baùo vôùi Ngöôøi quaûn lyù hoà sô. Ngöôøi quaûn lyù hoà sô seõ boá trí ñöa hoà sô ra cho tham khaûo.

b> Nhaân vieân thuoäc boä phaän khaùc muoán tieáp caän hoà sô thì phaûi ñöôïc söï ñoàng yù cuûa Tröôûng

boä phaän hoaëc Ban Toång Giaùm ñoác Coâng ty.

c> Neáu khaùch haøng coù yeâu caàu xem hoà sô (coù giôùi haïn), vieäc naøy caàn ñöôïc quy ñònh trong

hôïp ñoàng hoaëc theo chæ ñaïo cuûa Ban Toång Giaùm ñoác Coâng ty.

Soå tay chaát löôïng vaø Soå tay moâi tröôøng

4. Taøi lieäu tham khaûo: 5. Phuï luïc:

(bieåu maãu maõ soá: 0086)

Danh muïc hoà sô