TR NG CAO Đ NG S PH M TRUNGƯỜ Ẳ Ư Ạ
NGƯƠ
KHOA QU N LÝ VĂN THẢ Ư
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c l p – T do – H nh phúcộ ậ ự ạ
Đ s 1 ề ố
Đ THI K T THÚC H C PH NỀ Ế Ọ Ầ
L p h s và n p l u h s vào l u tr c quanậ ồ ơ ộ ư ồ ơ ư ữ ơ
Ngành Qu n tr văn phòng, Khóa , H : CĐCQả ị ệ
H c kỳ: Năm 2009 – 2011ọ
Th i gian làm bài: 90 phútờ
Câu 1. ( 4 đi m)ể
1. Nêu trách nhi m l p h s c a các đ n v và cá nhân trong cệ ậ ồ ơ ủ ơ ị ơ
quan.
Câu 2. (6 đi m)ể
1. Trình bày cách t ch c công tác l p h s và biên m c h s ? ổ ứ ậ ồ ơ ụ ồ ơ
2. Trình bày cách đánh s t trong h s .ố ờ ồ ơ
TR NG MÔN KÝ DUY TƯỞ Ệ GI NG VIÊN GI I THI U ĐẢ Ớ Ệ Ề
TS. Nguy n L Nhungễ ệ
TR NG KHOA KÝ DUY TƯỞ Ệ
KÝ DUY T ĐỆ Ề
09-CĐQTVP - đ s 1ề ố
TR NG CAO Đ NG S PH M TRUNGƯỜ Ẳ Ư Ạ
NGƯƠ
KHOA QU N LÝ VĂN THẢ Ư
Đ s 1ề ố
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c l p – T do – H nh phúcộ ậ ự ạ
ĐÁP ÁN – THANG ĐI M Đ THI K T THÚC H C PH NỂ Ề Ế Ọ Ầ
L p h s và n p l u h s vào l u tr c quanậ ồ ơ ộ ư ồ ơ ư ữ ơ
Ngành Th ký văn phòng, Khóa H : CĐCQư ệ
H c kỳ: Năm 2009 – 2011ọ
Th i gian làm bài: 90 phútờ
Câu Ý N i dungộĐi mể
1. 1. Trách nhi m c a các đ n v và cá nhân trong c quan, t ch cệ ủ ơ ị ơ ổ ứ
1. Căn c pháp lý v l p h s ứ ề ậ ồ ơ
2. Ch đ o công tác l p h s , n p l uỉ ạ ậ ồ ơ ộ ư
- Ng i đ ng đ u CQ, TC có trách nhi m ch đ o c/tác giao n pườ ứ ầ ệ ỉ ạ ộ
h s , tài li u vào l u tr hi n hành đ i v i các CQ, TC thu cồ ơ ệ ư ữ ệ ố ớ ộ
ph m vi qu n lý c a mình.ạ ả ủ
- Chánh văn phòng, TPHC có trách nhi m tham m u cho ng iệ ư ườ
đ ng đ u CQ, TC trong vi c ch đ o, ki m tra, h ng d n cácứ ầ ệ ỉ ạ ể ướ ẫ
đ n v giao n p h s vào l u tr c quan.ơ ị ộ ồ ơ ư ữ ơ
- Th tr ng các đ n v trong CQ, TC có tr/nhi m giao n p h s ,ủ ưở ơ ị ệ ộ ồ ơ
tài li u c a đ n v mình vào l u tr c quan.ệ ủ ơ ị ư ữ ơ
2. Trách nhi m c a cán b , chuyên viên: ệ ủ ộ Cu i năm ki m tra, hoànố ể
ch nh l i các h s mình đã l p trong năm, ki m tra tài li u, văn b nỉ ạ ồ ơ ậ ể ệ ả
và ki m tra vi c s p x p tài li u trong t ng h s , hoàn ch nh h sể ệ ắ ế ệ ừ ồ ơ ỉ ồ ơ
theo đúng quy đ nh, h th ng hóa h s , th ng kê các h s c n n pị ệ ố ồ ơ ố ồ ơ ầ ộ
l u vào m c l c h s đ chu n b giao n p nh ng h s , tài li u đóư ụ ụ ồ ơ ể ẩ ị ộ ữ ồ ơ ệ
vào l u tr hi n hành c a c quanư ữ ệ ủ ơ
3. Cán b l u tr có trách nhi m theo dõi, đôn đ c các đ n v n p l uộ ư ữ ệ ố ơ ị ộ ư
h s . Khi giao nh n h s c n đ i chi u v i b n m c l c h s n pồ ơ ậ ồ ơ ầ ố ế ớ ả ụ ụ ồ ơ ộ
l u, ki m tra thi u đ , xem xét h s và n u c n thì yêu c u phòngư ể ế ủ ồ ơ ế ầ ầ
ch c năng có h s b sung cho đ r i ký nh n vào biên b n n p l uứ ồ ơ ổ ủ ồ ậ ả ộ ư
4
2. 1. 1. T ch c công tác l p h s đ c ti n hành theo trình t sau :ổ ứ ậ ồ ơ ượ ế ự
- Phân đ nh h s .ị ồ ơ
- S p x p văn b n trong h s .ắ ế ả ồ ơ
2
09-CĐQTVP - đ s 1ề ố
- Đánh s t .ố ờ
- Vi t m c l c văn b n.ế ụ ụ ả
- Vi t ch ng t k t thúc.ế ứ ừ ế
- Vi t bìa h s .ế ồ ơ
2. 2. Biên m c h s g m: ụ ồ ơ ồ
Biên m c bên trong: đánh s t , vi t m c l c tài li u, vi t ch ngụ ố ờ ế ụ ụ ệ ế ứ
t k t thúc, ừ ế
Biên m c bên ngoài: vi t bìa h s .ụ ế ồ ơ
2
3. 3. Trình bày cách đánh s t trong h s ?ố ờ ồ ơ
Đánh s tố ờ: S t là s l ng t tài li u có trong m t h s , ố ờ ố ượ ờ ệ ộ ồ ơ
- M c đích: c đ nh th t các tài li u trong h s , b o đ mụ ố ị ứ ự ệ ồ ơ ả ả
không b th t l c, m t mát, thu n ti n cho vi c qu n lý và tra tìmị ấ ạ ấ ậ ệ ệ ả
tài li u.ệ
- Yêu c u: Đánh s t ph i rõ ràng, chính xác, ầ ố ờ ả
- Cách đánh s tố ờ
2
GI NG VIÊN GI I THI U ĐẢ Ớ Ệ Ề
TS. Nguy n L Nhungễ ệ
09-CĐQTVP - đ s 1ề ố