Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG

BỘ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÀI LIỆU HỌC TẬP

VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỌC (Giảng viên: ThS. Đặng Thanh Nam)

TP.Hồ Chí Minh, 2016

Chương 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN

Nhu cầu giao tiếp, trao đổi hoạt động với nhau giữa con người với con người xuất hiện ngay từ khi xã hội loài người được hình thành. Thông qua giao tiếp, con người thể hiện và thực hiện được cuộc sống vật chất, tinh thần của mình. Trong bình diện xã hội, nhu cầu tổ chức các quan hệ xã hội, bảo đảm những điều kiện thiết yếu cho sự duy trì và phát triển xã hội cũng xuất hiện ngay từ buổi bình minh của loài người. Để thực hiện những nhu cầu trên, con người phải nhờ những công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên, con người thực hiện giao tiếp thông qua cử chỉ, qua các dấu hiệu được quy ước trong từng cộng đồng, tộc người. Ngôn ngữ và văn bản là những hình thức phát triển cao của các công cụ giao tiếp.

Ngôn ngữ xuất hiện cùng với quá trình lao động, tổ chức lao động của con người, đánh dấu bước tiến lớn của nhân loại, mở ra một cuộc cách mạng thực sự trong hoạt động giao tiếp.

Ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết) ra đời tạo tiền đề cho sự xuất hiện một công cụ giao tiếp mới, chất lượng hơn, đó là văn bản. Đến một giai đoạn lịch sử nhất định, khi lực lượng sản xuất của xã hội phát triển, con người phát minh ra giấy và phát hiện ra những ưu việt của nó so với các chất liệu mang tin khác như: đá, gỗ, tre, trúc, xương… Và con người đã sử dụng nó thay cho các chất liệu này thì văn bản – theo nguyên nghĩa của từ (là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin) – mới xuất hiện. Như vậy, xét một cách tổng quát, văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nói cách khác, văn bản là những bản viết hoặc in một loại ngôn ngữ nhất định, thể hiện một lượng thông tin cần thiết cho hoạt động của cá nhân, tổ chức, cũng như cho việc quản lý xã hội. Trong hoạt động quản lý, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện hoạt động của các tổ chức và cơ quan.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ, con người đã tạo ra nhiều công cụ giao tiếp mới, hiện đại, song văn bản vẫn là công cụ giao tiếp phổ biến, trong một thời gian dài khó có công cụ nào thay thế được.

1.1. Khái niệm về văn bản

Dưới góc độ ngôn ngữ học, văn bản là hoạt động giao tiếp ở dạng chữ viết, mang tính hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một giao tiếp nào đó. Theo đó có nhiều thể loại văn bản với phong cách hành văn khác nhau như văn bản phong cách nghệ thuật (văn chương, thơ ca…), văn bản phong cách chính luận (bài báo, thời sự…), văn bản phong cách hành chính (quyết định, báo cáo…).

Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.

Như vậy, có thể hiểu chung nhất thì văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin trên một loại vật liệu, bằng một ngôn ngữ cụ thể và theo một phong cách ngôn ngữ nhất định.

Văn bản hành chính là văn bản được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ, dùng làm phương tiện giao tiếp trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan, tổ chức và của các cá nhân liên quan đến lĩnh vực hành chính.

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

1.2. Phân loại văn bản

Trong xã hội, văn bản gồm có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể trong hoạt động quản lý. Việc phân loại văn bản giúp nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản nhằm: lựa chọn loại văn bản phù hợp trong việc giải quyết từng trường hợp cụ thể; áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp; quản lý chặt chẽ văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Có thể phân loại văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau dựa vào những đặc điểm về nội dung, hình thức của chúng. Sau đây là một số cách phân loại thường áp dụng:

1.2.1. Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản

- Văn bản của các cơ quan, tổ chức trong xã hội. - Văn bản của các chức danh nhà nước. - Văn bản của cá nhân.

1.2.2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản

- Văn bản đi. - Văn bản đến. - Văn bản lưu hành nội bộ.

1.2.3. Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản

- Văn bản thông dụng. - Văn bản chuyên môn.

1.2.4. Phân loại theo phạm vi phổ biến của văn bản

- Văn bản mật. - Văn bản nội bộ. - Văn bản phổ biến rộng rãi.

1.2.5. Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản

Theo Điều 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định các hình thức văn bản hình thnh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002 (Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, nghị quyết và thông tư liên tịch).

- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.

- Văn bản chuyên ngành: văn bản của các ngành chuyên biệt như kế toán, tài chính, thống kê, nhân sự, địa chính…

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – x hội: Văn bản của Đảng, công đoàn,

đoàn thanh niên,…

1.3. Chức năng của văn bản

Chức năng của văn bản nói chung là giá trị, công dụng của nó đối với con người, xã hội. Thường một văn bản đều mang nhiều chức năng như: chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng văn hóa, chức năng thống kê… Việc khai thác đúng đắn các chức năng của văn bản cho phép nâng cao chất lượng giao tiếp, cũng là định hướng cho việc sử dụng, quản lý văn bản.

1.3.1. Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là chức năng cơ bản nhất của tất cả các loại văn bản trong đó có văn bản quản lý nhà nước. Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại, sự phát triển mạnh của nền kinh tế quốc dân, hoạt động quản lý nhà nước và nhiều lĩnh vực khác của đời sống xã hội nói chung, hiện nay khối lượng thông tin cần truyền đạt của bộ máy quản lý nhà nước rất lớn. Trước tình hình đó, con người đã áp dụng nhiều hình thức để ghi chép và truyền tải thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động quản lý nhà nước. Trong các hình thức đó, văn bản có một vị trí quan trọng. Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lý của bộ máy nhà nước. Như vậy, chính nhu cầu ghi lại, lưu trữ thông tin là nguyên nhân hình thành văn bản.

Để ghi chép và truyền đạt thông tin cần có một phương tiện nhất định. Phương tiện đó là ngôn ngữ. Ngôn ngữ bao gồm hai dạng: tiếng nói và chữ viết. Trong quá trình hình thành và phát triển xã hội, không phải lúc nào loài người cũng có đủ hai dạng tín hiệu của ngôn ngữ. Ở xã hội nguyên thuỷ, loài người trao đổi thông tin chủ yếu bằng tiếng nói. Tiếng nói chỉ cho phép trao đổi thông tin trực tiếp trong một khoảng cách gần. Việc ghi lại thông tin và lưu trữ thông tin được thực hiện bằng bộ óc của con người. Một bộ óc dù đặc biệt cũng chỉ lưu trữ được một lượng thông tin nhất định. Những thông tin này có độ chính xác không lớn và độ chính xác này giảm đi theo thời gian.

Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Sự ra đời của chữ viết đã đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong tiến trình lịch sử của xã hội loài người nói chung và của từng quốc gia nói riêng.

Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống x hội, khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người.

Trong quá trình tồn tại và phát triển, loài người đã sử dụng nhiều loại vật liệu để làm văn bản như đất sét, bia đá, tre, gỗ, da… Những vật liệu này cho phép ghi chép được nhiều hiện tượng, sự vật xảy ra trong tự nhiên và xã hội.

Ví dụ: Các dân tộc vùng Lưỡng Hà đã dùng đất sét, đá để ghi chép các đạo luật, các sắc dụ, các hiệp ước, thư từ trao đổi, thơ ca, truyện kể, số học, hình học, thiên văn, lời cầu nguyện, tên các thần thánh…

Chức năng thông tin của văn bản được thể hiện ở hai mặt:

- Ghi chép các thông tin. - Truyền đạt các thông tin.

Ngày nay, các quốc gia chủ yếu dùng giấy để làm văn bản nhằm ghi chép và truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý, ngồi ra còn xuất hiện một số loại vật liệu khác để làm ra văn bản như các tài liệu điện tử…

Ở nước ta, văn bản được sử dụng để ghi chép và truyền đạt thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước (thông tin quy phạm pháp luật, nhằm điều tiết các mối quan hệ xã hội); thông tin về tổ chức, nhân sự, chương trình, kế hoạch; phản ánh tình hình hoạt động lên cấp trên; về hoạt động của các cơ sở; kiến nghị, đề nghị; trao đổi công việc...

Theo quan điểm thông tin, giá trị của văn bản được bảo đảm bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó. Giá trị thông tin chứa trong văn bản phụ thuộc vào tính chính xác, mức độ đầy đủ và sự không lặp lại cái cũ của các thông tin mà văn bản mang lại cho quá trình quản lý.

Việc khai thác chức năng thông tin của văn bản là hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. Bởi vì, thực chất của quản lý là việc thu thập, xử lý thông tin, từ đó có các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Để thu thập thông tin, chủ thể quản lý có thể khai thác, sử dụng nhiều nguồn khác nhau, có thể truyền tải các quyết định quản lý bằng nhiều công cụ khác nhau, nhưng văn bản quản lý nhà nước bao giờ cũng là nguồn, là công cụ quan trọng nhất, đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của quản lý nhà nước. Bởi lẽ, thứ nhất, nó là nguồn thông tin hết sức phong phú, đa dạng, về tất cả các lĩnh vực của đời sống vật chất, tinh thần của con người, của xã hội; thứ hai, thông tin mà văn bản quản lý nhà nước cung cấp mang tính toàn diện, cả thông tin quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin tương lai; thứ ba, đó là nguồn thông tin có độ tin cậy cao nhất, được bảo đảm bởi giá trị và hiệu lực pháp lý.

Ngoài ra, chức năng thông tin của văn bản còn được thể hiện ở khả năng truyền tin, tức là truyền đạt các quyết định quản lý và thông tin lin quan đến đối tượng quản lý nhanh, chính xác, đồng thời lưu giữ tin để làm cơ sở đánh giá hiệu quả, trách nhiệm trong quản lý.

Chức năng thông tin có thể được thực hiện bằng các phương tiện khác như báo chí, đài truyền thanh, đài truyền hình, điện thoại, máy vi tính… nhưng văn bản là phương tiện cơ bản và là phương tiện tốt nhất để thực hiện chức năng thông tin.

Chức năng thông tin có một vai trò đặc biệt đối với sự hình thành văn bản, phản ánh đặc trưng cơ bản của văn bản - phương tiện ghi chép và truyền đạt các thông tin quản lý.

1.3.2. Chức năng pháp lý

Văn bản là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề trong xã hội. Chức năng này của văn bản quản lý nhà nước có thể được thể hiện trên hai phương diện : Một là, văn bản được sử dụng như là một phương tiện để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý hình thành trong hoạt động quản lý cũng như các hoạt động khác; hai là, văn bản là chứng cứ để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các tổ chức đồng thời là sản phẩm của quá trình hoạt động của các tổ chức. Trong nhiều trường hợp văn bản chính là sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế. Ví dụ các quyết định xử phạt vi phạm hành chính chính là sự vận dụng các quy phạm pháp luật về xử phạt hành chính trong một lĩnh vực nào đó như xây dựng, môi trường, văn hóa… vào cuộc sống hàng ngày nhằm đảm bảo trật tự, kỷ cương xã hội.

Các cơ quan của bộ máy quản lý nhà nước ban hành văn bản có tính pháp lý nhằm thực hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp chung của mọi thành viên trong xã hội. Như vậy, chính mục đích ban hành văn bản quản lý nhà nước đã tạo nên chức năng pháp lý của chúng. Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện cụ thể ở các mặt sau đây:

1.3.2.1. Các văn bản là cơ sở pháp lý để Nhà nước điều hành xã hội

Các quy định về tất cả các lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, y tế, giáo dục… của Nhà nước đều được thể hiện trong các văn bản quản lý nhà nước, do đó các văn bản này là cơ sở pháp lý để Nhà nước điều hành xã hội.

1.3.2.2. Văn bản là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

Trước hết văn bản là cơ sở pháp lý về sự tồn tại và hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Mọi cơ quan, tổ chức đều được thành lập hoặc công nhận bằng một văn bản của một cơ quan nhà nước hoặc cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Không có văn bản về việc thành lập (công nhận), quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế thì mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều bị coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản là cơ sở pháp lý về sự tồn tại và hoạt động của cơ quan, tổ chức.

VD: Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cơ sở pháp lý để Sở 6

Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thay cho Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trước đây.

Văn bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan ban hành các quyết định quản lý: Trong quá trình hoạt động, các cơ quan phải ban hành các quyết định quản lý. Các quyết định quản lý này phải dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước như luật, pháp lệnh, nghị định… Do đó, văn bản là cơ sở pháp lý để các cơ quan ban hành các quyết định quản lý.

Ví dụ: Quyết định số 85/QĐ-BNN ngày 06/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Quy chế quản lý sản xuất, kinh doanh giống thủy sản chính là cơ sở pháp lý để các cơ quan có chức năng quản lý sản xuất, kinh doanh giống thủy sản ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của mình cho phù hợp với Quy chế nêu trên.

1.3.2.3. Văn bản là cơ sở pháp lý để cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ

Cán bộ công chức phải sống và làm việc theo pháp luật đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, văn bản là cơ sở pháp lý để cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ của mình được giao.

Ví dụ: Luật Giáo dục là cơ sở pháp lý để các giảng viên thực hiện trách nhiệm của mình.

1.3.2.4. Văn bản là cơ sở pháp lý để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chính sách, chế độ trong các cơ quan tổ chức.

Văn bản thể hiện các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước về một vấn đề cụ thể, vì vậy đây là cơ sở pháp lý để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chính sách, chế độ trong các cơ quan, tổ chức.

Ví dụ: Quyết định số 965/QĐ-TTg ngày 21/7/2008 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành một số chính sách hỗ trợ đồng bào dân tộc thiểu số, hộ thuộc diện chính sách, hộ nghèo, hộ cận nghèo và ngư dân. Đây là cơ sở pháp lý để các cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra việc thực hiện văn bản trên tại các địa phương.

1.3.2.5. Văn bản là cơ sở pháp lý đảm bảo quyền lợi chính đáng của mọi tổ chức và công dân

Mọi tổ chức và công dân đều có nghĩa vụ tuân theo pháp luật (nộp thuế, thi hành nghĩa vụ quân sự, bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh trật tự an toàn xã hội …), nhưng đồng thời cũng được pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình (quyền được học tập, quyền được tự quyết định hôn nhân, hạnh phúc cá nhân, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, quyền bất khả xâm phạm về thân thể, quyền được kinh doanh, tự dô ngôn luận…). Do vậy, văn bản là cơ sở pháp lý để mọi tổ chức và công dân bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Trong xã hội, không ít trường hợp các cán bộ có chức, có quyền đã xâm phạm quyền lợi hợp pháp của tổ chức và công dân. Trong trường hợp này, các tổ chức và công dân có thể sử dụng các văn bản làm cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình.

Ví dụ: Quyết định số 810/QĐ-CTN ngày 25/6/2008 của Chủ tịch nước về việc cho thôi quốc tịch Việt Nam, hoặc Quyết định số 821/QĐ-CTN ngày 27/6/2008 của Chủ tịch nước về việc cho trở lại quốc tịch Việt Nam, đây là cơ sở pháp lý để các công dân có tên trong Quyết định bảo vệ quyền lợi của mình.

1.3.3. Chức năng quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình chỉ đạo, điều hành.Chức năng này thể hiện ở các phương diện sau:

Thứ nhất, nó là cơ sở tổ chức bộ máy quản lý, bảo đảm sự phân công, phân cấp thẩm quyền một cách rõ ràng, chính xác.

Thứ hai, nó cung cấp những chuẩn mực cho hoạt động quản lý, đồng thời là phương tiện tổ chức, điều hành các mối quan hệ quản lý cụ thể.

Thứ ba, nó là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng như trách nhiệm cụ thể trong quản lý.

Văn bản là một trong các phương tiện cung cấp những thông tin cần thiết giúp các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ra các quyết định, đồng thời nó là phương tiện thiết yếu để truyền đạt các quyết định quản lý đó đến đối tượng thi hành. Có thể nói, văn bản là phương tiện, là công cụ chủ yếu để Nhà nước quản lý và điều hành xã hội. Ở góc độ từng cơ quan, tổ chức thì văn bản là phương tiện để ban hành các quy định, chế độ, các biện pháp chỉ đạo; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cơ quan, các đơn vị trực thuộc và cá nhân; báo cáo và xin ý kiến cấp trên; liên hệ trao đổi công tác với các cơ quan hữu quan.

Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý, cần có các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với thực tế trong từng thời điểm nhất định. Nếu không, sẽ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, xa rời thực tế, bất chấp các quyết định đó có phù hợp với thực tế khách quan hay không, phù hợp với nguyện vọng của đa số hay khơng. Trong thực tiễn, do xa rời thực tế mà nhiều cơ quan đ cĩ những quyết định quản lý sai trái, làm thiệt hại hàng tỷ, hàng ngàn tỷ đồng của Nhà nước.

1.3.4. Chức năng văn hóa

Văn hóa là một khái niệm rất rộng, bao gồm toàn bộ giá trị sáng tạo của con người trong quá trình tồn tại và phát triển nhằm vươn tới một nền văn minh cao hơn. Văn hóa biểu hiện quá trình tự phát triển của con người và luôn luôn gắn liền với quá trình lao động, tư duy, phục vụ cho lợi ích của con người. Quá trình đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và có tính kế thừa từ thế hệ này qua thế hệ khác. Khi xem xét chức năng văn hóa của văn bản, chúng ta có thể thấy bản thân văn bản cũng là một sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội, cải tạo tự nhiên.

Là một phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, văn bản góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ. Qua 8

các văn bản quản lý, người ta có thể tìm thấy không chỉ các quyết định quản lý mà còn tìm được những quy định cơ bản về nếp sống của xã hội qua từng thời kỳ lịch sử và về đời sống văn hóa của nhân dân. Đó là các quy định về hôn nhân, gia đình, về thực hiện nếp sống văn minh, về văn học nghệ thuật dân tộc, về chống mê tín dị đoan, chống văn hóa phản động, đồi trụy… Chính vì vậy, văn bản của mỗi thời kỳ sẽ phản ánh văn hóa mang đậm bản sắc dân tộc.

Văn bản góp phần hướng dẫn, chỉ đạo mọi người thực hiện những quy chế đã cũ, xây dựng nếp sống văn hóa mới phù hợp với thời kỳ mới, phù hợp với pháp luật hiện hành.

Những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu, đúng thể thức, văn phong chuẩn mực không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn cho cả tương lai. Chúng ta có thể học tập được nhiều qua các văn bản như thế để nâng cao trình độ văn hóa của mình. Nhiều nội dung văn hóa truyền thống có giá trị đã được xây dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu, văn bản hình thnh trong hoạt động của các cơ quan quản lý hiện đang được lưu giữ trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, thành phố.

1.3. 5. Chức năng xã hội

Trong văn bản bao giờ cũng chứa đựng những thông tin xã hội và phản ánh quan hệ giữa người với người trong xã hội. Điều này làm nên chức năng xã hội của văn bản. Ở nước ta, Nhà nước là của dân, do dân và vì dân. Chính vì vậy, trong các văn bản, từ đạo luật cơ bản là Hiến pháp cho đến các văn bản khác đều khẳng định người dân là chủ của đất nước, được bình đẳng trong mọi quan hệ xã hội. Mọi vi phạm pháp luật từ phía các cơ quan, tổ chức, người dân hay các quan chức, dù là quan chức cao cấp, đều phải trách nhiệm trước pháp luật.

1.3.6. Các chức năng khác

Chức năng sử liệu của văn bản được thể hiện ở chỗ văn bản là nguồn sử liệu cơ bản và quan trọng nhất để nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển xã hội.

Chức năng thống kê của văn bản được thể hiện ở chỗ văn bản chứa đựng các số liệu về sự hình thành, sự phát triển của đất nước nói chung và từng lĩnh vực nói riêng. Thể hiện chức năng này rõ rệt nhất là các loại văn bản được sử dụng vào mục đích thống kê dân số, tài nguyên, khoáng sản, năng lực tài chính, tài sản của quốc gia,. Tại các cơ quan, doanh nghiệp thì thống tình hình nhân sự, tiền lương, trang thiết bị, cơ sở vật chất… Chúng có tác dụng giúp các nhà quản lý phân tích các diễn biến, ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau trong quá trình quản lý, kiểm tra kết quả công việc... Muốn cho chức năng thống kê của văn bản được đảm bảo thì số liệu trong các văn bản phải chính xác, đầy đủ và có tính khoa học. Nếu đưa vào văn bản những số liệu thống kê không chính xác, phiến diện sẽ gây ra ảnh hưởng xấu cho hoạt động quản lý.

Chương 2

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

2.1. Yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính

2.1.1. Yêu cầu đối với người soạn thảo

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là phương pháp vận dụng các hiểu biết từ thực tiễn công việc, vận dụng các kiến thức về ngôn ngữ, về pháp luật, về hành chính và kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật để xây dựng và ban hành văn bản. Kỹ thuật soạn thảo văn bản đòi hỏi người soạn thảo phải đáp ứng những yêu cầu sau đây:

- Có hiểu biết sâu sắc từ thực tiễn công việc và vận dụng các hiểu biết đó để giải quyết các vấn đề mà văn bản đề cập, từ đó làm cho nội dung văn bản sát với thực tế công việc và có tính khả thi cao.

- Có kiến thức và biết vận dụng các kiến thức về pháp luật, về hành chính để giải quyết những vấn đề, những sự việc nêu ở trong văn bản nhằm làm cho văn bản không trái với pháp luật, không trái với các văn bản của cấp trên, đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

- Có kiến thức và biết vận dụng các kiến thức về ngôn ngữ để diễn đạt sao cho nội dung văn bản được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận nội dung văn bản được nhanh chóng, chính xác, tránh hiểu sai, hiểu nhầm nội dung của văn bản.

Mặt khác, khi xây dựng văn bản, người thực hiện được trợ giúp bởi các phương tiện kỹ thuật như máy vi tính, máy in … Các phương tiện kỹ thuật giúp cho người làm văn bản tốn ít công sức, ít thời gian trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Muốn vậy, người làm văn bản phải có kỹ năng sử dụng thành thạo các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công việc hình thành văn bản một cách nhanh chóng, chính xác.

2.1.2. Phương pháp diễn đạt nội dung văn bản hành chính

2.1.2.1. Xây dựng kết cấu nội dung văn bản

Nội dung văn bản là toàn bộ các thông tin mà văn bản đề cập. Để văn bản dễ đọc, dễ hiểu thì nội dung văn bản phải được trình bày theo một kết cấu nhất định. Kết cấu nội dung văn bản dùng trong lĩnh vực hoạt động hành chính tùy thuộc vào từng loại văn bản cụ thể mà có những kết cấu khác nhau. Một văn bản hành chính thường có kết cấu như sau:

- Phần đặt vấn đề: Phần đặt vấn đề trong văn bản thường nêu lên lý do, cơ sở (cơ sở pháp lý và cơ sở thực tế) để ban hành văn bản. Ví dụ: “Căn cứ Điều 8 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu,

việc tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức như sau:”.

- Nội dung chính: Phần này trình bày toàn bộ nội dung cơ bản của văn bản, là phần phát triển những thông tin cần thiết, cụ thể từ những nội dung đã giới thiệu ở phần đặt vấn đề. Trong đó chủ yếu trình bày rõ các luận điểm, luận cứ. Đó chính là các lí lẽ, dẫn chứng nhằm dẫn dắt, thuyết phục người đọc đến với những điều mà người viết cần đạt được. Khi trình bày phần giải quyết vấn đề, các lí lẽ, các dẫn chứng không được trùng lặp, mâu thuẫn với nhau mà chúng phải tạo thành một thể thống nhất, hoàn chỉnh.

- Kết thúc: thường đưa ra yêu cầu thực hiện hoặc nhấn mạnh thêm trách nhiệm giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; hoặc đề nghị, mong muốn được giải quyết, được hướng dẫn… Ví dụ: “Chủ tịch UBND Tỉnh yêu cầu thủ trưởng các cơ quan thực hiện nghiêm Chỉ thị và báo cáo kết quả thực hiện về UBND Tỉnh trước ngày 30/8/ 2015”.

2.1.2.2. Phương pháp diễn đạt nội dung văn bản

Khi diễn đạt nội dung văn bản cần phải lựa chọn phương pháp diễn đạt (phương pháp lập luận) cho phù hợp với nội dung và thể loại của từng loại văn bản. Nghĩa là người viết đưa ra một hoặc một số những lý lẽ nhằm thuyết phục người đọc, dẫn dắt họ đi đến một kết luận mà người viết muốn đạt tới.

Khi lập luận, người viết thường kết hợp với những dẫn chứng cụ thể, chính xác. Lập luận chỉ có giá trị và có tính thuyết phục khi lập luận có kèm theo các dẫn chứng cụ thể và chính xác. Đồng thời người viết phải biết sắp xếp trình tự các câu trong cùng một đoạn văn, các ý trong cùng một văn bản theo một trình tự logic, hợp lý. Các kiểu lập luận thường gặp khi xây dựng văn bản:

- Quy nạp: là quá trình lập luận đi từ cái riêng đến cái chung. Từ cái cụ thể, cái chi tiết đến cái chung, cái khái quát. Ví dụ: “… Trong quý III/2015, trường đã thực hiện hợp đồng mới với 03 lao động có trình độ đại học. Đến quý IV/2015, cơ quan tiếp tục hợp đồng với 04 lao động (02 trình độ trung cấp, 02 trình độ đại học). Như vậy, năm 2015, cơ quan đã hoàn thành công tác nhân sự theo đúng chỉ tiêu trong kế hoạch công tác đã đề ra”.

- Diễn dịch: là phương pháp lập luận đi từ cái chung, cái khái quát đến cái riêng, cái cụ thể, cái chi tiết. Ví dụ: “Năm 2015, cơ quan đã hoàn thành công tác nhân sự theo đúng chỉ tiêu trong kế hoạch công tác đã đề ra. Cụ thể: Quý III/2015, cơ quan đã thực hiện hợp đồng mới với 03 lao động có trình độ đại học. Đến quý IV/2015, cơ quan tiếp tục hợp đồng với 04 lao động (02 trình độ trung cấp, 02 trình độ đại học)”.

- So sánh: Là phương pháp lập luận dựa vào những điều đã biết, đã được công nhận suy ra những điều tương tự có chung một logic. Ví dụ: So với 5 năm trước, diện tích cây cà phê của tỉnh Daklak giảm một nửa (từ 30.000 ha năm 2014 giảm còn 22.000 ha năm 2015) nhưng năng suất lại tăng gấp đôi (từ 5.5 tấn/ha lên 7 tấn/ha). Nhờ thế tổng sản lượng cà phê vẫn được giữ nguyên.

- Nhân quả: Đây là phương pháp lập luận làm sáng tỏ bản chất, nguồn gốc của các hiện tượng, các vấn đề và cũng nhằm dự kiến các hiện tượng, các vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai dựa 11

trên mối quan hệ biện chứng giữa nguyên nhân và kết quả. Có hai cách trình bày: nguyên nhân-kết quả, kết quả -nguyên nhân. Ví dụ: Do tình hình thời tiết, khí hậu, thủy văn có những diễn biến bất thường dẫn đến tình trạng nắng nóng, khô hạn kéo dài đã gây ảnh hưởng lớn đến phát triển kinh tế của cả khu vực Tây nguyên nói chung và của tỉnh Đắc Lắc nói riêng…

2.1.3. Phương pháp sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính

2.1.3.1. Ngôn ngữ, phong cách ngôn ngữ, đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ

a. Ngôn ngữ

Ngôn ngữ bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết. Chữ viết là hệ thống các ký hiệu để diễn đạt nội dung văn bản làm phương tiện giao tiếp của một cộng đồng người nhất định. Trong xã hội Việt Nam hiện nay, tiếng Việt là phương tiện, là chất liệu để xây dựng văn bản. Trong tài liệu này, chỉ đề cập đến dạng ngôn ngữ viết, phương tiện để diễn đạt nội dung văn bản hành chính, phương tiện giao tiếp giữa các cơ quan/tổ chức với nhau, giữa các cơ quan/tổ chức với công dân và ngược lại trong các quan hệ hành chính.

b. Phong cách ngôn ngữ

Phong cách ngôn ngữ là hệ thống các đơn vị ngôn ngữ (từ, cụm từ, câu, bố cục văn bản …) được lựa chọn để diễn đạt một nội dung theo một thể loại văn bản nhất định. Có nhiều phong cách ngôn ngữ:

Phong cách khẩu ngữ (ngôn ngữ nói - dùng trong sinh hoạt và làm việc hằng ngày).

Phong cách nghệ thuật (dùng trong các văn bản nghệ thuật).

Phong cách chính luận (dùng trong các văn bản nghị luận chính trị)

Phong cách khoa học (dùng trong các văn bản khoa học).

Phong cách hành chính công vụ (dùng trong văn bản hành chính).

c. Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ

Một trong những chức năng của văn bản là chức năng quản lý. Do đó, văn bản hành chính xác định rõ các quy định, các mối quan hệ giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan với công dân … trong khuôn khổ của pháp luật, được thực hiện thống nhất từ trung ương xuống địa phương. Phong cách ngôn ngữ trong văn bản hành chính có những đặc điểm cơ bản sau:

- Ngôn ngữ trong văn bản hành chính ngầm tồn tại một mối quan hệ tôn ti, thứ bậc giữa các đối tượng tham gia giao tiếp (cơ quan ban hành văn bản và cơ quan/cá nhân tiếp nhận văn bản). Điều này ảnh hưởng tới sắc thái của một số từ ngữ trong văn bản. Ví dụ: Cách dùng từ (những từ có tính cầu khiến, mệnh lệnh) trong văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới sẽ khác với cách dùng

từ trong văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên (từ “yêu cầu” chỉ dùng trong văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới).

- Khi hai đối tượng cùng thuộc vào một vị trí trong cùng một trường hợp thì hai đối tượng đều bình đẳng trong cách xưng hô. Ví dụ: Khi một ông Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đi học, làm đơn gửi lên lãnh đạo nhà trường để xin được nghỉ học thì ông Chủ tịch cũng là học viên và bình đẳng với mọi học viên khác trong cách xưng hô.

- Văn bản hành chính là tiếng nói của một tổ chức nên không thể hiện các sắc thái quan hệ tình cảm cá nhân. Do đó, văn bản hành chính có tính nghiêm túc, khách quan; không chấp nhận lối nói tùy tiện, châm biếm. Ví dụ: Trong một văn bản ghi lại lời của một chủ tọa phiên tòa: “Anh dùng mìn ném cá à? Sao lại ném trên cạn? Anh có say rượu không?” Ở câu văn trên, ông chủ tọa phiên tòa đã sử dụng không đúng từ “anh”. Vì ngôn ngữ chuẩn trong cách xưng hô tại một phiên tòa thì chủ tọa phiên tòa phải gọi (xưng hô) người bị xét xử là “bị cáo”, không được gọi là “anh”.

- Để quản lý và điều hành nên văn bản hành chính có chức năng chi phối hành vi của các đối tượng thuộc đối tượng điều chỉnh của văn bản. Ví dụ: Quy chế hoạt động của một công ty chi phối hành vi của tất cả các cá nhân đang làm việc trong công ty đó.

- Văn bản hành chính có tính đơn nghĩa, không mơ hồ, không cho phép lối nói nước đôi mà đòi hỏi sự cụ thể, chi tiết. Do đó, không chấp nhận những từ ngữ quá chung chung như “đạt được những thành tích đáng kể, tiến bộ về nhiều mặt”. Những từ ngữ này (nếu có), chỉ nên sử dụng trong phần kết luận sau khi đã có những số liệu cụ thể.

- Văn bản hành chính có tính logic, chặt chẽ, nhất quán và do đó có độ chính xác cao, thể hiện qua từng số liệu và từng từ ngữ mà văn bản sử dụng.

- Tính phổ thông, đại chúng: Đối tượng tiếp nhận văn bản hành chính thường có nhiều tầng lớp khác nhau, ở nhiều địa phương khác nhau… Do đó, khi lựa chọn các phương tiện ngôn ngữ để diễn đạt nội dung, người soạn thảo văn bản phải bảo đảm tính phổ thông, đại chúng, nghĩa là văn bản phải được mọi người tiếp nhận một cách dễ dàng. Tránh việc sử dụng từ địa phương, thuật ngữ, tiếng nước ngoài, nếu không thật cần thiết. Khi cần thiết phải sử dụng từ, thuật ngữ, tiếng nước ngoài thì phải có chú thích để mọi người đều có thể hiểu và hiểu được một cách rõ ràng.

- Tính trang trọng, lịch sự: Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải trang trọng, lịch sự. Cần lựa chọn chính xác các từ ngữ để diễn đạt nội dung văn bản cho phù hợp. Bên cạnh đó, sự lựa chọn các từ ngữ có tính chất “tình thái” cũng thể hiện rất rõ trong các văn bản quản lý nhà nước. Chẳng hạn, cụm từ “cần báo ngay” thể hiện yêu cầu giải quyết công việc với một thái độ cấp bách của chủ thể ban hành văn bản đối với đối tượng tiếp nhận văn bản.

- Tính khuôn mẫu: Văn bản hành chính có tính khuôn mẫu cao (cả về hình thức, thể thức và mẫu câu).

+ Về hình thức: Được làm trên những khổ giấy, màu giấy đã được quy định.

+ Về thể thức: Hiện nay, văn bản hành chính được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ quy định về thể thức văn bản hành chính.

+ Về mẫu câu: Văn bản hành chính thường sử dụng các mẫu câu có tính lặp đi lặp lại. (Ví dụ Quyết định có các mẫu câu: Căn cứ vào…., Xét đề nghị của…, Các ông/bà có tên trong … chịu trách nhiệm thi hành quyết định này, Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký)

2.1.3.2. Cách viết câu và liên kết câu trong văn bản hành chính

a. Phân loại câu văn tiếng Việt

Phân loại câu theo mục đích: Câu trần thuật (câu kể), câu hỏi (câu nghi vấn), câu cầu khiến (câu mệnh lệnh), câu cảm thán (câu cảm).

Phân loại câu theo cấu trúc (cấu tạo câu): Câu đơn đặc biệt (có cấu tạo không theo mô hình có nòng cốt câu (N = chủ ngữ - vị ngữ), câu đơn, câu ghép (câu ghép chính phụ, câu ghép đẳng lập).

Phân loại câu theo ý nghĩa phủ định, khẳng định: Câu phủ định, câu khẳng định.

Phân loại câu theo tính chất, trạng thái của hoạt động: Câu chủ động, câu bị động.

b. Câu trong văn bản hành chính

Trước hết, cần khẳng định: Văn bản hành chính sử dụng đa dạng các kiểu câu (trừ câu cảm thán không được sử dụng vì văn bản hành chính có tính đơn nghĩa, minh bạch và không có tính biểu cảm, …). Văn bản hành chính thường sử dụng các kiểu câu:

- Câu trần thuật (câu kể): Câu trần thuật là câu có nội dung thông báo về sự vật, hiện tượng, sự việc … xảy ra trong tự nhiên và xã hội; là một trong những kiểu câu được sử dụng nhiều nhất trong văn bản hành chính. Ví dụ: Kỳ thi tuyển sinh năm 2015-2016 của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn TP Hồ Chí Minh, tổ chức ngày 20, 21/6/2015, có 12.000 thí sinh đến dự thi (trên tổng số 24.000 thí sinh đăng ký, đạt tỷ lệ là 50%).

- Câu mệnh lệnh (câu cầu khiến): Câu mệnh lệnh là câu nêu lên các yêu cầu (đề nghị), các mệnh lệnh… mà đối tượng tiếp nhận văn bản phải thực hiện. Câu mệnh lệnh thường được sử dụng nhiều trong văn bản hành chính vì nó mang tính chất quản lý và điều hành, chi phối hành động đối với đối tượng tiếp nhận văn bản. Ví dụ trong một quyết định có ghi: “ Điều 3. Trưởng phòng Kế toán và những người có tên trong danh sách kèm theo Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này”.

- Câu ghép: Để diễn đạt nhiều khía cạnh của một vấn đề, văn bản hành chính thường sử dụng các loại câu ghép và câu dài để diễn đạt hết nội dung của một vấn đề. Khi sử dụng câu ghép, văn bản hành chính tận dụng tối đa các cặp quan hệ từ “sóng đôi” để làm rõ bản chất của sự việc, vấn đề thông qua các mối quan hệ (như các mối quan hệ nguyên nhân - kết quả, điều kiện - kết

quả). Ví dụ: “Nếu người vi phạm thuộc một trong các trường hợp sau đây thì được xem xét giảm nhẹ hình phạt từ … xuống ...”.

- Câu khẳng định, câu phủ định: Để khẳng định hoặc phủ định một vấn đề nào đó, văn bản hành chính thường sử dụng câu khẳng định hoặc phủ định. Ví dụ: Câu khẳng định: “Vấn đề nêu trên, chúng tôi đã gửi báo cáo lên các cơ quan có thẩm quyền và hiện tại chúng tôi vẫn giữ nguyên ý kiến của mình”. Câu phủ định: “Tình hình thực tế hiện nay có nhiều khó khăn trong tổ chức, điều hành nên công ty chúng tôi không thể thực hiện theo yêu cầu của ...”

- Câu chủ động và câu bị động: là câu có chủ ngữ thực hiện một hành động nêu ở vị ngữ trong thế chủ động hoặc bị động. Do tính chất của nội dung, văn bản hành chính cũng thường hay sử dụng câu chủ động và câu bị động. Ví dụ: Câu chủ động: “Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các doanh nghiệp, các cơ quan, các đơn vị và nhân dân trên địa bàn tỉnh thực hiện một số công tác sau:”. Câu bị động: “Người bị thi hành kỷ luật phải chấp hành nghiêm các quyết định của …”.

c. Liên kết câu trong văn bản hành chính

- Phương thức lặp: là cách liên kết các câu trong văn bản bằng cách câu sau, đoạn sau lặp lại câu trước, đoạn trước (lặp từ ngữ và lặp cấu trúc). Ví dụ: “Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/01/2016, tất cả các văn bản trước đây trái với Quy định này đều bị bãi bỏ”.

- Phương thức thế: là cách dùng từ, cụm từ ở câu sau, đoạn sau thay thế cho từ, cụm từ ở câu trước, đoạn trước. Ví dụ: Ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT- BNV hướng dẫn về việc hướng dẫn về thể thức văn bản hành chính. Văn bản trên là văn bản pháp lý quy định chi tiết về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.

- Phương thức liên tưởng: là cách dùng các từ (ngữ) có liên quan với nhau mà khi một từ (ngữ) này xuất hiện sẽ làm cho người đọc liên hệ tới một từ, cụm từ khác.Ví dụ: “Tai nạn giao thông dẫn tới những chấn thương nghiêm trọng và họ phải tới bệnh viện để chữa trị”.

- Phương thức nối: là cách dùng quan hệ từ và những từ có tác dụng chuyển tiếp để liên kết các câu, các đoạn. Để thực hiện phương thức nối, cần sử dụng các quan hệ từ hoặc những từ có tác dụng chuyển tiếp như: “Tóm lại”, “bên cạnh đó”, “như vậy là” … Ví dụ: “Năm 2015, không những công ty gặp phải tình trạng khan hiếm nguồn nhân lực trình độ cao mà còn gặp phải sự cạnh tranh khốc liệt từ các tập đoàn nước ngoài có tiềm lực kinh tế mạnh…”

2.1.3.3. Cách sử dụng dấu câu trong văn bản hành chính

Dấu câu là phương tiện ngữ pháp để diễn đạt nội dung ý nghĩa và cấu trúc ngữ pháp câu văn tiếng Việt. Khi đặt câu, người viết phải chú ý tới việc đặt dấu câu làm cho các quan hệ về ngữ pháp, ngữ nghĩa được rõ ràng, tránh cho người đọc có thể hiểu sai ý nghĩa của câu. Không sử dụng hoặc sử dụng dấu câu không đúng chỗ thì nội dung văn bản có khi bị hiểu nhầm.

Ví dụ: “Phương pháp làm việc mới là điều quan trọng”. Nếu viết như trên, câu văn sẽ có hai cách hiểu hoàn toàn khác nhau (tùy người đọc suy luận):

- Cách 1: Phương pháp làm việc/mới là điều quan trọng.

- Cách 2 : Phương pháp làm việc mới/là điều quan trọng.

Nguyên nhân là do người soạn thảo không sử dụng dấu ở giữa câu. Nếu không sử dụng dấu giữa câu thì phải có cách diễn đạt khác để cho nghĩa của câu được rõ ràng.

2.1.3.4. Cách xưng hô trong văn bản hành chính

Cách xưng hô trong văn bản hành chính tiềm ẩn những quy ước nhất định. Chẳng hạn, văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên cần nêu đầy đủ tên của cơ quan ở đầu nội dung văn bản. Ví dụ công văn của Trường Đại học Sài Gòn gửi UBND TP.HCM nên viết như sau ở phần mở đầu: “Trường Đại học Sài Gòn xin đề nghị UBND TP.HCM xét duyệt một số vấn đề dưới đây: ...”. Văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới có thể lược bớt tên cơ quan. Ví dụ: “Bộ lưu ý các trường một số vấn đề trong tuyển sinh năm nay như sau:…”.

Việc dùng các đại từ xưng hô để chỉ các đối tượng giao tiếp, văn bản hành chính thường chỉ sử dụng từ “ông” (giới tính nam) và “bà” (giới tính nữ). Ví dụ: “Kính gửi: Ông Nguyễn Văn H – cư trú tại số 17/10 Lê Đức Thọ, Phường 17, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh”. Riêng đối với văn bản gửi cho trẻ em vị thành niên, đặc biệt là học sinh phổ thông, có thể dùng từ “em” cho tất cả các trường hợp. Ví dụ: “Kính gửi: Em Nguyễn Thị Phương Thảo – Trường PTTH Nguyễn Huệ”.

2.1.3.5. Một số từ, cụm từ thông dụng thường dùng trong văn bản hành chính.

Trước hết, cần hiểu “cụm từ thông dụng” ở đây là những cụm từ đặc trưng của văn bản quản lý nhà nước, thường xuyên được sử dụng và mang tính khuôn mẫu. Ví dụ: Căn cứ, theo quyết định, theo đề nghị, xét đề nghị, xét nhu cầu, vậy xin báo, thi hành văn bản, … Vị trí những cụm từ thông dụng ở trong văn bản hành chính thường có vị trí như sau:

- Dùng để mở đầu văn bản: Trân trọng kính mời (giấy mời); Thực hiện chủ trương, thực hiện nhiệm vụ, theo tinh thần, theo (sự) chỉ đạo … (thông báo, công văn…); Trả lời công văn số, thi hành, để giải quyết, theo đề nghị của, thực hiện ý kiến chỉ đạo, được lãnh đạo, … (công văn, chỉ thị, giấy giới thiệu…).

- Dùng để liên kết giữa các phần trong văn bản: Để tiếp tục nâng cao, dưới đây là, về vấn đề trên, dựa vào các quy định …, so với yêu cầu đặt ra, để tiếp tục giải quyết …

- Dùng để kết thúc văn bản: Xin trân trọng cảm ơn, xin chân thành cảm ơn, xin đề nghị … xem xét giải quyết, vậy xin báo, đề nghị cho ý kiến …

Ngoài ra, văn bản hành chính còn có những cụm từ thông dụng để:

- Nêu rõ phạm vi hoặc những điều cần thảo luận, xem xét thêm: Xét về phương diện … thì …, trong tình hình…, chúng tôi đề nghị…, thực hiện trong thời gian là…, với cương vị là …

- Hỏi ý kiến: Đề nghị … cho biết, đề nghị (yêu cầu) trả lời …

- Báo cáo trình bày, xin ý kiến cấp trên: … (tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) cho rằng (nhận thấy), … (tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) mong nhận được ý kiến chỉ đạo của …, xin đề nghị (xin ý kiến), …

- Từ “căn cứ”: Thường được dùng trong các loại văn bản như luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định …. Ví dụ: Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 26/12/2003; Căn cứ Nghị định số 33/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cùa Văn phòng Chính phủ.

- Liên kết các ý với nhau: thể hiện bởi các từ như: tuy nhiên, bên cạnh đó, tóm lại, mặt khác …

- Đôn đốc cấp dưới ở mức độ quyết liệt: từ thường dùng là “yêu cầu”. Ví dụ: Để thực hiện tốt công tác tuyển sinh năm 2009, Bộ yêu cầu các trường thực hiện một số vấn đề sau đây: …

- Đôn đốc cấp dưới ở mức độ ít quyết liệt hơn hoặc dùng trong văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp gửi văn bản cho nhau: từ “đề nghị”. Ví dụ: Bộ đề nghị các trường gửi báo cáo …

2.1.3.6. Một số lỗi chính tả cần tránh khi soạn thảo văn bản hành chính

- Lỗi không nắm được quy tắc kết hợp chữ cái thành âm tiết và từ của tiếng Việt (nghành/ngành);

- Lỗi về cách viết hoa tùy tiện (thủ đô Hà Nội/ Thủ Đô Hà Nội);

- Lỗi không phân biệt được âm tiết n/l (gian lan/gian nan);

- Lỗi do không phân biệt được âm tiết TR/CH (chông đợi/trông đợi);

- Lỗi do không phân biệt được âm tiết S/X (xoi sáng/soi sáng);

- Lỗi do không phân biệt được âm tiết gi/d/r (cập dập/cập rập).

2.1.4. Quy định về thể thức văn bản hành chính.

Thể thức văn bản: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

Kỹ thuật trình bày văn bản: bao gồm khổ giấy, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các

thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ và các chi tiết trình bày khác trên văn bản.

Thể thức văn bản hành chính được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Các thành phần thể thức của văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

 Quốc hiệu;  Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;  Số, ký hiệu của văn bản;  Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;  Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;  Nội dung văn bản;  Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;  Dấu của cơ quan, tổ chức;  Nơi nhận;  Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Ngoài ra, còn có thể có thêm các thành phần như: địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ e- mail; số điện thoại, số Telex, số Fax (đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển).

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

20-25 mm 11

1 2

4 3

5a 5b

9a 10a

10b 12

m m

0 2 - 5 1

6 30-35 mm

7a 9b

8 7c 13

20-25 mm

Thành phần thể thức văn bản

7a, 7b, 7c Quyền hạn, chức vụ, họ tn v chữ ký của người có thẩm quyền

8 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14

Quốc hiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Số, ký hiệu của văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung công văn Nội dung văn bản Ghi chú: Ô số 1 2 3 4 5a 5b 6

Dấu của cơ quan, tổ chức Nơi nhận Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Thể thức văn bản chuyên ngành (kế toán, tài chính, thiết kế, xây dựng… ) do cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành có thẩm quyền quy định.

2.2. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng

2.2.1 Soạn thảo “Quyết định” (hình thức quyết định cá biệt)

Quyết định (cá biệt) là văn bản thể hiện các quyết định về một chính sách, chủ trương, hay quyết định một biện pháp trong quản lí. Việc ban hành một quyết định trong tổ chức thuộc thẩm quyền của tập thể hoặc của cá nhân có thẩm quyền. Gồm 2 loại quyết định (quyết định trực tiếp và quyết định gián tiếp)

2.2.1.1. Quyết định trực tiếp:

Quyết định trực tiếp dùng trong các trường hợp nâng lương, kỉ luật, tuyển dụng, bổ nhiệm… trong nội bộ của một cơ quan/tổ chức.

Thể thức của quyết định trực tiếp được quy định tại mẫu số 1.2 – mẫu Quyết định trực tiếp (phụ lục - Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn mẫu trình bày văn bản hành chính).

Nội dung của quyết định trực tiếp gồm 2 phần:

Phần 1: Căn cứ ban hành Quyết định

a. Căn cứ thẩm quyền 1. Căn cứ pháp lí

Căn cứ khẳng định thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành quyết định (nêu tên văn bản như Quyết định thành lập cơ quan, tổ chức; Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp…).

b. Căn cứ áp dụng

Căn cứ xác định cơ sở pháp lý để áp dụng giải quyết các vấn đề, sự việc nêu trong quyết định. Phần này thường nêu một hoặc nhiều văn bản quy phạm pháp luật (luật, nghị định, quyết định …) liên quan đến nội dung được đề cập trong quyết định.

2. Căn cứ thực tế

Nêu tình hình thực tế (hoặc các văn bản phản ánh tình hình thực tế) hay kiến nghị, đề xuất của đơn vị/cá nhân có chức năng phụ trách hoặc tham mưu về lĩnh vực cần phải điều chỉnh trong quyết định.

Phần 2: Nội dung Quyết định

Phần nội dung của quyết định trực tiếp được trình bày theo hình thức điều, khoản. Nội dung quyết định thường có từ 1 tới 3 điều, thể hiện các nội dung:

Điều 1 Nêu chủ trương, chính sách, chế độ mới hoặc nêu nội dung điều chỉnh, chế độ, chính sách… áp dụng cho đối tượng cụ thể và thời gian hiệu lực của văn bản.

Điều 2 Nêu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; hoặc nghĩa vụ của đối tượng nêu trong điều 1

Điều 3 Đối tượng thi hành và thời gian hiệu lực của quyết định (trong trường hợp điều 1 chưa nêu).

Căn cứ thẩm quyền

Ví dụ: trong quyết định buộc thôi học một sinh viên:

BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TDTT ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: ….../QĐ-TDTTĐN Đà Nẵng, ngày … tháng ... năm 201. - QUYẾT ĐỊNH Về việc kỉ luật sinh viên HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỂ DỤC THỂ THAO ĐÀ NẴNG Căn cứ Quyết định số 2491/QĐ-BVHTTDL ngày 02/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học TDTT Đà Nẵng;

Căn cứ áp dụng

Căn cứ Quy chế học sinh, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy ban hành theo quyết định số 42/2007/QĐ- BGD&ĐT ngày 13/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ thực tế

Phần nội dung

Theo đề nghị của phòng Công tác sinh viên,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Buộc thôi học đối với sinh viên: Nguyễn Văn A – sinh ngày 20/9/19.. – Lớp 5K (chuyên sâu Võ thuật), khoá Đại học 5, về địa phương (xóm Tây Lộc, xã …….., huyện …….., tỉnh ……..)

Điều 2: Lí do buộc thôi học sinh viên Nguyễn Văn A: Vi phạm Quy

chế Công tác HSSV (không có mặt tại trường từ ngày 19/3/201.. đến nay).

Điều 3: Các ông, bà Trưởng phòng, khoa, bộ môn liên quan và sinh

viên có tên ở điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

KT. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Như điều 1; - Phòng ĐT, TV; (đã ký) - Trang website nhà trường; - Địa phương; - Lưu VT, CTSV.

2.2.1.2. Quyết định gián tiếp:

Quyết định gián tiếp dùng để ban hành văn bản khác như Quy chế, Thỏa ước lao động tập thể, Nội quy lao động… được áp dụng trong nội bộ của cơ quan/tổ chức.

Thể thức của quyết định gián tiếp được quy định tại mẫu số 1.3 – mẫu Quyết định gián tiếp (phụ lục - Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn mẫu trình bày văn bản hành chính).

Nội dung của quyết định gián tiếp gồm 2 phần:

Phần 1: Căn cứ ban hành Quyết định

a. Căn cứ thẩm quyền 1. Căn cứ pháp lí

b. Căn cứ áp dụng Căn cứ xác định cơ sở pháp lý để áp dụng giải quyết các vấn đề, sự việc nêu trong quyết định. Phần này thường nêu một hoặc nhiều văn bản quy phạm pháp luật (luật, nghị định, quyết định …) liên quan đến nội dung được đề cập trong quyết định.

c. Căn cứ thực tế

Phần 2: Nội dung Quyết định

Phần nội dung của quyết định gián tiếp được trình bày theo hình thức điều, khoản. Thường có từ 1 tới 3 điều. Thông thường các điều của quyết định đề cập tới như sau:

Điều 1 Nêu tên văn bản ban hành kèm theo

Điều 2 Nêu hiệu lực của văn bản và các quy định khác đối với các văn bản cùng loại trước nó (hiệu lực, sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh… văn bản trước nó)

Điều 3 Nêu đối tượng thi hành.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 4982/QĐ-BGDĐT

Hà Nội, ngày 24 tháng 10 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lí chuyên gia giáo dục Việt Nam

đi làm việc ở nước ngoài

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ thẩm quyền Căn cứ áp dụng

Căn cứ Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Bộ luật Lao động ngày 18 tháng 6 năm 2012;

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ thực tế

Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Đào tạo với nước ngoài,

Phần nội dung

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lí

chuyên gia giáo dục Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 632/QĐ ngày 13 tháng 3 năm 1991 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế tuyển chọn chuyên gia đi giảng dạy và hợp tác kĩ thuật với nước ngoài.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Đào tạo với nước ngoài, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Bộ trưởng (để b/c);

(Đã ký)

- Website Bộ GDĐT;

- Lưu: VT, ĐTVNN.

Trần Quang Quý

2.2.2. Soạn thảo ‘Công văn”

Công văn là loại hình văn bản được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như báo cáo, trả lời, giải thích, đôn đốc, nhắc nhở, chấn chỉnh, yêu cầu, thông báo, giải trình, đề nghị, kiến nghị… Có thể nói đây là loại văn bản phổ biến nhất trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. Việc soạn thảo công văn cần phải xác định rõ mục đích để có thể lựa chọn được từ ngữ chính xác và thích hợp với đối tượng tiếp nhận văn bản.

Về hình thức: Công văn được quy định tại mẫu số 1.5 – mẫu công văn (phụ lục - Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn mẫu trình bày văn bản hành chính).

Về nội dung: Công văn được chia làm ba phần:

Mở đầu Nêu lí do, hoặc viện dẫn mục đích, ý nghĩa của việc ban hành công văn

Nội dung chính

Trình bày các nội dung nhằm giải quyết vấn đề đã nêu trong phần mở đầu. Các thông tin, số liệu, sự việc, luận cứ, biện pháp…. đề cập trong phần này phải rất cụ thể, chi tiết, rõ ràng, hợp lí nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hoặc xem xét giải quyết của đối tượng tiếp nhận văn bản.

Kết luận

Nhấn mạnh lại chủ đề, nội dung chính và yêu cầu về trách nhiệm giải quyết công việc đối với đơn vị, cá nhân có liên quan. Trường hợp công văn đề nghị, giải thích, trả lời, mời họp… thì cần trình bày thêm lời cảm ơn.

Ví dụ:

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------------------------------

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2013

Số: 10525/VPCP-KGVX V/v nghỉ Tết Âm lịch và hoán đổi ngày nghỉ hằng tuần vào dịp nghỉ lễ năm 2014 đối với

cán bộ, công chức, viên chức

Kính gửi: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Căn cứ áp dụng

Xét đề nghị của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (tại văn bản số 89/TTr-LĐTBXH ngày 21/11/2013 về việc nghỉ Tết Âm lịch và hoán đổi ngày nghỉ hằng tuần vào dịp nghỉ lễ năm 2014 đối với cán bộ, công chức, viên chức, Thủ tướng Chính phủ có ý kiến như sau:

1. Cán bộ, công chức, viên chức nghỉ Tết Âm lịch năm 2014 từ ngày 28/01 đến hết ngày 05/02/2014 và đi làm bù vào thứ Bảy, ngày 25/01/2014 và thứ Bảy, ngày 08/02/2014.

2. Đồng ý với đề nghị của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc hoán đổi ngày nghỉ trong dịp nghỉ lễ năm 2014 đối với cán bộ, công chức, viên chức tại văn bản số 89/TTr-LĐTBXH ngày 21/11/2013 như sau:

a) Dịp nghỉ Ngày Chiến thắng và Ngày Quốc tế lao động: thực hiện nghỉ

Phần nội dung

vào thứ Sáu, ngày 02/5/2014 và đi làm bù vào thứ Bảy, ngày 26/4/2014.

b) Dịp nghỉ Ngày Quốc khánh: thực hiện nghỉ vào thứ Hai, ngày

01/9/2014 và đi làm bù vào thứ Bảy, ngày 06/9/2014.

Các cơ quan, tổ chức không thực hiện lịch nghỉ cố định 02 ngày thứ Bảy, Chủ nhật hằng tuần sẽ căn cứ vào chương trình, kế hoạch cụ thể của đơn vị để bố trí lịch nghỉ cho phù hợp.

3. Ủy quyền Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thông báo việc thực hiện nghỉ Tết Âm lịch và hoán đổi ngày nghỉ lễ năm 2014 tại điểm 1 và điểm 2 trên.

Phần kết thúc

Văn phòng Chính phủ thông báo để Bộ Lao động - Thương binh và Xã

hội biết, thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Thủ tướng Chính phủ (để b/c); - Các Phó TTCP (để b/c); - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lí TTCP; các Vụ, Cục, TGĐ Cổng TTĐT; - Lưu: VT, KGVX (3).

KT. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM PHÓ CHỦ NHIỆM (đã ký) Nguyễn Khắc Định

2.2.3. Soạn thảo”Báo cáo”

Báo cáo là loại hình văn bản dùng để phản ánh tình hình hoạt động cũng như các vấn đề, sự việc phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Không chỉ thể hiện các nội dung cần phản ánh, báo cáo còn thể hiện các mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ và những giải pháp thực hiện trong tương lai của cơ quan, tổ chức.

Do tính chất của báo cáo là phản án tình hình, kết quả hoạt động nên cần được thực hiện một cách trung thực. Căn cứ vào các nội dung thông tin của báo cáo, có thể các nhà lãnh

đạo sẽ đưa ra các quyết định quản lí. Chính vì vậy khi soạn thảo cần chú ý tới các số liệu, thông tin, sự việc, vấn đề… được nêu trong báo cáo phải chính xác, hoặc được phân tích, xử lí và kiểm chứng. Có như vậy mới đảm bảo các quyết định quản lí của lãnh đạo được đúng đắn, kịp thời.

Về hình thức: báo cáo được quy định tại mẫu số 1.4 – mẫu văn bản có tên loại (phụ lục - Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn mẫu trình bày văn bản hành chính).

Về nội dung: Thông thường báo cáo được chia làm các phần cơ bản:

Mở đầu Trình khái quát chung về bối cảnh, tình hình của cơ quan, tổ chức; hoặc các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao; hoặc nêu nguyên nhân ban hành báo cáo như: trả lời yêu cầu của cấp trên, trả lời báo chí…

- Phần báo cáo kết quả hoạt động: nêu cụ thể các số liệu, kết quả đã đạt được và chưa đạt được.

Nội dung chính

- Phần đánh giá chung: nêu các ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện; nguyên nhân khách quan, chủ quan cũng như những hạn chế của công việc.

- Phần nêu nhiệm vụ, chỉ tiêu, giải pháp trong thời gian tới.

Kết thúc Khái quát lại các vấn đề chính, nhấn mạnh tới trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan hoặc bày tỏ sự quan tâm của cấp trên trong việc hướng dẫn, chỉ đạo để thực hiện trong tương lai.

Báo cáo gồm nhiều loại: báo cáo định kì, báo cáo đột xuất. Về nội dung có báo cáo tổng hợp và báo cáo khi có vụ việc. Dưới đây là mẫu báo cáo phổ biến được soạn thảo do văn phòng của các cơ quan, tổ chức soạn thảo:

Báo cáo tổng hợp:

CÔNG TY ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: …./BC-ABC Độc lập – Tự do – Hanh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày …. tháng…. năm….

BÁO CÁO Tổng kết công tác năm 20…..

Phần I

T NG KẾT CÔNG T C NĂM 201…..

A. Đ C ĐIỂM T NH H NH

Trong phần này thường đề cập đến những vấn đề sau:

- Tình hình chung về tổ chức bộ máy, về nhân sự của cơ quan.

- Các chủ trương chính sách nói chung.

- Nhiệm vụ được giao.

- Hoàn cảnh khách quan, chủ quan.

Ch ý: những vấn đề nêu trên khi trình bày phải thể hiện được những thuận lợi và khó khăn cho

công việc của cơ quan.

B. T NH H NH TH C HIỆN C C M T CÔNG T C

Trong phần này đánh giá lại từng mặt hoạt động của cơ quan, nghĩa là đánh giá tổng quát những việc đã làm được, những việc chưa làm được, những việc đã hoàn thành và những việc còn dở dang. Nêu những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. Đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công và thất bại. Báo cáo sơ kết (tổng kết) thường được xây dựng trên cơ sở phương hướng, kế hoạch công tác được giao.

Ví dụ: trong một báo cáo thường kỳ thường có những nội dung:

I. CÔNG T C CHUY N MÔN

Phần này sơ kết (tổng kết) tình hình thực hiện các mặt công tác chuyên môn được giao.

Phần này sơ kết (tổng kết) tình hình thực hiện các mặt công tác hành chính, tổng hợp như: Soạn

thảo văn bản; Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; Công tác thông tin, báo cáo, …

II. CÔNG T C HÀNH CHÍNH T NG H P

III. CÔNG T C QUẢN TRỊ - ĐỜI SỐNG

Điểm lại tình hình mua sắm và quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất trong cơ quan và các vấn đề

khác có liên quan đến đời sống cán bộ công chức.

IV. CÔNG T C TÀI CHÍNH - KẾ TO N

Điểm lại các nguồn thu của cơ quan, quyết toán thu - chi.

V. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

VI. NHẬN X T CHUNG

1. Về ưu điểm: nêu những ưu điểm nổi bật trong các mặt công tác của cơ quan, tổ chức.

2. Về khuyết điểm: nêu những khuyết điểm chủ yếu cần phải sữa chữa, khắc phục trong thời gian

tới.

Phần II

PHƯ NG HƯ NG, NHIỆM VỤ NĂM 201….

A. MỘT SỐ PHƯ NG HƯ NG CHUNG

Phần này thường phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan để đưa ra những nhiệm vụ chính, những vấn đề chính mà trong thời gian tới cơ quan phải quan tâm nhất, chẳng hạn như: Kiện toàn bộ máy tổ chức Tăng cường cơ sở vật chất Đào tạo, bồi dư ng đội ng Cải thiện đời sống cho người lao động ây dựng kế hoạch và thực hiện làm việc theo kế hoạch…

Nơi nhận: - …..; - …..; - …..; - Lưu: VT, (3).

Tl.GI M ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH (đã ký) Nguyễn Văn ……

Báo cáo vụ việc:

CÔNG TY ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN S Độc lập – Tự do – Hanh phúc Số: …./BC-VP Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 thán g 3 năm 2016

B O C O Về vụ cháy tại Phân xưởng may áo sơ mi công ty X

Vào lúc 19h ngày …., công nhân đã phát hiện có lửa bốc cháy tại phân xưởng may áo sơ mi của công ty X, lực lượng phòng cháy, chữa cháy của Công ty đã kịp thời chữa cháy cho đến 20 giờ thì ngọn lửa được dập tắt.

Nguyên nhân xác định ban đầu là do chập điện ở cầu dao số 3 tại phân xưởng may áo sơ mi.

Hậu quả: không có thiệt hại về người nhưng về tài sản thì thiệt hại đáng kể:

- 15.000 chiếc áo bị cháy;

- 50 cái máy may bị cháy không sử dụng được.

Tổng thiệt hại ước tính khoảng 150.000.000đ.

Ban lãnh đạo Công ty đã chỉ đạo phòng Hành chính – Nhân sự tiến hành lập biên bản, tạm ngưng hoạt động phân xưởng may áo sơ mi và nhanh chóng sửa chữa để đi vào hoạt động. Đồng thời họp rút kinh nghiệm làm rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân và chỉ đạo các bộ phận chức năng thường xuyên kiểm tra các trang thiết bị máy móc, các mạng lưới điện nhằm tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra.

Ban lãnh đạo Công ty xin báo cáo lại tình hình vụ cháy để Ban Giám đốc được biết và sớm cho ý kiến chỉ đạo.

TRƯỞNG PHÒNG (đã ký) Nguyễn Văn ……

Nơi nhận: - …..; - …..; - …..; - Lưu: VT, (3).

2.2.4. Soạn thảo “Tờ trình”

Tờ trình là văn bản trình cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt một chủ trương, chính sách, kế hoạch, phương án…. hoặc một vấn đề cụ thể cần giải quyết mà bản thân đơn vị, cá nhân soạn thảo tờ trình không thể tự quyết định.

Về hình thức: thể thức Tờ trình được quy định tại mẫu số 1.4 – mẫu văn bản có tên loại (phụ lục - thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn mẫu trình bày văn bản hành chính).

Về nội dung: Đây là loại hình văn bản khó soạn thảo, vì việc trình xin cấp cấp trên phê duyệt một nội dung mới, một chính sách mới, một biện pháp mới… Tất cả các vấn đề trình xin đều chưa có sản phẩm cụ thể hay chưa thấy tác dụng, hiệu quả trên thực tế. Hoặc đối với các vấn đề trình xin như mua sắm tài sản, thay đổi công nghệ, đào tạo… thì liên quan tới mức độ ưu tiên, tiêu chuẩn, điều kiện hay kinh phí của cơ quan, tổ chức đòi hỏi sự kiểm soát rất chặt chẽ theo quy định. Chính vì thế nên việc phê duyệt tờ trình thường không dễ dàng. Do vậy, khi soạn thảo nội dung Tờ trình cần chú ý tới cấc vấn đề sau:

- Xác định rõ cấp có thẩm quyền phê duyệt: cần xác địch chính xác cấp có thẩm quyền phê duyệt và những đơn vị chuyên môn có chức năng tham mưu hay phụ trách lĩnh vực liên quan tới nội dung trong tờ trình. - Trình bày cơ sở pháp lí, cơ sở thực tế hoặc nhu cầu cấp thiết liên quan tới nội dung trình phê duyệt:

+ Nêu chủ trương, chính sách, hay các kế hoạch hay các văn bản pháp lí liên quan tới nội dung trình để làm cơ sở pháp lí của Tờ trình.

+ Nêu rõ hoàn cảnh, điều kiện, những vướng mắc phát sinh cần được giải quyết ngay hay hậu quả có thể xảy ra trong tương lai… để cấp trên nắm rõ hơn thông tin trên thực tế của đơn vị, nhận thức được các vấn đề liên quan, làm cơ sở cho quyết định phê duyệt tờ trình.

- Trình bày cụ thể nội dung, vấn đề cần trình phê duyệt: Cần phải trình bày rất cụ thể, chi tiết những vấn đề, sự việc, nội dung, phương pháp, biện pháp… đề xuất để cấp trên xem xét, cân nhắc các điều kiện và phê duyệt.

- Những cam kết về việc thực hiện, quản lí, sử dụng… sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt hay khẳng định tính đúng đắn của nội dung trình nhằm tạo nên sự tin tưởng, tác động vào quyết định phê duyệt tờ trình của cấp trên.

Bố cục của Tờ trình thường chia làm 3 phần:

- Trình bày lí do về nội dung trình duyệt.

Mở đầu - Hoặc nêu căn cứ pháp lí của nội dung tờ trình.

- Hoặc nêu tình hình thực tế dẫn tới vấn đề trong nội dung tờ trình…

- Trình bày chi tiết nội dung các vấn đề cần đề xuất, trình xin ý kiến. Phân tích rõ phương án/vấn đề trình phê duyệt, phân tích tính khả thi của vấn đề/phương án.

Nội dung chính

- Trường hợp vấn đề trình cấp trên quan trọng, phức tạp cần lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức có liên quan thì phải nêu cụ thể có bao nhiêu ý kiến tán thành, không tán thành để làm cơ sở cho đề nghị mới có tính thuyết phục.

- Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần).

- Yêu cầu phê chuẩn hoặc đề nghị lựa chọn phương án đã nêu trong Kết luận nội dung tờ trình.

- Đề nghị khác (nếu có)

Ví dụ:

UBND TỈNH HẬU GIANG SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 364/TTR-SKHĐT

Hậu Giang, ngày 5 tháng 12 năm 2015

TỜ TRÌNH V/v phê duyệt kế hoạch đấu thầu công trình Sửa chữa đường tỉnh 928B (Km10+600-Km13+543)

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang

Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng

Căn cứ Luật số 38/2009/QH12 ngày 19 tháng 6 năm 2009 của Quốc Hội khóa XII kì họp thứ 5

hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt nam; về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản;

Căn cứ Nghị định 85/2009/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ hướng dẫn thi hành

Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật Xây dựng;

Căn cứ Quyết định số 1925/QĐ-UBND ngày 25/11/2013 của UBND tỉnh Hậu Giang về việc phê duyệt báo cáo kinh tế kĩ thuật xây dựng công trình: Sửa chữa đường tỉnh 928B (đoạn Km10 600 – Km13+543);

Căn cứ tờ trình số 115/TTr-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2013 của Sở Giao thông Vận tải V/v

xin phê duyệt Kế hoạch đấu thầu Công trình: Sửa chữa đường tỉnh 928B (Km10+600-Km13+543);

Sau khi thẩm định, Sở Kế hoạch và Đầu tư kính trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế

hoạch đấu thầu, với các nội dung như sau:

I. Mô tả tóm tắt dự án

1. Tên dự án: Sửa chữa đường tỉnh 928B (Km10+600-Km13+543). 2. Tổng mức đầu tư: 6.521.236.000đ (Sáu tỷ năm trăm hai mươi mốt triệu hai trăm ba mươi sáu

ngàn đồng).

3. Tên chủ đầu tư hoặc chủ dự án: Sở Giao thông Vận tải tỉnh Hậu Giang. 4. Nguồn vốn: Quỹ bảo trì đường bộ. 5. Thời gian thực hiện dự án: 2013 – 2015. 6. Địa điểm: Huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang.

II. Công việc đã thực hiện:

TT Tên gói thầu

Đơn vị thực hiện

Giá gói thầu (triệu đồng)

Hình thức hợp đồng

Văn bản phê duyệt

213,100

Tư vấn khảo sát, lập báo cáo kinh tế kĩ thuật

Thời gian thực hiện hợp đồng 30 ngày Quyết định số 537/QĐ- SGTVT ngày 11/10/2013

ty Cổ Công phần tư vấn Đầu tư và Xây Công dựng trình Giao Thông

Khảo sát theo đơn giá, Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật theo tỷ lệ %

III. Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu:

TT

Nội dung công việc

Đơn vị thực hiện

Giá trị thực hiện (Triệu đồng)

Chủ đầu tư thực hiện Sở Tài chính

1. 2. 3. 4.

Chi phí quản lí dự án Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán Lệ phí thẩm định báo cáo kinh tế kĩ thuật Sở Kế hoạch và Đầu tư Chi phí dự phòng

102,103 21,350 1,139 981,554

Tổng cộng

1.106,146

IV. Phần kế hoạch đấu thầu:

TT

Tên gói thầu

Giá gói thầu (triệu đồng)

Nguồn vốn

Hình thức hợp đồng

Hình thức lựa chọn nhà thầu

Phương thức đấu thầu

Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu

Thời gian thực hiện

Sửa chữa đường tỉnh 2 B (đoạn Km10 600 – Km13+543)

Xây lắp

4.971,838

Trọn gói 60 ngày

13,424

20 ngày

Chỉ định thầu Chỉ định thầu

1 túi hồ sơ 1 túi hồ sơ

Quý IV năm 2013 Quý IV năm 2013

Theo tỷ lệ %

127,378

Tư vấn lập hồ sơ yêu cầu và phân tích đánh giá hồ sơ đề xuất Tư vấn giám sát thi công xây lắp Bảo hiểm

20,882

Quỹ bảo trì đường bộ

Chỉ định thầu Chỉ định thầu

1 túi hồ sơ 1 túi hồ sơ

Quý IV năm 2013 Quý IV năm 2013

Theo tỷ lệ % Theo tỷ lệ %

Theo thời gian thi công nhà thầu xây lắp Trọn gói 90 ngày

35,863

2015

Tư vấn kiểm toán

Tổng cộng

5.182,760

Chỉ định thầu

1 túi hồ sơ

V. Nhận xét và kiến nghị:

Kế hoạch đấu thầu công trình trên phù hợp với điều 6 của Luật Đấu thầu.

Kính trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt./.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu ( TĐ-VT).

KT. GI M ĐỐC PHÓ GI M ĐỐC (Đã ký) Nguyễn Hữu Nghĩa

Tờ trình khi được soạn thảo xong sẽ được trình cho người có thẩm quyền kèm theo hồ sơ, tài liệu liên quan để có cơ sở phê duyệt. Do đó, bên cạnh việc soạn thảo tờ trình cần phải chú ý chuẩn bị các văn bản, tài liệu kèm theo để việc phê duyệt tờ trình được dễ dàng.

2.2.5. Soạn thảo “Thông báo”

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về chủ trương, chính sách mới trong quản lí; về vấn đề, nội dung cần được chú trọng trong quá trình thực hiện hoặc về một chương trình kế hoạch cần được triển khai.

Thông báo thông thường do lãnh đạo cấp trên gửi cho cấp dưới để tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, các chương trình kế hoạch công tác, bên cạnh đó các cơ quan quản lí nhà nước có thẩm quyền sử dụng thông báo để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Ở đây, chúng tôi chỉ đề cập tới việc soạn thảo thông báo thuộc trách nhiệm của văn phòng trong hoạt động quản lí nội bộ của các cơ quan, tổ chức.

Về hình thức: Thông báo được thực hiện theo mẫu số 1.4 – mẫu văn bản có tên loại (phụ lục - thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn mẫu trình bày văn bản hành chính).

Về nội dung: Thông báo chia làm 3 phần chính

Mở đầu: Giới thiệu những vấn đề cần thông báo hoặc lí do của sự việc liên quan tới nội dung thông báo mới

- Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách … cần nhắc lại tên loại, trích yếu nội dung của văn bản cần truyền đạt và yêu cầu, triển khai, thực hiện.

Nội dung chính:

- Đối với thông báo về kết quả hội nghị, cuộc họp phải nêu ngày giờ hội nghị, cuộc họp; thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, cuộc họp; các kết luận, nghị quyết của hội nghị, cuộc họp.

- Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao, phải ghi rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện và các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện.

- Nhắc lại một số nội dung quan trọng, hoặc những yêu cầu chính, trọng tâm. Kết thúc:

- Yêu cầu về trách nhiệm thực hiện

Ví dụ:

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /TB-UBND Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 01 năm 2014

THÔNG BÁO Về việc treo cờ Tổ quốc và nghỉ tết Nguyên đán Giáp Ngọ năm 2014

Căn cứ Thông báo số 5083/TB-BLĐTBXH, ngày 23/12/2013 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc nghỉ Tết Âm lịch và hoán đổi ngày nghỉ hàng tuần vào các dịp nghỉ lễ năm 2014, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố thông báo như sau.

1. Tất cả các cán bộ công chức, viên chức nghỉ Tết Nguyên đán 09 ngày liên tục, bắt đầu từ Thứ Ba, ngày 28/01/2014 đến hết Thứ Tư, ngày 05/02/2014 (nhằm ngày 28 tháng Chạp năm Quý Tỵ đến hết ngày 06 tháng Giêng năm Giáp ngọ); đồng thời sẽ đi làm bù vào Thứ Bảy, ngày 25/01/2014 và Thứ Bảy, ngày 08/2/2014 để nghỉ hoán đổi Thứ Ba, ngày 28/01/2014 và Thứ Tư, ngày 29/01/2014.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã chỉ đạo thực hiện tốt vệ sinh cơ quan, nơi công cộng; phát động nhân dân trang trí nhà cửa, làm sạch đường phố, khu dân cư,… tạo mỹ quan và môi trường sáng, xanh, sạch, đẹp. Thực hiện tốt việc trực lãnh đạo, trực cơ quan trong các ngày nghỉ Tết, nhất là các cơ quan, đơn vị, tổ chức có trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc của công dân và tổ chức, không được để công việc trì trệ, ùn tắc.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, phường, xã chỉ đạo và hướng dẫn các hộ dân thuộc địa

bàn quản lí treo cờ Tổ quốc đúng theo quy định từ ngày 29/01/2014 đến hết ngày 02/02/2014.

4. Các cơ quan, tổ chức không thực hiện lịch nghỉ cố định 02 ngày Thứ bảy, Chủ Nhật hàng tuần thì

căn cứ chương trình, kế hoạch cụ thể của đơn vị để bố trí lịch nghỉ cho phù hợp ./.

TL.CHỦ TỊCH CH NH VĂN PHÒNG

(Đã ký)

Nơi nhận: - …..; - …..; - …..; - Lưu: VT, (3).

2.2.6. Soạn thảo “Biên bản”

Biên bản là văn bản dùng để ghi lại một sự việc đã xảy ra, hoặc ghi lại diễn biến vụ việc đang xảy ra trong một hoàn cảnh xác định, hay ghi lại diễn biến của một cuộc họp, một hội nghị trong cơ quan, tổ chức.

Biên bản có nhiều loại như biên bản cuộc họp/hội nghị; biên bản vụ việc; biên bản bàn giao; biên bản thanh lí… Tuy nhiên, là văn bản ghi lại sự việc nên cần soạn thảo Biên bản cần phải ngắn gọn, tôn trọng sự chính xác về trình tực diễn biến của sự việc, số liệu, về quan điểm hay ý kiến các bên liên quan. Đồng thời người soạn thảo cũng cần trung thực và khách quan khi trình bày các nội dung của biên bản, tránh tình trạng lồng ghép quan điểm cá nhân và nội dung của biên bản.

Về hình thức: Biên bản được thực hiện theo mẫu số 1.12 – mẫu Biên bản (phụ lục - thông

tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn mẫu trình bày văn bản hành chính).

Về nội dung: Biên bản thường được trình bày thành 3 phần

Mở đầu Trình bày những thông tin về thời gian; địa điểm, thành phần có mặt khi xảy ra sự việc (hoặc diễn ra hội nghị, cuộc họp); người chủ trì, thư ký.

- Ghi chép nội dung và diễn biến của sự việc. Cần viết theo trình tự diễn biến của sự việc. Nội dung - Ghi ý kiến của các bên liên quan (có thể ghi nguyên văn hoặc tổng hợp).

- Ghi kết luận của người chủ trì hội nghị, cuộc họp.

- Các số liệu liên quan tới sự việc, vụ việc…phải ghi chính xác.

- Những vấn đề đã được thông qua và những vấn đề chưa được thông qua, thời gian của buổi làm việc kế tiếp. Kết thúc

- Trách nhiệm thực hiện công việc của các đơn vị/cá nhân.

- Thời gian kết thúc.

Một số mẫu Biên bản:

- Biên bản bàn giao

CÔNG TY ABC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……, ngày _ tháng _ năm 201..

Số ……./ BBBG- ABC

BIÊN BẢN BÀN GIAO ……

Căn cứ vào….. ; Hôm nay, tại…….. tổ chức bàn giao…….

1. Bên giao (bên A): ............................................................................................................ - Họ tên: ........................................................................................................................... - Chức vụ: ............................................................................................................................ - Trụ sở......................................................................................................................... ...

2. Bên nhận: (bên B) ........................................................................................................... - Họ tên: .......................................................................................................................... - Chức vụ: ............................................................................................................................. - Trụ sở: .................................................................................................................................

Chi tiết tài liệu bàn giao

- Bên A bàn giao cho bên B số thiết bị/tài liệu/tài sản… với tình trạng…. - Bên B nhận bàn giao ….. với tình trạng… - Danh mục thiết bị/tài liệu/tài sản…

Nội dung (tên thiết bị)

Số lượng

Ghi chú

STT 01 02 03

Biên bản này được lập làm …….bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ ….. bản.

Bên Nhận NGUYỄN VĂN B

Bên Giao NGUYỄN VĂN A

- Biên bản cuộc họp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN TÊN C QUAN, T CHỨC Số: /BB- … ….

Địa danh, ngày… tháng…. năm…

BIÊN BẢN

Cuộ họp (hội nghị)………… …………..

I. Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự 1. Thời gian bắt đầu.................................... 2. Địa điểm................................................. 3. Thành phần tham dự: - Có mặt................................................................................................. .......................... - Vắng mặt: ............................................... Lí do: .................................. .......................... - Chủ trì (chủ tọa):........................................................................................ - Thư ký (người ghi biên bản):.................... ....................................................................

II. Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):

................................................................................................................................... ................................................................................................................................... Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm … ./.

THƯ KÝ (Chữ ký) Họ và tên

CHỦ TỌA (Chữ ký, dấu (nếu có)) Họ và tên

- Biên bản vụ việc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN TÊN C QUAN, T CHỨC Số: /BB- … ….

Địa danh, ngày… tháng…. năm…

BIÊN BẢN Về việc………… …………..

Hôm nay, hồi…… giờ ……. ngày ….. tháng ……năm …… Tại:………………… ………………………………………………................

Chúng tôi gồm: 1. Người lập biên bản:

- Ông (bà): ……………………………………. chức danh:………………. - Ông (bà): …………………………………. chức danh:…………………….

2. Người chứng kiến: - Ông (bà): …………… …….………. ……chức danh:…………………..

Số CMND:……… …….cấp ngày ……/……../…….. tại …………………… Địa chỉ thường trú:…… ……… …………………………………………… - Ông (bà): …………… …….………. ……chức danh:…………………..

Số CMND:……… …….cấp ngày ……/……../…….. tại …………………… Địa chỉ thường trú:…… ……… ……………………………………………

3. Người liên quan đến vụ việc:

- Ông (bà): ………………………………….…. chức danh:…………………… Số CMND:……… …….cấp ngày ……/……../…….. tại ……………….… Địa chỉ thường trú:…… ………………………………………………….…

Tiến hành lập biên bản vụ việc sau đây: (ghi thời gian, địa điểm xảy ra, phát hiện vụ việc, nội dung diễn biến, hiện trường, nguyên nhân, người chứng kiến, người liên quan, hậu quả tác hại, các biện pháp đã xử lí, kết quả đã xử lí kèm theo biên bản thu giữ tang chứng, vật chứng nếu có): …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………..

Biên bản được lập thành ……. bản. Biên bản kết thúc hồi ………. giờ ……. cùng ngày, mọi người có tên trên xác nhận sự

Người có liên quan Người lập biên bản (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) việc, cùng ký tên dưới đây: Người chứng kiến (ký, ghi rõ họ tên)

Kế hoạch là loại văn bản dùng để đặt ra các công việc, các chỉ tiêu cần phải đạt được

trong một khoảng thời gian nhất định và các biện pháp để thực hiện những công việc đó.

2.2.7.1. Các loại kế hoạch

Người ta thường lấy độ dài thời gian của kế hoạch để phân biệt giữa chúng với nhau.

Thường có các loại kế hoạch:

- Kế hoạch dài hạn (kế hoạch chiến lược);

- Kế hoạch trung hạn (trên 2 năm)

- Kế hoạch ngắn hạn (tháng, quý…)

Các kế hoạch đó có liên quan và thống nhất với nhau về mục đích.

2.2.7.2. Bố cục và phương pháp soạn thảo kế hoạch: thường gồm ba phần

Mở đầu

Nêu mục đích, yêu cầu của kế hoạch (đối với những kế hoạch lớn cần nhận định khái quát tình hình làm cơ sở xây dựng kế hoạch)

Nội dung chính

Trình bày rõ: thời gian, nhân sự tham gia, cách thức tổ chức thực hiện, cơ sở vật chất cần huy động, biện kiểm tra đánh giá…. các biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện và thời gian thực hiện.

2.2.7. Soạn thảo “Kế hoạch”

Kết thúc

Đưa ra những đề nghị để cấp trên hỗ trợ và đảm bảo các điều kiện vật chất, tinh thần cho việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra.

Chương 3

NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

3.1. Khái quát chung về công tác văn thư

3.1.1. Khái niệm liên quan

- Văn thư: Là bộ phận xử lý văn bản, giấy tờ, thủ tục trong các cơ quan, doanh nghiệp.

- Công tác văn thư:là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức quản lý văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các cơ quan doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang. (Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư)

- Bản gốc: bản có chữ ký trực tiếp và con dấu đỏ của cơ quan/doanh nghiệp.

- Bản chính: bản có chữ ký photo và con dấu đỏ của cơ quan/doanh nghiệp.

- Bản sao: bản photo từ bản chính.

- Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân

3.1.2. Nội dung của công tác văn thư

Theo Điều 1, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định nội dung của công tác văn thư gồm:

- Soạn thảo và ban hành văn bản (đã trình bày ở chương 2) - Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Quản lý và sử dụng con dấu.

3.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư

3.1.3.1. Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện công việc có liên quan tới công tác văn thư, tất cả các cán bộ, nhân viên phải nghiêm túc chấp hành các quy định của nhà nước như thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hay các nghiệp vụ cụ thể khác. Việc thực hiện đúng quy định sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác đồng thời góp phần nâng cao chất lượng hoạt động và quản lý của cơ quan, đơn vị.

3.1.3.2. Nhanh chóng.

Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý do vậy công tác văn thư phải được thực hiện một cách nhanh chóng thì mới đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo và cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc soạn thảo và quản lý văn bản, hồ sơ, giấy tờ. Do đó việc xử lý trong công tác văn thư nhanh chóng sẽ giúp cho công việc của cơ quan, tổ chức được trôi chảy, thuận lợi.

3.1.3.3. Chính xác.

Yêu cầu chính xác trong công tác văn thư là phải đảm bảo chính xác trong từng khâu nghiệp vụ cụ thể: soạn thảo, ban hành văn bản, đánh máy sao nhân văn bản, ký, đóng dấu, đăng ký, chuyển phát văn bản, quản lý hồ sơ… Ví dụ: Khi soạn thảo một báo cáo phải đảm bảo chính xác về nội dung (cơ sở pháp lý, dẫn chứng, số liệu, trích dẫn, đúng với ý kiến chỉ đạo theo bản gốc đã được duyệt); chính xác về thể thức (đầy đủ các thành phần và trình bày các thành phần đó trên văn bản phải chính xác, đúng mẫu do Nhà nước quy định).

3.1.3.4. Bảo mật.

Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, phải thực hiện đúng theo quy định trong từng nghiệp vụ của công tác văn thư nhằm bảo đảm việc giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra việc lựa chọn người trực tiếp thực hiện công tác văn thư cũng phải thực hiện đúng các yêu cầu về tiêu chuẩn chức danh để đám ứng nhu cầu công việc.

3.1.3.5. Hiện đại.

Việc thực hiện các nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với sử dụng các phương tiện, thiết bị văn phòng, vì vậy hiện đại hóa công tác văn thư là yêu cầu cần thiết nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá công tác văn thư là thực hiện trang bị các trang, thiết bị văn phòng hiện đại nhằm phục vụ cho việc thực hiện các công việc cụ thể được nhanh chóng hơn, chính xác hơn…

Hiện đại hoá công tác văn thư phải tiến hành từng bước, phù hợp với từng cơ quan, từng giai đoạn cụ thể, trước hết là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các trang, thiết bị văn phòng hiện đại. Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi sự hoạt động của các cơ quan cũng phải được đổi mới, phải được tiến hành bằng những phương tiện hiện đại theo những phương pháp hiện đại.

3.1.4 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư

3.1.4.1. Vị trí.

Công tác văn thư là một dạng hoạt động của bộ máy quản lý, gắn liền với công tác quản lý và điều hành của của mọi cơ quan/doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt hoạt động này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý của các cơ quan/doanh nghiệp nói riêng và hiệu quả quản lý của nhà nước đối với toàn xã hội nói chung. Do đó, tất cả các cơ quan,/doanh nghiệp đều cần phải quan tâm, tổ chức tốt công tác văn thư để tăng cường công tác quản lý, gia tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập quốc tế hiện nay.

3.1.4.2. Ý nghĩa

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng, thể hiện trên các phương diện sau:

- Đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, doanh nghiệp.

- Góp phần giải quyết công việc của tổ chức được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chính sách, nguyên tắc, chế độ.

- Giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của các cơ quan, doanh nghiệp.

- Đóng góp thiết thực trong công cuộc cải cách hành chính, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, tiết kiệm được công sức, tiền của Nhà nước, của xã hội.

- Góp phần giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị, phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ vì nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp trong xã hội.

3.2. C C NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG T C VĂN THƯ

3.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản

3.2.1.1. Quản lý và giải quyết văn bản ĐẾN

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn

bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. (Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan).

a. Quy định chung trong việc quản lý và giải quyết văn bản đến

- Mọi công văn giấy tờ gửi đến cơ quan/doanh nghiệp phải qua bộ phận văn thư cơ quan đăng ký quản lý thống nhất.

- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và bí mật.

- Văn bản đến phải qua Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở những cơ quan không có văn phòng) xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hay cá nhân giải quyết.

- Khi nhận văn bản đến mọi người phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.

b. Trình tự quản lý và giải quyết văn bản đến:

Diễn giải Kết quả cần đạt được Bước công việc

- Bộ phận văn thư hàng ngày tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn (bưu điện, đưa tới trực tiếp; fax; đi họp mang về…)

- Kiểm tra sơ bộ đảm bảo đúng địa chỉ nhận, sự a. Tiếp nhận văn bản đến nguyên vẹn của bì, thông tin của nơi gửi.

- Ký nhận vào sổ của bưu điện. Trường hợp nhất định phải viết biên nhận đối với người gửi (đơn, thư khiếu nại của công dân)

- Loại bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức b. Phân loại, bóc bì văn

bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến

- Loại không bóc bì chuyển tới người/đơn vị nhận: bì có dấu mật; bì gửi đích danh người nhận; gửi các tổ chức, đoàn thể.

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký phải được c. Đóng dấu “Đến”, ghi đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến. số và ngày đến:

Mẫu dấu đến

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số: ………………

- Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.

ĐẾN

Ngày: …………..

- Vị trí đóng dấu “Đến”: dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn), khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. 42

Chuyển: ……………………

Lưu hồ sơ số: …………….

- Số lượng sổ đăng ký văn bản đến tùy thuộc vào số lượng văn bản đến hàng năm.

a. Đăng ký sổ “Đăng ký văn bản đến” - Đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản mật đến, sổ đăng ký đơn thư được quy định tại Thông tư số 07/2011/TT-BNV

- Nhập chính xác các thông tin của văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đi trên máy vi tính. 2. Đăng ký văn bản đến (đăng ký vào sổ hoặc đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đến trên máy vi tính)

- Cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lí. b. Đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đến trên máy vi tính. - Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến

- Trình văn bản đến cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Ý kiến được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. a. Trình văn bản đến

- Đăng ký bổ sung “Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết” vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào Cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến

b. Chuyển giao văn bản - Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. đến

- Việc chuyển giao phải được ký nhận trong sổ đăng ký văn bản đến hoặc sổ chuyển giao văn bản đến.

- Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn quy định. Văn bản khẩn phải giải quyết trước.

a. Giải quyết văn bản đến

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến liên quan đến các đơn vị/cá nhân khác thì đơn vị/cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến. Khi trình

người có thẩm quyền phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

b. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lí văn bản thì cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

Chú ý: đối với các văn bản gửi qua email nếu quan trọng, văn thư phải in ra giấy và thực hiện các nghiệp vụ như mọi văn bản đến khác.

3.2.1.2. Tổ chức quản lý văn bản ĐI

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. (điều 2, thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, à giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan).

a. Quy định chung.

Tất cả mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan phát hành để gửi ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan (kể cả các loại giấy Giới thiệu, giấy đi đường, Giấy chứng nhận…) đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan để đóng dấu, đăng ký và làm thủ tục gửi đi.

b. Trình tự quản lý và giải quyết văn bản đi.

Bước công việc

Diễn giải

Kết quả cần đạt được

a. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày. Phải kiểm tra đảm bảo thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản đúng quy định của pháp luật và của cơ quan

b. Ghi số và ngày của văn Ghi chính xác theo ngày văn bản được đăng ký và đóng dấu cơ quan. bản 1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của VB

a. Đăng ký sổ “Đăng ký văn bản đi”

2. Đăng ký văn bản đi - Ghi chép (hoặc nhập dữ liệu) chính xác các thông tin của văn bản đi vào sổ (hoặc vào cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đi trên máy vi tính). Các thông tin như số-ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại…

- Đăng ký và sổ đăng ký văn bản đi tại văn thư

b. Đăng ký vào phần mềm quản lí văn bản đi trên máy vi tính.

- Không in/photocopy quá số lượng đã được xác định. (Nếu in/photocopy quá số lượng phải hủy ngay để đảm bảo bí mật nội dung văn bản).

c. Nhân bản: in/photocopy từ bản gốc theo số lượng đã xác định

3. Nhân bản, - Khi in/photocopy phải đảm bảo tính chính xác về nội dung và thẩm mỹ của văn bản. Chú ý số lượng trang văn bản.

đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật - Chỉ đóng dấu cơ quan/doanh nghiệp khi đã kiểm tra đảm bảo đầy đủ thể thức, nội dung và chữ ký của người có thẩm quyền.

d. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Đóng các loại dấu khác: họ tên; dấu mật, khẩn; dấu thu hồi, dấu kiểm soát… theo yêu cầu.

- Các con dấu phải đóng chính xác, đúng chiều, rõ nét, đúng màu quy định.

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì (trong trường hợp văn bản cần chuyển nhanh, văn bản mật)

- Lựa chọn bì phù hợp với văn bản (cần chuyển nhanh, mức độ bảo mật, độ dày văn bản…) a. Làm thủ tục phát hành, - Viết chính xác địa chỉ nơi nhận. chuyển phát

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản và đảm bảo văn bản được gửi tới đúng địa chỉ nhận, đúng thời gian.

- Sử dụng các công cụ theo dõi như email, 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi điện thoại, Phiếu gửi… b. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Ghi chú vào Sổ chuyển giao văn bản đi những vấn đề trong việc chuyển giao văn bản, kiểm tra lại với đơn vị vận chuyển.

- Trường hợp phát sinh vấn đề lớn vượt thẩm quyền phải báo cáo ngay với người có thẩm quyền để xử lí.

Lưu tối thiểu 2 bản:

5. Lưu văn bản - Bản gốc (được đóng dấu) - Bản lưu ở bộ phận văn thư phải đực lập thành HỒ SƠ LƯU CÔNG VĂN ĐI (có thể theo tên loại văn bản hoặc theo thời gian). đi tại bộ phận văn thư.

- Bản chính tại hồ sơ công - Bản lưu ở HỒ SƠ CÔNG VIỆC của người trực tiếp giải quyết theo trình tự giải quyết

việc của người giải quyết công việc.

Ngoài ra có thể lưu thêm theo yêu cầu của người có thẩm quyền (hoặc của đơn vị soạn thảo văn bản).

3.2.2. Lập hồ sơ.

3.2.2.1. Khái niệm

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư, bởi vì chỉ có lập hồ sơ mới tạo được những hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động văn thư và hoạt động của cơ quan, tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải quyết công việc trước mắt và sử dụng lâu dài về sau. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích nối liền công tác văn thư và công tác lưu trữ.

3.2.2.2. Yêu cầu đối với một hồ sơ

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức. Cơ quan, đơn vị, cá nhân chỉ lập hồ sơ những về những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ do mình trực tiếp giải quyết. Có như vậy, hồ sơ lập ra mới phản ánh được hoạt động của cơ quan, đơn vị một cách đúng đắn, trung thực và có giá trị nghiên cứu, sử dụng lâu dài.

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Nghĩa là tất cả các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải phản ánh đầy đủ, trọn vẹn một vấn đề, một sự việc. Không để lẫn lộn văn bản, tài liệu về vấn đề, sự việc khác.

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Nghĩa là, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những văn bản có giá trị để đưa vào hồ sơ. Đó là những văn bản đầy đủ về thể thức và nội dung theo quy định. Văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều có nghĩa là không để lẫn lộn những văn bản có giá trị cao với những văn bản có giá trị thấp trong một hồ sơ.

3.2.2.3. Quy trình lập hồ sơ

Bước công việc Diễn giải Cụ thể

- Bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012. (Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 công bố tiêu chuẩn bì hồ sơ).

- Ghi các thông tin:

1. Mở hồ sơ

Lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. + Ký hiệu HS: ghi theo Danh mục hồ sơ (hoặc quy ước của cơ quan/đơn vị).

Tiêu đề hồ sơ: một câu ngắn gọn khái quát nội dung của hồ sơ.

Năm mở hồ sơ: năm bắt đầu giải quyết công việc.

Bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. 2.Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

a. Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Kiểm tra thấy thiếu văn bản, tài liệu trong hồ sơ cần tiếp tục tìm kiếm, bổ sung cho đầy đủ.

b. Loại ra khỏi hồ sơ:

- Bản trùng, bản nháp, bản thảo (nếu đã có bản chính bản chụp văn bản).

Chú ý: với bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết thì phải phải giữ lại. - Tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. 3.Kết thúc hồ sơ

c. Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

- Theo trình tự giải quyết công việc

- Theo thời gian,

- Theo tên loại văn bản,

- Theo tác giả của văn bản...

Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lí và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...). Trường hợp trong hồ sơ có :

- Tài liệu phim, ảnh: bỏ vào bì.

- Tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình: bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.

- Đối chiếu với Danh mục hồ sơ (nếu có). d. em xét (xác định) thời hạn bảo quản của hồ sơ. - Xem xét tình hình thực tế tài liệu có trong hồ sơ.

e. Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.

Ngoài ra còn lập các hồ sơ khác như hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình ký, hồ sơ hội nghị… Các hồ sơ đó cũng được lập theo nguyên tắc trên.

3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một trong những yếu tố pháp lí của một cơ quan, tổ chức. Điều 1, Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24/8/2001 về quản lí và sử dụng con dấu đã quy định: “Con dấu thể hiện vị trí pháp lí và khẳng định giá trị pháp lí đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”. Do đó, việc quản lí và sử dụng con dấu được coi là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác văn thư của bất kì một cơ quan, doanh nghiệp trong xã hội.

- Dấu pháp lí: Dấu có hình Quốc huy hoặc không có hình Quốc huy. (Dấu này còn có thể

3.2.3.1. Các loại con dấu trong một cơ quan, doanh nghiệp

là dấu ướt, dấu nổi, dấu xi). - Các loại dấu khác: tùy vào từng cơ quan, tổ chức mà có các loại dấu khác nhau. Thông thường bao gồm:

+ Dấu Văn phòng, dấu của các đơn vị.

+ Dấu họ tên.

+ Dấu chức danh.

+ Dấu chỉ mức độ Mật, mức độ Khẩn

+ Dấu tiếp nhận văn bản (dấu đến).

+ Dấu thu hồi văn bản.

+ Dấu Dự thảo…

Là yếu tố pháp lí quan trọng nên việc quản lí con dấu được quy định rất cụ thể trong các văn bản pháp luật. Ở đây, đề cập tới việc quản lí, sử dụng dấu và trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong các cơ quan, tổ chức.

3.2.3.2. Quản lí dấu

- Thông báo mẫu dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các cơ quan, tổ chức có liên quan trước khi sử dụng con dấu

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lí, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.

- Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, doanh nghiệp.

- Quản lí chặt chẽ con dấu tại trụ sở cơ quan, tổ chức; có quy định cụ thể về quản lí, sử dụng con dấu. Trường hợp cần sử dụng con dấu ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức để giải quyết công việc, thì phải được phép của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó.

- Trường hợp bị mất con dấu, phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.

- Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất.

3.2.3.3. Quy định về sử dụng con dấu

- Chỉ có nhân viên văn thư mới có trách nhiệm quản lý và trực tiếp sử dụng con dấu

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức.

- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

- Không được đóng dấu khống chỉ.

Về cách thức đóng dấu:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lí ngành.

Đối với cơ quan, tổ chức có các loại dấu: Dấu cơ quan, tổ chức (dấu pháp lí) và Dấu văn phòng và Dấu của các đơn vị thì việc sử dụng như sau:

+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu pháp lí của cơ quan, tổ chức.

+ Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

Việc quản lí và sử dụng con dấu được quy định trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật, đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng cần phải tìm hiểu kĩ trước khi thực hiện để đảm bảo việc quản lí và sử dụng con dấu tại cơ quan, doanh nghiệp đúng pháp luật.

Chương 4

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Công tác lưu trữ là một khoa học đã có lịch sử lâu dài. Tại Việt Nam, Luật Lưu trữ năm 2011 là một bước tiến lớn trong việc quản lí nhà nước về công tác lưu trữ. Trong phạm vi của tài liệu này, chúng tôi chỉ đề cập tới hoạt động lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức (lưu trữ hiện hành). Việc thực hiện các hoạt động lưu trữ tại lưu trữ lịch sử sẽ được đề cập trong giáo trình khác của trường Đại học Sài Gòn.

4.1. Khái quát chung về nghiệp vụ lưu trữ

4.1.1. Khái niệm

Tại Điều 2, Luật Lưu trữ quy định các khái niệm cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ:

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu

điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ cơ quan là đơn vị chuyên trách, bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. Tại Việt Nam lưu trữ lịch sử gồm Trung tâm lưu trữ quốc gia (I, II, III, IV), Trung tâm lưu trữ tỉnh/TP trực thuộc trung ương

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

4.1.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Ý nghĩa chính trị: tài liệu lưu trữ (TLLT) chứa đựng các thông tin có giá trị trên tất cả các mặt của đời sống kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng… Chính vì vậy TLLT có ý nghĩa quan trọng trong quản lí nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Ví dụ như TLLT (dưới hình thức bản đồ) về Trường Sa, Hoàng Sa mới đây được công bố, đã khẳng định chủ quyền của Việt Nam tại hai quần đảo này là không thể tranh cãi.

Ý nghĩa kinh tế: TLLT chứa đựng các thông tin về kinh tế như các chủ trương chính sách của nhà nước; các số liệu thống kê, các chỉ số; các công trình nghiên cứu; các bản thiết kế công trình… Tát cả các tài liệu đó có giá trị to lớn trong công cuộc phát triển kinh tế của quốc gia nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Thông qua các số liệu đã được nghiên cứu, tích lũy qua nhiều năm, các bài học kinh nghiệm… sẽ giúp các nhà hoạch định kinh tế đưa ra các chính sách kinh tế phù hợp, định hướng phát triển chiến lược nền kinh tế cũng như các giải pháp cụ thể trong từng thời điểm. Nó cũng giúp các doanh nghiệp nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch sản xuất, kinh doanh được hiệu quả. Đồng thời các cơ quan quản lí nhà nước có thể kiểm soát chặt chẽ các biểu hiện bất minh và có biện pháp xử lí thích hợp. Chẳng hạn như việc nghiên cứu tài liệu của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cơ quan thuế đã phát hiện ra hiện tượng chuyển giá của các doanh nghiệp này tại Việt Nam, từ đó sửa đổi các quy định phù hợp hơn và tiến hành truy thu thuế theo quy định của pháp luật.

Ý nghĩa nghiên cứu khoa học: Việc nghiên cứu khoa học có sự đóng góp rất lớn của TLLT. Nghiên cứu các TLLT với các sự việc, các số liệu chân thực, các bài học kinh nghiệm trong quá khứ… sẽ giúp các nhà nghiên cứu khoa học, các sinh viên và những người có nhu 51

cầu nghiên cứu, tìm hiểu được toàn diện vấn đề, từ đó đưa ra được các công trình khoa học có giá trị thực tiễn phục vụ cho công cuộc phát triển của một cơ quan và của đất nước.

Ý nghĩa văn hóa: TLLT có vai trò lớn trong việc nghiên cứu văn hóa và giữ gìn bản sắc dân tộc. Nhất là trong điều kiện hội nhập quốc tế hiện nay, khi mà có nhiều quan điểm, văn hóa ngoại nhập đã phần nào đó ảnh hưởng tới xã hội Việt Nam với những biểu hiện lệch lạc về văn hóa, đạo đức, lối sống. Thông qua các TLLT, các nhà nghiên cứu văn hóa, các nhà quản lí đã có những chính sách, những động thái nhằm cảnh báo, nâng cao nhận thức về văn hóa dân tộc và giữ gìn bản sắc dân tộc đặc biệt với thế hệ trẻ. Đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì việc xây dựng văn hóa của tổ chức có vai trò rất lớn trong việc xây dựng thương hiệu, nâng cao giái trị, uy tín của tổ chức đó. Do đó, TLLT cần được bảo quản, gìn giữ góp phần vào sự phát triển văn hóa của dân tộc, văn hóa của tổ chức.

Ý nghĩa phục vụ nhu cầu hợp pháp, chính đáng của tổ chức, công dân. Các công dân, tổ chức khi có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu về lịch sử, tiểu sử, quyền lợi hợp pháp về tài sản hay các nhu cầu chính đáng khác thì đều có thể nghiên cứu TLLT cho nhu cầu chính đáng đó. Việc tổ chức đưa TLLT phục vụ cho xã hội chính là biện pháp quan trọng nâng cao dân trí, bảo vệ pháp luật và giữ gìn trật tự an toàn xã hội.

4.2. Các nghiệp vụ lưu trữ cơ bản

Theo Luật lưu trữ, hoạt động lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ cụ thể là: thu thập tài liệu, chỉnh lí tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ.

4.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức. Đây là một trong những khâu nghiệp vụ nhằm lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong lưu trữ hiện hành để quản lí, tránh mất mát tài liệu và làm cơ sở cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo của hoạt động lưu trữ.

4.2.1.1. Nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành là tất cả các đơn vị, phòng ban, cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Đây là nguồn thu tài liệu chính và chủ yếu của lưu trữ hiện hành. Trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cán bộ, nhân viên như sau:

- Trong quá trình làm việc, các cá nhân khi giải quyết công việc phải lập hồ sơ của công việc đó. Sau khi công việc được giải quyết xong thì phải lựa chọn các hồ sơ, tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định về chế độ nộp lưu đã được quy định trong Luật Lưu trữ, quy định về giao nộp tài liệu của từng chuyên ngành hoặc quy chế Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp do yêu cầu công việc, các đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và

phải lập “Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại”. Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại phải gửi cho Lưu trữ hiện hành để theo dõi. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Mọi cán bộ, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành như sau:

tài liệu Hồ sơ, tài liệu hành chính Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản Các chuyên ngành

Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ Tài ảnh, liệu phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác

sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán sau 01 năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức thời hạn giao nộp thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan chuyên ngành

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, bộ phận/cá nhân có tài liệu nộp phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (số lượng 02 bản). Mẫu trình bày phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu:

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN T N C QUAN, T CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………………, ngày tháng năm 20…..

MỤC LỤC HỒ S , TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20…

Tiêu đề hồ sơ

Số tờ

Ghi chú

Hộp/ cặp số

Số, ký hiệu HS

Thời gian TL

Thời hạn bảo quản

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Mục lục này gồm: ……………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ……………………………………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Trong đó có:

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

…………….., ngày …. tháng ..… năm 20……. Người lập (Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Trong trường hợp đơn vị, cá nhân có hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp nhưng do nhu cầu công việc cần giữ lại tại đơn vị để phục vụ công tác thì phải lập “Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại”. Mẫu “Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại”:

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN T N C QUAN, T CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………………, ngày tháng năm 20…..

DANH MỤC HỒ S , TÀI LIỆU GIỮ LẠI

Năm 20…

Tiêu đề hồ sơ

Ghi chú

Số, ký hiệu HS

Thời gian TL

Thời hạn bảo quản

Số tờ Lí do giữ lại

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Mục lục này gồm: ……………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ……………………………………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Trong đó có:

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

…………….., ngày …. tháng ..… năm 20……. Người lập (Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

4.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ hiện hành khi thu thập tài liệu

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Tùy tình hình tài liệu và đặc điểm công tác của từng cơ quan, tổ chức mà kế hoạch thu thập tài liệu có thể xây dựng khác nhau. Thông thường, kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ được ban hành vào đầu năm để các đơn vị, cá

nhân có tài liệu giao nộp biết sớm, từ đó chủ động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình. Nội dung của kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ thường đề cập tới các vấn đề như:

+ Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của việc thu thập tài liệu.

+ Thời gian chuẩn bị hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, phòng ban và thời gian thu tài liệu và lưu trữ hiện hành.

Các đơn vị, phòng ban có tài liệu thuộc diện nộp hồ sơ, tài liệu.

+ Các loại hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ. Bao gồm tài liệu đến hạn nộp; hồ sơ, tài liệu thuộc diện bổ sung và hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp nhưng do nhu cầu công việc được giữ lại tại đơn vị đã hết thời hạn giữ lại.

+ Trách nhiệm của bộ phận lưu trữ, và các bộ phận liên quan trong đợt thu thập tài liệu.

+ Nhân sự, cơ sở vật chất phục vụ cho thu thập tài liệu vào lưu trữ.

+ Dự toán kinh phí (nếu có) cho đợt thu thập tài liệu vào lưu trữ.

- Lập bảng thống kê chi tiết các đơn vị, phòng ban, cá nhân có tài liệu nộp, các hồ sơ tài liệu cần giao nộp. Căn cứ vào kế hoạch thu thập tài liệu, bộ phận lưu trữ lập bản thống kê chi tiết các đơn vị, bộ phận, cá nhân có tài liệu phải giao nộp hồ sơ, tài liệu. Trong đó ghi rõ các hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp; các hồ sơ, tài liệu phải bổ sung; các hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp nhưng do nhu cầu công việc được giữ lại tại đơn vị đã hết thời hạn giữ lại. Số lượng các hồ sơ, tài liệu của từng đơn vị, phòng ban, cá nhân phải giao nộp vào lưu trữ.

- Hướng dẫn các đơn vị thực hiện các công việc liên quan tới thu thập tài liệu như hoàn thiện hồ sơ, hỗ trợ việc xác định giá trị tài liệu trong quá trình hoàn chỉnh hồ sơ, lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu.

- Chuẩn bị các văn bản liên quan tới việc thu thập tài liệu: như Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có); Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; bản hướng dẫn chế độ giao nộp tài liệu chuyên ngành…

- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập tài liệu: căn cứ vào khối lượng hồ sơ, tài liệu thu thập cần bố trí phòng, kho, giá, kệ, tủ, hộp, cặp, văn phòng phẩm… để việc tiếp nhận tài liệu được thuận lợi, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tài liệu. Tránh trường hợp để nhầm lẫn tài liệu của các phòng ban, đơn vị, cá nhân hoặc không cùng hệ thống với tài liệu đã có trước đó trong phòng, kho lưu trữ.

-Tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cần được tiến hành theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt, vì liên quan tới nhiều khâu nghiệp vụ khác trong hoạt động lưu trữ. Khi thu thập tài liệu, bộ phận phụ trách lưu trữ cần chú ý tới các vấn đề sau:

+ Đối chiếu, kiểm tra hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu với các văn bản như Bản thống kê đơn vị, phòng ban, cá nhân có tài liệu nộp lưu; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; Bản hướng dẫn giao nộp tài liệu chuyên ngành… để đảm bảo việc giao nộp được chính xác.

+ Kiểm tra các hồ sơ, tài liệu: kiểm tra về mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ, tài liệu; tình trạng của các văn bản, tài liệu; mức độ pháp lí của các văn bản, tài liệu…

+ Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu: Biên bản được lập sau khi các bên đã thống nhất về hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Biên bản được lập thành 2 bản, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản. Trường hợp đơn vị cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp thì phải nộp “Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại” để bộ phận lưu trữ theo dõi, quản lí.

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN T N C QUAN, T CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………………, ngày tháng năm 20…..

BI N BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

Căn cứ Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ ………… (Danh mục hồ sơ năm ...., Kế hoạch thu thập tài liệu…..),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Ông (bà): ………………………………………………………………………….

Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………

B N NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:

- Ông (bà): ………………………………………………………………………….

Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………….

2. Thời gian của tài liệu: ……………………………………………

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …………. Quy ra mét giá: ………….mét

3. Tình trạng lài liệu giao nộp: ………………………………………………………

4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN B N GIAO (Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN B N NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên)

Đăng ký tài liệu, hồ sơ nộp vào sổ nhập tài liệu. Cấu tạo của Sổ nhập tài liệu như mẫu dưới:

TT

Số phông

Số lượng

Ghi chú

Thời gian của tài liệu

Đặc điểm tình hình tài liệu

Ngày tháng năm nhập

Văn bản giao nộp

Tên cơ quan (cá nhân) nộp tài liệu

Tên phông (sưu tập, bộ tài liệu)

4.2.2. Chỉnh lí tài liệu

Với yêu cầu tài liệu lưu trữ là tài liệu gốc, được coi là tài liệu cấp một, rất có giá trị không chỉ phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mà còn cho sự phát triển của đất nước. Tuy nhiên, khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành thì tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, thậm chí là trong tình trạng lộn xộn, bó gói. Điều đó là chưa đáp ứng được yêu cầu đối với một tài liệu lưu trữ và không thể phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách hiệu quả. Trong trường hợp này, cần phải thực hiện công tác chình lí tài liệu.

Chỉnh lí tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Chỉnh lí tài liệu giấy tuân theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về Ban hành Quy trình “Chỉnh lí tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000” gồm ba giai đoạn chính: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện và giai đoạn kết thúc chỉnh lí.

Giai đoạn Nội dung công việc Kết quả cần đạt được

- Khaûo saùt taøi lieäu.

- Thu thaäp boå sung taøi lieäu. - Khảo sát chính xác về khối tài liệu cần chỉnh lí. 1. Chuẩn bị chỉnh lí

- Soạn thảo bản Lịch sử thành đơn vị hình - Nghieân cöùu vaø vieát lòch söû ñôn vò hình thaønh phoâng.

sử phong và Lịch phông. - Choïn vaø xaây döïng phöông aùn phaân loaïi taøi lieäu.

- Vieát caùc baûn höôùng daãn nghieäp vuï.

- Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất. - Laäp keá hoaïch chænh

- Chuaån bò cô sôû vaät chaát phuïc vuï

chænh lyù.

- Phải lập được hồ sơ - Tieán haønh phaân chia taøi lieäu trong hoàn chỉnh. phoâng theo phöông aùn.

- Laäp hoà sô. - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ.

- Bieân muïc hoà sô. - Hệ thống hồ sơ trong phông. - Heä thoáng hoaù hoà sô.

- Sắp xếp lên giá, - Ñaùnh soá hoà sô. tủ hoang chỉnh, khoa học. - Laäp muïc luïc hoà sô. 2. Thực hiện chỉnh lí tài liệu

- Xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu keát hôïp - Lập được danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy. trong quaù trình chænh lyù.

- Saép xeáp ñôn vò baûo quaûn vaøo caëp (hoäp) vaø xeáp caëp (hoäp) leân giaù, tuû.

- Sô boä phaân loaïi vaø thoáng keâ taøi lieäu

loaïi.

- Hoàn tất hồ sơ chỉnh lí.

- Thực hiện công

- Toång hôïp soá lieäu, vieát baùo caùo toång keát chænh lyù. Noäi dung cuûa baùo caùo toång keát caàn neâu ñöôïc:

tác nghiệm thu, bàn giao TLLT cho bộ phận có trách nhiệm. + Nhöõng coâng vieäc ñaõ laøm vaø keát quaû nhöõng coâng vieäc ñoù. - Quyết toán kinh phí theo quy định. 3. Toång keát chænh lyù + Öu, khuyeát ñieåm chính cuûa ñôït chænh lyù.

+ Nhöõng vieäc caàn phaûi laøm tieáp sau khi chænh lyù.

+ Nhöõng kinh nghieäm ruùt ra trong quaù trình chænh lyù.

- Hoaøn chænh hoà sô phoâng löu tröõ.

- Toå chöùc nghieäm thu ñaùnh giaù keát quaû chænh lyù.

- Baøn giao taøi lieäu sau khi chænh lyù.

Sau khi chỉnh lí, tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây

- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.

- Được xác định thời hạn bảo quản.

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá.

- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị

4.2.3. Xác định giá trị tài liệu

ác định giá trị tài liệu ( ĐGTTL) là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Trong quá trình hoạt động các cơ quan, tổ chức đã hình thành nên khối lượng tài liệu, hồ sơ rất lớn. Nhất là với công nghệ in ấn, sao chụp ngày càng hiện đại thì việc trùng lặp, bao hàm về nội dung tài liệu trở nên phổ biến trong hệ thống văn bản, tài liệu đó. Việc xác định giá trị của tài liệu là hoạt động cần thiết, thậm chí là công việc bắt buộc ngay từ trong quá trình giải quyết công việc cho tới khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Xác định giá trị của tài liệu chính xác sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu thực sự có giá trị để lưu trữ đồng thời làm giảm áp lực sử dụng diện tích phòng kho lưu trữ, trong điều kiện mặt bằng, diện tích công sở hạn hẹp như hiện nay.

Để thực hiện tốt công tác XĐGTTL, các cán bộ, nhân viên cần phải căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp cơ bản sau để đảm bảo việc xác định giá trị của tài liệu là chính xác:

Tiêu chuẩn Nguyên tắc XĐGTTL Phương pháp (XĐGTTL XĐGTTL

- Chính trị - Nội dung của tài liệu; - Hệ thống.

- Lịch sử - Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân - Phân tích chức năng. hình thành tài liệu; - Toàn diện và tổng - Thông tin. hợp. - Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa - Sử liệu học. điểm hình thành tài liệu;

- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

- Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lí của tài liệu.

- Nguyên tắc chính trị: việc xác định giá trị của tài liệu trước tiên phải xuất phát từ quyền lợi của đất nước, của dân tộc, của giai cấp.

- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: một tài liệu khi hình thành trong quá trình giải quyết công việc không chỉ là giải quyết một sự việc mà qua đó nó còn thể hiện trên nhiều vấn đề khác nhau như quan điểm của cơ quan, doanh nghiệp trong việc xử lí vụ việc; những quy định của pháp luật liên quan; cơ chế quản lí; điều kiện tài chính… Do đó, cần phải xem xét trên nhiều mặt khi quyết định giá trị của tài liệu.

- Nguyên tắc lịch sử: một tài liệu khi hình thành đều phản ánh đặc điểm của thời kì xã hội hình thành nên tài liệu. Đó không chỉ là thông tin được thể hiện trong nội dung mà qua tài liệu ta còn biết được những vấn đề của xã hội, trình độ về khoa học kĩ thuật, những biến chuyển của nền kinh tế, văn hóa… ở thời kì tài liệu được hình thành. Chính vì thế khi xác định giá trị của tài liệu phải đặt tài liệu trong bối cảnh xã hội sản sinh ra tài liệu. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc không được áp đặt ý kiến chủ quan của thời điểm hiện tại để đánh giá, phê phán tài liệu của thời kì trước, giai đoạn lịch sử trước. Ví dụ khi xem xét tài liệu của cơ quan từ những năm 1990 của thế kỉ trước, tất yếu các yếu tố trên văn bản như các thành phần thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày, nội dung của văn bản có nhiều sự khác biệt so với tiêu chuẩn văn bản ngày nay. Nhưng không vì thế mà cho rằng văn bản đó không có giá trị và loại bỏ mà cần phải hiểu rằng tài liệu đó phản ánh giai đoạn lịch sử đó, và giữ lại các tài liệu có giá trị.

Bên cạnh những nguyên tắc, tiêu chuẩn cơ bản thì khi XĐGTTL thì còn phải tuân theo quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu được quy định trong các Bảng hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu chung do Bộ Nội vụ ban hành tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành thì tùy vào nội dung của tài liệu mà căn cứ vào bản thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành như: Thông tư số 43/2011/TT-NHNN của Ngân hàng nhà nước ngày 20/12/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng; Thông tư số 155/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường…

XĐGTTL là công việc được thực hiện ngay từ giai đoạn văn thư, ngay khi mà các cán bộ, nhân viên tiến hành giải quyết công việc và trong giai đoạn chỉnh lí, khi mà tài liệu được đưa vào lưu trữ hiện hành. Có thể mô tả khái quát việc xác định giá trị tài liệu ở từng giai đoạn như sau:

Nội dung Chi tiết công việc Trách nhiệm Giai đoạn

- Xác định được tên hồ sơ. Bộ phận

1. Lập Danh mục hồ sơ - Dự kiến thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ Văn thư

- Lựa chọn các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.

- Loại ra các tài liệu ít/không có giá trị trong hồ sơ:

+ Tài liệu tham khảo. Văn thư + Tài liệu trùng thừa. 2. Lập hồ sơ công việc + Tài liệu bị bao hàm về nội dung. Cán bộ, nhân viên khi giải quyết công việc

Tư liệu có tính chất tham khảo

+ Bản sao (khi đã có bản chính)…

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

- Bộ phận lưu trữ.

1. Thu thập tài liệu Kết hợp với đơn vị, cá nhân có hồ sơ, tài liệu giao nộp lựa chọn các tài liệu là bản gốc, bản chính; loại bỏ các tài liệu không có giá trị, sách báo, tư liệu tham khảo…

- Đơn vị, cá nhân có hồ sơ giao nộp

Lưu trữ

Bộ phận lưu trữ. - Giai đoạn phân loại tài liệu theo phương án: sẽ xuất hiện tài liệu trùng thừa, tài liệu không có giá trị, tài liệu khác phông, tài liệu không phản ánh chức năng của cơ quan, tổ chức; tài liệu không đảm bảo giá trị pháp lí… cần phải loại ra. 2. Chỉnh lí tài liệu

- Giai đoạn hoàn chỉnh hồ sơ: tiếp tục rà soát và loại các tài liệu hết giá trị nếu còn sót lại.

Việc XĐGTTL trong giai đoạn lưu trữ cần phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ hiện hành để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Thành phần của Hội đồng ĐGTTL của một cơ quan, tổ chức gồm:

- Chủ tịch Hội đồng (Chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng Hành chính). - Thư ký Hội đồng (Nhân viên lưu trữ cơ quan, tổ chức) - Ủy viên (Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu) - Ủy viên (Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị).

Có thể nói, việc XĐGTTL là một công việc hết sức quan trọng nhằm lựu chọn được các tàiliệu có giá trị để lưu giữ, bảo quản phục vụ cho công việc trước mắt cũng như trong tương lại của cơ quan, tổ chức. Nó là một quá trình ngay từ khi tài liệu ở giai đoạn văn thư cho tới khi tài liệu được đưa vàolưu trữ hiện hành. Quá trình đó cũng liên quan tới nhiều bộ phận, cá nhân trong tổ chức như cán bộ, nhân viên khi tiến hành giải quyết công việc, các cấp quản lí phòng, đơn vị và bộ phận lưu trữ. Kết quả cuối cùng của XĐGTTL là lựa chọn được các hồ sơ; tài liệu có giá trị để bảo quản; xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu; lập danh mục các tài liệu hủy; danh mục tài liệu gia hạn bảo quản và thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

4.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ (BQTLLT) là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tùy điều kiện cụ thể ở từng cơ quan, tổ chức mà xây dựng, bố trí kho lưu trữ thích hợp với các thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kĩ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức hình thành nhiều tài liệu lưu trữ với chất liệu khác nhau như tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa, thiết bị ghi kĩ thuật số… Các tài liệu này đều dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như môi trường, sinh vật, quá trình sử dụng… Chính vì thế việc bố trí phòng/kho lưu trữ được đặt ra với các yêu cầu chặt chẽ về các thông số kĩ thuật trong thiết kế, thi công và trang bị các thiết bị kĩ thuật chuyên dụng nhằm bảo quản tài liệu được tốt nhất, an toàn nhất.

4.2.4.1. Yêu cầu về kho lưu trữ

Theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 26/11/2007 quy định về kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và kho lưu trữ của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có những quy định rất chặt chẽ:

 Đối với các kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác trong xã hội

- Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài liệu.

- Về diện tích phòng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu.

- Về môi trường trong phòng kho bảo quản: bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc.

- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.

- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

 Đối với kho lưu trữ cấp xã, phường, thị trấn

- Phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí một phòng độc lập trong trụ sở UBND với diện tích tối thiểu 20m2.

- Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời.

- Phòng kho bảo quản phải bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng.

- Môi trường trong phòng kho bảo quản phải bảo đảm sạch sẽ, thoáng mát.

- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.

- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.

4.2.4.2. Nghiệp vụ bảo quản TLLT

- Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Các tài liệu trong hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) được sắp xếp theo đặc trưng lập hồ sơ, độ dày khoảng 3cm. Với các bản vẽ khổ giấy lớn (A0, A1, A2) thì được đặt nằm, phẳng trong tủ chuyên dụng; với bản vẽ khổ giấy rộng, cứng phải được treo trên giá; với các bản vẽ khổ giấy nhỏ hơn (A3, A4) thì cuộn tròn, đặt nằm.

+ Sắp xếp tài liệu lên giá: tùy theo từng loại tài liệu lưu trữ và tài liệu, hồ sơ được để riêng hay được để trong cặp, hộp mà có sự sắp xếp khác nhau, nhưng nguyên tắc chung là xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới làm sao dễ thấy, dễ lấy.

+ Sắp xếp giá trong kho: các giá để tài liệu trong kho cần được sắp xếp theo trật tự nhất định, khoảng cách phù hợp cho việc di chuyển và vận chuyển tài liệu; đảm bảo sự thông thoáng và thuận lợi cho các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Thông thường giá để tài liệu thường sử dụng được bố trí bên ngoài gần cửa ra vào.

+ Bảng chỉ dẫn tài liệu: với các cơ quan, tổ chức chỉ có một phông tài liệu thì chỉ cần có “Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá” nhằm chỉ dẫn chi tiết nơi để từng tài liệu, hồ sơ cụ thể. Mẫu của Bảng chỉ dẫn tài liệu theo giá:

N I ĐỂ TÀI LIỆU

GIÁ SỐ

NGĂN

PHÔNG SỐ

TÊN PHÔNG MỤC LỤC SỐ

HỒ S SỐ

Từ số:… Đến số:….

- Chế độ bảo quản trong kho lưu trữ: để đảm bảo cho tài liệu được an toàn trong kho thì công việc thường xuyên phải thực hiện công tác kiểm tra về tình trạng của tài liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất, đồng thời cũng kiểm tra tình trạng của các thiết bị kĩ thuật để bảo trì, bảo dưỡng đảm bảo cho việc vận hành được liên tục và có hiệu quả.

- Trong trường hợp có tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản

- Chế độ sử dụng TLLT: việc sử dụng tài liệu phải được quy định cụ thể trong các định như: quy định về khai thác, sử dụng tài liệu, quy định về thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu; quy định về triển lãm TLLT… Các quy định này cần được thực hiện nghiêm túc nhằm phục vụ tốt nhất việc sử dụng TLLT của cán bộ, nhân viên cho công việc đồng thời giữ gìn tài liệu cũng như bảo mật được các thông tin của cơ quan, tổ chức.

sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.

4.2.5. Thống kê TLLT

Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ.

Việc thống kê là công việc thường xuyên, định kì của các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm đó. Việc thống kê hàng năm sẽ cung cấp các thông tin xác thực về hoạt động lưu trữ, phát hiện kịp thời những vướng mắc, những sai lệch qua đó lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều chỉnh các quy định, xây dựng các các kế hoạch phù hợp với hiện trạng của công tác lưu trữ và khả năng thực tế của đơn vị. Hơn nữa, các số liệu thống kê đó cũng được cung cấp cho các cơ quan quản lí nhà nước về lưu trữ để các cơ quan này xây dựng các kế hoạch tổng thể của địa phương, ngành và của quốc gia về hoạt động lưu trữ.

Việc thống kê trong lưu trữ hiện hành tập trung và ba nội dung chính sau:

1. Đối tượng thống kê 2. Các đơn vị thống kê

3. Các công cụ để thống kê (sổ sách, mẫu biểu…)

- Danh sách phông a. Tài liệu lưu trữ

- Sổ nhập tài liệu. - Đối với tài liệu giấy: - Sổ xuất tài liệu. + Tài liệu đã chỉnh lí: - Mục lục hồ sơ. Phông, hồ sơ (đơn vị bảo quản), mét giá, văn bản.

+ Tài liệu chưa chỉnh lí: Bó, gói, cặp, mét giá... - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.

- Danh mục tài liệu tiêu + Tài liệu quý hiếm: Văn bản, trang

- Đối với tài liệu khác: hủy và Hồ sơ tiêu hủy tài liệu.

+ Tài liệu khoa học kĩ thuật: Công trình, sản phẩm, mét giá, hồ sơ, đơn vị bảo quản… - Báo cáo thống kê tổng hợp định kì.

+ Tài liệu nghe nhìn: Cuộn phim, giờ chiếu, đĩa, tấm hình…

b. Các công cụ tra tìm

Mục lục hồ sơ, sổ thống kê, sách hướng dẫn trong kho lưu trữ, phần mềm, cơ sở dữ liệu…

c. Cơ sở vật chất, phương tiện Mét vuông kho, tình trạng kho, cặp, hộp, giá, tủ, chiếc, cái… bảo quản tài liệu

d. Cán bộ lưu trữ Số lượng, số năm công tác, trình độ, khóa bồi dưỡng nghiệp vụ…

e. Tình hình sử dụng tài liệu

Số lượt phục vụ, tài liệu thường phục vụ, nội dung tài liệu, mục đích sử dụng, đơn vị sử dụng…

Việc thống kê tài liệu lưu trữ được tiến hành định kì trên các công cụ thống kê với yêu cầu khách quan, chính xác và chân thực. Qua đó sẽ giúp cho việc quản lí hoạt động lưu trữ được chặt chẽ, thống nhất, và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả.

4.2.6. Sử dụng tài liệu lưu trữ

Sử dụng tài liệu lưu trữ là việc đưa các thông tin của tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu và giải quyết các công việc chuyên môn của các cán bộ, nhân viên trong quá trình công tác hoặc các mục đích hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Tài liệu lưu trữ thực sự có giá trị khi những thông tin của tài liệu được đưa ra phục vụ cho các mục đích như phục vụ cho các hoạt động chính trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu hợp pháp của tổ chức, công dân. Mục đích cuối cùng là góp phần phát triển cơ quan, tổ chức, xã hội, quốc gia. Chính vì thế tại lưu trữ của các cơ quan, tổ chức việc đẩy mạnh phục vụ tài liệu lưu trữ cần được chú trọng. Thông thường, có các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ trong lưu trữ cơ quan, tổ chức:

- Tổ chức phòng đọc. Trên thực tế, không nhiều cơ quan, tổ chức có điều kiện mặt bằng để tổ chức phòng đọc theo quy định, mà phòng đọc có thể bố trí ngay tại bộ phận lưu trữ để dễ quản lí và phục vụ.

- Cho mượn tài liệu lưu trữ: việc cho mượn TLLT cần được người có thẩm quyền phê duyệt, trong phạm vi và giới hạn nhất định.

- Cấp chứng thực lưu trữ, bản sao, trích lục TLLT: căn cứ vào quy định khai thác sử dụng TLLT, bộ phận lưu trữ sẽ cung cấp chứng thực lưu trữ (xác nhận về nội dung TLLT), hoặc bản sao hay trích lục TLLT cho người có nhu cầu sử dụng. Hoạt động này không được tổ chức thường xuyên tại các lưu trữ hiện hành.

- Công bố TLLT: việc công bố TLLT phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức như các hội thi tìm hiểu về lịch sử cơ quan, tổ chức; hoạt động tiếp thị, quảng cáo thương hiệu hay các nhu cầu hợp pháp khác. Hoạt động này không được tổ chức thường xuyên tại các lưu trữ hiện hành.

Tổ chức sử dụng TLLT được chặt chẽ cần phải xây dựng được quy chế về việc khai thác, sử dụng TLLT. Trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; của bộ phận lưu trữ, của lãnh đạo đơn vị có nhu cầu khai thác sử dụng và người trực tiếp sử dụng TLLT; mục đích, nội dung công việc được phép sử dụng TLLT; thời gian sử dụng, các điều kiện khi sử dụng TLLT… Việc xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế nghiêm túc sẽ đảm bảo quản lí TLLT được chặt chẽ, nâng cao trách nhiệm của những người có liên quan, đồng thời phát huy được giá trị của TLLT cho mục đích phát triển của cơ quan, tổ chức.

Tóm lại: công tác lưu trữ là nghiệp vụ được quy định rất chặt chẽ trong các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn phòng có trách nhiệm trong việc tổ chức công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nên cần bám sát vào các quy định, thực hiện nghiêm túc các quy trình nghiệp vụ và vận dụng linh hoạt vào điều kiện thực tiễn, để hoạt động lưu trữ được hiểu quả, phục vụ cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.

----------//----------

MỤC LỤC

Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN

2 2 3 1.1. Khái niệm về văn bản………………………………………… 1.2. Phân loại văn bản…………………………………………………………… 1.3. Chức năng của văn bản………………………………………………………

Chương 2. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

2.1. Yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính…………………………….. 10 2.1.1. Yêu cầu đối với người soạn thảo……………………………………………. 10 2.1.2. Phương pháp diễn đạt nội dung văn bản hành chính……………………….. 10 2.1.3. Phương pháp sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính………………… 12 2.1.4. Quy định về thể thức văn bản hành chính…………………………………… 18 20 2.2. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng……………… 2.2.1. Soạn thảo “Quyết định”……………………………………………………… 20 2.2.2. Soạn thảo “Công văn”……………………………………………………….. 25 2.2.3. Soạn thảo “Báo cáo”…………………………………………………………. 26 2.3.4. Soạn thảo “Tờ trình”…………………………………………………………. 30 2.3.5. Soạn thảo “Thông báo”………………………………………………………. 33 2.3.6. Soạn thảo “Biên bản”………………………………………………………… 35 2.3.7. Soạn thảo “Kế hoạch”………………………………………………………… 38

Chương 3. NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

3.1. Khái quát chung về công tác văn thư…………………………………………… 39 3.2. Các nghiệp vụ của công tác văn thư……………………………………………. 41 3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản ……………………………………………….. 41 3.2.2. Lập hồ sơ……………………………………………………………………… 46 3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu………………………………………………….. 38

Chương 4. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

4.1. Khái quát chung về nghiệp vụ lưu trữ………………………………………….. 50 4.2. Các nghiệp vụ lưu trữ cơ bản…………………………………………………… 52 4.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan…………………………………….. 52 4.2.2. Chỉnh lí tài liệu……………………………………………………………….. 57 4.2.3. Xác định giá trị tài liệu……………………………………………………….. 59 4.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ……………………………………………………… 62 4.2.5. Thống kê TLLT……………………………………………………………….. 64 4.2.6. Sử dụng tài liệu lưu trữ………………………………………………………. 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. PGS.Vương Đình Quyền, Văn bản và lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia, 2004.

2. Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (ĐH KHXH&NV Hà Nội), Lý luận và thực tiễn công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, 2006.

3. Các văn bản quy phạm pháp luật:

- Luật Lưu trữ. - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110.

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.