PH N I.Ầ
C S PHÁP LÝ VÀ LÝ LU N CHUNG V CÔNG TÁC QU N LÝ HỞ Ở Ậ Ề Ả Ồ
S , TÀI LI U.Ơ Ệ
I. M T S KHÁI NI M C B N: “TÀI LI U”, “VĂN B N” “TÀI LI UỘ Ố Ệ Ơ Ả Ệ Ả Ệ
L U TR ”, “H S ” VÀ “L P H S ”Ư Ữ Ồ Ơ Ậ Ồ Ơ .
1. Khái ni m “Tài li u” và “Văn b n”ệ ệ ả
Hi n nay có nhi u đnh nghĩa và cách gi i thích v khái ni m “tài li u”. Theoệ ề ị ả ề ệ ệ
Lu t L u tr s : 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 c a Quôc H i ậ ư ữ ố ủ ộ C ng hoàộ
xã h i ch nghĩa Vi t Nam v ộ ủ ệ ề “L u tr ”, khái ni m tài li u đc đinh nghĩa và gi iư ữ ệ ệ ượ ả
thích nh sau:ư
Tài li u:ệ là v t mang tin đc hình thành trong quá trình ho t đng c a cậ ượ ạ ộ ủ ơ
quan, t ch c, cá nhân.Tài li u bao g m văn b n, d án, b n v thi t k , b n đ,ổ ứ ệ ồ ả ự ả ẽ ế ế ả ồ
công trình nghiên c u, s sách, bi u th ng kê; âm b n, d ng b n phim, nh, viứ ổ ể ố ả ươ ả ả
phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài li u đi n t ; b n th o tác ph m văn h c; nghệ ệ ử ả ả ẩ ọ ệ
thu t, s công tác, nh t ký, h i ký, bút tích, tài li u vi t tay; tranh v ho c in; nậ ổ ậ ồ ệ ế ẽ ặ ấ
ph m và các v t mang tin khác. Tuy nhiên, theo cách hi u ph bi n m t s n cẩ ậ ể ổ ế ở ộ ố ướ
ti n ti n, đc bi t theo Tiêu chu n qu c t (ISO 5489-1 “Thông tin và h th ng tàiế ế ặ ệ ẩ ố ế ệ ố
li u”), khái ni m“ Tài li u” (document) đc đnh nghĩa nh sau : ệ ệ ệ ượ ị ư
Tài li uệ “là thông tin đc ghi l i ho c m t đi t ng có th đc x lý nhượ ạ ặ ộ ố ượ ể ượ ử ư
m t đn v -m t th th ng nh t”.ộ ơ ị ộ ể ố ấ
Đnh nghĩa này đc s d ng đ qu n lý các h s , tài li u Canada. ị ượ ử ụ ể ả ồ ơ ệ ở
Ví d , trong b n Báo cáo v “Chính sách và quá trình thu th p, tiêu chu n vàụ ả ề ậ ẩ
b ng chú gi i thu t ng c a c quan L u tr thành ph Toronto-Canada” thu t ngả ả ậ ữ ủ ơ ư ữ ố ậ ữ
“tài li u -document” đc đnh nghĩa nh sau :ệ ượ ị ư
“ Là m t đn v thông tin đc ghi l i không ph thu c vào hình th c và v tộ ơ ị ượ ạ ụ ộ ứ ậ
mang” (A unit of recorded information regardless of form and media).
V i cách đnh nghĩa trên đây, khái ni m tài li u đc hi u r t r ng. Trong bàiớ ị ệ ệ ượ ể ấ ộ
gi ng này, tác gi dùng theo đnh nghĩa c a Lu t l u tr Vi t Nam. Đ làm sáng tả ả ị ủ ậ ư ữ ệ ể ỏ
đnh nghĩa v “Tài li u”, c n làm rõ thêm v khái ni m “Văn b n” (Record). Kháiị ề ệ ầ ề ệ ả
ni m “Văn b n” (theo ISO 5489-1 “Thông tin và h th ng tài li u”), đc hi u làệ ả ệ ố ệ ượ ể :
M t tài li u ộ ệ đcượ l p raậ ho cặ nh n đc trongậ ượ quá trình ti n hành cácế công vi cệ h pợ
pháp c aủ m t ng i ho c m tộ ườ ặ ộ tổ ch cứ và đc ượ b oả qu nả, đc duy trìượ b iở ng iườ
ho cặ t ch cổ ứ đó v i m c đích làm ch ng c ho c đ ớ ụ ứ ứ ặ ể tham kh o trong t ng laiả ươ ”.
2. Khái ni m “tài li u l u tr ”:ệ ệ ư ữ
Tài li u l u trệ ư ữ là tài li u có giá tr ph c v ho t đng th c ti n, nghiên c uệ ị ụ ụ ạ ộ ự ễ ứ
khoa h c, l ch s đc l a ch n đ l u tr . Tài li u l u tr bao g m b n g c, b nọ ị ử ượ ự ọ ể ư ữ ệ ư ữ ồ ả ố ả
chính; trong tr ng h p không còn b n g c, b n chính thì đc thay th b ng b nườ ợ ả ố ả ượ ế ằ ả
sao h p pháp.ợ
3. Khái ni m “h s ”:ệ ồ ơ
H sồ ơ là m t t p tài li u có liên quan v i nhau v m t v n đ, m t s vi c, m tộ ậ ệ ớ ề ộ ấ ề ộ ự ệ ộ
đi t ng c th ho c có đc đi m chung, hình thành trong quá trình theo dõi, gi iố ượ ụ ể ặ ặ ể ả
quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a c quan, t ch c. ế ệ ộ ạ ứ ệ ụ ủ ơ ổ ứ
Phân tích n i dung c a đnh nghĩa này v h s cho th y:ộ ủ ị ề ồ ơ ấ
+ H s đc hình thành trong quá trình gi i quy t công vi c. Ý này kh ng đnhồ ơ ượ ả ế ệ ẳ ị
r ng h s là s n ph m c a toàn b quá trình gi i quy t công vi c ch không ph iằ ồ ơ ả ẩ ủ ộ ả ế ệ ứ ả
sau khi công vi c k t thúc, tài li u t p thành đng v i các bó, gói ch có đt ch nh lýệ ế ệ ấ ố ớ ờ ợ ỉ
m i đc đa ra đ l p thành h s .ớ ượ ư ể ậ ồ ơ
+ Công vi c đc l p h s ph i thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a m t cệ ượ ậ ồ ơ ả ộ ạ ứ ệ ụ ủ ộ ơ
quan ho c c a m t cá nhân.ặ ủ ộ
C hai ý này ch ra r ng :ả ỉ ằ
H s là s n ph m c a c quá trình gi i quy t công vi c. Có nghĩa là h sồ ơ ả ẩ ủ ả ả ế ệ ồ ơ
đc b t đu hình thành ngay t th i đi m công vi c đc b t đu. L p h sượ ắ ầ ừ ờ ể ệ ượ ắ ầ ậ ồ ơ
không ph i là vi c t p h p, s p x p văn b n, tài li u (có th đc hi u là đã) hìnhả ệ ậ ợ ắ ế ả ệ ể ượ ể
thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thành h s mà là quá trình t pả ế ệ ồ ơ ậ
h p, s p x p công văn gi y t thành các h s (tài li u đc hình thành đn đâu thìợ ắ ế ấ ờ ồ ơ ệ ượ ế
2
ph i l p ngay đn đó). Th ng nh t đc quan đi m này không ch có ý nghĩa v h cả ậ ế ố ấ ượ ể ỉ ề ọ
thu t mà còn và r t quan tr ng đ ch đo, h ng d n nghi p v cũng nh ti n hànhậ ấ ọ ể ỉ ạ ướ ẫ ệ ụ ư ế
công tác ki m tra, thanh tra đi v i công tác l p h s n c ta hi n nay. B i vì nhể ố ớ ậ ồ ơ ở ướ ệ ở ư
đã nêu trên, trong th c ti n hi n nay ch a nh n th c th ng nh t v b n ch t c aở ự ễ ệ ư ậ ứ ố ấ ề ả ấ ủ
khái ni m h s nên đã có quan ni m cho r ng: “l p h s là công vi c cu i cùngệ ồ ơ ệ ằ ậ ồ ơ ệ ố
trong công tác văn th c quan, đc th c hi n sau khi v n đ, s vi c đc đ c pư ơ ượ ự ệ ấ ề ự ệ ượ ề ậ
trong các văn b n có liên quan đã gi i quy t xong, th ng vào d p cu i năm, khi s pả ả ế ườ ị ố ắ
k t thúc m t năm công tác c a c quan, chu n b b c sang năm m i v i ch ngế ộ ủ ơ ẩ ị ướ ớ ớ ươ
trình k ho ch công tác m i”. H s là “khái ni m phân lo i; phân lo i các văn b nế ạ ớ ồ ơ ệ ạ ạ ả
hình thành trong ho t đng c a c quan, cá nhân theo m t v n đ, m t s vi c ho cạ ộ ủ ơ ộ ấ ề ộ ự ệ ặ
các đc đi m khác c a văn b n”, có h s hi n hành, có h s đc l p ra trong cácặ ể ủ ả ồ ơ ệ ồ ơ ượ ậ
l u tr c quan và l u tr l ch s , ư ữ ơ ư ữ ị ử đi u này đã d n đn s ch p nh n m t th cề ẫ ế ự ấ ậ ộ ự
tr ng hi n nay là ph n l n cán b , công ch c ph n hành n c ta không th cạ ệ ầ ớ ộ ứ ầ ở ướ ự
hi n nhi m v l p h s công vi c thu c ch c trách đc giao.ệ ệ ụ ậ ồ ơ ệ ộ ứ ượ
Ch c quan ho c cá nhân có th m quy n (có ch c năng nhi n v th c thi côngỉ ơ ặ ẩ ề ứ ệ ụ ự
vi c) m i đc phép l p ra h s t ng ng, không đc phép làm sai l ch h sệ ớ ượ ậ ồ ơ ươ ứ ượ ệ ồ ơ
trong quá trình l p h s .ậ ồ ơ
K t qu phân tích trên cho th y khái ni m h s hi n hành là khái ni m khôngế ả ấ ệ ồ ơ ệ ệ
ph n ánh đúng b n ch t công tác văn th , l u tr . Vì v y, ch đúng khi dùng kháiả ả ấ ư ư ữ ậ ỉ
ni m h s và ch đc l p nó hi n hành. Khái ni m h s không ph i ch là kháiệ ồ ơ ỉ ượ ậ ở ệ ệ ồ ơ ả ỉ
ni m phân lo i. V b n ch t, nó là khái ni m dùng trong quá trình qu n lý và sệ ạ ề ả ấ ệ ả ử
d ng văn b n. H s đc t o nên t nh ng văn b n có giá tr pháp lý. Do đó, h sụ ả ồ ơ ượ ạ ừ ữ ả ị ồ ơ
là các căn c pháp lý c b n đ lãnh đo, ch đo, đi u hành và th c hi n các côngứ ơ ả ể ạ ỉ ạ ề ự ệ
vi c theo qui đnh. Còn trong th c ti n ch nh lý tài li u n c ta hi n nay t o nênệ ị ự ễ ỉ ệ ở ướ ệ ạ
nh ng t p tài li u t ng đng h s ho c các đn v b o qu n là k t qu c a vi cữ ậ ệ ươ ươ ồ ơ ặ ơ ị ả ả ế ả ủ ệ
ph c h i ho c t o ra nh ng t p tài li u t ng đng h s , nh ng đn v b o qu n.ụ ồ ặ ạ ữ ậ ệ ươ ươ ồ ơ ữ ơ ị ả ả
Chúng ta không đc coi vi c này là l p h s trong l u tr . B i vì n u dùng kháiượ ệ ậ ồ ơ ư ữ ở ế
ni m l p h s l u tr là không đúng v i b n ch t c a công tác l p h s .ệ ậ ồ ơ ư ữ ớ ả ấ ủ ậ ồ ơ
4. Các lo i h s c b n:ạ ồ ơ ơ ả
Theo khái ni m chung v h s trên, các c quan, t ch c có 3 lo i h sệ ề ồ ơ ở ở ơ ổ ứ ạ ồ ơ
sau:
3
- H s công vi cồ ơ ệ : là t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t v n đ,ậ ả ệ ớ ề ộ ấ ề
m t s vi c, ho c có cùng đc tr ng nh : tên lo i, tác gi ... hình thành trong quá trìnhộ ự ệ ặ ặ ư ư ạ ả
gi i quy t công vi c thu c ch c năng, nhi m v c a m t c quan, đn v .ả ế ệ ộ ứ ệ ụ ủ ộ ơ ơ ị
- H s nguyên t c:ồ ơ ắ là t p văn b n sao các văn b n quy ph m pháp lu t v t ngậ ả ả ạ ậ ề ừ
m t công tác nghi p v nh t đnh, dùng đ tra c u, làm căn c pháp lý khi gi i quy tặ ệ ụ ấ ị ể ứ ứ ả ế
công vi c hàng ngày.ệ
- H s nhân s :ồ ơ ự là m t t p văn b n, tài li u có liên quan v m t cá nhân cộ ậ ả ệ ề ộ ụ
th (h s đng viên, h s cán b , h s h c sinh...).ể ồ ơ ả ồ ơ ộ ồ ơ ọ
- H s chuyên ngành:ồ ơ h s chuyên ngành nh đi v i h s các v án c aồ ơ ư ố ớ ồ ơ ụ ủ
ngành Tòa án nhân dân, h s c a c quan Công an, Vi n ki m sát nhân dân....ồ ơ ủ ơ ệ ể
5. Khái ni m “L p h s ”:ệ ậ ồ ơ
L p h s là vi c t p h p, s p x p văn b n, tài li u hình thành lên h s trongậ ồ ơ ệ ậ ợ ắ ế ả ệ ồ ơ
quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thành h s theo các nguyên t c và ph ngả ế ệ ồ ơ ắ ươ
pháp nh t đnh.ấ ị
II. V TRÍ, VAI TRÒ C A QU N LÝ H S , TÀI LI U NÓI CHUNG VÀỊ Ủ Ả Ồ Ơ Ệ
L P H S NÓI RIÊNG.Ậ Ồ Ơ
1. V trí, vai trò c a qu n lý h s , tài li u trong c quan.ị ủ ả ồ ơ ệ ơ
a) V trí qu n lý h s , tài li u trong c quan.ị ả ồ ơ ệ ơ
Trong b t k c quan, t ch c, doanh nghi p nào cũng có m t lĩnh v c công tácấ ỳ ơ ổ ứ ệ ộ ự
vô cùng quan tr ng. Đó là công tác qu n lý h s , tài li u. Công tác này bao g m toànọ ả ồ ơ ệ ồ
b công vi c liên quan đn đăng ký, thu th p, b o đm v n toàn và phát huy giá trộ ệ ế ậ ả ả ẹ ị
các h s , tài li u t th i đi m hình thành trong quá trình ho t đng c a các c quan,ồ ơ ệ ừ ờ ể ạ ộ ủ ơ
t ch c và doanh nghi p cho đn khi b tiêu h y ho c đc l a ch n đ b o qu nổ ứ ệ ế ị ủ ặ ượ ự ọ ể ả ả
vĩnh vi n trong các l u tr l ch s . Xét v b n ch t, qu n lý h s , tài li u là qu n lýễ ư ữ ị ử ề ả ấ ả ồ ơ ệ ả
thông tin văn b n, bao g m thông tin tài li u hi n hành và thông tin tài li u quá kh .ả ồ ệ ệ ệ ứ
Trong th i đi bùng n thông tin, m i c quan, t ch c, đc bi t là các doanh nghi pờ ạ ổ ỗ ơ ổ ứ ặ ệ ệ
mu n t n t i và phát tri n b n v ng ph i có năng l c nhanh nh y trong x lý thôngố ồ ạ ể ề ữ ả ự ạ ử
tin nói chung và thông tin tài li u nói riêng. Chính vì v y, qu n lý h s , tài li u cóệ ậ ả ồ ơ ệ
m t v trí đc bi t quan tr ng. Nó đc ví nh nh ng huy t qu n trong thân th conộ ị ặ ệ ọ ượ ư ữ ế ả ể
4
ng i b o đm cho dòng máu t t đc ch y đu, đúng, chính xác, đy đ và k p th iườ ả ả ố ượ ả ề ầ ủ ị ờ
và liên t c trong c th và lên b não, không đ x y ra ùn t c, rò r .ụ ơ ể ộ ể ả ắ ỉ
V c th , qu n lý h s , tài li u là m t h th ng công vi c đòi h i t t cề ụ ể ả ồ ơ ệ ộ ệ ố ệ ỏ ấ ả
nh ng ai c n s d ng tài li u đu ph i tham gia th c hi n theo nh ng nguyên t c vàữ ầ ử ụ ệ ề ả ự ệ ữ ắ
nghi p v phù h p. H th ng công vi c có kh i đu t i th i đi m hình thành tài li uệ ụ ợ ệ ố ệ ở ầ ạ ờ ể ệ
(xem khái ni m tài li u và văn b n), th i k khai sinh tài li u, h s - b t đu khâuệ ệ ả ờ ỳ ệ ồ ơ ắ ầ ở
văn th (qu n lý văn b n đi văn b n đn và l p h s thu c giai đo n văn th ) liênư ả ả ả ế ậ ồ ơ ộ ạ ư
ti p qua khâu l u tr c quan và k t thúc b ng vi c th c hi n các nghi p v đa vàoế ư ữ ơ ế ằ ệ ự ệ ệ ụ ư
l u tr l ch s . ư ữ ị ử
b) Vai trò qu n lý h s , tài li u trong c quan.ả ồ ơ ệ ơ
Công tác qu n lý h s , tài li u có vai trò, tác d ng r t l n. B i vì nó giúp cả ồ ơ ệ ụ ấ ớ ở ơ
quan, t ch c và doanh nghi p (nói chung là c quan) thu th p, x lý và cung c p k pổ ứ ệ ơ ậ ử ấ ị
th i, đy đ ngu n thông tin văn b n (thông tin tài li u) ph c v ho t đng qu n lýờ ầ ủ ồ ả ệ ụ ụ ạ ộ ả
c a c quan;ủ ơ
Là công c đ ki m soát vi c thi hành quy n l c c a c quan;ụ ể ể ệ ề ự ủ ơ
Góp ph n ầnâng cao hi u quệ ả và ch t l ng công vi c công tác c a nhà qu n lý;ấ ượ ệ ủ ả
T o đi u ki n đ b o v bí m t thông tin trong văn b n;ạ ề ệ ể ả ệ ậ ả
Gi gìn các ch ng c pháp lý đm b o cho ho t đng ki m tra, thanh tra vàữ ứ ứ ả ả ạ ộ ể
giám sát;
Đm b o an toàn và phát huy giá tr tài li u l u tr .ả ả ị ệ ư ữ
c) V trí, vai trò c a công tác l p h s trong c quan.ị ủ ậ ồ ơ ơ
+ V trí:ị
- L p h s là m t khâu quan tr ng c a công tác qu n lý h s , tài li u trongậ ồ ơ ộ ọ ủ ả ồ ơ ệ
giai đo n văn th (công tác văn th ). Sau khi gi i quy t xong công vi c nh ng ch aạ ư ư ả ế ệ ư ư
x p x p hoàn ch nh h s coi nh ch a hoàn thành công vi c;ắ ế ỉ ồ ơ ư ư ệ
- L p h s là m t xích g n li n công tác văn th v i công tác l u tr và có nhậ ồ ơ ắ ắ ề ư ớ ư ữ ả
h ng tr c ti p đn công tác l u tr .ưở ự ế ế ư ữ
+ Vai trò cña viÖc l p h s t t s có tác d ng:ậ ồ ơ ố ẽ ụ
5