Học phần: Công tác văn thư lưu trữ

Chia sẻ: Hoa Thanh Quế | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

403
lượt xem 48
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện chương trình tổng thể của cải cách thể chế hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020,... là những nội dung chính trong 4 câu hỏi trong bài thuyết trình học phần "Công tác văn thư lưu trữ". Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Học phần: Công tác văn thư lưu trữ

Học Phần : CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ GVHD: SVTH:
Câu 1: Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
KHÁI NIỆM Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
NỘI DUNG Soạn thảo và ban hành văn bản: • Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theo dõi lĩnh vực gì phải có trách nhiệm theo dõi và soạn thảo văn bản lĩnh vực đó. • Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt: v Phải được người có thẩm quyền xem xét, duyệt. Thủ tướng đơn vị, cá nhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau cùng nội dung. v Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan sát đến xem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản đến ký tắt vào phần sau cùng của thể thức văn bản. • Đánh máy văn bản, sao in văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản:  Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý và giải quyết văn bản do các cơ quan khác ban hành và gửi tới.  Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý và giải quyết văn bản do cơ quan ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quan khác. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:  Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ  Lập các loại  Giao nộp hồ sơ Quản lý và sử dụng con dấu:  Bảo quản các loại dấu  Trực tiếp đóng dấu
YÊU CẦU Chính xác: Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải: • Chính xác về nội dung văn bản: v Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý v Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác v Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. • Chính xác về thể thức văn bản: v Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định v Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuốc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan, giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu trong các văn bản. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cơ cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội đồng Nhà nước (nay là Ủy ban thường vụ Quốc hội) và quy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ).
Hiện đại: Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc đã trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu ở các cơ quan có năng suất chất lượng cao. Hiện nay nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách , nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mooic cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
VỊ TRÍ Công tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng hay phòng hành chính của cơ quan quản lý. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính là người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư; Ở những cơ quan không có văn phòng hoặc phòng hành chính thì có thể thành lập bộ phận văn thư hoặc cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư.
Ý NGHĨA • Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. • Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. • Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt
Câu 2: Vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện chương trình tổng thể của cải cách thể chế hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020
Câu 3: Sơ đồ hóa hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư ở Việt Nam.
BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Phòng Văn thư Văn thư – lưu trữ Các trung – Lưu trữ Tỉnh tâm lưu trữ thuốc Văn Quốc gia và phòng Bộ, cơ đơn vị sự quan ngang Sở Nội Phòng Nội CC Văn phòng – Thống nghiệp thuộc Bộ, cơ quan vụ vụ kê kiểm nghiệm cục thuộc Chính VTLTNN phủ Công chức Kho bảo quản tài Chi cục chuyên trách liệu lưu trữ cấp VTLT VTLT Xã Phòng, Tổ, Kho lưu Kho lưu người làm CC, VC làm trữ trữ công tác VT công tác VT chuyên chuyên LT của cơ LT của cơ dụng dụng cấp quan, đơn vị quan, đơn vị cấp Tỉnh thuộc Tỉnh thuộc Huyện Huyện
Câu 4: Bằng phương pháp sơ đồ hãy mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư của cơ quan đơn vị.
Chung THỦ TRƯỞNG Riêng THỦ TRƯỞNG CVP/TPHC ĐƠN VỊ VĂN THƯ CCVC Đối Đối Đối Đối với với với với việc văn văn việc quản lý bản bản lập con dấu đến đi hồ sơ
Trách nhiệm của Thủ CHUNG trưởng • Ra quyết định ban hành các văn bản; • Quyết định đầu tư thiết bị cơ sở vật chất cho cơ quan. RIÊNG • Thủ trưởng cơ quan ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành trên cơ sở không trái pháp luật; • Ủy quyền cho cấp phó ký thay, cán bộ dưới một cấp ký thừa lệnh những văn bản theo lĩnh vực phân công; • Cho ý kiến phân phối chỉ đạo các văn bản đến văn bản đi trong cơ quan; • Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ văn bản của cơ quan.
TRÁCH NHIỆM CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG, TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH • Cho ý kiến phân phối đối với các văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng; • Giải quyết các văn bản đến có liên quan đến nhiệm vụ được giao; • Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các đơn vị cá nhân; • Chủ trì, tham gia soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao; • Chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày • Tổ chức việc đánh máy in ấn sao chụp văn bản; • Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan các văn bản theo • Ký trực tiếp các văn bản do
• Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư; • Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp để thực hiện triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư; • Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn thư của cơ quan và của toàn ngành; • Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn lọc hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
TRÁCH NHIỆM CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRÁCH NHIỆM CỦA CCVC NÓI CHUNG • Phân công cá nhân trong • Giải quyết kịp thời văn đơn vị giải quyết kịp thời bản đến theo sự phân các văn bản đến; công của thủ trưởng cơ quan đơn vị; • Đôn đốc cá nhân soạn • Soạn thảo văn bản có thảo văn bản khi liên liên quan đến nhiệm quan đến nhiệm vụ được vụ được giao; giao; • Lập hồ sơ liên quan • Tổ chức việc lập hồ sơ, đến công việc do mình lựa chọn hồ sơ để giao theo dõi, giải quyết, nộp vào lưu trữ cơ quan thống kê và giao nộp theo quy định. hồ sơ đó vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN THƯ CƠ QUAN ĐỐI VỚI VĂN ĐỐI VỚI VĂN BẢN ĐI BẢN ĐẾN • Tiếp nhận dự thảo văn bản, đánh máy, in ấn, hoàn • Tiếp nhận tất cả các văn thiện; bản đến cơ quan; • Giúp CVP/TPHC kiểm tra • Kiểm tra, phân loại, bóc hình thức, thể thức văn bì, đóng dấu, đếm; bản; • Đăng ký; • Trình ký văn bản; • Trình văn bản đến để xin • Ghi số ngày tháng, đăng ký; ý kiến chỉ đạo; • Nhân bản, đóng dấu; • Chuyển giao văn bản • Làm thủ tục phát hành, đến theo dõi việc phát hành văn • Theo dõi tiến độ giải bản; quyết văn bản đến • Lưu và sử dụng, khai thác các bản lưu văn bản