Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
L I M Đ UỜ Ở Ầ
Cu c cách m ng khoa h c công ngh v i nh ng thành t u th n kỳộ ạ ọ ệ ớ ữ ự ầ
cùng v i xu th toàn c u hoá kinh t đang tác đ ng m nh m t i ho t đ ngớ ế ầ ế ộ ạ ẽ ớ ạ ộ
chính tr , văn hoá, xã h i t ng c s , t ng vùng mi n c a m i qu c gia.ị ộ ở ừ ơ ở ừ ề ủ ỗ ố
Thông tin trong n n kinh t hi n đ i đã k p th i đáp ng đ m i c s , tề ế ệ ạ ị ờ ứ ể ỗ ơ ở ổ
ch c ho t đ ng sáng t o nh m đ t đ c ch t l ng, hi u qu cao trongứ ạ ộ ạ ằ ạ ượ ấ ượ ệ ả
quá trình CNH, HĐH đ t n c. Nh v y m t trong các v n đ b c xúc màấ ướ ư ậ ộ ấ ề ứ
mà t ng lo i hình c s : C quan, đ n v , doanh nghi p, xã, ph ng, cácừ ạ ơ ở ơ ơ ị ệ ườ
đ n v l c l ng vũ trang ph i gi i quy t là nâng cao ch t l ng ho tơ ị ự ượ ả ả ế ấ ượ ạ
đ ng văn phòng, công tác thông tin đ n v mình. Vi c c ng c hoàn thi nộ ở ơ ị ệ ủ ố ệ
t ch c và ho t đ ng văn phòng đ tr giúp đ c l c v công tác thông tinổ ứ ạ ộ ể ợ ắ ự ề
cho qu n lý đang tr thành nhu c u b c thi t c a xã h i. N n kinh t Vi tả ở ầ ứ ế ủ ộ ề ế ệ
Nam đang phát tri n t ng b c h i nh p n n kinh t tri th c, công tác vănể ừ ướ ộ ậ ề ế ứ
phòng đang là nhi m v then ch t c a các c quan, đ n v đ b o đ m,ệ ụ ố ủ ơ ơ ị ể ả ả
cung c p đ y đ k p th i thông tin có ch t l ng cho quá trình qu n lý. Đấ ầ ủ ị ờ ấ ượ ả ể
có th thu nh n, x lý, qu n lý và s d ng thông tin t t nh t trong đi uể ậ ử ả ử ụ ố ấ ề
ki n hi n nay, các đ n v c s ph i tăng c ng đ u t trang thi t b côngệ ệ ơ ị ơ ở ả ườ ầ ư ế ị
ngh hi n đ i, v a ph i th ng xuyên b i d ng ki n th c chuyên mônệ ệ ạ ừ ả ườ ồ ưỡ ế ứ
v nghi p v văn phòng cho m i cán b nhân viên c a văn phòng.ề ệ ụ ỗ ộ ủ
M t trong nh ng nhi m v c b n và đ c bi t quan tr ng c a vănộ ữ ệ ụ ơ ả ặ ệ ọ ủ
phòng đó là công tác Văn th – l u tr , nh m m c đích đ m b o thông tinư ư ữ ằ ụ ả ả
các ch tr ng, đ ng l i c a Đ ng, qu n lý và đi u hành c a Nhà n c.ủ ươ ườ ố ủ ả ả ề ủ ướ
Các văn b n hình thành trong công tác lãnh đ o, ch đ o và ho t đ ng c aả ạ ỉ ạ ạ ộ ủ
m i ngành, các đ n v trong nghành và là ph ng ti n thi t y u giúp choỗ ơ ị ươ ệ ế ế
ho t đ ng c a m i ngành, các c quan đ t hi u qu cao. ạ ộ ủ ỗ ơ ạ ệ ả
Qua chuy n đi th c t p t i Tr ng ĐHBK Hà N i đã giúp em cóế ự ậ ạ ườ ộ
đ c nh ng ki n th c th c t và nh ng cái nhìn m i v công tác vănượ ữ ế ứ ự ế ữ ớ ề
phòng. Qua tìm hi u tình hình th c t công tác văn phòng t i Tr ngể ự ế ạ ườ
Đinh Th HoàiịMSSV: 504403024
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
ĐHBK Hà N i, em đã ch n đ tài “ộ ọ ề Hoàn thi n công tác Văn th – l u trệ ư ư ữ
t i văn phòng Tr ng ĐHBK Hà N iạ ườ ộ ” làm đ tài cho báo cáo chuyên đ c aề ề ủ
mình. Đây là m t ki u đ tài mà t tr c t i nay đã có nhi u công trìnhộ ể ề ừ ướ ớ ề
nghiên c u. Song đ i v i Tr ng ĐHBK Hà N i v i nh ng ho t đ ngứ ố ớ ườ ộ ớ ữ ạ ộ
mang tính ch t đ c thù c a mình thì ch a có ai đ c p đ n. Do đó emấ ặ ủ ư ề ậ ế
m nh d n ch n đ làm báo cáo chuyên đ cho mình, gi i quy t v n đ nàyạ ạ ọ ể ề ả ế ấ ề
em mu n đóng góp m t ph n nh bé trong b c đ u nghiên c u, t ch cố ộ ầ ỏ ướ ầ ứ ổ ứ
công tác Văn th – l u tr t i Tr ng ĐHBK Hà N i, đ ng th i góp ph nư ư ữ ạ ườ ộ ồ ờ ầ
vào vi c xem xét t ch c ho t đ ng văn th - l u tr các c quan khácệ ổ ứ ạ ộ ư ư ữ ở ơ
nói chung. Hi n nay công tác Văn th – l u tr trong văn phòng ĐHBK Hàệ ư ư ữ
N i v n còn t n t i nh ng đi m b t c p, nh ng b t c p này v a do ýộ ẫ ồ ạ ữ ể ấ ậ ữ ấ ậ ừ
mu n ch quan l n đi u ki n khách quan mang l i. ố ủ ẫ ề ệ ạ
Nghiên c u v công tác Văn th – l u tr t i Tr ng ĐHBK Hà N iứ ề ư ư ữ ạ ườ ộ
nh m đánh giá th c tr ng ho t đ ng t i Tr ng ĐHBK Hà N i và đ a raằ ự ạ ạ ộ ạ ườ ộ ư
m t s ki n ngh , bi n pháp nh m nâng cao hi u qu ho t đ ng công tácộ ố ế ị ệ ằ ệ ả ạ ộ
Văn th – l u tr t i Tr ng cho phù h p v i đ c đi m và tình hình ho tư ư ữ ạ ườ ợ ớ ặ ể ạ
đ ng chung. Qua đây em xin đ c bày t lòng bi t n sâu s c t i Th y giáoộ ượ ỏ ế ơ ắ ớ ầ
Tr n Văn Giá đã nhi t tình giúp đ và đ ng viên em đ hoàn thành t t Báoầ ệ ỡ ộ ể ố
cáo chuyên đ này. Em xin trân tr ng c m n ban lãnh đ o Nhà tr ng,ề ọ ả ơ ạ ườ
toàn th các cô chú trong phòng Hành chính – T ng h p Tr ng ĐHBK Hàể ổ ợ ườ
N i đã nhi t tình ch d n và t o đi u ki n thu n l i trong su t th i gianộ ệ ỉ ẫ ạ ề ệ ậ ợ ố ờ
th i gian em th c t p t i Tr ng.ờ ự ậ ạ ườ
Em xin chân thành c m n.ả ơ
2
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
N i dung nghiên c u c a đ tài ngoài l i m đ u và k t lu n báo cáoộ ứ ủ ề ờ ở ầ ế ậ
này đ c trình bày theo 3 ch ng sau:ượ ươ
Ch ng I:ươ M t s lý lu n c b n v công tác Văn th – l u trộ ố ậ ơ ả ề ư ư ữ
Ch ng II:ươ Th c tr ng công tác Văn th – l u tr t i Tr ngự ạ ư ư ữ ạ ườ
ĐHBK Hà N iộ
Ch ng III:ươ m t s ki n ngh và gi i pháp nh m nâng cao hi uộ ố ế ị ả ằ ệ
qu ho t đ ng công tác Văn th – l u tr t i Tr ng ĐHBK Hà N iả ạ ộ ư ư ữ ạ ườ ộ
Do tính ch t là m t đ tài nghiên c u, ng d ng vào th c ti n choấ ộ ề ứ ứ ụ ự ễ
nên trong đ tài này, ngoài vi c quan sát th c t quá trình ho t đ ng c aề ệ ự ế ạ ộ ủ
Tr ng ĐHBK Hà N i, các m t ho t đ ng c a văn phòng Tr ng, em cònườ ộ ặ ạ ộ ủ ườ
s d ng các ph ng pháp nghiên c u sau:ử ụ ươ ứ
- Ph ng pháp t ng h p và th ng kêươ ổ ợ ố
- Ph ng pháp phân tích minh ho lý lu n b ng các s li uươ ạ ậ ằ ố ệ
- Ph ng pháp quan sát th c t quá trình ho t đ ng c a Tr ngươ ự ế ạ ộ ủ ườ
ĐHBK Hà N iộ
T đó đem so sánh lý lu n đã đ c h c v i th c ti n và đ a ra m từ ậ ượ ọ ớ ự ễ ư ộ
s đ xu t v i hy v ng nó s là tài li u tham kh o c a Tr ng ĐHBK Hàố ề ấ ớ ọ ẽ ệ ả ủ ườ
N i.ộ
3
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
CH NG IƯƠ
M T S LÝ LU N V CÔNG TÁC VĂN TH – L U TRỘ Ố Ậ Ề Ư Ư Ữ
I. LÝ LU N CHUNG V CÔNG TÁC VĂN PHÒNGẬ Ề
1. Khái ni m công tác văn phòngệ
Công tác văn phòng là m t thu t ng có liên quan đ n nhi u n i dungộ ậ ữ ế ề ộ
ho t đ ng c a m t t ch c. Xem xét theo quan đi m h thông thì: đ uạ ộ ủ ộ ổ ứ ể ệ ở ầ
vào bao g m các ho t đ ng tr giúp lãnh đ o t ch c, qu n lý, s d ngồ ạ ộ ợ ạ ổ ứ ả ử ụ
toàn b ho t đ ng thông tin kinh t , chính tr xã h i, hành chính, môi tr ngộ ạ ộ ế ị ộ ườ
v.v…Theo các ph ng án s d ng khác nhau nh m thu đ c k t qu t iươ ử ụ ằ ượ ế ả ố
u trong t ng ho t đ ng c a đ n v . Còn đ u ra thì công tác văn phòng làư ừ ạ ộ ủ ơ ị ở ầ
nh ng ho t đ ng phân ph i, truy n t i, thu và x lý thông tin ph n h iữ ạ ộ ố ề ả ử ả ồ
trong n i b và bên ngoài đ n v theo yêu c u c a lãnh đ o. Toàn b nh ngộ ộ ơ ị ầ ủ ạ ộ ữ
ho t đ ng này s góp ph n hoàn thi n t ng b c công tác t ch c đi uạ ộ ẽ ầ ệ ừ ướ ổ ứ ề
hành trong đ n v , giúp lãnh đ o ra nh ng quy t đ nh chính xác có hi u quơ ị ạ ữ ế ị ệ ả
cao nh t cho đ n v .ấ ơ ị
2. Ch c năng, nhi m v c a văn phòngứ ệ ụ ủ
2.1. Ch c năng văn phòngứ
Văn phòng là m t th c th t n t i khách quan b i v y nó t n t i nhộ ự ể ồ ạ ở ậ ồ ạ ư
b t kỳ m t th c th nào, thông qua m i quan h đ c tr ng v i môi tr ngấ ộ ự ể ố ệ ặ ư ớ ườ
mà nó t n t i. Hay nói cách khác văn phòng cũng có nh ng lý do t n t i đ cồ ạ ữ ồ ạ ộ
l p t ng đ i nh các t ch c, các đ n v khác c v ph ng di n tậ ươ ố ư ổ ứ ơ ị ả ề ươ ệ ự
nhiên và ph ng di n xã h i. Theo khái ni m v văn phòng thì văn phòngươ ệ ộ ệ ề
có 3 ch c năng c b n sau đâyứ ơ ả
. Ch c năng tham m uứ ư
. Ch c năng t ng h p ứ ổ ợ
4
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
. Ch c năng h u c nứ ậ ầ
2.2. Nhi m v c a công tác văn phòngệ ụ ủ
a. Xây d ng và t ch c th c hi n quy ch ho t đ ng c a c quan, đ n vự ổ ứ ự ệ ế ạ ộ ủ ơ ơ ị
b. Xây d ng và qu n lý ch ng trình k ho ch ho t đ ng c a c quan đ nự ả ươ ế ạ ạ ộ ủ ơ ơ
vị
c. Thu, nh p, x lý, s d ng, qu n lý thông tinậ ử ử ụ ả
d. Tr giúp v văn b nợ ề ả
e. B o đ m các y u t v t ch t, tài chính cho ho t đ ng c a c quan, đ nả ả ế ố ậ ấ ạ ộ ủ ơ ơ
vị
f. C ng c t ch c b máy văn phòngủ ố ổ ứ ộ
g. Duy trì ho t đ ng th ng nh t c a văn phòngạ ộ ườ ậ ủ
h. áp d ng các ti n b khoa h c – k thu t đ luôn đ i m i và hoàn thi nụ ế ộ ọ ỹ ậ ể ổ ớ ệ
các nghi p v văn phòng và toàn b ho t đ ng c a t ch c.ệ ụ ộ ạ ộ ủ ổ ứ
II. LÝ LU N CHUNG V CÔNG TÁC VĂN TH – L U TRẬ Ề Ư Ư Ữ
1. Công tác văn thư
1.1. Khái ni m công tác văn thệ ư
Công tác văn th là ho t đ ng đ m b o thông tin b ng văn b n ph cư ạ ộ ả ả ằ ả ụ
v cho công tác qu n lý c a các c quan nhà n c, các t ch c chính tr ,ụ ả ủ ơ ướ ổ ứ ị
kinh t , xã h i, các đ n v vũ trang. Là toàn b các công vi c v xây d ngế ộ ợ ị ộ ệ ề ự
văn b n và ban hành văn b n, t ch c qu n lý và gi i quy t văn b n hìnhả ả ổ ứ ả ả ế ả
thành trong ho t đ ng c a c quan. Các văn b n hình thành c a công tácạ ộ ủ ơ ả ủ
văn th là ph ng ti n thi t y u cho ho t đ ng c a c quan đ t hi u qu .ư ươ ệ ế ế ạ ộ ủ ơ ạ ệ ả
1.2. N i dung và nhi m v c a công tác văn thộ ệ ụ ủ ư
a. N i dung c a công tác văn thộ ủ ư
5