C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c l p – T do – H nh phúc ộ ậ ự ạ
QUI Đ NH Ị
V CÔNG TÁC VĂN TH L U TRỀ Ư Ư Ữ
Mã tài li u: HCQT-QĐ003ệ
TP HCM:01/03/2011
QUY Đ NH Ị
V CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀIỀ
N CƯỚ
Mã tài li u: HCQT-QĐ003ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 01/03/2011
B ng theo dõi s a đ i tài li uả ử ổ ệ
Ngày s a đ iử ổ V trí ịN i dung s a đ iộ ử ổ L n s aầ ử Ghi chú
Ng i biên so nườ ạ Soát xét T ng Giám đ cổ ố
H và tênọ
Ch kýữ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty CP Đ u T Phan Vũ biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ầ ư ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố2 / 18
QUY Đ NH Ị
V CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀIỀ
N CƯỚ
Mã tài li u: HCQT-QĐ003ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 01/03/2011
CÔNG TY C PH N Đ U TỔ Ầ Ầ Ư
PHAN VŨ
C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c l p - T do - H nh phúcộ ậ ự ạ
TP HCM, ngày 01 tháng 03 năm 2011
QUY CH Ế
V CÔNG TÁC VĂN TH -L U TR Ề Ư Ư Ữ
(Ban hành theo Quy t đ nh s … /QĐ-PV ngày … tháng … năm 2011 c a T ngế ị ố ủ ổ
Giám Đ c Công ty CP Đ u T Phan Vũ)ố ầ ư
CH NG IƯƠ
QUY Đ NH CHUNGỊ
Đi u 1. Ph m vi đi u ch nh và đ i t ng áp d ngề ạ ề ỉ ố ượ ụ
1. Quy ch này quy đ nh v công tác văn th - l u tr .ế ị ề ư ư ữ
2. Quy ch này đ c áp d ng đ i v i các đ n v , CB-CNV toàn h thông côngế ượ ụ ố ớ ơ ị ệ
ty.
Đi u 2. Gi i thích t ngề ả ừ ữ
1. Công tác văn thư bao g m vi c so n th o và ban hành văn b n, t ch cồ ệ ạ ả ả ổ ứ
qu n lý và x lý văn b n, l p h s công vi c, qu n lý và s d ng con d u.ả ử ả ậ ồ ơ ệ ả ử ụ ấ
2. Công tác l u trư ữ bao g m vi c ồ ệ thu th p, phân lo i, b o qu n, ph c v cácậ ạ ả ả ụ ụ
yêu c u khai thác, s d ng tài li u; ti p nh n và qu n lý văn b n, h s , tài li u. ầ ử ụ ệ ế ậ ả ả ồ ơ ệ
Đi u 3. Trách nhi m th c hi nề ệ ự ệ
1. Trách nhi m c a ban Giám Đ c trong vi c qu n lý công tác văn th - l uệ ủ ố ệ ả ư ư
tr :ữ
a) Ban hành, ch đ o vi c th c hi n ch đ , quy đ nh v công tác văn th - l uỉ ạ ệ ự ệ ế ộ ị ề ư ư
tr theo quy đ nh c a pháp lu t hi n hành;ữ ị ủ ậ ệ
b) Ki m tra vi c th c hi n các ch đ , quy đ nh v công tác văn th - l u trể ệ ự ệ ế ộ ị ề ư ư ữ
đ i v i các đ n v tr c thu c; gi i quy t khi u n i, t cáo và x lý vi ph m phápố ớ ơ ị ự ộ ả ế ế ạ ố ử ạ
lu t v công tác văn th - l u tr theo th m quy n.ậ ề ư ư ữ ẩ ề
2. Th tr ng các đ n v thu c Công ty có trách nhi m ch đ o v công tác vănủ ưở ơ ị ộ ệ ỉ ạ ề
th - l u tr c a đ n v mình theo đúng Quy ch này và các quy đ nh khác có liênư ư ữ ủ ơ ị ế ị
quan. B trí 01 cán b kiêm nhi m làm công tác văn th - l u tr (sau đây g i là Vănố ộ ệ ư ư ữ ọ
th ) c a đ n v .ư ủ ơ ị
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty CP Đ u T Phan Vũ biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ầ ư ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố3 / 18
QUY Đ NH Ị
V CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀIỀ
N CƯỚ
Mã tài li u: HCQT-QĐ003ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 01/03/2011
3. M i cán b công nhân viên, ng i lao đông thu c Công ty trong quá trìnhỗ ộ ươ ộ
gi i quy t công vi c liên quan đ n công tác văn th - l u tr ph i th c hi n nghiêmả ế ệ ế ư ư ữ ả ự ệ
túc các quy đinh tai Quy chê nay. !
4. Vi c th c hi n công tác văn th - l u tr c a Công ty ph i theo đúng quyệ ự ệ ư ư ữ ủ ả
đ nh c a pháp lu t v b o v bí m t trong s n xu t kinh doanh c a công ty và quyị ủ ậ ề ả ệ ậ ả ấ ủ
đ nh hi n hành c a Nhà n c, v công tác văn th - l u tr .ị ệ ủ ướ ề ư ư ữ
CH NG IIƯƠ
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Đi u 4. So n th o văn b n ề ạ ả ả
1. Phông ch s d ng đ so n th o các văn b n c a Công ty và các đ n vữ ử ụ ể ạ ả ả ủ ơ ị
tr c thu c Công ty là phông ch ự ộ ữ Times New Roman theo Tiêu chu n Vi t Namẩ ệ
TCVN 6909:2001 (b mã Unicodeộ). Th th c trình bày văn b n, th th c b nể ứ ả ể ứ ả
sao văn b n, quy đ nh v ki u, c ch , ký hi u văn b n, tên vi t t t c a các đ nả ị ề ể ỡ ữ ệ ả ế ắ ủ ơ
v tr c thu c Công ty trong các văn b n đ c th c hi n th ng nh t theo m u Phị ự ộ ả ượ ự ệ ố ấ ẫ ụ
l c 1, 2, 3, 4 và 5 c a Quy ch . M u m t s lo i văn b n hành chính thông d ngụ ủ ế ẫ ộ ố ạ ả ụ
đ c quy đ nh t i Ph l c 5 Quy ch này.ượ ị ạ ụ ụ ế
2. Th tr ng đ n v đ c giao so n th o văn b n ch u trách nhi m v n iủ ưở ơ ị ượ ạ ả ả ị ệ ề ộ
dung và tính pháp lý c a văn b n. ủ ả
Đi u 5. Qu n lý văn b n “Đ n”ề ả ả ế
1. T t c văn b n “Đ n” c a Công ty đ u ph i th ng nh t đăng ký t i Văn thấ ả ả ế ủ ề ả ố ấ ạ ư
Công ty. Văn phòng Công ty ch trình Lãnh đ o Công ty nh ng văn b n đã đăng ký vàỉ ạ ữ ả
ch u trách nhi m đ i v i nh ng văn b n “Đ n” đã đ c đăng ký. ị ệ ố ớ ữ ả ế ượ
2. S “Đ n” đ c đánh liên t c theo th t t s 01 cho văn b n “Đ n” đ uố ế ượ ụ ứ ự ừ ố ả ế ầ
tiên c a ngày làm vi c đ u tiên c a năm và k t thúc b ng s c a văn b n “Đ n”ủ ệ ầ ủ ế ằ ố ủ ả ế
cu i cùng c a ngày làm vi c cu i cùng c a năm đó. ố ủ ệ ố ủ
2. T t c văn b n g i đ n Công ty ho c các đ n v thu c Công ty b ng b t cấ ả ả ử ế ặ ơ ị ộ ằ ấ ứ
hình th c nào (đ ng b u đi n, Fax, do Lãnh đ o, CB-CNV nh n v ) đ u đ cứ ươ ư ệ ạ ậ ề ề ượ
ti p nh n và làm th t c đăng ký văn b n “Đ n” t i Văn th Công ty. Trongế ậ ủ ụ ả ế ạ ư
tr ng h p g p, các b n Fax đ c x lý nh văn b n “Đ n” đ b o đ m th i gian,ươ ợ ấ ả ượ ử ư ả ế ể ả ả ơ
nh ng sau đó ph i có b n chính văn b n đ b o đ m tính pháp lý.ư ả ả ả ể ả ả
4. Văn th Công ty có nhi m v nh n, bóc bì t t c văn b n “Đ n”, tr 02ư ệ ụ ậ ấ ả ả ế ừ
tr ng h p sau đây:ươ ợ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty CP Đ u T Phan Vũ biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ầ ư ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố4 / 18
QUY Đ NH Ị
V CÔNG TÁC PHÍ TRONG VÀ NGOÀIỀ
N CƯỚ
Mã tài li u: HCQT-QĐ003ệ
Phiên b n: Ver 1.0ả
Ngày ban hành: 01/03/2011
a) Đ i v i các văn b n m t, Giám Đ c Nhân S Công ty bóc và tr c ti p đăngố ớ ả ậ ố ự ự ế
ký vào s văn b n m t. Sau khi vào s , văn b n m t ph i đ c cho vào bì dán kínổ ả ậ ổ ả ậ ả ượ
và chuy n ng i có th m quy n gi i quy t;ể ươ ẩ ề ả ế
b) Các bì g i đích danh đ n v tr c thu c ho c cá nhân thì đăng ký theo dõi vàử ơ ị ự ộ ặ
chuy n đúng tên ng i nh n trên bì.ể ươ ậ
5. Trình t , th t c ti p nh n, x lý văn b n “Đ n” đ c quy đ nh nh sau:ự ủ ụ ế ậ ử ả ế ượ ị ư
a) B c 1: Phân lo i văn b n theo các m c đ g p v th i gian và theo tínhướ ạ ả ứ ộ ấ ề ơ
ch t quan tr ng c a văn b n;ấ ọ ủ ả
b) B c 2: Vào s đăng ký văn b n;ướ ổ ả
c) B c 3: Trình Tr ng phòng đ ghi ý ki n x lý;ướ ưở ể ế ử
d) B c 4: Sau khi Tr ng phòng x lý, Văn th Công ty nh n l i văn b n đướ ưở ử ư ậ ạ ả ể
vào s theo dõi; nhân b n g i theo đ a ch đã đ c Lãnh đ o Công ty ch đ o x lý,ổ ả ử ị ỉ ượ ạ ỉ ạ ử
văn b n g c đ c l u t i Văn th Công ty.ả ố ượ ư ạ ư
Đi u 6. Qu n lý văn b n “Đi”ề ả ả
1. D th o văn b n “Đi” c a các đ n v trình Lãnh đ o Công ty ph i đúng ch cự ả ả ủ ơ ị ạ ả ứ
năng, nhi m v và th m quy n; tuân th theo quy đ nh c a pháp lu t; b o đ mệ ụ ẩ ề ủ ị ủ ậ ả ả
chính xác, rõ ràng, đ n nghĩa, đ ý và theo đúng th th c, k thu t trình bày văn b nơ ủ ể ứ ỹ ậ ả
đ c quy đ nh t i các Ph l c c a Quy ch này.ượ ị ạ ụ ụ ủ ế
2. D th o văn b n “Đi” ph i đ c g i v Văn th Công ty đ t ng h p,ự ả ả ả ượ ử ề ư ể ổ ợ
th ng nh t trình Lãnh đ o Công ty. Tr ng h p g p v th i gian thì Th tr ngố ấ ạ ươ ợ ấ ề ơ ủ ưở
đ n v tr c ti p trình Lãnh đ o Công ty.ơ ị ự ế ạ
3. D th o văn b n “Đi” tr c khi trình Lãnh đ o Công ty ph i có ch ký t tự ả ả ướ ạ ả ữ ắ
c a Th tr ng đ n v trình và ph i đ c Văn th Công ty ki m tra th th c, kủ ủ ưở ơ ị ả ượ ư ể ể ứ ỹ
thu t văn b n.ậ ả
4. Văn b n “Đi” đã có ch ký chính th c c a Lãnh đ o Công ty, Văn th Côngả ữ ứ ủ ạ ư
ty có trách nhi m phát hành, bao g m: đăng ký s , nhân b n, đóng d u. ệ ồ ố ả ấ
5. Sau khi phát hành văn b n, Văn th Công ty có trách nhi m nh p các thôngả ư ệ ậ
tin c n thi t vào s đăng kí văn b n “Đi”. 01 văn b n có d u t i đ c l u t i Vănầ ế ổ ả ả ấ ươ ượ ư ạ
th Công ty và 01 văn b n đ c l u t i đ n v so n th o văn b n.ư ả ượ ư ạ ơ ị ạ ả ả
6. S văn b n “Đi” đ c đánh liên t c theo s th t t s 01 cho văn b n đ uố ả ượ ụ ố ứ ự ừ ố ả ầ
tiên c a ngày làm vi c đ u tiên c a năm và k t thúc b ng s c a văn b n cu i cùngủ ệ ầ ủ ế ằ ố ủ ả ố
c a ngày làm vi c cu i cùng c a năm đó. ủ ệ ố ủ
________________________________________________________________________________________________
B n quy n tài li u này thu c Công ty CP Đ u T Phan Vũ biên so n và ki m soát. Tài li u này không đ c sao chép ho c s a ch a m t ph n hay toàn bả ề ệ ộ ầ ư ạ ể ệ ượ ặ ử ữ ộ ầ ộ
mà không có s phê chu n b ng văn b n c a Giám đ c công ty.ự ẩ ằ ả ủ ố
S trang ố5 / 18