Bài 2
Công tác văn th - Công tác l u trư ư ữ
I. Công tác văn th ư
1. Khái ni m ệ
Công tác văn th là t t c các công vi c có liên quan đ n công vănư ấ ả ệ ế
gi y t , b t đ u t khi th o văn b n (đ i v i công văn đi) ho c t khi ti pấ ờ ắ ầ ừ ả ả ố ớ ặ ừ ế
nh n (đ i v i công văn đ n) đ n khi gi i quy t xong công vi c, l p h sậ ố ớ ế ế ả ế ệ ậ ồ ơ
và n p l u h s vào l u tr c quan. ộ ư ồ ơ ư ữ ơ
2. V trí, tác d ng ị ụ
a. V trí ị
Công tác văn th là công tác quan tr ng không th thi u đ cư ọ ể ế ượ
trong ho t đ ng c a t t c các c quan. Các c quan Đ ng, Nhà n c, đoànạ ộ ủ ấ ả ơ ơ ả ướ
th dù l n hay nh , mu n th c hi n ch c năng, nhi m v c a mình đ u c nể ớ ỏ ố ự ệ ứ ệ ụ ủ ề ầ
ph i dùng đ n công văn gi y t đ ph bi n các ch tr ng, chính sách,ả ế ấ ờ ể ổ ế ủ ươ
ph n ánh tình hình lên c p trên, trao đ i, liên h , ph i h p công tác, ghi l iả ấ ổ ệ ố ợ ạ
nh ng s ki n, hi n t ng x y ra trong ho t đ ng hàng ngày.ữ ự ệ ệ ượ ả ạ ộ
Công tác văn th đ i v i ho t đ ng c a c quan có th ví nh m t s iư ố ớ ạ ộ ủ ơ ể ư ộ ợ
dây chuy n trong m t nhà máy t đ ng, s i dây chuy n đó liên h t t c cácề ộ ự ộ ợ ề ệ ấ ả
b ph n trong c quan v i lãnh đ o, liên h các b ph n v i nhau, liên hộ ậ ơ ớ ạ ệ ộ ậ ớ ệ
c quan đó v i các c quan c p trên và c p d i. N u s i dây chuy n đóơ ớ ơ ấ ấ ướ ế ợ ề
ng ng ho t đ ng ho c ho t đ ng không đ u s nh h ng đ n toàn bừ ạ ộ ặ ạ ộ ề ẽ ả ưở ế ộ
ho t đ ng c a nhà máy.ạ ộ ủ
b. Tác d ng ụ
Công tác văn th có tác d ng r t l n trong ho t đ ng c a các c quanư ụ ấ ớ ạ ộ ủ ơ
Đ ng, Nhà n c, đoàn th .ả ướ ể
- Làm t t công tác văn th góp ph n đ y m nh m i ho t đ ng c a cácố ư ầ ẩ ạ ọ ạ ộ ủ
c quan, gi m b t t quan liêu gi y tơ ả ớ ệ ấ ờ
Công văn gi y t là ph ng ti n qu n lý. Làm t t công tác văn th sấ ờ ươ ệ ả ố ư ẽ
giúp cho lãnh đ o c quan qua công văn gi y t ch đ o đ c chính xác, hi uạ ơ ấ ờ ỉ ạ ượ ệ
qu , không sót vi c, ch m vi c. Ng c l i công tác văn th làm không t tả ệ ậ ệ ượ ạ ư ố
s d n đ n tình tr ng cán b lãnh đ o cũng nh cán b th a hành ho t đ ngẽ ẫ ế ạ ộ ạ ư ộ ừ ạ ộ
kém hi u qu . M t khác, công tác văn th bao g m nhi u vi c, nhi u khâu,ệ ả ặ ư ồ ề ệ ề
liên quan đ n nhi u ng i, nhi u b ph n, công tác văn th t t hay x uế ề ườ ề ộ ậ ư ố ấ
không ch nh h ng đ n b n thân c quan mà có nh ng vi c nh h ngỉ ả ưở ế ả ơ ữ ệ ả ưở
chung đ n toàn ngành, toàn qu c, nh t là nh ng c quan mà ho t đ ng c aế ố ấ ữ ơ ạ ộ ủ
nó nh h ng trong ph m vi c n c.ả ưở ạ ả ướ
Công tác văn th không t t d n đ n quan liêu gi y t . Trong ho tư ố ẫ ế ấ ờ ạ
đ ng hàng ngày c a c quan, nh ng vi c quan tr ng c n thi t ph i tài li uộ ủ ơ ữ ệ ọ ầ ế ả ệ
hoá đ y đ , còn nh ng vi c không c n thi t thì không nên ban hành văn b n.ầ ủ ữ ệ ầ ế ả
Vi c ban hành quá nhi u văn b n không c n thi t, g i tràn lan, ch tệ ề ả ầ ế ử ấ
l ng văn b n không cao gây lãng phí gi y t , lãng phí nhân l c, ti n c aượ ả ấ ờ ự ề ủ
c a Nhà n c.ủ ướ
1
- Làm t t công tác văn th góp ph n gi gìn bí m t c a Đ ng và Nhàố ư ầ ữ ậ ủ ả
n cướ
M i ch tr ng, đ ng l i c a Đ ng và Nhà n c k c nh ng chọ ủ ươ ườ ố ủ ả ướ ể ả ữ ủ
tr ng "tuy t m t" đ u đ c ph n ánh qua công văn gi y t . Vi c gi gìnươ ệ ậ ề ượ ả ấ ờ ệ ữ
bí m t các ch tr ng, đ ng l i là đi u c c kỳ quan tr ng; t ch c t t côngậ ủ ươ ườ ố ề ự ọ ổ ứ ố
tác văn th : qu n lý ch t ch , g i đúng đ i t ng, không đ th t l c, m tư ả ặ ẽ ử ố ượ ể ấ ạ ấ
mát công văn gi y t là nh m tăng c ng gi gìn bí m t c a Đ ng và Nhàấ ờ ằ ườ ữ ậ ủ ả
n c.ướ
- Làm t t công tác văn th t o đi u ki n thu n l i cho công tác l uố ư ạ ề ệ ậ ợ ư
trữ
Tài li u văn th là ngu n b sung th ng xuyên và ch y u cho l uệ ở ư ồ ổ ườ ủ ế ư
tr . N u công tác văn th làm t t, m i công vi c c a c quan đ u đ c tàiữ ế ư ố ọ ệ ủ ơ ề ượ
li u hoá, b o đ m đ y đ th th c, gi i quy t xong công vi c, tài li uệ ả ả ầ ủ ể ứ ả ế ệ ệ
đ c l p h s đ y đ , n p vào l u tr đúng qui đ nh thì l u tr s có đượ ậ ồ ơ ầ ủ ộ ư ữ ị ư ữ ẽ ủ
tài li u, có đi u ki n đ ti n hành các khâu nghi p v , s p x p tài li u khoaệ ề ệ ể ế ệ ụ ắ ế ệ
h c, ph c v t t cho công tác nghiên c u hàng ngày cũng nh lâu dài v sau.ọ ụ ụ ố ứ ư ề
3. N i dung công tác văn th bao g m các công vi c ộ ư ồ ệ
N i dung công vi cộ ệ Ng i th c hi nườ ự ệ
- Th o văn b n, ghi biên b n các cu c h p,ả ả ả ộ ọ
h i ngh ộ ị chuyên viên, cán bộ
- S a và duy t b n th o ử ệ ả ả chuyên viên, th tr ngủ ưở
- Đánh máy, in nhân viên đánh máy
- Trình ký văn thư
- Ký th tr ngủ ưở
- Đóng d u, qu n lý con d u ch t ch , sấ ả ấ ặ ẽ ử
d ng con d u đúng quy đ nh ụ ấ ị văn thư
- Vào s và làm th t c g i đi ổ ủ ụ ử văn thư
- C p phát gi y đi đ ng, gi y gi i thi u ấ ấ ườ ấ ớ ệ văn thư
- Nh n, vào s công văn đ n ậ ổ ế văn thư
- Phân ph i công văn đ n ố ế th tr ngủ ưở
- Chuy n giao công văn đ n ể ế văn thư
- Theo dõi gi i quy t công văn đ nả ế ế
+ Theo dõi gi i quy t v n i dung ả ế ề ộ th tr ngủ ưở
+ Theo dõi th i gian gi i quy t ờ ả ế văn thư
- L p h s ậ ồ ơ t t c nh ng ng i liênấ ả ữ ườ
quan đ n công văn gi yế ấ
tờ
- N p l u h s vào l u tr c quan ộ ư ồ ơ ư ữ ơ t t c nh ng ng i có hấ ả ữ ườ ồ
sơ
N i dung công tác văn th g m nhi u khâu nghi p v liên quan m tộ ư ồ ề ệ ụ ậ
thi t v i nhau; n u m t khâu làm không t t, s nh h ng đ n các khâuế ớ ế ộ ố ẽ ả ưở ế
khác. Trong toàn b quy trình công tác văn th , có nhi u ng i tham gia, tộ ư ề ườ ừ
th tr ng đ n cán b nghiên c u, cán b văn th ... Vì v y đ làm t t côngủ ưở ế ộ ứ ộ ư ậ ể ố
2
tác văn th m i ng i c n xác đ nh rõ trách nhi m đ hoàn thành t t ph nư ọ ườ ầ ị ệ ể ố ầ
vi c c a mình.ệ ủ
Trong m t c quan, cán b văn th ti n hành công tác chuyên mônộ ơ ộ ư ế
nh : ti p nh n, đăng ký công văn đ n, chuy n giao và theo dõi th i h n gi iư ế ậ ế ể ờ ạ ả
quy t công văn đ n; trình ký và đóng d u, vào s và làm th t c g i côngế ế ấ ổ ủ ụ ử
văn đi; c p phát gi y đi đ ng, gi y gi i thi u; đánh máy, in văn b n (n uấ ấ ườ ấ ớ ệ ả ế
c quan không có cán b đánh máy, in chuyên trách).ơ ộ
Cán b lãnh đ o, chuyên viên có trách nhi m th o công văn đi, gi iộ ạ ệ ả ả
quy t công văn đ n. T t c các cán b có liên quan đ n công văn gi y tế ế ấ ả ộ ế ấ ờ
đ u có nhi m v b o v tài li u, s p x p tài li u đã gi i quy t thành h sề ệ ụ ả ệ ệ ắ ế ệ ả ế ồ ơ
và n p vào l u tr c quan đúng qui đ nh .ộ ư ữ ơ ị
II. Công tác l u tr ư ữ
1. Tài li u l u tr ệ ư ữ
a. Khái ni m:ệ Tài li u l u tr là tài li u có giá tr đ c l a ch nệ ư ữ ệ ị ượ ự ọ
trong toàn b kh i tài li u hình thành trong quá trình ho t đ ng c a các cộ ố ệ ạ ộ ủ ơ
quan, đoàn th , xí nghi p và cá nhân đ c b o qu n c đ nh trong các khoể ệ ượ ả ả ố ị
l u tr đ khai thác ph c v các m c đích chính tr , kinh t , văn hoá, khoaư ữ ể ụ ụ ụ ị ế
h c, l ch s c a toàn xã h i.ọ ị ử ủ ộ
b. Đ c đi m:ặ ể
Tài li u l u tr có nh ng đ c đi m :ệ ư ữ ữ ặ ể
- Tài li u l u tr ch a đ ng nh ng thông tin v quá kh .ệ ư ữ ứ ự ữ ề ứ
- Tài li u l u tr là b n g c, b n chính, b n sao c a các văn b n.ệ ư ữ ả ố ả ả ủ ả
- Tài li u l u tr do Đ ng, Nhà n c th ng nh t qu n lý, đ c b oệ ư ữ ả ướ ố ấ ả ượ ả
qu n, ả
nghiên c u và s d ng theo nh ng qui đ nh ch t ch , th ng nh t c aứ ử ụ ữ ị ặ ẽ ố ấ ủ
Đ ng, Nhà n c.ả ướ
c. Lo i hình:ạ Căn c vào n i dung và đ c đi m k thu t làm ra tài li uứ ộ ặ ể ỹ ậ ệ
có th chia tài li u thành ba lo i hình c b n.ể ệ ạ ơ ả
- Tài li u hành chínhệ
Tài li u hành chính g m: các lo i văn b n n i dung ph n ánh nh ngệ ồ ạ ả ộ ả ữ
ho t đ ng c a Đ ng, nhà n c, t ch c đoàn th trên các m t kinh t , chínhạ ộ ủ ả ướ ổ ứ ể ặ ế
tr , văn hoá, quân s . Tài li u hành chính có nhi u th lo i, tuỳ thu c vàoị ự ệ ề ể ạ ộ
t ng giai đo n l ch s c a m i qu c gia. Vi t Nam d i các tri u đ iừ ạ ị ử ủ ỗ ố Ở ệ ướ ề ạ
phong ki n tài li u hành chính ch y u là các lo i: s c, d , chi u, t u, s ...ế ệ ủ ế ạ ắ ụ ế ấ ớ
Hi n nay, tài li u hành chính c a Nhà n c là Hi n pháp, Lu t, Ngh quy t,ệ ệ ủ ướ ế ậ ị ế
Ngh đ nh... tài li u hành chính c a Đ ng c ng s n Vi t nam là Ngh quy t,ị ị ệ ủ ả ộ ả ệ ị ế
Quy t đ nh, Ch th , Thông tri...ế ị ỉ ị
- Tài li u khoa h c k thu tệ ọ ỹ ậ
Tài li u khoa h c k thu t có n i dung ph n ánh các ho t đ ng vệ ọ ỹ ậ ộ ả ạ ộ ề
nghiên c u khoa h c, phát minh sáng ch , thi t k xây d ng c b n, v thi tứ ọ ế ế ế ự ơ ả ề ế
k và ch t o các s n ph m công nghi p... Tài li u khoa h c k thu t cóế ế ạ ả ẩ ệ ệ ọ ỹ ậ
nhi u lo i nh : b n v , b n thuy t minh k thu t, bi u đ ...ề ạ ư ả ẽ ả ế ỹ ậ ể ồ
3
- Tài li u nh, phim đi n nh, ghi âm và ghi hìnhệ ả ệ ả
Là các lo i hình tài li u ph n ánh các ho t đ ng văn hoá xã h i, laoạ ệ ả ạ ộ ộ
đ ng sáng t o c a con ng i và các ho t đ ng phong phú khác. Tài li u nàyộ ạ ủ ườ ạ ộ ệ
có kh năng ghi và tái hi n các s ki n b ng hình nh, âm thanh. Tài li uả ệ ự ệ ằ ả ệ
bao g m âm b n các b c nh, các băng, đĩa ghi âm, ghi hình...ồ ả ứ ả
d. ý nghĩa c a tài li u l u tr ủ ệ ư ữ
Tài li u l u tr có ý nghĩa to l n đ i v i t t c các ho t đ ng chínhệ ư ữ ớ ố ớ ấ ả ạ ộ
tr , kinh t , văn hoá, khoa h c... c a loài ng i.ị ế ọ ủ ườ
* ý nghĩa chính tr : Tài li u l u tr mang tính ch t giai c p rõ r t, b tị ệ ư ữ ấ ấ ệ ấ
kỳ th i đ i nào, các giai c p đ u s d ng tài li u l u tr đ b o v quy nờ ạ ấ ề ử ụ ệ ư ữ ể ả ệ ề
l i giai c p mình. n c ta, sau khi giành đ c chính quy n, Đ ng và Nhàợ ấ Ở ướ ượ ề ả
n c đã ti n hành t p trung qu n lý tài li u l u tr và tri t đ s d ngướ ế ậ ả ệ ư ữ ệ ể ử ụ
nh m ph c v cho s nghi p xây d ng và phát tri n kinh t , văn hoá, c ngằ ụ ụ ự ệ ự ể ế ủ
c qu c phòng, b o v đ t n c...ố ố ả ệ ấ ướ
* ý nghĩa kinh t : Tài li u l u tr có ý nghĩa kinh t to l n; n i dungế ệ ư ữ ế ớ ộ
tài li u ph n ánh tình hình kinh t chung, tình hình phát tri n c a t ngệ ả ế ể ủ ừ
ngành, t ng nhà máy, xí nghi p... Vi c nghiên c u, s d ng tri t đ tài li uừ ệ ệ ứ ử ụ ệ ể ệ
l u tr s mang l i l i ích to l n cho n n kinh t qu c dân.ư ữ ẽ ạ ợ ớ ề ế ố
* ý nghĩa khoa h c: Tài li u l u tr đ c s d ng làm t li u t ng k tọ ệ ư ữ ượ ử ụ ư ệ ổ ế
các qui lu t v n đ ng và phát tri n s v t, hi n t ng trong t nhiên, xã h iậ ậ ộ ể ự ậ ệ ượ ự ộ
và t duy. Tài li u l u tr có ý nghĩa đ c bi t trong nghiên c u l ch s . B tư ệ ư ữ ặ ệ ứ ị ử ấ
kỳ tài li u l u tr nào ít nhi u đ u ch a đ ng nh ng thông tin chân th c vệ ư ữ ề ề ứ ự ữ ự ề
xã h i c a th i kỳ l ch s đã s n sinh ra chúng. Tài li u l u tr là ngu n sộ ủ ờ ị ử ả ệ ư ữ ồ ử
li u quan tr ng nh t, chính xác nh t cho vi c nghiên c u l ch s Đ ng, l chệ ọ ấ ấ ệ ứ ị ử ả ị
s dân t c nói chung cũng nh c a t ng đ a ph ng, t ng ngành, t ng cử ộ ư ủ ừ ị ươ ừ ừ ơ
quan nói riêng.
* ý nghĩa văn hoá: Tài li u l u tr là m t di s n văn hoá đ c bi t c aệ ư ữ ộ ả ặ ệ ủ
dân t c. Tài li u l u tr ph n ánh nh ng thành qu lao đ ng sáng t o v v tộ ệ ư ữ ả ữ ả ộ ạ ề ậ
ch t và tinh th n c a nhân dân ta qua các th i kỳ l ch s . Nó có vai trò quanấ ầ ủ ờ ị ử
tr ng đ i v i vi c nghiên c u n n văn hoá dân t c, k th a nh ng tinh hoaọ ố ớ ệ ứ ề ộ ế ừ ữ
văn hoá mà cha ông ta đã tr i qua trong quá trình xây d ng n n văn hoá m iả ự ề ớ
c a dân t c.ủ ộ
2. Công tác l u trư ữ
a. Khái ni m:ệ Công tác l u tr là t t c các công vi c có liên quan t iư ữ ấ ả ệ ớ
t ch c qu n lý, khai thác s d ng tài li u l u tr đ ph c v cho các yêuổ ứ ả ử ụ ệ ư ữ ể ụ ụ
c u xã h i.ầ ộ
b. N i dung c a công tác l u trộ ủ ư ữ bao g m các khâu nghi p v sau:ồ ệ ụ
- S u t m, thu th p, b sung tài li u.ư ầ ậ ổ ệ
- Phân lo i (ch nh lý) tài li u.ạ ỉ ệ
- Xác đ nh giá tr tài li u.ị ị ệ
- Th ng kê, b o qu n tài li u.ố ả ả ệ
- T ch c ph c v khai thác, s d ng tài li u.ổ ứ ụ ụ ử ụ ệ
4
c. Nguyên t c qu n lý công tác l u trắ ả ư ữ
n c ta công tác l u tr đ c qu n lý theo nguyên t c t p trungỞ ướ ư ữ ượ ả ắ ậ
th ng nh t, th hi n:ố ấ ể ệ
* Qu n lý tài li uả ệ
- T p trung toàn b tài li u phông l u tr Đ ng c ng s n Vi t namậ ộ ệ ư ữ ả ộ ả ệ
vào b o qu n trong m ng l i kho l u tr c p u Đ ng t TW đ n huy n,ả ả ạ ướ ư ữ ấ ỷ ả ừ ế ệ
qu n, th và đ t d i s qu n lý th ng nh t c a C c L u tr Văn phòngậ ị ặ ướ ự ả ố ấ ủ ụ ư ữ
TW Đ ng. ả
- T p trung toàn b tài li u phông l u tr qu c gia vào b o qu nậ ộ ệ ư ữ ố ả ả
trong m ng l i các trung tâm l u tr , các phòng, kho l u tr t TW đ n đ aạ ướ ư ữ ư ữ ừ ế ị
ph ng và đ t d i s qu n lý th ng nh t c a C c L u tr Nhà n c.ươ ặ ướ ự ả ố ấ ủ ụ ư ữ ướ
* Qu n lý vi c ch đ o, h ng d n nghi p vả ệ ỉ ạ ướ ẫ ệ ụ
Vi c qu n lý ch đ o, h ng d n nghi p v đ c phân c p nh sau:ệ ả ỉ ạ ướ ẫ ệ ụ ượ ấ ư
- các c quan Đ ng do C c L u tr Văn phòng TW Đ ng. Ở ơ ả ụ ư ữ ả
- các c quan Nhà n c do C c L u tr Nhà n c.Ở ơ ướ ụ ư ữ ướ
M c đích: b o đ m s th ng nh t v nghi p v , t o đi u ki n sụ ả ả ự ố ấ ề ệ ụ ạ ề ệ ử
d ng tri t đ và có hi u qu tài li u l u tr Đ ng và Nhà n c.ụ ệ ể ệ ả ệ ư ữ ả ướ
III. Tính ch t và m i quan h gi a công tác văn th và công tác l uấ ố ệ ữ ư ư
trữ
1. Tính ch t c a công tác văn th và công tác l u trấ ủ ư ư ữ
a. Tính ch t c m t:ấ ơ ậ Tài li u ch a đ ng nhi u bí m t c a Đ ng, Nhàệ ứ ự ề ậ ủ ả
n c, c a ngành, c a c quan... Vì v y đ b o đ m an toàn tuy t đ i cho tàiướ ủ ủ ơ ậ ể ả ả ệ ố
li u, đòi h i công tác văn th , l u tr ph i tuân theo nh ng nguyên t c, chệ ỏ ư ư ữ ả ữ ắ ế
đ , th t c ch t ch ; cán b làm công tác văn th , l u tr ph i luôn luôn nêuộ ủ ụ ặ ẽ ộ ư ư ữ ả
cao tinh th n trách nhi m, c nh giác cách m ng, ý th c t ch c k lu t,ầ ệ ả ạ ứ ổ ứ ỷ ậ
ch p hành nghiêm ch nh các qui ch v b o v tài li u.ấ ỉ ế ề ả ệ ệ
b. Tính ch t khoa h c:ấ ọ Tài li u ch a đ ng m t kh i l ng thông tinệ ứ ự ộ ố ượ
r t l n, đ t ch c s d ng có hi u qu , đòi h i các khâu nghi p v vănấ ớ ể ổ ứ ử ụ ệ ả ỏ ệ ụ
th và l u tr ph i đ c ti n hành theo ph ng pháp khoa h c và có hư ư ữ ả ượ ế ươ ọ ệ
th ng lý lu n riêng.ố ậ
2. M i quan h gi a công tác văn th và công tác l u trố ệ ữ ư ư ữ
Công tác văn th và công tác l u tr là hai công tác có n i dung nghi pư ư ữ ộ ệ
v khác nhau nh ng có m i quan h m t thi t v i nhau:ụ ư ố ệ ậ ế ớ
- Ngu n tài li u ch y u và vô t n b sung cho các kho l u tr là tàiồ ệ ủ ế ậ ổ ư ữ
li u văn th . Vì v y làm t t công tác văn th s có và gi l i đ c đ y đệ ư ậ ố ư ẽ ữ ạ ượ ầ ủ
tài li u đ b sung cho kho l u tr .ệ ể ổ ư ữ
- Tài li u trong m t c quan làm ra b o đ m đ y đ th th c, đúngệ ộ ơ ả ả ầ ủ ể ứ
th lo i văn b n, khi gi i quy t xong l p h s đ y đ và n p vào kho l uể ạ ả ả ế ậ ồ ơ ầ ủ ộ ư
tr s t o đi u ki n thu n l i cho vi c phân lo i, xác đ nh giá tr tài li u vàữ ẽ ạ ề ệ ậ ợ ệ ạ ị ị ệ
ph c v khai thác.ụ ụ
5