1
Chương
I
TÀI
LIỆU
L
ƯU
TRỮ,
CÔNG
TÁC
L
ƯU
TRỮ
VÀ
L
ƯU
TRỮ
HỌC
T
ổng
số
ti
ết:
05
(Lý
t
huyế
t:
05
; T
hự
c
h
à
nh:
00;
Kiểm
tra:
00)
I.
T
à
i li
ệu
l
ưu
trữ
Trong
quá
t
rình
hoạ
t
động
c
ủ
a
con
ngườ
i,
việ
c
trao
đổ
i
thông
tin tr
ở
t
hành
nhu
c
ầu
không
thẻ
th
i
ếu
đượ
c.
Thông
tin
đượ
c
con
ngườ
i tra
o
đổ
i
vớ
i
nhau
bằng
nhiều
phương
ti
ện
khác
những
chủ
yếu
nhấ
t là
bằng
văn
bản.
Đặ
c
biệ
t là
khi
nh
à
nướ
c
ra
đờ
i
th
ì
văn
bản
tr
ở
th
à
nh
phương
ti
ện
không
thể
th
i
ếu
trong
hoạ
t
động
quản
lý
và
đ
i
ều
hành
xã
hộ
i.
Văn
bản
đượ
c
sử
dụng
để
ghi
chép
các
sự
kiện,
hiện
t
ượng,
truyền
đạ
t các
Chỉ
thị,
mệnh
l
ệnh,
là c
ăn
c
ứ
để
truy
c
ứu
t
r
ách
nhiệm
…
Chính
vì
t
hế,
con
ngườ
i
ngày
càng
nhận
thấy
rõ
vai
tr
ò
c
ủ
a
văn
bản.
Họ
đ
ã
biế
t
g
i
ữ
l
ạ
i các
văn
bản,
giấy
t
ờ
quan
tr
ọng
để
sử
dụng
khi
c
ần
th
i
ế
t
v
à
văn
bản
đ
ã t
rở
thành
tài
sản
quý
báu
để
l
ưu
truyền
cho
đờ
i
sau.
Xã
hộ
i
ngày
càng
phát
tri
ển,
nhu
c
ầu
trao
đổ
i
thông
tin c
ủ
a
con
ngườ
i
ngày
càng
cao thì các
hình
thứ
c
văn
bản
ngày
càng
phong
phú.
Tuy
nhi
ê
n,
do
bộ
não
con
ngườ
i c
ó
giớ
i
hạn,
họ
không
t
hể
nhớ
nổ
i các
thông
ti
n
đ
ã
đượ
c
ghi
chép
l
ạ
i. C
on
ngườ
i c
ần
nghĩ
ra
cách l
ưu
giữ
các
giấy
t
ờ
đó.
Công
tác l
ưu
tr
ữ
ra
đờ
i
nhằm
đáp
ứng
nhu
c
ầu
l
ưu
giữ
các
văn
bản,
giấy
t
ờ
để
phụ
c
vụ
cho
hoạ
t
động
c
ủ
a
xã
hộ
i loài
ngườ
i.
1.
Khái
niệm,
đặ
c
đ
i
ểm,
các
loạ
i
hình
tài
li
ệu
l
ưu
trữ.
1.1.
Khái
niệm.
L
ưu
tr
ữ
là
mộ
t
thuậ
t
ngữ
có
nguồn
gố
c t
ừ
ti
ếng
Hy
L
ạp
“Arch
”
,
dùng
để
chỉ
nơ
i
làm
việ
c c
ủ
a chí
nh
quyền.
Về
sau
dùng
để
chỉ
ngôi
nh
à
bảo
quản
tài li
ệu.
Hiểu
theo
nghĩ
a
rộng
th
ì “L
ưu
tr
ữ
”
có
nghĩ
a là l
ưu
l
ạ
i,
g
i
ữ
l
ạ
i.
Đố
i
vớ
i c
ông
văn
giấy
t
ờ
th
ì l
ưu
tr
ữ
có
nghĩ
a là l
ưu
l
ạ
i,
g
i
ữ
l
ạ
i các
văn
bản
giấy
t
ờ
c
ủ
a các c
ơ
quan,
đoàn
thể,
cá
nhân
để
làm
bằng
chứng
tra c
ứu
khi
c
ần
thi
ế
t.
T
ừ
khái
niệm
l
ưu
tr
ữ,
ta
có
thể
nêu
lên
kh
ái
niệm
đầy
đủ
về
tài li
ệu
l
ưu
tr
ữ
như
sau:
Tài li
ệu
l
ưu
tr
ữ
là
tà
i li
ệu
hình
thành
trong
quá
trình
hoạ
t
động
c
ủa
các c
ơ
qua
,
đoàn
thể,
xí
nghiệp
(gọ
i
chung
là
c
ơ
quan,
t
ổ
chức)
v
à
cá
nhân,
có
ý
nghĩa
tr
ên
các
phương
diện
kinh
t
ế,
chính
tr
ị,
v
ăn
hoá
-
xã
hộ
i,
khoa
họ
c
công
nghệ
và
các ý
nghĩa
khác
đượ
c
đượ
c t
ập
trung
bảo
quản
trong
hệ
thống
các
phòng
kho
l
ưu
tr
ữ.
1.2.
Đặ
c
đ
i
ểm
c
ủa
tài
li
ệu
l
ưu
trữ.
Chương
II
PHÂN
LOẠI,
XÁC
ĐỊNH
GIÁ
TRỊ
TÀI
LIỆU
T
ổng
số
ti
ết:
25
(Lý
thuyế
t =
15
; T
hự
c
h
à
nh
=
8;
Kiểm
tra =
2)
A.
PHÂN
LOẠI
T
ÀI
LIỆU
I.
Khái
niệm
phông
l
ưu
trữ
Quố
c
gia
và
phân
l
oạ
i
tà
i li
ệu.
1.
Phông
l
ưu
trữ
Quố
c
gia.
1.1.
Phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c
gia:
Là
t
oàn
bộ
tài li
ệu
l
ưu
tr
ữ
c
ủa
nướ
c C
ộng
hoà
Xã
hộ
i C
hủ
nghĩa
Vi
ệ
t
Nam,
không
phân
biệ
t
thờ
i
gian,
xuấ
t
xứ,
chế
độ
xã
hộ
i,
nơ
i
bảo
quản,
kỹ
thuậ
t
làm
ra
tài li
ệu
đó.
(
Tr
ích
khoản
1,
đ
i
ều
2,
pháp
l
ệnh
Lưu
tr
ữ
Quố
c
gia
số:
34/2001/PL-UBTVQH10,
ngày
04/04/2001)
Thành
phần
tài li
ệu
phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c gia
Việ
t
N
a
m
bao
gồm
bản
chính
(hoặ
c
bản
sao
c
ó
giá tr
ị
như
bản
chính)
c
ủ
a các
văn
kiện
(Chiếu,
Chỉ,
Sắ
c,
dụ
;
Hiến
pháp,
Luậ
t
Pháp
l
ệnh,
Nghị
quyế
t,
Nghị
định,
Quyế
t
định,
Chỉ
thị,
Thông
t
ư…);
tài li
ệu
khoa
họ
c
kỹ
thuậ
t
(dự
án,
đồ
án,
thi
ế
t
kế,
bản
vẽ,
bản
đồ,
công
trình
nghiên
c
ứu);
tài li
ệu
chuyên
môn
(sổ
sách,
thống
kê,
biểu
b
á
o,
hồ
sơ
nhân
sự
…)
;
bản
thảo,
bản
nháp
các tác
phẩm
văn
họ
c,
nghệ
thuậ
t; âm
bản,
dương
bản
các
bứ
c
ảnh,
Microfim,
tài li
ệu
ghi
âm,
ghi
hình;
khuôn
đúc
đĩ
a;
sổ
công
tác;
nhậ
t
ký
;
hồ
i
ký;
t
ranh
vẽ
hoặ
c
in
; tài li
ệu
viế
t ta
y
để
tuy
ê
n
truyền
c
ổ
động,
kêu
gọ
i;
sách
b
á
o
nộ
i
bộ
và
tài li
ệu
kh
ác
…
hình
thành
trong
qu
á
trình
hạot
động
c
ủ
a các c
ơ
quan,
đoàn
thể,
t
ổ
chứ
c
trong
các
thờ
i
kỳ
l
ịch
sử
c
ủ
a
xã
hộ
i
Việ
t
Nam;
các
bú
t
tích
có
ý
nghĩ
a l
ịch
sử,
văn
ho
á c
ủ
a các t
ập
thể,
gia
đình,
cá
nhân
đ
i
ển
h
ì
nh,
ti
êu
biểu
tr
ên
các
mặ
t
trong
các
thờ
i
kỳ
l
ịch
sử
đ
ã
đượ
c
nh
à
nướ
c
quản
lý.
Phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c gia
Việ
t
Nam
đượ
c
thành
l
ập
theo
Quyế
t
định
số
:
168/HĐBT,
ngày
26/12/1981
c
ủ
a
Hộ
i
đồng
B
ộ
tr
ưởng.
Theo
Quyế
t
định
này
th
ì
phông
l
ưu
tr
ữ
quố
c
gia
V
i
ệ
t
Nam
bao
gồm
phông
l
ưu
tr
ữ
Đảng
C
ộng
sản
Việ
t
Nam
và
Phông
l
ưu
tr
ữ
nhà
nướ
c
Việ
t
Nam.
+
Phông
l
ưu
trữ
Đảng
Cộng
sản
V
i
ệt
Nam:
Là
t
oàn
bộ
tà
i li
ệu
đượ
c
hình
t
hành
t
rong
quá
t
r
ì
nh
hoạ
t
động
c
ủa
các c
ơ
quan,
t
ổ
chứ
c c
ủa
Đảng
C
ộng
sản
Vi
ệ
t N
am,
t
ổ
chứ
c ti
ền
thân
c
ủa
Đảng,
t
ổ
chứ
c
Chính
tr
ị
-
Xã
hộ
i; t
à
i li
ệu
v
ề
t
hân
thế,
sự
nghiệp
và
hoạ
t
động
c
ủa
Chủ
t
ịch
Hồ
Ch
í
Minh,
c
ủa
các
nhân
v
ậ
t l
ịch
sử,
ti
êu
biểu
c
ủa
Đảng,
các
nhân
v
ậ
t l
ịch
sử,
ti
êu
biểu
c
ủa
Đảng
đồng
thờ
i l
à
các
cán
bộ
lãnh
đạo
chủ
chố
t c
ủa
nhà
nướ
c, c
ủa
các t
ổ
chứ
c
Chính
tr
ị
-
Xã
hộ
i.
Phông
l
ưu
tr
ữ
Đảng
C
ộng
sản
V
i
ệ
t
Nam
đượ
c t
ập
trung
bảo
quản
trong
các
phòng
kho
l
ưu
tr
ữ
c
ủ
a
Đảng,
các t
ổ
chứ
c
Chính
tr
ị
-
Xã
hộ
i.
+
Phông
l
ưu
trữ
Nhà
nướ
c
Việt
Nam:
Là
t
oàn
bộ
tà
i li
ệu
l
ưu
tr
ữ
đượ
c
hình
t
hành
t
rong
quá
t
rình
hoạ
t
động
c
ủa
các c
ơ
quan
nhà
nướ
c, t
ổ
chứ
c
xã
hộ
i, t
ổ
chứ
c
xã
hộ
i
-
nghề
nghiệp,
t
ổ
chứ
c
kinh
t
ế,
đơn
v
ị
l
ự
c l
ượng
v
ũ
t
rang,
các
nhân
v
ậ
t l
ịch
sử,
ti
êu
biểu
và
các tài li
ệu
khác
có
ý
nghĩa
v
ề
các l
ĩnh
v
ực:
Chính
tr
ị,
Kinh
t
ế,
Quố
c
phòng,
An
ninh,
N
goạ
i
giao,
V
ăn
hoá,
Giáo
dụ
c,
Khoa
họ
c,
Công
nghệ
…
Phông
l
ưu
tr
ữ
nhà
nướ
c
Việ
t
Nam
đượ
c t
ập
trung
bảo
quản
trong
các
phòng
kho
l
ưu
tr
ữ
c
ủ
a
nhà
nướ
c t
ừ
Trung
ương
đến
đị
a
phương.
Phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c gia là tài
sản
c
ủ
a
dân
t
ộ
c,
không
mộ
t c
ơ
quan,
t
ổ
chứ
c, cá
nhân
nào
đượ
c
phép
mang
tài li
ệu
c
ủ
a
phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c gia
ra
khỏ
i
biên
giớ
i
nướ
c C
ộng
hoà
Xã
hộ
i C
hủ
nghĩ
a
Việ
t
Nam.
Đó
là tài
sản
xã
hộ
i
chủ
nghĩ
a
hế
t
sứ
c
quan
tr
ọng
v
à
quý
giá,
mọ
i c
ơ
quan,
đoàn
thể
nhân
dân,
t
ổ
chứ
c
xã
hộ
i
v
à
mọ
i
công
d
â
n
Việ
t
Nam
c
ó
nghĩ
a
vụ
và
t
r
ách
nhiệm
giữ
gìn,
bảo
vệ
chu
đáo.
2.
Phân
loạ
i
tà
i li
ệu.
2.1.
Khái
niệm:
Phân
loạ
i
tà
i li
ệu
là
vi
ệ
c v
ận
dụng
các
đặ
c tr
ưng
c
ơ
bản
c
ủa
vi
ệ
c
hình
thành
tài li
ệu
để
phân
chi
a
chúng
thành
các
nhóm
c
ơ
bản
đến
các
nhóm
l
ớn
đến
c
á
c
nhóm
nhỏ
đến
nhóm
nhỏ
hơn
đến
nhóm
nhỏ
nhấ
t
(Mộ
t
nhóm
nhỏ
nhấ
t t
ương
ứng
v
ớ
i
mộ
t
đơn
v
ị
bảo
quản)
Các
đặ
c tr
ưng
phân
loạ
i tài li
ệu
bao
gồ
m:
-
Đặ
c tr
ưng
thờ
i
kỳ
l
ịch
sử
-
Đặ
c tr
ưng
ý
nghĩ
a
toàn
quố
c,
ý
nghĩ
a
đị
a
phương
-
Đặ
c tr
ưng
lãnh
thổ
hành
chính
-
Đặ
c tr
ưng
ngành
hoạ
t
động
-
Đặ
c tr
ưng
ngôn
ngữ,
kỹ
thuậ
t
chế
tác tài li
ệu
-
Đặ
c tr
ưng
c
ơ
c
ấu
t
ổ
chứ
c
-
Đặ
c tr
ưng
Mặ
t
hoạ
t
động
Ngoài
các
đặ
c tr
ưng
nêu
trên,
trong
quá
t
r
ì
nh
phân
loạ
i tài li
ệu
ta
cong
phả
i
vận
dụng
các
đặ
c tr
ưng
khác
như
:
Vấn
đề,
tác
giả,
tên
gọ
i,
thờ
i
g
i
an,
đị
a
dư,
c
ơ
quan
giao
dịch
…
2.2.
Tác
dụng
c
ủa
phân
loạ
i
tà
i li
ệu.
Phân
loạ
i tài li
ệu
góp
phần
t
ổ
chứ
c
khoa
họ
c tài li
ệu
trong
các
phòng
kho
l
ưu
tr
ữ,
t
ạo
đ
i
ều
kiện
thuận
l
ợ
i
cho
công
tác
bảo
quản
v
à t
ổ
chứ
c
khai
th
ác
sử
dụng
mộ
t cách
nhanh
chóng,
chính
xác,
ti
ế
t
k
i
ệm
đượ
c
thờ
i
gian
tra tìm,
góp
phần
nâng
cao
hiệu
suấ
t la
o
động.
Phân
loạ
i tài li
ệu
còn
góp
phần
t
ạo
đ
i
ều
kiện
thuận
l
ợ
i
cho
các
hoạ
t
động
nghiệp
vụ
khác
như
:
Thu
thập,
B
ổ
sung
tài li
ệu,
Xác
định
giá tr
ị
tài li
ệu,
Thống
kê,
xây
dựng
công
c
ụ
tra c
ứu,
sắp
xếp
tài li
ệu
trong
các
phòng
kho
l
ưu
tr
ữ.
Nếu
không
phân
loạ
i tài li
ệu
th
ì
chắ
c
chắn
rằng
tài li
ệu
trong
các
phòng
kho
l
ưu
tr
ữ
sẽ
t
ồn
t
ạ
i
trong
tì
nh
tr
ạng
chấ
t
đống,
gây
khó
khăn
cho
tra tìm,
đồng
thờ
i
sẽ
làm t
ăng
nguy
c
ơ
hư
hạ
i c
ủ
a tài li
ệu
l
ưu
tr
ữ.
2.3.
Cá
c
nguyên
tắ
c
phân
loạ
i
tài
li
ệu.
Phân
loạ
i tài li
ệu
l
ưu
tr
ữ
c
phả
i
đảm
bảo
các
nguyên
t
ắ
c
sau
đ
ây:
-
“Không
phân
tán
phông”
(phân
loạ
i t
heo
phông).
Nguyên
t
ắ
c
n
à
y
nhằm
đảm
bảo
cho
việ
c
phân
loạ
i tài li
ệu
c
ủ
a
phông
nào
t
heo
phông
đó,
t
ránh
đượ
c tì
nh
tr
ạng
l
ẫn
l
ộn
tài
li
ệu
giữ
a
phông
l
ưu
tr
ữ
này
vớ
i
phông
l
ưu
tr
ữ
khác.
-
“Tài li
ệu
sau
khi
phân
loạ
i
phả
i
đảm
bảo
giữ
gìn
đượ
c
mố
i
quan
hệ
mậ
t
th
i
ế
t
vớ
i
nhau
”.
Nguyên
t
ắ
c
này
nhằm
đảm
bảo
cho
tài li
ệu
trong
phông
phản
ánh
đượ
c ti
ến
trình
hình
thành
c
ủ
a
chúng,
giúp
cho
các
đố
i t
ượng
nghiên
c
ứu
dễ
dàng
nắm
bắ
t
nộ
i
dung
c
ủ
a
tài li
ệu
mộ
t cách
có
hệ
thống.
II.
Cá
c c
ấp
độ
phân
loạ
i
tà
i li
ệu
1.
Phân
loạ
i
tà
i li
ệu
phông
l
ưu
trữ
quố
c
gia
Việt
Nam
theo
mạng
l
ướ
i c
á
c
phòng
kho
l
ưu
trữ.
Toàn
bộ
tài li
ệu
phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c gia
Việ
t
Nam
đượ
c
phân
loạ
i the
o
mạng
l
ướ
i
các
phòng
kho
l
ưu
tr
ữ
sau:
1.1.
Kho
l
ưu
trữ
l
ịch
sử:
Là
kho
l
ưu
tr
ữ
có
nhiệm
vụ
t
hu
thập,
bảo
quản,
t
ổ
chứ
c
khai
th
ác
sử
dụng
các
loạ
i tài li
ệu
có
giá tr
ị
l
ịch
sử.
Ví
dụ:
-
Các
Trung
tâm
Lưu
tr
ữ
Quố
c
gia
I.
II,
III
IV;
Trung
tâm
l
ưu
tr
ữ
các t
ỉnh,
t
hành
phố
tr
ự
c
thuộ
c
Trung
ương…
Kho
l
ưu
tr
ữ
l
ịch
sử
thường
có
quy
mô
l
ớn
hơn,
trang
thi
ế
t
bị
đầy
đủ,
số
l
ượng
cán
bộ,
nhân
viên
đông
hơn
các
kho
l
ưu
tr
ữ
kh
ác.
Ở
Việ
t
Nam
h
i
ện
nay,
kho
l
ưu
tr
ữ
l
ịch
sử
có
số
l
ượng
ít
hơn
so
vớ
i các
kho
l
ưu
tr
ữ
c
ơ
quan.
1.2.
Kho
l
ưu
trữ
c
ơ
quan:
Là
kho
l
ưu
tr
ữ
có
nhiệm
vụ
t
hu
thập,
bảo
quản,
t
ổ
chứ
c
khai
thác
sử
dụng
các
loạ
i tài li
ệu
hình
thành
trong
quá
t
rình
hoạ
t
động
c
ủ
a
mộ
t c
ơ
quan
nhấ
t
định.
Ví
dụ:
Kho
l
ưu
tr
ữ
các c
ơ
quan
B
ộ
(
Nói
chung);
kho
l
ưu
tr
ữ
các c
ơ
quan
chuyên
môn
thuộ
c
UBND
c
ấp
t
ỉnh,
huyện.
Kho
l
ưu
tr
ữ
c
ơ
quan
thường
có
quy
mô
nhỏ
hơn,
trang
thi
ế
t
bị,
số
l
ượng
cán
bộ,
nhân
viên
ít
hơn
các
kho
l
ưu
tr
ữ
l
ịch
sử.
Ở
Việ
t
Nam
h
i
ện
nay,
kho
l
ưu
tr
ữ
c
ơ
quan
có
số
l
ượng
t
ương
đố
i
nh
i
ều.
1.3.
Kho
l
ưu
trữ
đóng:
Là
kho
l
ưu
tr
ữ
có
nhiệm
vụ
t
hu
t
hập,
bảo
quản,
t
ổ
chứ
c
khai
th
ác
sử
dụng
các
loạ
i tài li
ệu
c
ủ
a các c
ơ
quan
đ
ã
ngừng
hoạ
t
động.
Ví
dụ:
Các
Trung
tâm
l
ưu
tr
ữ
Quố
c
gia
I,
II.
1.4.
Kho
l
ưu
trữ
mở:
Là
kho
l
ưu
tr
ữ
có
nhiệm
vụ
t
hu
thập,
bảo
quản,
t
ổ
chứ
c
khai
th
ác
sử
dụng
các
loạ
i tài li
ệu
c
ủ
a các c
ơ
quan
đ
ã
và
đang
hoạ
t
động.
1.5.
Kho
l
ưu
trữ
chuyên
ngành:
Là
kho
l
ưu
tr
ữ
có
nhiệm
vụ
t
hu
thập,
bảo
quản,
t
ổ
chứ
c
khai
t
h
ác
sử
dụng
các
loạ
i tài li
ệu
c
ủ
a
mộ
t
ngành
nhấ
t
định.
Ví
dụ:
Kho
l
ưu
tr
ữ
các c
ơ
quan
Công
an,
Quố
c
phòng,
Ngoạ
i
giao
…
1.6.
Kho
l
ưu
trữ
chuyên
dụng:
Là
kho
l
ưu
tr
ữ
có
nhiệm
vụ
t
hu
t
hập,
bảo
quản,
t
ổ
chứ
c
khai
t
h
ác
sử
dụng
các
loạ
i tài li
ệu
đượ
c
chế
tác
bằng
các
loạ
i
vậ
t li
ệu
khác
nhau.
Ví
dụ:
Kho
l
ưu
tr
ữ
tài li
ệu
ảnh;
Kho
l
ưu
tr
ữ
tài li
ệu
phim
đ
i
ện
ảnh;
ghi
âm;
ghi
hình
…
Để
phân
loạ
i tài li
ệu
phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c gia
theo
mạng
l
ướ
i các
phòng,
kho
l
ưu
tr
ữ,
ta
phả
i
vận
dụng
các
đặ
c tr
ưng
sau:
*
Đặ
c
trưng
thờ
i
kỳ
l
ịch
sử:
Vận
dụng
đặ
c tr
ưng
này
thì tài li
ệu
hình
thành
bở
i
giai
đoạn
l
ịch
sử
nào
sẽ
đượ
c
phân
loạ
i
theo
thờ
i
kỳ
l
ịch
sử
đó.
Vận
dụng
đặ
c tr
ưng
này,
tài li
ệu
phông
l
ưu
tr
ữ
Quố
c gia
Việ
t
Nam
đượ
c
phân
loạ
i
thành
các
nhóm
sau
đ
ây:
+
Nhóm
I: Tài li
ệu
hình
thành
trong
quá
t
rình
hoạ
t
động
c
ủ
a các c
ơ
quan
thuộ
c
nhà
nướ
c
Phong
kiến
Thự
c
d
â
n
t
ừ
1945
t
rở
về
tr
ướ
c.
+
Nhóm
II:
Tài li
ệu
hình
t
hành
t
rong
quá
t
rình
hoạ
t
động
c
ủ
a các c
ơ
quan
thuộ
c