Giải pháp cho doanh nghiệp tự in hóa đơn
Lần đầu tiên tại Việt Nam, cộng đồng DN được ứng dụng công nghệ thông tin với
nhiều ứng dụng nổi trội hơn so với các phần mềm khác như: Tự in hóa đơn, hóa
đơn điện tử, giải đáp chính sách, tra cứu mã số thuế bỏ trốn, hóa đơn không còn
giá trị lưu hành, bảo mật hóa đơn và chống hóa đơn in giả trên cùng một giải pháp
phần mềm theo cơ chế LIÊN THÔNG - TÍCH HỢP chỉ với một lần cài đặt.
Giải pháp tổng thể Smartkey® HÓA ĐƠN đã được chính thức ra mắt và cung cấp
cho cộng đồng DN toàn quốc vào ngày 23/03/2011, Tổng cục thuế đã có văn bản
số 973/TCT-CNTT ngày 24/3/2011 công nhận ICEL là 1 trong 4 đơn vị cung cấp
phần mềm hóa đơn tự in đạt yêu cầu nghiệp vụ và có khả năng triển khai ứng dụng
trên thực tế. Đồng thời, Tổng cục thuế cũng chỉ đạo các địa phương triển khai việc
cài đặt, tập huấn sử dụng phần mềm cho 12 cục thuế lớn như Hà Nội, tp. Hồ Chí
Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương, Khánh Hòa,... để đáp ứng yêu
cầu của doanh nghiệp vào thời điểm 31/03/2011. Doanh nghiệp có thể truy cập
website: http://smartkey.vn để download hoặc liên hệ các Chi cục Thuế để nhận
đĩa cài đặt.
Dưới đây là một số điểm chính về giải pháp này:
1- Tiện ích do giải pháp mang lại cho người sử dụng
Giải pháp này dựa trên nền tảng bảo mật, duy nhất, bảo đảm yêu cầu ĐỊNH
DANH - ĐỊNH LƯỢNG - ĐỊNH TÍNH của hóa đơn tài chính do DN tự in, tự
phát hành và/hoặc sử dụng luôn việc in hóa đơn đã đặt in ngay trên hệ thống thiết
bị văn phòng bình thường hiện nay của doanh nghiệp. Do đó, giải pháp này sẽ tạo
ra cơ sở dữ liệu đủ mạnh giúp cộng đồng có thể tra cứu và ngăn ngừa, đồng thời
bổ sung dữ liệu đối chiếu chéo và ánh xạ tới những nguồn dữ liệu thanh tra - kiểm
tra - kiểm soát công tác kê khai nộp thuế của ngành. Cụ thể hơn là, xác định tính
hợp lệ - hợp pháp - duy nhất của mỗi tờ hóa đơn luân chuyển trong nền kinh tế
đồng thời đi kèm với những công cụ giải mã (tra cứu ngược) sẽ tạo ra nguồn thông
tin đa chiều và mang lại hiệu quả cho cả DN và cơ quan quản lý thuế.
Những tiện ích mà người sử dụng có được các công cụ sau:
• Công cụ tác nghiệp khởi tạo hóa đơn;
• Công cụ tác nghiệp thông báo phát hành;
• Công cụ tác nghiệp in hóa đơn theo yêu cầu;
• Đảm bảo in và phát hành hóa đơn theo đúng cơ chế chính sách và các quy định
nghiêm ngặt về số hóa đơn, nội dung hóa đơn, gắn liền với các thông tin về khởi
tạo và thông báo phát hành;
• Tạo ký hiệu hiệu riêng biệt và bảo mật – định danh – định lượng – định tính và
duy nhất của hóa đơn bằng mã vạch 2 chiều, chuỗi bảo mật và tra cứu ngược
S.code: CVI – CVN – CVS để khẳng định tính hợp pháp và duy nhất của mỗi tờ
hóa đơn khi in. (Mã hóa bảo mật 128 bit);
• Chống hóa đơn giả mạo hoặc in giả;
• Quản lý liên hóa đơn phát hành;
• Quản lý in lần đầu, in bản sao;
• Các công cụ tác nghiệp và kiểm soát về hóa đơn hủy, hóa đơn hỏng, bảng kê
hàng hóa dịch vụ kèm theo hóa đơn;
• Báo cáo sử dụng hóa đơn, lập bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra
• Phân quyền tác nghiệp với hóa đơn;
• Quản lý mẫu hóa đơn phát hành;
• Tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn;
• Ứng dụng in trên hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử và chữ ký số;
• Tuyên truyền, hướng dẫn thực thi văn bản chính sách về hóa đơn.
Có trong tay giải pháp tổng thể phần mềm Smartkey® HÓA ĐƠN, cộng đồng DN
sẽ nhận được sự hỗ trợ tận tình, chu đáo của nhà cung cấp ICEL, dễ dàng trong
ứng dụng, bảo đảm chủ động, linh hoạt, an toàn, tiết kiệm và thu được những lợi
ích kinh tế, tạo cơ sở nâng cao sức cạnh tranh, hợp tác phát triển của cả cộng đồng
DN, đặc biệt là DN nhỏ và vừa.
2- Giải pháp và công nghệ: Smartkey® HÓA ĐƠN
2.1. Mô hình giải pháp tổng thể và ứng dụng tác nghiệp
Tạo sẵn tất cả các loại hóa đơn: Hóa đơn xuất khẩu | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn
GTGT | Các loại hóa đơn kiêm nhiệm như: Hóa đơn bán hàng = Kiêm phiếu thu |
Hóa đơn bán hàng - Kiêm phiếu bản hàng | Hóa đơn bán hàng - Kiêm phiếu xuất
kho | Hóa đơn GTGT - Kiêm phiếu thu | Hóa đơn GTGT - Kiêm phiếu bảo hành…
Mẫu được thiết kế sao cho có thể chèn hình ảnh Logo, Thay đổi tiêu đề, Thay đổi
chữ ký, Thay đổi nội dung không bắt buộc , đưa vào khẩu hiệu hoặc Slogan. Thiết
kế dạng động để người dùng có thể tái cấu trúc Form. Sau khi đã lựa chọn hoặc tái
cầu trúc Form, người dùng chọn chấp nhận một hoặc nhiều loại (mẫu) để dùng thì
mặc nhiên trong quá trình sử dụng sẽ sử dụng Form mẫu đã chọn đó. Việc này
được phân quyền độc lập với hệ thống phân quyền hiện tại.
Các mệnh lệnh đi kèm cho mỗi mẫu hóa đơn: Quyết định sử dụng mẫu | Đăng ký
sử dụng mẫu | Sửa mẫu kèm theo quyết định | Hủy mẫu…
2.2. Mô hình luân chuyển thông tin và giải pháp an toàn
Ghi chú:
• Cập nhật cơ sở dữ liệu về mã số thuế bỏ trốn, hóa đơn trôi nổi bất hợp pháp
online và offline, thống nhất và duy nhất quy trình nhập liệu, số hóa sau đó chuyển
vào ứng dụng web hoặc phần mềm quét tự động, việc này tạo cơ chế giám sát và
ngăn ngừa bằng thông tin từ chính cộng đồng doanh nghiệp.
• Tự động thu thập cơ sở dữ liệu về hóa đơn in ấn - phát hành - báo cáo - mẫu …
thông qua cơ chế của Smartkey HÓA ĐƠN chuyển thẳng về Cơ sở dữ liệu chung
ngành thuế để kiểm soát, khai thác, đối chiếu đồng thời kiểm tra thông tin hóa đơn
trong quá trình tác nghiệp thuế.
3. Khả năng tương thích - tích hợp - mở rộng
Tương thích với ứng dụng doanh nghiệp
Tích hợp với giải pháp công nghệ thông tin của ngành thuế
• Nhận import dữ liệu từ Excel, XML
• Cổng import tự động dữ liệu với bất kỳ phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng
nào mà doanh nghiệp đang ứng dụng
• Cho phép truyền dữ liệu trực tiếp từ hoạt động bán hàng đơn lẻ hàng ngày
• Lập bảng kê kèm theo hóa đơn gộp
• Tích hợp trực tiếp với Smartkey KẾ TOÁN từ 3.0 trở lên.
• Sẵn sàng cho chữ ký số và hóa đơn điện tử, tích hợp máy quét mã vạch
• Tự động kiểm soát thông tin hóa đơn hợp pháp từ ứng dụng HTKK.
• Truyền dữ liệu sang HTKK với bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra
• Truyền dữ liệu sang HTKK với toàn bộ tờ khai nếu 100% doanh nghiệp ứng
dụng
• Lập bảng kê và tờ khai trực tiếp từ Smartkey HÓA ĐƠN
•Tích hợp dữ liệu hoặc đồng bộ hóa theo cơ chế giao tiếp service đa điểm toàn bộ
cơ sở dữ liệu – thông tin về hóa đơn vào cơ sở dữ liệu do ngành thuế quản lý và
khai thác.
• Sẵn sàng tích hợp kê khai thuế qua mạng, nộp thông báo phát hành và báo cáo sử
dụng hóa đơn qua mạng.
Khả năng mở rộng và kỳ vọng cho giải pháp tổng thể
• Cập nhật, sửa đổi phù hợp khi văn bản chính sách có sự thay đổi, cập nhật
• Tích hợp với HTKK và/hoặc cổng thông tin điện tử ngành thuế tự động lập bảng
kê, tờ khai thuế cho từng doanh nghiệp tại thời điểm đến hạn nếu 100% doanh
nghiệp ứng dụng. Khi đó, hàng tháng doanh nghiệp có thể truy cập cổng thông tin
tải về tờ khai của đơn vị mình mà không cần phải tự lập như hiện nay, sau đó thực
hiện các nghiệp vụ kê khai hiệu chỉnh. Lúc này có thể liên thông và kiểm tra chéo
với mọi yêu cầu kiểm soát, thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế từ cấp Chi Cục Thuế.
• Góp phần thúc đẩy mục tiêu 2012 - “ triển khai 320000 DN nộp tờ khai qua
mạng kèm chữ ký số”
• Gắn công cụ check hóa đơn trên bất kỳ website hoặc cổng thông tin điện tử của
địa phương hoặc ngành thuế.
• Công bố và gắn công cụ check hóa đơn trên các phần mềm ứng dụng khác của
doanh nghiệp như: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng.