Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
Quy trình đặt buồng
khách sạn
1. Khái quát về đặt buồng
Đặt buồng trước là sự thoả thuận giữa khách với khách sạn trong đó khách sạn
dành cho khách loại buồng, số lượng buồng và các nhu cầu đặc biệt vào thời gian
cụ thể mà khách yêu cầu để sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
2. Mục đích của việc đặt buồng.
Việc đặt buồng trước của khách giúp cho khách sạn nắm đựơc số lượng khách vào
một thời điểm trong tương lai. Do đó giúp khách sạn lên được kế hoạch trước và
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
đảm bảo có buồng cho khách vào ngày họ tới, tối đa hoá công xuất buồng và
doanh thu buồng.
- Công việc đặt buồng được thực hiện tốt sẽ giúp khách sạn chủ động trong việc
đón tiếp và thoả mãn nhu cầu của khách sạn cũng như phân công , bố trí và điều
phối hoạt động trong khách sạn. Ngược lại hệ thống đặt buồng không tốt sẽ làm
giảm công xuất sử dụng buồng và doanh thu của khách sạn, thậm chí còn tạo ấn
tượng xấu cho khách.
-Với các khách sạn chưa được vi tính hoá thì nhân viên đặt buồng sử dụng các hồ
sơ, biểu mẫu để nhận đặt buồng còn các khách sạn đã được vi tính hoá thì việc
nhận đặt buồng chủ yếu trực hiện trên vi tính. Cho dù các nhân viên đặt buồng có
nhận đặt buồng theo hình thứ nào thì viên nhân viên đặt buồng cho khách cũng
bao gồm của các công việc sau:
- Tiếp nhận yêu cầu đặt buồng.
- Xác định khả năng đáp ứng.
- Thoả thuận đặt buồng với khách.
- Ghi nhận các thông tin đặt buồng.
- Gửi xác định đặt buồng cho khách.
- Lưu trú các hồ sơ đặt buồng.
II. Các nguồn khách đặt buồng.
1. Nguồn khách đặt buồng trực tiếp.
Khách (khách lẻ hoặc khách đoàn) trực tiếp đặt buồng với khách sạn. Đối tượng
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
khách này có thể sử dụng các cách thức \đặt buồng sau:
- Trực tiếp đến khách sạn.
- Gọi điện thoại
- Gửi thư tin, fax, thư điện tử ( e mail)…
- Qua internet
2. Nguồn khách đặt buồng qua các đại lý trung gian
Khách đặt buồng củat khách sạn thông qua các đại lý trung gian như;
- Đại lý du lịch.
- Hãng lữ hành
- Hãng hàng không
- Văn phòng du lịch địa phương, văn phòng đại diện nước ngoài, sư quán…
Đối với các hãng du lịch, khách sạn có thể sử dụng một số hình thức bán buồng
linh hoạt sau:
• Khách sạn dành một số lưọng buồng nhất định cho các hãng ( allotment)
Khách sạn dành một lượng buồng nhất định để các hãng du lịch và hàng không
chủ động bán buồng cho khách mà không cần yêu cầu đặt buồng trứơc. Sau khi đã
bán buồng cho khách được , hãng mới để khẳng định việc đặt buồng với khách sạn.
Nếu các hãng này không bán hết số lượng buồng mà khách sạn đã dành cho hãng
trong một khoảng thời gian nhất định theo thoả thuận thì hãng không phải nộp bất
cứ một khảon tiền nào .
• Khách sạn cho phép hãng du lịch, văn phòng trung tâm đặt bán buồng không hạn
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
chế về số lượng trong thời điểm nhất định ( Free sale).
Khách sạn cho phép một số khách du lịch, văn phòng, trung tâm đặt buồng được
bán buồng của mình không hạn chế về số lượng nhưng sẽ quy định trong một thời
gian, thời điểm nhất định. Khi cần khách sạn vẫn có thể thay đổi hoặc yêu cầu
ngừng bán.
3. Nguồn khách qua hệ thống đặt buồng trung tâm.
Hệ thống đặt buồng trung tâm thường được thiết lập giữa các khách sạn trong
cùng một tập đoàn hoặc các tập đoàn khách sạn khác nhau, các hãng hàng không,
du lịch nhằm mục đích tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc đặt buồng khách
sạn, khuyến khích khách hàng sử dụng sản phẩm của khách sạn trong cùng hệ
thống.
Hệ thống đặt buồng trung tâm tiếp nhận các yêu cầu đặt buồng của khách hàng và
phân bổ cho các khách sạn trong hệ thống của mình. Khách hàng được cung cấp
các số điện thoại miễn phí (toll free) của hệ thống nên có thể dễ dàng tiếp cận
khách hàng. Nhờ hệ thống đặt buồng này các khách sạn thu hút khách và tiết kiệm
được chi phí quảng cáo.
Hiện nay, trên thế giới có một số hệ thống đặt buồng cho các hãng hàng không và
khách sạn. Một trong số đó là GDS ( Global Distribution Systerm), hệ thống này
rất phổ biến. Được nhiều khách hàng và hàng không sử dụng.
III. các loại đặt buồng.
1. Đặt buồng có đảm bảo ( Guaranteed reservation)
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
Đặt buồng có đảm bảo là giao kèo giữa khách sạn và khách mà theo đó khách sạn
phải đảm bảo giữ buồng cho khách tới thời điểm check out của ngày hôm sau ngày
khách định đến. Nếu khách không sử dụng buồng và không báo huỷ theo quy định
của khách sạn thì khách phải đền bù tiền cho khách sạn.
Đặt buồng có đảm bảo được thực hiện thông qua;
- Thanh toán trước tiền buồng.
- Tiền đặt cọc.
- Thẻ tín dụng
- Các đại lý du lịch,các công ty có hợp đồng với khách sạn..
2. Đặt buồng không được đảm bảo ( Non- guaranteed reservation)
Đặt buồng không được đảm bảo là việc đăng ký giữ chỗ trước mà khách sạn chỉ
giứ buồng cho khách sạn giữa một thời điểm nhất định, tuỳ theo quy định của từng
khách sạn (thường là 18.00h ) của ngày khách định đến. Sau giờ đó nếu khách
không tới, khách sạn có quyền bán buồng cho khách khác.
