Giới thiệu các nhóm quy trình quản lý dự
án chuẩn PMI
Khi nói đến dự án chính là nói đến sự nỗ lực để hoàn thành công việc trong
một thời gian nhất định, có điểm khởi đầu và kết thúc để tạo ra sản phẩm,
dịch vụ, hoặc kết quả mong muốn. Có rất nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực
khác nhau như: y tế, xây dựng, công nghệ thông tin, môi trường, dầu khí, cơ
khí, viễn thông, giáo dục, chính trị, quân sự,… với những quy mô và yêu cầu
phức tạp khác nhau. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để quản lý các dự án để
đạt được mục tiêu?
Mỗi dự án tùy theo lĩnh vực, quy mô có thể có vòng đời dự án (project life
cycle) khác nhau. Tuy nhiên, các nhóm quy trình quản lý dự án là thống nhất
cho tất cả các dự án dù là dự án công nghệ thông tin, xây dựng, môi trường,
dầu khí, năng lượng,… Các nhóm quy trình quản lý dự án này bao gồm:
nhóm quản lý thiết lập dự án, nhóm quản lý lập kế hoạch dự án, nhóm quản
lý thực thi dự án, và nhóm quản lý kiểm soát và kết thúc dự án. Vòng đời dự
án nói lên phương thức (methodologies) để thực hiện công việc trong dự án,
còn nhóm quy trình quản lý dự án được xác lập nhằm quản lý việc thực hiện
các phương thức ấy.
Nhóm quy trình thiết lập dự án
Có 2 quy trình trong phần thiết lập mục tiêu dự án đó là xây dựng bản tuyên
bố dự án (project charter) và xác định những người liên quan đến dự án
(Identify Stakeholder). Trong đó bản tuyên bố dự án thể hiện mục tiêu dự án,
các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò trách nhiệm những vị trí
quan trọng, các giả định, các rủi ro ở mức độ tổng quát. Bản tuyên bố dự án
đóng một vai trò hết sức quan trọng cho toàn bộ quá trình dự án. Đó là mục
tiêu cần đạt được, là định hướng hoạt động, là cơ sở để công nhận kết quả
cuối cùng của dự án. Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án. Nó
còn công nhận cơ sở pháp lý, bổ nhiệm và công nhận quyền hạn của giám
đốc dự án.
Lập kế hoạch dự án
Trong giai đoạn lập kế hoạch, giám đốc dự án phải mở rộng quan điểm toàn
diện để lập kế hoạch dựa trên 9 phương diện đó là: yêu cầu, thời gian, chi
phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, mua sắm/đấu thầu, và tích
hợp. Kế hoạch giúp hướng dẫn thực thi và kiểm soát dự án như thế nào. Một
kế hoạch tốt phải hội đủ 4 yếu tố: tích hợp chuyên gia (bought-in), thể hiện
chính thức bằng văn bản tất cả 9 lĩnh vực kiến thức (formal), được chấp
nhận bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (approval), và thực tế (realistic).
Chính 4 yếu tố này khẳng định năng lực và phân biệt sự khác nhau giữa các
giám đốc dự án, giữa giám đốc dự án có kinh nghiệm và người ít kinh
nghiệm hơn. Vai trò nhiều người tham gia thể hiện khả năng tổng hợp yếu tố
chuyên gia trong dự án, điều này rất cần thiết để tạo nên chất lượng các ước
tính, các hạng mục công việc, rủi ro, chất lượng,.. của dự án. Vai trò giám
đốc dự án thể hiện ở đây chính là vai trò tổng hợp, hay tích hợp. Các thống
kê cho thấy, giám đốc dự án dành 90% thời gian vào nhiệm vụ truyền thông
và tích hợp. Yếu tố chính thức được thể hiện ở việc tổ chức các tài liệu như
thế nào, tổ chức cho viết ra các tài liệu một cách rõ ràng, chính thức hay
không? Điều này nói lên sự bài bản và chuyên nghiệp trong cách tổ chức
công việc dự án. Một tổ chức chuyên nghiệp sẽ thể hiện các quy trình, tài
liệu, kế hoạch một cách rõ ràng để hướng dẫn thực thi, kiểm soát dự án.
Chấp nhận nghĩa là các kế hoạch phải được trình duyệt, phải được đồng ý từ
các bên liên quan như chủ đầu tư, giám đốc chức năng, ban giám đốc, khách
hàng,… trước khi thực hiện. Điều này thể hiện sự cam kết trong quá trình
thực hiện dự án. Nếu thiếu yếu tố chấp thuận sẽ dễ dẫn đến những thay đổi
tác động tiêu cực đến dự án và phải làm lại. Yếu tố cuối cùng của bản kế
hoạch chính là thực tế. Sự thực tế được nêu ở đây là việc lập kế hoạch có
gần phù hợp với khả năng thực hiện dự án hay không? Việc ước tính thời
gian, chi phí có gần với thực tế hay không? Rủi ro hoàn thành mục tiêu dự
án có cao hay không? Để thực hiện một kế hoạch mang tích thực tế, giám
đốc dự án phải tích hợp các quy trình quản lý rủi ro vào trong bản kế hoạch.
Việc áp dụng rủi ro sẽ làm gia tăng cơ hội đạt mục tiêu dự án, đồng thời hạn
chế hoặc loại bỏ những yếu tố tác động tiêu cực đến dự án. Việc lập kế
hoạch dự án là một công việc mang tính lặp và ngày càng chi tiết. Chính
điều này làm cho kế hoạch dự án ngày càng thực tế và khả năng đạt mục tiêu
cao hơn. Khi dữ liệu ngày càng thu thập đầy đủ, khi áp dụng việc quản lý rủi
ro, tác động vào các yếu tố thành công cho dự án đồng thời loại bỏ các yếu
tố bất lợi cho dự án, kế hoạch sẽ ngày càng hoàn chỉnh và thực tế.
Kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án chính là việc đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế thực hiện,
đồng thời điều chỉnh nếu cần thiết. Tại quá trình kiểm soát, các thay đổi có
thể xảy ra. Việc thay đổi này có thể dẫn đến quá trình thực thi, có thể phải
lập kế hoạch lại, hoặc cũng có thể quay lại giai đoạn thiết lập dự án. Thay
đổi thường không thể tránh khỏi trong các dự án. Thay đổi thông thường sẽ
tác động xấu đến thời gian và chi phí dự án. Vì thế các tổ chức nên có quy
trình và phân chia vai trò cụ thể để quản lý thay đổi. Thay đổi trong giai
đoạn thực hiện dự án đa phần mang tích chất tiêu cực, thể hiện việc tổ chức
chưa đánh giá hết và hiểu rõ mục tiêu, công việc, làm phát sinh ra các yêu
cầu mới không lường trước được trong quá trình triển khai dự án. Thay đổi
càng nhiều chứng tỏ quy trình quản lý rủi ro chưa được áp dụng tốt.
Kết thúc dự án
Nhóm quy trình cuối cùng chính là kết thúc dự án. Việc kết thúc dự án cần
phải được thực hiện một cách đầy đủ. Cần phải bàn giao sản phẩm, đánh giá
sự hài lòng của khách hàng, lưu hồ sơ,... và cuối cùng là kết thúc dự án. Việc
kết thúc không theo trình tự sẽ dễ dẫn đến phát sinh nhiều việc rắc rối phải
giải quyết sau khi dự án hoàn thành như kiện tụng hợp đồng, trách nhiệm
nhân sự, pháp lý,…. Điều này sẽ để lại cho tổ chức những thiệt hại to lớn khi
các thành viên dự án, giám đốc dự án không còn trách nhiệm trong dự án
nữa. Việc kết thúc mà không lưu hồ sơ dự án cũng sẽ dẫn đến sự mất đi tài
sản vô cùng giá trị trong tổ chức đó chính là tài liệu lịch sử.