Học cách quản trị thông tin
Doanh nhân Nhật cho biết mối quan tâm lớn nhất của các công ty Nhật Bản
là cách thức quản trị thông tin. Họ rất coi trọng việc chia sẻ và bảo mật
thông tin bởi đối với họ, thông tin đóng vai trò quyết định sự phát triển và
tồn tại của một công ty.
Ông Kô-za-ma-ui-zi, đại diện của một công ty Kiến trúc của Nhật chia sẻ
kinh nghiệm tại "Hội thảo Tazuna" - Học hỏi quản lý kinh doanh theo kiểu
Nhật Bản. Ảnh: Thanh Loan
Ở Việt Nam, doanh nhân có thể gặp nhau tại quán trà, cà phê để bàn bạc
chuyện làm ăn, chia sẻ thông tin. Nhưng ở Nhật, các doanh nhân không gọi
đây là chia sẻ thông tin. Đối với họ, việc chia sẻ thông tin phải được thực
hiện ở các phòng họp của công ty và thông tin chỉ xứng đáng được chia sẻ
khi nó có lợi cho việc quản lý, có ảnh hưởng đến lợi ích, lợi nhuận của công
ty.
Thông tin được chia sẻ tại các công ty Nhật
Phải là những thông tin có lợi cho công việc kinh doanh của công ty như
thông tin khách hàng; thông tin kinh doanh; thông tin phàn nàn; thông tin về
sản phẩm; số liệu quản lý; thông tin khu vực; tin nội bộ và nhân sự; thông tin
về đối thủ cạnh tranh; thông tin kỹ thuật; kinh nghiệm hoặc tình hình xã hội
v.v…
Một ví dụ về cách quản trị thông tin của các công ty Nhật, đó là họ rất xem
trọng những thông tin phàn nàn từ khách hàng bởi người Nhật có châm ngôn
“cơ hội đến từ những lời phàn nàn”. Với những lời phàn nàn của khách
hàng, từng nhân viên có trách nhiệm tiếp nhận và chia sẻ lại trong nhóm để
người khác sẽ không mắc cùng một lỗi và mọi người cùng nhau tìm cách
giải quyết một cách thỏa đáng nhất cho khách.
Các công ty Nhật quan niệm, chia sẻ thông tin trong tổ chức là tiền đề trong
việc giao tiếp của con người. Và cũng theo họ, chia sẻ thông tin phải được
ghi chép tốt hơn là ghi nhớ bởi việc thông báo kì hạn công việc và thay đổi
cách làm bằng miệng chính là nguyên nhân dẫn đến sai lầm. Nhưng nếu có
văn bản ghi chép và manual (sổ tay cá nhân) có thể kiểm tra những thông tin
mập mờ. Nhờ vào việc quản lý thông tin một cách nhất quán nên có thể chia
sẻ thông tin một cách chính xác.
Do vậy, cách chia sẻ thông tin được các công ty Nhật sử dụng nhiều nhất là
bảng thông báo, Home page (thông tin nội bộ), cơ sở/ tiêu chuẩn và các loại
database (dữ liệu). Đây chính là những tích hợp của công cụ “group ware” –
“công cụ chia sẻ thông tin” được sử dụng hầu hết trong các công ty Nhật.
Các nhà quản lý sử dụng group ware kết hợp cả 2 hình thái chia sẻ thông tin
mang tính nhất thời (hội nghị, hội thoại, điện thoại, email) với thông tin
được sử dụng nhiều lần (bảng thông báo, manual, các loại đơn…), giúp quản
lý thông tin một cách nhất quán.
Lời khuyên dành cho các doanh nghiệp Việt Nam
Các công ty Nhật Bản khi sang làm ăn với các các công ty Việt Nam đều
chung nhận định việc quản trị thông tin của các doanh nghiệp (DN) Việt rất
kém. Họ nhận xét, cách quản trị thông tin theo kiểu các công ty Việt đang
dẫn đến tình trạng rò rỉ và mất mát thông tin rất lớn: bị nhân viên cũ lấy cắp
danh sách khách hàng, bị mất khách hàng; hồ sơ chưa xử lý chồng chất như
núi; nhân viên để quên tài liệu đã in ở máy in nên in lại lần nữa hay ai đó lấy
mất tài liệu mình đã in ra mà không biết; server hư nên các dữ liệu bị xóa,
thông tin cũng bị mất; nhân viên thoải mái bàn luận về những thông tin bí
mật; thông tin bí mật mà ai ai cũng biết v.v…
Các doanh nhân Nhật đưa ra lời khuyên cho các công ty Việt: Chia sẻ và bảo
mật thông tin là 2 khía cạnh không thể tách rời; là yếu tố để phát huy tốt tinh
thần làm việc nhóm trong kinh doanh. Nếu open (công khai) tất cả mọi thứ
sẽ gặp vấn đề trong giữ bí mật. Nếu close (khép kín) quá thì cũng không thể
hoạt động được. Việc giao tiếp sẽ trở nên khó khăn và căng thẳng. Do đó,
tùy mỗi công ty mà giới hạn công khai thông tin nên khác nhau. Không được
tự mình quyết định phạm vi công khai thông tin theo kiểu “Kệ, chắc không
sao đâu”. Các DN nên tuân thủ nguyên tắc hàng đầu là khi phân vân thì tuyệt
đối phải chọn phương pháp close (không được công khai một cách dễ dàng).
Việc thiết lập và cải thiện các tiêu chuẩn chia sẻ và bảo mật thông tin cần
phải diễn ra liên tục.
Con người là yếu tố quyết định thành công
Mặc dù trong các doanh nghiệp Nhật Bản, ứng dụng rất lớn các thiết bị khoa
học – công nghệ hiện đại, nhưng đối với họ, yếu tố quyết định sự phát triển
thịnh vượng và bền vững của doanh nghiệp chính là con người.
Một mô hình doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào yếu tố con người. Ảnh
minh họa: Nguồn Internet
Chia sẻ kinh nghiệm tại hội thảo Kỹ thuật quản lý kinh doanh ở Nhật Bản,
đại diện của tập đoàn Cybozu nói: Đối với việc kinh doanh, yếu tố quan
trọng nhất là “con người”. Yếu tố thuyết phục con người phải được hiểu là
động cơ chứ không phải là mệnh lệnh. Người quản lý nếu chỉ tự mình làm
thì không thể hoàn thành công việc được mà cần phải có sự hỗ trợ của nhân
viên. Vì thế, việc người quản lý có thể làm là chia sẻ thông tin, tức là phân
quyền và giao việc để nhân viên được thể hiện sự sáng tạo và cống hiến một
cách cao nhất.