KHỞI SỰ THÀNH LẬP MỘT CÔNG TY
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Event Channel – Có rất nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện rất giỏi
nhưng không phải ai cũng có khả năng điều hành một Event Agency
(công ty tổ chức sự kiện) trở nên có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Nếu một ngày nào đó bạn muốn thành lập một Event Agency, hãy dành
thời gian để cân nhắc về những yếu tố cần thiết để thành công và phải
xác định sở trường, sở đoản của mình có thực sự phù hợp với việc đó
hay không.
Phần 1
Tố chất cần có của người lãnh đạo
Khi thành lập một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết rằng đây là nơi
mà bạn cần những mối quan hệ xã hội rộng rãi và những kỹ năng phát triển
kinh doanh để tồn tại. Thành công của bạn trong lĩnh vực này sẽ không chỉ
phụ thuộc vào kinh nghiệm và kiến thức mà còn là những quan hệ cộng
đồng, kỹ năng đàm phán, kỹ năng kinh doanh và cả kế hoạch Marketing của
bạn nữa.
Tuy nhiên, để có thể thành công, bạn cần có kinh nghiệm trong tổ chức sự
kiện, bán hàng hay marketing, những kinh nghiệm đó sẽ là tiền đề để bạn
mở rộng và phát triển mạng lưới kinh doanh. Và với những mối quan hệ xã
hội của mình, bạn có thể tự tin tìm kiếm được những khách hàng cho chính
mình.
Tố chất lãnh đạo luôn là một yếu tố cần thiết khi bạn thành lập doanh
nghiệp
Cũng giống như bất kỳ nghành nghề nào,bạn cần có những kỹ năng cơ bản
để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:
1. Quản lý nhân viên hiệu quả và thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc
được giao
2. Biết cách quản lý thời gian dành ưu tiên để giải quyết những rủi ro
3. Tìm kiếm những phương thức mới và sáng tạo để giải quyết vấn đề.
4. Bạn có kỹ năng ra quyết định. Đầu tiên bạn phải đánh giá các lựa
chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.
5. Biết cách giao tiếp với khách hàng và những người bán hàng.
6. Đưa ra ý tưởng và biến các ý tưởng thành công việc cụ thể, có hiệu
quả.
7. Bạn có chiến lược Marketing phù hợp để quảng bá dịch vụ của mình
8. Biết cách quản lý dòng vốn và theo dõi các giao dịch tài chính.
9. Bạn hiểu được và làm tốt việc thế nào là thành lập nhóm
10. Bạn biết cách khuyến khích và động viên bản thân và những người
xung quanh.
Bạn có thể không phải là một nhà tổ chức sự kiện giỏi vì việc đó đã có nhân
viên của bạn hỗ trợ, nhưng nếu bạn muốn quản lý tốt và làm cho công ty của
mình có chỗ đứng trong lĩnh vực này, thì không thể thiếu việc liên tục trau
dồi kiến thức về ngành Event bằng cách "xắn tay áo" tham gia vào một vài
event để trải nghiệm thực tế. Ngoài ra bạn có thể tham gia một số khóa học
về tổ chức sự kiện như khóa học của những tổ chức đào tạo tương đối có uy
tín như công ty Lê Quý Dương (tlequyduong.com), Vietnam Marcom
( vietnammarcom.edu.vn). LBS (lbs.edu.vn), BMG (bmg.edu.vn)...
Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng ngay từ thời kỳ đầu.
Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khách hàng, nhất là
những khách hàng trung thành.Thông qua các hoạt động nghiên cứu thị
trường, bạn đã chắc chắn rằng có một số lượng khách hàng nhất định sẽ cần
đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty tương lai của bạn cung cấp.Vậy cụ thể họ
là ai? Hãy lên danh sách những khách hàng tiềm năng đầu tiên trước khi bạn
chuẩn bị thành lập công ty.
Nên nhớ rằng người có thể chào hàng tốt nhất cho công ty của bạn chính là
bạn, nhất là khi công ty còn non trẻ bởi vì khách tiềm năng của bạn họ đến
với bạn qua các mối quan hệ cá nhân, tín nhiệm bạn nhờ uy tín của bạn. Vì
vậy, đừng nghĩ đến việc khởi sự thành lập công ty tổ chức event khi mà bạn
biết rằng mình hay cổ đông của mình không có kỹ năng sales tốt và dự định
giao việc này cho nhân viên thuộc cấp của mình lo liệu.
Những người đó có thể là đồng nghiệp, bạn bè, họ hàng người thân... Đừng
bỏ qua việc thông báo về công ty mới thành lập của bạn cho bất kỳ một mối
quan hệ thân quen nào, cho dù họ không làm trong lãnh vực Marketing,
Event hay Kinh doanh. Biết đâu sau này chính họ hay có người quen nào của
họ lại có nhu cầu tổ chức một sự kiện nào đó, phải làm sao để "nhà tổ chức
sự kiện chuyên nghiệp" đầu tiên họ nhớ tới để liên hệ hay giới thiệu cho
người khác chính là bạn. Và bạn hãy lên kế hoạch cho việc tiếp cận họ ngay
từ khi chưa nhận được tờ giấy phép thành lập công ty.
Quyết định dịch vụ bạn sẽ cung cấp là gì
Hiện nay các dịch vụ tổ chức event khá phong phú, từ tổ chức tiệc cưới,
trình diễn ca nhạc, show thời trang đến các buổi giới thiệu sản phẩm, hội họp,
triển lãm... Trong một rừng những dịch vụ như thế, bạn cần phải chọn những
dịch vụ mà bạn nắm rõ nhất, có nhiều kinh nghiệm và thành thạo nhất, tại đó
bạn có thể tạo ra doanh thu tối đa. Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều nghành
nghề và bán tất cả các loại dịch vụ về Event để cuối cùng chỉ thu được sự rắc
rối, vì như người ta đã nói "Trăm hay không bằng tay quen".
Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị, hãy chọn đó là lĩnh
vực mũi nhọn của công ty bạn, đừng cố gắng dàn trải sang lĩnh vực tổ chức
khởi công, động thổ, khánh thành... chỉ vì thị trường đang có nhu cầu. Tổ
chức hội nghị trong nhà rất khác so với một lễ khởi công ngoài trời, từ việc
lập kế hoạch, quá trình thực hiện, các trang thiết bị đến cả cách định giá.
Thực tế, mỗi Event được lên kế hoạch, thực hiện và đánh giá theo những
cách khác nhau và vì thế bạn không thể tổ chức tất cả các loại Event một
cách hoàn hảo.
Thêm vào đó, khách hàng có am hiểu thường có xu hướng lựa chọn những
công ty mà họ cho là chuyên gia trong lãnh vực họ đang cần chứ không đánh
giá cao những công ty luôn gật đầu "Cái gì tôi làm cũng được cả". Vì vậy
hãy tìm hiểu về khách hàng và chào hàng một lãnh vực mũi nhọn phù hợp
với nhu cầu của họ và sở trường của mình.
Nghiên cứu thị trường.
Khách hàng: Dựa trên lãnh vực kinh doanh bạn đã chọn, hãy xác định đối
tượng khách hàng tiềm năng của mình. Một công ty hướng đến việc chuyên
tổ chức sự kiện cho giới trẻ thì khách hàng phải là các công ty có sản phẩm
dành cho giới trẻ, một công ty chuyên làm sự kiện khánh tiết như khởi công,
động thổ... có lẽ nên đặt trọng tâm vào các khách hàng là công ty nhà nước
nhiều hơn. Hãy nghiên cứu thêm về những hoạt động marketing họ đã làm,
dò la thông tin từ các mối quen biết để nắm được cái "gu" của họ.
Đối thủ: Và bạn cũng cần tìm hiểu, phân tích đối thủ của mình để xem mình
đang ở đâu trên thị trường. Tất nhiên không phải vài ngàn công ty tổ chức sự
kiện trên khắp Việt Nam này đều là đối thủ của bạn, nhưng ít nhất những
công ty thực hiện cùng loại Event như bạn sẽ là đối thủ trực tiếp tranh giành
khách hàng của bạn. Nên dành nhiều thời gian tham khảo những event do họ
tổ chức để trau dồi kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời đánh giá xem có gì
khác biệt và đặc biệt, qua đó thấy được họ làm cách nào để thu hút khách
hàng và các nhà tài trợ. Công việc này có vẻ không hề dễ dàng một chút nào
nhưng để thành công trong một thị trường đã có những người đi trước thì
bạn cần phải nỗ lực hơn.
Bản thân công ty: Phân tích SWOT dùng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu,
cơ hội và thách thức bao gồm trong dự án kinh doanh
• Điểm mạnh: Xác định các nguồn lực của bạn và cách sử dụng chúng
để xây dựng điểm đặc sắc so với các đối thủ nhằm giành được thiện
cảm của khách hàng tiềm năng. Những ưu điểm của bạn là gì? Những
điểm nào bạn có thể làm tốt hơn các công ty khác (chẳng hạn như
kinh nghiệm làm một cổng chào ấn tương bằng một chất liệu đặc biệt
cũng chính là điểm mạnh mà các đối thủ khác không có được)
• Điểm yếu: Xác định những nguồn lực bạn thiếu, những lợi thế mà đối
thủ cạnh tranh có được để xem bạn có thể khắc phục hay nên tránh?
Ví dụ bạn không mạnh về truyền thông, PR cho sự kiện, thì có thể liên
kết với một PR Freelancer hay một đối tác là PR Agency khác trong
thời gian đầu.
• Cơ hội: Xem xét xem những thay đổi về chính sách của chính phủ, về
xu hướng marketing của thị trường.. liệu có đem lại cơ hội nào cho
bạn, và kết hợp cơ hội đó với các điểm mạnh mà công ty bạn có để tạo
nên một chiến lược kinh doanh thắng lợi.
• Thách thức: Những thay đổi từ môi trường bên ngoài (ví dụ như thay
đổi trong xu hướng thị trường, thay đổi trong lối sống…) hay bất kỳ
tình huống bất lợi có thể đem đến nguy cơ cho dự án kinh doanh. Xác
định tất cả những nguy cơ hiện tại và tương lai. Nó có thể là sự hiện
diện của một đối thủ mạnh hay một phương thức mới để tổ chức
Event
Phần 2
Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh
Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân
tích đối thủ và phân tích SWOT. Trước khi phát triển một kế hoạch kinh
doanh, bạn cần ghi nhớ những yếu tố sau đây:
• Hãy thực tế và tránh lạc quan quá mức trong khi đánh giá các nhu cầu
vốn, doanh thu và lợi nhuận
• Đừng bỏ qua chiến lược phát triển, nó sẽ có ích trong những trường
hợp không may.