K năng thuy t trìnhỹ ế Page 1 of 12
K NĂNG THUY T TRỸ Ế ÌNH
Trong t đi n t “thuy t trừ ể ừ ế ình” cĩ r t nhi u nghĩa. Chúng ta s hi u t “thuy t trình”ấ ề ẽ ể ừ ế
theo nghĩa xu t phát t “trình bày” cĩ nghĩa là “đ a cho ai đĩ m t cái gì đĩ – nĩi đi u gì đĩ v i aiấ ừ ư ộ ề ớ
đĩ” ho c giao ti p v i ai đĩ.ặ ế ớ
“Thuy t trình” là m t hình th c c a giao ti p và cĩ th đ c nh n th y d i nhi uế ộ ứ ủ ế ể ượ ậ ấ ở ướ ề
hình th c khác nhau. M t s ví d c a thuy t trình trong kinh doanh là:ứ ộ ố ụ ủ ế
Vi t: Th , l i nh n, báo cáo, nh n xét, biên b n c a cu c h p, các cu c h p, đ nghế ư ờ ắ ậ ả ủ ộ ọ ộ ọ ề ị
…
Nĩi: Chuy n tr , h p, ph ng v n, bán m t s n ph m ho c d ch vệ ị ọ ỏ ấ ộ ả ẩ ặ ị ụ
Hành đ ng :Ng n ng c ch , hành đ ngộ ơ ữ ử ỉ ộ
Các n i dung v “K năng thuy t trình” d i đây s kh ng bao g m các chi ti t c aộ ề ỹ ế ướ ẽ ơ ồ ế ủ
m t bài thuy t trình d i d ng vi t, mà ch đ c p t i hai ki u d ng thuy t trình nĩi đĩ là:ộ ế ướ ạ ế ỉ ề ậ ớ ể ạ ế
•M t bài gi i thi u s n ph m/bán hàng t t ộ ớ ệ ả ẩ ố
•T ch c cu c h p ổ ứ ộ ọ
1- Gi i thi u s n ph m và bán hàngớ ệ ả ẩ
1.1- Các đ c đi m c a m t bài phát bi u hi u quặ ể ủ ộ ể ệ ả
- Cĩ m c đích/ch c năng rõ ràng: Tr c khi ti n hành gi i thi u v s n ph m ho c bánụ ứ ướ ế ớ ệ ề ả ẩ ặ
hàng, m c đích/ch c năng c a bài thuy t trình c n ph i đ c đ t ra. Đi u này s b o đ mụ ứ ủ ế ầ ả ượ ặ ề ẽ ả ả
m t c h i t t h n nh m đ t đ c hi u qu thuy t trình.ộ ơ ộ ố ơ ằ ạ ượ ệ ả ế
Cĩ b n m c đích và ch c năng chính c a m t bài phát bi u.ố ụ ứ ủ ộ ể
1. Ch c năng th ng báo: Cung c p th ng tin v s n ph m d ch v và các v n đ liênứ ơ ấ ơ ề ả ẩ ị ụ ấ ề
quan.
2. Ch c năng thuy t ph c: Nh m đ t t i k t qu b t bu c ng i nghe ph i nghe theo ứ ế ụ ằ ạ ớ ế ả ắ ộ ườ ả
3. Ch c năng ki m s t: Nh m b o đ m r ng bài gi i thi u ph i đi theo đúng ch c năngứ ể ố ằ ả ả ằ ớ ệ ả ứ
ho c m c đích ặ ụ
4. Ch c năng k t h p: K t h p các ch c năng trên v i nhau vì m c tiêu chung c a bàiứ ế ợ ế ợ ứ ớ ụ ủ
trình bày.
K năng thuy t trìnhỹ ế Page 2 of 12
B t kỳ bài gi i thi u s n ph m ho c bán hàng nào đ u ph i cĩ ít nh t m t trong cácấ ớ ệ ả ẩ ặ ề ả ấ ộ
ch c năng ch y u trên ho c m t ch c năng ch y u và k t h p v i các ch c năng th y uứ ủ ế ặ ộ ứ ủ ế ế ợ ớ ứ ứ ế
khác n a.ữ
- Đ c chu n b chu đáo: Càng chu n b chu đáo càng tăng s c thuy t ph c. M t trongượ ẩ ị ẩ ị ứ ế ụ ộ
nh ng nguyên t c c b n là “kh ng ph i tình bày nh ng gì b n mu n mà trình bày nh ng gìữ ắ ơ ả ơ ả ữ ạ ố ữ
h mu n nghe”.ọ ố
M c dù ch đ bài phát bi u hay ho c d , thì ng i phát bi u lúc nào cũng ph i tuânặ ủ ề ể ặ ở ườ ể ả
th chi n l c “chu n b ”. Đ c chu n b s gi m đ c m c đ s hãi.ủ ế ượ ẩ ị ượ ẩ ị ẽ ả ượ ứ ộ ợ
- N i dung: ộ
N i dung c a b t kỳ bài phát bi u nào c n ph i theo th t logic. H n th n a, bài phát bi uộ ủ ấ ể ầ ả ứ ự ơ ế ữ ể
ph i đ c trình bày m t cách rõ ràng v i th ng tin đ y đ . Đi u đĩ s t o ra ham mu n l ngả ượ ộ ớ ơ ầ ủ ề ẽ ạ ố ắ
nghe và hi u đ c ý c a ng i trình bày. Đ cĩ th đ t đ c nh ng kh năng đĩ, thì vi cể ượ ủ ườ ể ể ạ ượ ữ ả ệ
chu n b là v cùng quan tr ng.ẩ ị ơ ọ
N i dung s bao g m 3 ph n và chia th i gian bài phát bi u theo t l . Đĩ là: ộ ẽ ồ ầ ờ ể ỷ ệ
+ Gi i thi uớ ệ
- M c đích phát bi uụ ể
- T o nên s h h pạ ự ồ ợ
- Gi i thi u ch đ bài phát bi uớ ệ ủ ề ể
+ Trình bày các đi m chính: Các đi m chính v i chi ti t gi i thích ho c t ng ph nể ể ớ ế ả ặ ươ ả
+ Hi n th d i d ng hình nh minh ho đ tăng c ng thêm cho n i dung trình bày.ể ị ướ ạ ả ạ ể ườ ộ
Trình bày nh ng b c nh, hình v , đ ho , ….s cĩ k t qu t t. M t b c nh cĩ th nĩi hàngữ ứ ả ẽ ồ ạ ẽ ế ả ố ộ ứ ả ể
nghìn t . L i ích chính c a các giáo c tr c quan nh m chuy n t i nh ng th ng tin kinhừ ợ ủ ụ ự ằ ể ả ữ ơ
doanh s giúp cho ng i nghe/ng i đ c hi u và nh h n. Ch c n nhìn li c qua m i th ngẽ ườ ườ ọ ể ớ ơ ỉ ầ ế ọ ơ
tin v quá kh , hi n t i và t ng lai s đ c phân tích nhanh chĩng.ề ứ ệ ạ ươ ẽ ượ
+ K t thúc trình bày:ế
- Nh c l i m c đích và khuy n khích ắ ạ ụ ế
- Tĩm t t các đi m chính.ắ ể
1.2- Các đ c đi m c a m t ng i thuy t trặ ể ủ ộ ườ ế ình t tố
K năng thuy t trìnhỹ ế Page 3 of 12
• Th hi n tể ệ ính cách cá nhân
- H h p v i ng i nghe.ồ ợ ớ ườ
- Liên l c b ng m t v i ng i nghe.ạ ằ ắ ớ ườ
- Th hi n s t tin: Qua hành đ ng, đi u b , c ch , l i nĩi….ể ệ ự ự ộ ệ ộ ử ỉ ờ
- Cĩ kh năng tr l i câu h i: Tr l i m i câu h i đ t ra cĩ liên quan đ n n i dung trìnhả ả ờ ỏ ả ờ ọ ỏ ặ ế ộ
bày và kh ng bao gi nĩi “kh ng bi t” khi b h i.ơ ờ ơ ế ị ỏ
• Ki m sểt đ c gi ng nĩi và các y u t t ng tácố ượ ọ ế ố ươ
- Ki m sểt gi ng nĩi: Ng i trình bày cĩ th tuỳ theo di n bi n c a n i dung mà số ọ ườ ể ễ ế ủ ộ ử
d ng các c p đ , nh p đ gi ng nĩi khác nhau nh m nh n m nh n i dung ho c thu hút s t pụ ấ ộ ị ộ ọ ằ ấ ạ ộ ặ ự ậ
trung c a ng i nghe.ủ ườ
- S d ng microphoneử ụ
- Đ n tr c đ c ph n ng: Chu n b t t và tích lu kinh nghi m cho phép d đ nố ướ ượ ả ứ ẩ ị ố ỹ ệ ự ố
tr c đ c các kh năng ph n ng, các tình hu ng cĩ th kh i g i ph n ng c a ng i nghe.ướ ượ ả ả ứ ố ể ơ ợ ả ứ ủ ườ
Ng i trình bày c n hi u r ng ph n ng c a ng i nghe là “l i m i g i đ đ c thuy tườ ầ ể ằ ả ứ ủ ườ ờ ờ ọ ể ượ ế
ph c”. Ph n ng c a ng i nghe kh ng bao gi đ c coi là s c n tr hay d u hi u th t b iụ ả ứ ủ ườ ơ ờ ượ ự ả ở ấ ệ ấ ạ
c a bài trình bày.ủ
- Bi t ng i nghe và đ c đ c ng n ng c a ch c a ng i ngheế ườ ọ ượ ơ ữ ủ ỉ ủ ườ
Bài t p th c hành:ậ ự
Hãy s p x p các đo n d i đây đ thành m t bài phát bi u v “Khách s n Happy” ắ ế ạ ướ ể ộ ể ề ạ
Trên đây đã tĩm t t xong bài phát bi u c a t i h m nay v “Khách s n Happy”. T i hyắ ể ủ ơ ơ ề ạ ơ
v ng r ng các b n s đ n v i khách s n chúng t i trong các c ng vi c kinh doanh c a b n.ọ ằ ạ ẽ ế ớ ạ ơ ơ ệ ủ ạ
Khách s n s lu n quan tâm đ n nhu c u c a khách hàng c a b n. Nh trên đã nĩi các ph ngạ ẽ ơ ế ầ ủ ủ ạ ư ị
đ u l n v i đ n i th t làm b ng g cây t ch, nhà hàng cĩ nhi u lo i mĩn ăn v i giá c h p lýề ớ ớ ồ ộ ấ ằ ỗ ế ề ạ ớ ả ợ
và m i ng i đây đ u thân thi n. l i v i chúng t i các b n s c m th y th t tuy t v i. ọ ườ ở ề ệ ở ạ ớ ơ ạ ẽ ả ấ ậ ệ ờ
Khách s n cĩ 3 nhà hàng. M t nhà hàng ph c v các mĩn ăn Vi t Nam, m t nhà hàngạ ộ ụ ụ ệ ộ
ph c v các mĩn ăn châu Âu nh th t n ng và bánh sandwiches. Nhà hàng th 3 n m d iụ ụ ư ị ướ ứ ằ ướ
t ng tr t chuyên ph c v các mĩn cá. Các mĩn ăn đ u ngon và giá c r t h p lý.ầ ệ ụ ụ ề ả ấ ợ
K năng thuy t trìnhỹ ế Page 4 of 12
Khách s n cĩ 100 ph ng h ng superior và 50 ph ng executive. Các ph ng đ u đ c trangạ ị ạ ị ị ề ượ
b đ n i th t b ng g t ch và d ng ngh đ u r t sách s và êm ái. Đèn đ c thi t k t t vàị ồ ộ ấ ằ ỗ ế ườ ỉ ề ấ ẽ ượ ế ế ố
sáng s a. M i ph ng đ u r ng và b n th m chí cĩ th cĩ c m t cu c h p kinh doanh nh .ủ ỗ ị ề ộ ạ ậ ể ả ộ ộ ọ ỏ
Bài phát bi u h m nay v “Khách s n Happy”. M c đích c a bài phát bi u là nh mể ơ ề ạ ụ ủ ể ằ
cung c p cho các b n th ng tin v khách s n m i này. Hy v ng r ng cu i bài trình bày nàyấ ạ ơ ề ạ ớ ọ ằ ố
các b n s cân nh c đ n vi c tr thành khách hàng quen thu c c a khách s n. T i s trìnhạ ẽ ắ ế ệ ở ộ ủ ạ ơ ẽ
bày 3 đi m m u ch t sau:ể ấ ố
Đĩ là:
a. Ph ng ị
b. Nhà hàng và cu i cùng là ố
c. Con ng i ườ
Khách s n cĩ 150 ng i. T t c m i ng i đ u đã đ c đào t o. Đ cung c p d ch vạ ườ ấ ả ọ ườ ề ượ ạ ể ấ ị ụ
khách hành t t h đ c d y ph i lu n m m c i. Khách hàng s r t thích thú khi nĩi chuy nố ọ ượ ạ ả ơ ỉ ườ ẽ ấ ệ
v i h . Đ ng ph c c a m i ng i đ u ch nh t và s ch s .ớ ọ ồ ụ ủ ọ ườ ề ỉ ề ạ ẽ
2 - T ch c cu c h pổ ứ ộ ọ
2.1- Các đ c đi m c a m t cu c h p t tặ ể ủ ộ ộ ọ ố
Khái ni m: M t cu c h p là gệ ộ ộ ọ ì?
- H p là m t hình th c giao ti p. Đĩ là m t nhĩm ng i t p trung nhau l i v i m c đíchọ ộ ứ ế ộ ườ ậ ạ ớ ụ
đ th o lu n, tranh cãi ho c quy t đ nh. Vì m t cu c h p th ng liên quan đ n nhi u ng i,ể ả ậ ặ ế ị ộ ộ ọ ườ ế ề ườ
nên th ng khác nhau v ý ki n và cĩ th gây nên các v n đ . ườ ề ế ể ấ ề
- M t cu c h p t t s h n ch nh ng s khác bi t đĩ và k t qu cĩ th đ t đ c ngay.ộ ộ ọ ố ẽ ạ ế ữ ự ệ ế ả ể ạ ượ
M i cu c h p đ u ph i đ c chu n b , cân nh c và ti n hành đ xem làm th th nào đọ ộ ọ ề ả ượ ẩ ị ắ ế ể ế ế ể
m i th đ u t t.ọ ứ ề ố
- Các ki u h p khác nhau v qui m (s l ng ng i tham d ), tính ch t (chính th cể ọ ề ơ ố ượ ườ ự ấ ứ
ho c kh ng chính th c), th i gian…ặ ơ ứ ờ
C hai lo i cu c h p chính th c và kh ng chính th c đ u c n đ n s c n th n và quanả ạ ộ ọ ứ ơ ứ ề ầ ế ự ẩ ậ
tâm. Nĩ s tr nên ít chính th c h n khi cĩ s th và v n đ x y ra.ẽ ở ứ ơ ự ờ ơ ấ ề ả
- Các cu c h p đ u ph i tuân th m t ho c k t h p các m c độ ọ ề ả ủ ộ ặ ế ợ ụ ích sau:
• Ki m sểtố
K năng thuy t trìnhỹ ế Page 5 of 12
• K t h pế ợ
• Th ng báoơ
• Thuy t ph cế ụ
- Ti n trình m t cu c h p s bao g m:ế ộ ộ ọ ẽ ồ
• Phân tích và gi i quy t các v n đả ế ấ ề
• T v n và gi i h các xung đ tư ấ ả ồ ộ
• Th o lu n và trao đ i quan đi mả ậ ổ ể
• Nêu v n đ và t o đ ng cấ ề ạ ộ ơ
• Xúc ti n thay đ i ki n th c, k năng và quan đi mế ổ ế ứ ỹ ể
• Nh n đ c ý ki n và h i âmậ ượ ế ồ
• Tăng c ng h i đápườ ỏ
• Đào t o và phát tri nạ ể
Nĩi chung m c đích c a b t kỳ cu c h p nào đ u nh m đ n m t quy t đ nh, m t hànhụ ủ ấ ộ ọ ề ằ ế ộ ế ị ộ
đ ng ho c m t s thay đ iộ ặ ộ ự ổ
- Chi phí và hi u quệ ả
M i cu c h p đ u ph i tọ ộ ọ ề ả ính đ n chi phí. D i đây là ví d m t s chi phí khác nhau :ế ướ ụ ộ ố
+ Chi phí th i gianờ
+ Chi phí v t ch t: ti n và các d ng c ph tr s d ngậ ấ ề ụ ụ ụ ợ ử ụ
+ Chi phí c h i: M i ng i cĩ th làm đ c vi c gì n u h kh ng đ n cu c h p, giáơ ộ ọ ườ ể ượ ệ ế ọ ơ ế ộ ọ
tr c a nh ng ho t đ ng này nh th nao?, là bao nhiêu?. Vì v y hãy lu n nghĩ đ n th i gianị ủ ữ ạ ộ ư ế ậ ơ ế ờ
c a m i ng i và b n ph i ch c ch n r ng cu c h p c a b n là đáng giá đ t ch c và thamủ ọ ườ ạ ả ắ ắ ằ ộ ọ ủ ạ ể ổ ứ
dự
Cu c h p t i s d n đ n:ộ ọ ồ ẽ ẫ ế
- Quy t đ nh t iế ị ồ