Kĩ thuật tiết kiệm chi phí
Mục đích cuối cùng trong kinh doanh đối với bất kì doanh nghiệp
nào là tạo ra lợi nhuận và phát triển bền vững. Tuy nhiên, trước
khi tạo ra được lợi nhuận doanh nghiệp đã phải đầu tư và tốn rất
nhiều chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy,
tiết kiệm được càng nhiều chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ
càng tăng lên, và chủ sở hữu sẽ tiến dần đến mục tiêu của mình.
Dưới đây là các phương pháp tiết kiệm chi phí có thể áp dụng cho
tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và
nhỏ.
Giữ các chi phí ở mức trung bình của ngành
Có rất nhiều bài phân tích trên các phương tiện thông tin đưa ra
các chỉ số tài chính trung bình của ngành công nghiệp hàng năm
hoặc định kì. Các doanh nghiệp có thể thu thập hoặc mua lại. Các
hiệp hội kinh doanh cũng có các hoạt động nhằm cung cấp các
chỉ số tài chính trung bình cho các thành viên của mình. Ví dụ
nếu doanh nghiệp của bạn là hội viên của Hiệp hội các doanh
nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội, thì bạn sẽ được cung cấp rất nhiều
thông tin liên quan đến ngành công nghiệp của mình thông qua
Ban Hợp tác quốc tế, thông tin và các hoạt động chuyên đề.
So sánh các chỉ số tài chính cho phép doanh nghiệp xác định
những yếu tố chi phí bất hợp lí so với các doanh nghiệp khác
trong cùng ngành. Giảm thiểu được những chi phí này sẽ giúp
doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh.
Xác định khoản chiếm nhiều chi phí nhất
Tất cả các khoản mục chi phí trên báo cáo thu nhập phải được
kiểm tra để nhận ra các cơ hội giảm bớt chi phí. Những nơi cần
kiểm tra trước hết là những khoản chiếm tỉ lệ cao nhất so với
doanh số bán hàng -- đây thường là chi phí hàng bán. Ví dụ, nếu
chi phí hàng bán chiếm 50% doanh số bán, giảm được 10% chi
phí này sẽ khiến tổng chi phí giảm được 5%. Có thể so sánh với
một số chi phí cố định trong hoạt động như chi phí lãi vay, tiền
thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao, thường chiếm từ 5 - 10%
doanh số bán hàng. Nếu doanh nghiệp giảm 10% chi phí của
những khoản này, thì tổng chi phí chỉ giảm được 1%. Vì vậy việc
xác định khoản mục tốn chi phí nhất sẽ hướng dẫn cách phân bổ
thời gian và nguồn lực vào việc giảm chi phí sao cho hiệu quả
nhất.
Nhóm mua hàng
Trên thị trường phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (có rất
ít các doanh nghiệp quy mô lớn) vì vậy các doanh nghiệp với quy
mô như vậy khó có thể mua được hàng chiết khấu do số lượng
mua chưa đạt được độ lớn yêu cầu. Một phương pháp để giảm
chi phí mua hàng đó là tham gia hoặc tạo ra các nhóm mua hàng
cùng với những doanh nghiệp khác để cùng mua những sản
phẩm giống nhau (các doanh nghiệp không cạnh tranh trực tiếp
với nhau). Biện pháp này sẽ giúp doanh nghiệp mua được hàng
chiết khấu do mua với số lượng lớn mà có thể lại chọn được sản
phẩm tốt hơn.
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho (bao gồm: nguyên liệu đầu vào, hàng đang trong
quá trình sản xuất, hàng thành phẩm) có một số chi phí liên quan
ngoài giá mua vào đơn thuần. Nếu lượng hàng tồn kho được
giảm xuống mà doanh số bán vẫn được duy trì, thì sẽ có ảnh
hưởng tốt đến lợi nhuận.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một thước đo hiệu quả mối
quan hệ giữa hàng tồn kho và doanh số bán. Chỉ số này được
tính bằng công thức:
Doanh
số bán
Hoặc
Chi phí hàng bán
Hàng t
ồn
kho
Hàng t
ồn kho trung
bình
(
trong kho
ảng thời
gian tính )
Chỉ số cao thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng tốt
và sử dụng hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ số cao
cũng có thể có nghĩa rằng doanh nghiệp đang đánh mất một
số cơ hội doanh thu bởi vì những mặt hàng khách hàng
đang có nhu cầu không còn để bán.
Chỉ số thấp thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng
kém và hàng tồn kho đang vượt mức cho phép. Tuy nhiên,
tùy từng hoàn cảnh và thời gian, doanh nghiệp sẽ biết đâu là
lượng hàng tồn kho tốt nhất.
Công thức tính lượng hàng tốn kho tối ưu nhằm giúp đặt hàng
hiệu quả:
Trong đó:
r = số đơn vị được sử dụng hoặc bán trong 1 thời kì