Lập hồ sơ và chứng thư định
giá bất động sản
2.6.1. Hồ sơ định giá bất động sản
2.6.1.1. Khái niệm
Hồ sơ định giá: là các tài liệu có liên quan đến công việc định giá tài sản do
người định giá lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong quá trình thực hiện
định giá. Tài liệu trong hồ sơ định giá được thể hiện trên giấy, phim ảnh hay những
vật mang tin khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
2.6.1.2. Mục đích của việc lập Hồ sơ định giá
- Lưu trữ những bằng chứng thu thập được trong quá trình thực hiện định giá
và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của người định giá về mức giá bất động sản
cần định giá .
- Trợ giúp cho các bước thực hiện công việc định giá.
- Trợ giúp cho kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc định giá.
- Trợ giúp cho việc xử lý những tranh chấp, khiếu kiện có thể phát sinh trong
hoặc sau quá trình định giá giữa khách hàng (hoặc bên thứ ba) với doanh nghiệp, tổ
chức định giá.
2.6.1.3. Nội dung của hồ sơ định giá
Nội dung hồ sơ định giá phụ thuộc vào mục đích định giá và loại hình tài sản
cần định giá. Nội dung cơ bản hồ sơ định giá bao gồm:
- Tên và số hiệu hồ sơ, ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ.
- Những thông tin về khách hàng và bất động sản yêu cầu định giá.
- Phiếu yêu cầu của khách hàng
- Hợp đồng định giá ký kết giữa doanh nghiệp định giá và khách hàng.
- Những phân tích, đánh giá của người định giá thẩm định viên về những vấn
đề định giá liên quan.
- Những ý kiến trưng cầu tư vấn về các khía cạnh kỹ thuật, pháp lý liên quan
đến tài sản cần định giá (nếu có).
- Báo cáo kết quả định giá tài sản và phụ lục kèm theo báo cáo.
- Chứng thư định giá.
- Biên bản thanh lý hợp đồng định giá giữa doanh nghiệp, tổ chức định giá và
khách hàng.
2.6.2. Báo cáo định giá
2.6.2.1 Khái niệm và yêu cầu của báo cáo định giá
Báo cáo định giá là tài liệu trình bày kết quả quá trình định giá do định giá
viên chuẩn bị. Báo cáo định giá thể hiện quan điểm và hệ thống thông tin mà người
định giá sử dụng để đưa ra kết luận và ước lượng mức giá (bằng tiền hoặc vật
ngang giá khác) của BĐS mà khách hàng yêu cầu.
Báo cáo kết quả định giá phải thể hiện những thông tin đúng theo thực tế,
mang tính mô tả và dựa trên bằng chứng cụ thể để thuyết minh về mức giá của tài
sản qua định giá. Những thông tin này phải được trình bày theo một trình tự lô-
gíc, hợp lý, từ mô tả về tài sản đến những yếu tố tác động tới giá trị thị trường của
tài sản, phân tích những dữ liệu thu thập trên thị trường để có được kết quả định
giá. Báo cáo kết quả phải thể hiện được những lập luận, cách thức, phương pháp
được áp dụng trong quá trình định giá và giải thích một cách rõ ràng tất cả những
vấn đề có tác động đến giá trị tài sản nhằm tránh hiểu lầm cho những người sử
dụng và các tổ chức có liên quan.
Để bảo đảm chất lượng của báo cáo các tổ chức định giá chuyên nghiệp đã
đưa ra những yêu cầu tối thiểu cần đạt được của một báo cáo định giá như sau:
- Báo cáo định giá phải có kết cấu lôgíc, các nội dung trình bày trong báo cáo
phải rõ ràng và chính xác, tránh hiểu lầm.
- Phải chứa đựng đủ thông tin cho phép các cá nhân, tổ chức có thể dựa vào
báo cáo để hiểu được bất động sản một cách hợp lý.
- Bất cứ giả thiết đặc biệt hoặc điều kiện hạn chế nào có ảnh hưởng một cách
trực tiếp đến việc định giá phải được trình bày một cách rõ ràng và chính xác, chỉ
rõ ảnh hưởng của nó đến giá trị.
2.6.2.2. Phân loại và hình thức trình bày báo cáo định giá
a) Phân loại báo cáo định giá
Để trình bày kết quả của quá trình định giá tuỳ theo yêu cầu hay đơn đặt hàng
của khách hàng, có thể có 3 loại báo cáo định giá như sau:
- Báo cáo đầy đủ
- Báo cáo tóm tắt
- Báo cáo có giới hạn
Sự khác biệt của những báo cáo trên phụ thuộc vào mức độ yêu cầu chi tiết
trong các lĩnh vực nhất định khi trình bày.
Ở mức đầy đủ nhất là báo cáo đầy đủ, nó bao gồm các miêu tả một cách chi
tiết về số liệu, lý do và phân tích được sử dụng để đưa ra kết luận giá trị. Ở mức
vắn tắt nhất là báo cáo có giới hạn, nó hầu như không có những thông tin như
trong báo cáo đầy đủ. Ở mức trung bình là báo cáo tóm tắt, nó chứa một số, nhưng
không phải tất cả thông tin được miêu tả.
Trong hoạt động định gía thường có 2 loại: định giá đầy đủ và định giá hạn
chế. Sự khác biệt của 2 loại định giá này phụ thuộc vào khối lượng công việc cần
thực hiện trong quá trình thu thập và phân tích số liệu. Nếu thực hiện định giá hạn
chế thì phải thể hiện rõ ràng điều này trong báo cáo.
b. Hình thức trình bày của báo cáo định giá
Báo cáo định giá có thể được trình bày bằng miệng hoặc viết. Báo cáo viết
được chuẩn bị dưới các hình thức theo mẫu có sẵn hoặc hình thức văn tường thuật.
Thông thường báo cáo được trình bày theo yêu cầu của người sử dụng.Tuy nhiên
khi khách hàng yêu cầu một báo cáo không cần đầy đủ, nghĩa là không cần báo cáo
chi tiết thì người định giá vẫn phải thực hiện các phân tích để hoàn tất công việc
định giá. Trong trường hợp đó tất cả các tư liệu, số liệu được sử dụng để chuẩn bị
báo cáo được lưu giữ trong hồ sơ của người định giá. Mặc dù người định giá có thể
không bao giờ phải cung cấp bằng văn bản về quan điểm dưới hình thức viết văn
bản, nhưng có thể bị hỏi để giải thích hoặc bảo vệ quan điểm trong thời gian sau
đó. Quy mô của hồ sơ phụ thuộc vào báo cáo được chuẩn bị.
- Báo cáo bằng miệng: Người định giá có thể báo cáo bằng miệng khi hoàn
cảnh hoặc việc sử dụng dự định không cho phép hoặc chứng nhận bằng báo cáo
viết. Các bằng chứng được các chuyên gia định giá trình bày khi lấy cung hoặc ở
toà án được xem là báo cáo bằng miệng. Nhiều báo cáo bằng miệng đã không được
thực hiện dưới lời tuyên thệ, chúng được thông tin trực tiếp cho cá nhân người sử
dụng hoặc qua điện thoại. Mỗi báo cáo bằng miệng nên bao gồm miêu tả BĐS, các
yếu tố, các giả thiết và các kết luận và các lý do mà kết luận đã dựa vào. Sau khi
thông báo bằng miệng người định giá nên giữ lại tất cả các ghi chép, số liệu liên
quan đến nhiệm vụ và hoàn tất các ghi nhớ về phân tích, kết luận và quan điểm.
- Báo cáo theo mẫu: Báo cáo theo mẫu là hình thức trình bày báo cáo phổ
biến nhất, loại báo cáo này không phải là báo cáo đầy đủ mà chủ yếu là báo cáo
tóm tắt hoặc báo cáo có giới hạn. Điều này phụ thuộc vào mức độ chi tiết và chất
lượng của tài liệu minh chứng. Các báo cáo theo mẫu thường đáp ứng yêu cầu của
các tổ chức tài chính, công ty bảo hiểm và các cơ quan nhà nước. Báo cáo theo
mẫu thường sử dụng cho việc mua, bán các BĐS dân cư. BĐS thế chấp. Bằng cách
hoàn tất mẫu báo cáo, người định giá bảo đảm rằng không có khoản mục nào mà
người yêu cầu định giá bị bỏ sót.
- Các báo cáo tường thuật:
Bằng việc thoả thuận trước với người sử dụng dự kiến, người định giá có thể
gửi kết quả định giá bằng báo cáo đầy đủ, báo cáo tóm tắt hoặc báo cáo có giới
hạn. Mặc dùng một số chủ đề trong báo cáo tóm tắt và báo cáo giới hạn có phạm vi
hẹp không như trong báo cáo đầy đủ, nhưng các báo cáo này cũng phải chứa đủ
thông tin để dẫn dắt người đọc đến kết luận của người định giá.Cũng như trong báo
cáo bằng miệng, người định giá chuẩn bị báo cáo tường thuật cần phải lưu giữ tất
cả các ghi chép và số liệu để hoàn thành bản tóm tắt phân tích, các kết luận và
quan điểm giá trị.
2.6.2.3. Nội dung của báo cáo định giá
Nội dung của 1 báo cáo định giá BĐS phù hợp với tiêu chuẩn thẩm định giá
Việt Nam được giới thiệu dưới đây:
1. Những thông tin cơ bản về
- Tên và loại BĐS
- Vị trí của bất động sản (đất đai, nhà cửa và công trình kiến trúc khác).
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax của khách hàng yêu cầu định giá.
- Ngày tháng năm định giá .
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của doanh nghiệp, tổ chức định giá hoặc
chi nhánh.