10 lời khuyên trong việc quản lý
dự án
Làm việc theo dự án là sự huy động nguồn lực từ các phòng, ban
khác nhau trong một đơn vị để thực hiện một dự án nào đó. Sau
khi dự án kết thúc, các nhân viên tham gia vào dự án được trả về
đúng bộ phận của mình hoặc có thể tiếp tục được phân công vào
một dự án khác. Ngoài ra, làm việc theo dự án cũng cần sự hỗ
trợ của các chuyên gia từ bên ngoài.
Trong một thế giới mà sự tập trung làm việc theo dự án ngày
càng gia tăng, việc quản lý tốt các dự án để đạt được hiệu suất
cao là một điều tất yếu. Đối với hầu hết các Công ty, việc quản lý
theo dự án được xem là một sự thay đổi lớn. James M.Kerr, sáng
lập viên kiêm Chủ tịch Công ty Tư vấn Kerr Consulting Group ở
bang Counecticut (Mỹ), đưa ra mười quy tắc có thể mang lại hiệu
qủa cao cho các doanh nghiệp khi chuyển sang phương pháp
quản lý này.
1. Thu hẹp phạm vi của dự án
Không có gì tệ hơn một dự án không bao giờ kết thúc. Một dự án
như thế có thể vắt kiệt các nguồn lực làm việc của những nhóm
được xem là ưu thế trong một doanh nghiệp. Để các dự án được
tiến hành một cách chặt chẽ và tập trung, bạn nên chia chúng
thành những dự án nhỏ để việc thực thi được dễ dàng và đúng
thời hạn. Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công sẽ mang
lại hiệu quả cho tổ chức nhiều hơn là việc thực hiện các dự án
quá lớn mà chúng ta không bao giờ có đủ khả năng để hoàn tất.
2. Phân bổ thành viên một cách phù hợp
Cách tốt nhất để có một sự khởi đầu tốt là phân bổ hợp lý số
lượng người trong nhóm thực hiện dự án. Quá đông người làm
việc trong một dự án sẽ khiến việc động viên, giám sát và khuyến
khích các cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó
khăn. Khó mà nói rằng số lượng thành viên là bao nhiêu là phù
hợp, nhưng nguyên tắc chung là mỗi người một việc và mỗi việc
một người. Nhưng trong nhiều trường hợp, cũng có những thành
viên phải đảm đương hai ba việc.
3. Huy động tất cả các nguồn lực
Để đảm bảo dự án đạt được kết quả như mong muốn, người lãnh
đạo phải huy động được mọi nguồn lực trong doanh nghiệp, cũng
như phải khẳng định tính chất quan trọng của dự án. Ngoài ra,
nếu muốn có được những nhân viên công nghệ thông tin giỏi
nhất, có khả năng thực hiện những sáng kiến của mình, nhà lãnh
đạo phải cung cấp cho những nhân viên này những nguồn lực
giống như bộ phận kinh doanh.
4. Thiết lập hộ phận kiểm soát dự án
Bộ phận này có trách nhiệm xem xét cả về chính sách, định
hướng chiến lược và giải quyết những vướng mắc, trở ngại trong
thực hiện dự án. Ví dụ như, các trưởng phòng công nghệ thông
tin và kinh doanh cấp trung gian tham gia những cuộc họp về
thực trạng của dự án được tổ chức định kỳ hai lần mỗi tuần. Mọi
vấn đề khúc mắc sẽ được đưa ra trong những cuộc họp này và
được phân công cho các thành viên trong bộ phận kiểm soát dự
án giải quyết trong khi đó, các nhóm thực hiện dự án vẫn tiếp tục
công tác của họ.
5. Không nên tạo nhiều áp lực công việc
Áp lực công việc có thể làm cho các nhân viên trong dự án bị
căng thẳng mệt mỏi cả về tinh thần lẫn thể xác. Bạn phải nhạy
bén với hiện tượng này và chú ý đừng để để nó xảy ra. Trường